CHƯƠNG 1 : CƠ SỞ LÝ THUYẾT
2.2. Thực trạng hoạt động mua nguyên vật liệu tại Công Ty Cổ Phần Chăn Nuô
2.2.2. Thành phần kiểm soát chất lượng nguyên vật liệu
Nói đến hoạt mua hàng khơng phải chỉ đơn thuần là việc kiểm sốt chi phí, tìm kiếm được nguồn hàng với chi phí thấp mà cịn phải đề cập đến các nỗ lực và biện pháp kiểm soát và phát triển chất lượng hàng hóa được mua.
Bảng 2.8: Thống kê mơ tả thành phần kiểm sốt chất lượng nguyên vật liệu
Ký hiệu
Tên biến quan sát Số
quan sát Giá trị nhỏ nhất Giá trị lớn nhất Trung bình Độ lệch chuẩn CQ1
Thang đo tiêu chuẩn của C.PV cho nguyên vật liệu phù hợp với thị trường chung
174 1,00 5,00 3,7299 0,84766
CQ2
Quy trình kiểm tra chất lượng tại C.PV đảm bảo cho nguyên vật liệu được nhập đúng chất lượng công ty
174 1,00 5,00 3,6609 0,82935
CQ4
Bộ phận mua hàng kiểm soát tốt chất lượng nguyên vật liệu từ nhà cung ứng
174 1,00 5,00 3,4770 0,86488
Nguồn: Kết quả phân tích dữ liệu khảo sát của tác giả
Chất lượng của nguyên vật liệu ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng thành
phẩm. Vì vậy, đảm bảo chất lượng nguyên vật liệu cho sản xuất còn là một biện
pháp để nâng cao chất lượng thành phẩm, góp phần nâng cao tính cạnh tranh của
doanh nghiệp trên thị trường.
Từ kết quả phân tích hổi quy (Mục 5.5, phụ lục 05) cho thấy đây là thành phần quan trọng thứ hai đối với hoạt động mua nguyên vật liệu với hệ số hồi quy chuẩn hóa là 0,391. Có nghĩa là để hồn thiện hoạt động mua nguyên vật liệu thì bộ phận mua hàng cần phải tập trung hoàn thiện hoạt động kiểm soát chất lượng. Kết quả
phân tích thống kê mô tả cho thấy thành phần này cũng được đánh giá khá cao với
trung bình ở mức thứ 3 cho thấy bộ phận mua hàng cần phải có những giải pháp tốt hơn nữa để hoàn thiện hoạt động mua và kiểm soát chất lượng nguyên vật liệu để
đưa thành phần này về đúng với giá trị của nó.
Để hồn thiện hoạt động kiểm soát chất lượng nguyên vật liệu tác giả sẽ đi sâu
nghiên cứu từng khía cạnh nhỏ của nhân tố này:
2.2.2.1. Thang đo tiêu chuẩn cho nguyên vật liệu
Bảng 2.9: Thang đo tiêu chuẩn nguyên vật liệu của các nhà máy TACN
Nguồn: Tổng hợp của tác giả từ số liệu của Phòng Lab và Phòng mua hàng
Thang đo tiêu chuẩn cho nguyên vật liệu của C.PV được chuẩn hóa thành văn bản rất rỏ ràng và chi tiết, dễ dàng cho cả nhân viên kiểm soát chất lượng của công ty và cả nhà cung ứng áp dụng. Điều kiện về các chỉ tiêu chất lượng cao, đáp ứng
tốt yêu cầu chất lượng của công ty.
Tuy nhiên qua tổng hợp và so sánh với thang đo tiêu chuẩn của các công ty đối thủ cạnh tranh trực tiếp trên thị trường (Bảng 2.9) cho thấy về khía cạnh này có
một số hạn chế là tiêu chuẩn chất lượng được thiết lập có phần thiên về kỳ vọng của cơng ty, cao và nghiêm ngặt hơn so với phần còn lại của thị trường, một số yếu tố về bản chất không ảnh hưởng đến chất lượng như tỷ lệ hạt bể, nhưng C.PV yêu cầu cao hơn cả thị trường với mức yêu cầu tối đa 8%. Trong thực tế một số nhà cung
TIÊU CHUẨN Chi tiết C.PV Cargill Proconco Japfa Dehues
1. Độ ẩm % Tối đa 14,5 14,5 14,5 15,0 15,0 2. Hạt mốc % Tối đa 3 3 4 5-8 5 3. Số hạt mốc nặng (phần mốc > 80% hạt) Số hạt/800g 8 8 8 10 10 4. Hạt hư hỏng (hạt mầm, cháy, mọt
đục, bao gồm cả hạt mốc) % Tối đa 6 5 6 7 6
5. Hạt bể % Tối đa 8 9 9 10 10
% Tối đa 1 1-1,5 1,5 1,5-3 1,5-3
7. Độc tố nấm mốc (Aflatoxin) ppb Tối đa 50 50 75 75 75
6. Tạp chất, >5.0mm (gồm cùi, vỏ, râu
ứng lớn cũng thường xuyên phàn nàn với bộ phận mua hàng về vấn đề này. Mặc dù
một thang đo tiêu chuẩn cao và chặt chẽ cho nguyên vật liệu là rất quan trọng và cần thiết. Tuy nhiên nếu một yêu cầu quá nghiêm ngặt về chất lượng và vượt mức cần thiết có thể gây khó khăn cho nhà cung ứng làm cho họ có xu hướng chuyển
sang hợp tác với những cơng ty chế biến TACN khác có yêu cầu thấp hơn, hoặc có thể cộng thêm một mức phí bổ sung cho mức yêu cầu chất lượng cao hơn vào giá chào bán cho C.PV.
2.2.2.2. Quy trình kiểm tra chất lượng nguyên vật liệu
Việc tiếp nhận và kiểm tra chất lượng nguyên vật liệu được thiết lập theo quy trình một chiều chặt chẽ và dễ dàng áp dụng (Hình 2.6). Chất lượng nguyên vật liệu
được kiểm tra qua 2 khâu là kiểm tra mẫu của 30% lượng hàng và tiếp đến là 100%
lượng hàng nhằm đảm bảo hầu hết nguyên vật liệu được nhập vào hệ thống kho
chứa đều đạt chất lượng cao theo tiêu chuẩn yêu cầu của công ty đề ra.
Bên cạnh những ưu điểm thì hoạt động kiểm tra chất lượng nguyên vật liệu tại công ty vẫn tồn tại hạn chế cố hữu đó là vấn đề con người. Trong thời gian dài hoạt
động cũng khơng ít lần công ty phát hiện nhân viên kiểm soát chất lượng cấu kết
với nhà cung ứng nhập hàng không đúng chất lượng để nhận hoa hồng từ nhà cung
ứng. Mặc dù tất cả những trường hợp được phát hiện đều bị xử lý cho thôi việc
nhân viên và cảnh cáo hoặc ngưng hợp tác với nhà cung ứng. Tuy nhiên trong hiện tại vấn đề tiêu cực này hồn tồn có thể đang diễn ra mà chưa được phát hiện, làm
ảnh hưởng đến chất lượng thành phẩm của công ty. Lý do là sau khi nhập, nguyên
vật liệu được trữ với số lượng lớn trong các bồn chứa kín có dung lượng lớn nên rất khó kiểm tra lại chất lượng sau nhập, vì vậy nhân viên kiểm sốt chất lượng hồn tồn có thể làm sai quy định theo cách trả hàng đúng và nhập hàng sai yêu cầu chất lượng (xe hàng thực tế bị từ chối nhập thì có chất lượng thấp, nhưng với một số lơ hàng có chất lượng thấp lẽ ra phải trả về cho nhà cung ứng thì lại được nhận vào
Hình 2.6: Quy trình tiếp nhận và kiểm tra chất lượng nguyên vật liệu tại C.PV
2.2.2.3. Kiểm soát chất lượng từ nhà cung ứng
Bảng 2.8 cho thấy đây là khía cạnh bị đánh giá yếu nhất trong các nỗ lực nhằm kiểm soát chất lượng nguyên vật liệu được mua của của bộ phận mua hàng tại C.PV với điểm đánh giá trung bình 3,4770.
Kiểm soát chất lượng từ nhà cung ứng là một nhiệm vụ được đề xuất trong các các cuộc họp nguyên liệu hàng tuần bắt đầu từ thời điểm quý 4 năm 2013 nhằm để hạn chế, ngăn ngừa và giảm thiểu tỷ lệ hàng giao không đạt chất lượng của nhà
cung ứng. Xuất phát từ thực tế là tỷ lệ nguyên vật liệu bị trả về do không đạt chất lượng hàng năm ở mức cao, con số này của năm 2014 là 5,8% mặc dù lượng hàng này bị trả về cho nhà cung ứng và không ảnh hưởng đến chất lượng thành phẩm, tuy nhiên lượng hàng trả về nhiều làm hao tổn thời gian của cơng ty và do đó sẽ làm gia tăng chi phí và giảm lợi nhuận. Tỷ lệ này có xu hướng giảm trong năm 2015 xuống còn 5,3% nhờ các nỗ lực của bộ phận mua hàng trong việc chọn lựa nhà cung ứng và chú trọng đến công tác đánh giá nhà cung ứng. Mặc dù vậy mức giảm này là
chưa đáng kể và chưa thuyết phục, nếu khơng có sự cải thiện tốt có thể sẽ tăng trở lại trong năm 2016 khi thực tế trong quý 1 năm 2016 tỷ lệ này đã có xu hướng tăng trở lại lên 5,5%.
Bảng 2.10: Tỷ lệ nguyên vật liệu bị trả về qua các năm (đơn vị: tấn)
Nguồn: Phòng Lab – C.PV
Tiếp theo, đề tài sẽ đi vào tìm hiểu thực trạng của bộ phận mua hàng trong
cơng tác tìm kiếm và phát triển nhà cung ứng tốt, lựa chọn và đánh giá nhà cung ứng dựa trên chất lượng hàng hóa trong từng thời kỳ để xác định những điểm chưa
tốt, còn hạn chế, từ đó tìm giải pháp khắc phục nhằm hoàn thiện hoạt động kiểm soát chất lượng từ nhà cung ứng:
Năm Trả mẫu 30% Trả mẫu 100% Tổng lượng hàng
trả về % Hàng bị trả về
2014 57.220 25.193 82.413 5,8%
2015 52.290 16.130 68.420 5,3%
Quý 1-2016 15.308 2.343 17.651 5,5%
- Thực trạng về tìm kiếm và chọn lựa nhà cung ứng mới:
Bên cạnh những nhà cung ứng sẵn có, hàng năm bộ phận mua hàng không
ngừng theo dõi và tìm kiếm những nhà cung ứng nguyên vật liệu mới có đủ khả
năng và đáp ứng yêu cầu của công ty. Việc này một phần đảm bảo cho nhu cầu
nguyên liệu tăng thêm hàng năm, bên cạnh đó cịn để thay thế cho những nhà cung
cấp không đạt yêu cầu hoặc ngưng hoạt động.
Bảng 2.11: Số lượng nhà cung cấp nguyên vật liệu hàng năm của C.PV
Năm 2011 2012 2013 2014 2015
Tổng số nhà cung cấp 65 82 115 127 117
Nhà cung cấp mới 0 20 35 18 2
Nhà cung cấp bị chấm dứt quan hệ hợp tác
do vi phạm nguyên tắc trong giao hàng 3 2 6 12 11
Nguồn: Bộ phận mua hàng – C.PV
Theo quy trình, khi có một nhà cung ứng mới chào hàng, hoặc được tìm thấy bởi nhân viên mua hàng. Nhân viên mua hàng sẽ tiến hành khảo sát hệ thống kho bãi, nhà máy sơ chế nguyên liệu, thu thập thông tin của nhà cung ứng và điền vào
một phiếu khảo sát được thiết lập sẳn. Sau khi tổng hợp thông tin của nhà cung ứng mới, nhân viên mua hàng sẽ đánh giá về khả năng làm hàng của nhà cung ứng mới và đề xuất với cấp quản lý trực tiếp về khả năng chấp nhận hoặc không chấp nhận hợp tác với nhà cung ứng mới. Cấp quản lý sẽ đưa ra quyết định phê duyệt sau
cùng, kết quả lựa chọn nhà cung ứng mới trong hiện tại không dựa trên một thang
điểm hay một chuẩn mực định lượng cụ thể nào mà tùy thuộc vào từng khu vực,
từng chi nhánh và vào từng thời điểm khác nhau và cả nhận định chủ quan của nhân viên khảo sát và nhà quản lý.
Qua phân tích phương thức thực hiện cho thấy việc chọn lựa nhà cung ứng cịn có những điểm hạn chế. Thứ nhất, cịn mang tính định tính cao dễ dẫn đến sự lựa
chọn thiếu khách quan và trung thực. Thứ hai, mới chỉ dựa trên những chỉ tiêu về năng lực sản xuất, mặc dù các yếu tố về công nghệ có thể hỗ trợ cho sản xuất ra hàng hóa chất lượng tốt, tuy nhiên nếu chỉ dừng lại ở đó sẽ không đảm bảo là nhà
cung ứng mới sẽ làm hàng đúng chất lượng cho C.PV vì cịn phụ thuộc vào sự am hiểu về chất lượng, trình độ của đội ngũ nhân sự bên nhà cung ứng và cả chiến lược kinh doanh của họ.
- Thực trạng về hoạt động đánh giá chất lượng hàng hóa của nhà cung ứng hiện hành:
Để đảm bảo hạn chế tối đa tỷ lệ hàng bị trả về do vi phạm vấn đề chất lượng,
bộ phận mua hàng đã thiết lập những hoạt động giám sát, đánh giá và nghiêm trọng hơn là sẵn sàng ngưng hợp tác với những nhà cung ứng có những hoạt động gian
dối về chất lượng trong quá trình giao hàng như cố tình trộn tạp chất, kết nối với nhân viên kiểm sốt chất lượng để giao hàng khơng đạt yêu cầu, thanh lý những hợp
đồng có tỷ lệ hàng bị trả về cao. Theo dõi và cảnh báo nhà cung ứng về những lô
hàng không đạt yêu cầu và đề nghị có những hành động khắc phục để không lặp lại vấn đề này trong những đợt giao hàng tiếp theo.
Mặc dù công tác đánh giá và lựa chọn nhà cung ứng đã được chú trọng và
quan tâm trong thời gian dài, nhưng thực tế thực hiện chưa đạt được kết quả tốt.
Bằng chứng là số lượng nhà cung ứng bị vi phạm về chất lượng và bị chấm dứt
quan hệ cung ứng nguyên vật liệu hàng năm vẫn còn cao và có xu hướng tăng
(Bảng 2.11). Việc này là do công tác đánh giá chưa được chuẩn hóa một cách chặt chẽ và rỏ ràng, cịn cảm tính do đó bị ảnh hưởng bởi yếu tố con người, chưa được
thực sự công bằng và khách quan do tính phức tạp trong mối quan hệ giữa nhà cung
ứng và nhân viên mua hàng. Đây là một điểm hạn chế mà ban lãnh đạo cần phải tìm
các giải pháp phù hợp để khắc phục.