1.3. Nội dung cơ bản của xây dựng dự toán ngân sách
1.3.4. Các kỹ thuật sử dụng trong việc lập dự toán ngân sách
Sau khi chọn mơ hình, xác lập quy trình và định hình hệ thống báo cáo dự tốn ngân sách, việc cụ thể hóa hệ thống báo cáo dự tốn cũng nhƣ các thu thập, thể hiện thơng tin trên báo cáo sẽ là một nội dung kỹ thuật quan trọng. Vấn đề này có thể tiếp cận theo những kỹ thuật khác nhau theo từng loại dự toán.
1.3.4.1. Dự tốn theo chương trình mục tiêu (programme budgets)
Theo Upchurch (1998), dự tốn theo chƣơng trình mục tiêu là quyết định chƣơng trình nào đƣợc tài trợ và tài trợ bao nhiêu. Các nguồn lực đƣợc phân bổ để thực hiện một mục tiêu cụ thể thơng qua việc đánh giá các chƣơng trình hiện có và mới. Một số chƣơng trình hoạt động phù hợp bao gồm nghiên cứu và phát triển, tiếp thị, đào tạo, bảo dƣỡng phòng ngừa, kỹ thuật và quan hệ cơng chúng. Kinh phí thƣờng đƣợc phân bổ dựa trên chi phí-hiệu quả. Trong cuộc đàm phán ngân sách, số liệu ngân sách đề xuất cần đƣợc giải thích và biện minh. Dự tốn theo chƣơng trình mục tiêu thƣờng khơng đƣợc sử dụng cho mục đích kiểm sốt bởi vì chi phí có thể không liên quan đến trách nhiệm của các cá nhân cụ thể.
1.3.4.2. Dự toán ngân sách tăng thêm (Incremental Budgets)
Theo Phạm Văn Dƣợc và Đặng Kim Cƣơng (1995), dự toán ngân sách tăng thêm là phƣơng pháp dự toán truyền thống mà các mức dự toán đƣợc căn cứ trên kết quả của năm hiện hành cộng thêm một giá trị phản ánh mức tăng ƣớc tính hay lạm phát ƣớc tính của năm tới.
Phƣơng pháp dự tốn ngân sách tăng thêm thích hợp khi các hoạt động năm hiện hành hiệu quả, hữu hiệu và kinh tế. Phƣơng pháp này có nguy cơ ẩn chứa các khoản chi tiêu lãng phí và khơng khuyến khích tính năng động, kéo dài các hoạt động khơng hiệu quả trƣớc đây vì các mức chi phí hiếm khi đƣợc xem xét kỹ lƣỡng.
1.3.4.3. Dự toán ngân sách trên cơ sở bằng không (Zero – base budgeting)
Theo Upchurch (1998), dự toán ngân sách trên cơ sở bằng 0 là phƣơng pháp hoạch định ngân sách địi hỏi những phân tích, dự báo chuẩn xác, do đó, các nhà quản lý phải lập kế hoạch ngân sách cho doanh nghiệp mình từ con số 0. Để ứng dụng thành cơng phƣơng pháp này, mọi khoản chi phí đều phải đƣợc đƣa ra phân tích chi tiết và cẩn thận, bất kể những năm trƣớc đó số tiền đã chi tiêu là bao nhiêu. Ngƣời quản lý có thể quyết định tài trợ cho một dự án hiện tại cùng một mức độ nhƣ những năm trƣớc. Tuy nhiên, có nhiều khả năng là tài trợ sẽ tăng hoặc giảm dựa trên thơng tin mới. Nó cũng có thể là một cách thay thế có thể đƣợc sử dụng cho dự án đó, dựa trên việc cân nhắc giữa chi phí và thời gian thực hiện. Cách tiếp cận dự toán ngân sách trên cơ sở bằng 0 thiết lập kinh phí tối thiểu cho từng hoạt động chính (ví dụ, sản phẩm, dịch vụ). Số tiền trên mức tối thiểu phải đƣợc chứng minh đầy đủ để có thể đƣợc quản lý cấp trên chấp thuận. Mỗi chƣơng trình, sản phẩm hoặc dịch vụ đƣợc xem xét hàng năm để xác định lợi ích của nó. Nếu một hoạt động khơng thể chứng minh là có giá trị thì sẽ khơng đƣợc tài trợ. Ngƣời quản lý khơng quan tâm đến quá khứ mà chỉ xem xét tính khả thi ở hiện tại và tƣơng lai. Chƣơng trình kém hiệu quả, lãng phí, khơng cịn ý nghĩa tài chính sẽ bị loại bỏ.
Nhà quản lý bắt đầu với “ngân sách rỗng” và phải đƣa ra căn cứ chứng minh sự cần thiết phải phân bổ ngân sách cụ thể cho từng hạng mục, từng dự án. Nhƣ vậy, đòi hỏi các nhà quản lý phải phát triển một “gói quyết định” (decision package) cho mỗi dự án, bao gồm: phân tích mục đích của dự án, chi phí dự tốn, phƣơng án thay thế, chỉ số đo lƣờng hiệu quả, lợi nhuận mong muốn và hệ quả của việc không thực hiện các bƣớc trong phƣơng án. “Gói quyết định” đƣợc sắp xếp theo thứ tự quan trọng đối với từng doanh nghiệp.
Về lý thuyết, phƣơng pháp dự toán ngân sách trên cơ sở bằng 0 rất hấp dẫn, nhƣng khi triển khai trong thực tế có thể hơi phức tạp vì cần thời gian và nỗ lực thực hiện do nó địi hỏi khối lƣợng cơng việc lớn.
1.3.4.4. Dự toán cuốn chiếu (Rolling forecast / Continuous Forecast)
Phƣơng pháp dự tốn cuốn chiếu (cịn gọi là pháp dự toán liên tục) là các bản dự toán đƣợc cập nhật thƣờng xuyên bằng cách bổ sung thêm một kỳ mới (thí dụ, một tháng hay một quý) để thay thế kỳ vừa kết thúc. Có nghĩa là phƣơng pháp dự toán cuốn chiếu sẽ cố định số lƣợng kỳ dự tốn (ví dụ 12 tháng hay 18 tháng).Thay vì lập dự tốn định kỳ hằng năm cho cả năm ngân sách, phƣơng pháp dự toán cuốn chiếu sẽ lập cho từng quý hoặc thậm chí cho từng tháng. Mỗi bản dự tốn sẽ lập cho 12 tháng sắp tới sao cho dự tốn hiện hành có thể kéo dài thêm một kỳ khi kỳ hiện hành kết thúc. Do vậy, dữ liệu thực tế đƣợc so sánh với kỳ dự tốn gần nhất, từ đó làm cơ sở để lập dự toán cho các kỳ tiếp theo. Cách tiếp cận này giúp các nhà quản lý có cái nhìn trƣớc ít nhất một năm chứ không tập trung vào kết quả ngắn hạn. Ngân sách hoạt động hằng năm (fixed budget) đều bị chỉ trích là khơng hiệu quả trong một thế giới thay đổi nhanh chóng. Các cơng ty báo cáo thực hiện trên cơ sở năm tài chính, nhƣng các sự kiện nhƣ lũ lụt, động đất, sóng thần, biến động thị trƣờng chứng khốn, đình cơng và thơng báo sản phẩm mới của đối thủ cạnh tranh xảy ra liên tục. Kết quả là, một số công ty hàng đầu đã từ bỏ ngân sách hoạt động hằng năm và thay đổi sang dự toán cuốn chiếu để truyền cảm hứng và dẫn dắt công ty của họ hoạt động tốt hơn. Dự toán cuốn chiếu giúp tầm nhìn của nhà quản lý ln hƣớng về tƣơng lai và đảm bảo kế hoạch hiện đang diễn ra, trái ngƣợc với dự toán đƣợc lập hàng năm. Dự toán cuốn chiếu phần lớn loại bỏ vấn đề sửa đổi ngân sách, thƣờng xuyên cập nhật kế hoạch là yêu cầu của cách tiếp cận này (Upchurch, 1998). Theo Phạm Văn Dƣợc và Đặng Kim Cƣơng (1995), ƣu điểm của dự toán cuốn chiếu là:
- Giảm tính khơng chắc chắn của quá trình dự tốn vì chúng tập trung vào kế hoạch chi tiết và kiểm sốt tƣơng lai gần, có mức độ khơng chắc chắn nhỏ hơn.
- Bắt buộc phải thƣờng xuyên đánh giá lại dự toán, và lập ra các bản dự toán hợp thời, căn cứ trên các sự kiện hiện hành.
- Lập kế hoạch và kiểm soát đƣợc dựa trên kế hoạch hiện hành, có tính thực tế cao hơn nhiều so với dự toán cố định hàng năm đã đƣợc lập từ nhiều tháng trƣớc. - Dự tốn càng thực tế càng có ảnh hƣởng động viên tốt hơn đối với quản lý. - Ln có một bảng dự tốn kéo dài cho nhiều tháng sắp đến, ví dụ, nếu dự tốn
cuốn chiếu đƣợc lập theo q thì sẽ ln có một dự tốn kéo dài cho 9 đến 12 tháng sắp tới.
1.3.4.5. Dự toán dựa trên hoạt động (Activity-based budgeting)
Dự toán ngân sách dựa trên hoạt động (ABB) là ƣớc tính chi phí cho các hoạt động riêng lẻ. Ngân sách truyền thống là ngân sách chức năng bởi vì tập trung vào việc chuẩn bị ngân sách theo chức năng, chẳng hạn nhƣ sản xuất, bán hàng và hỗ trợ hành chính. Doanh nghiệp đã thực hiện hệ thống chi phí dựa trên hoạt động (ABC) thƣờng sử dụng hệ thống này nhƣ một phƣơng tiện để chuẩn bị dự tốn ngân sách dựa trên hoạt động. Theo đó, tập trung vào dự tốn các chi phí hoạt động cần thiết để sản xuất và bán các sản phẩm và dịch vụ. Hay nói cách khác, dự tốn dựa trên hoạt động liên quan tới quá trình xác định các hoạt động, giải thích cho các con số tài chính ở từng chức năng và sử dụng mức hoạt động để quyết định nguồn lực phải đƣợc phân bổ bao nhiêu, hoạt động đƣợc quản lý tốt nhƣ thế nào và giải thích các biến động so với dự toán. Theo Phạm Văn Dƣợc và Đặng Kim Cƣơng (1995), phƣơng pháp dự tốn dựa trên hoạt động có các ƣu điểm sau:
- Các mức hoạt động khác nhau là cơ sở cho chƣơng trình cơ bản và chƣơng trình mở rộng trong phƣơng pháp dự toán từ số 0.
- Chiến lƣợc chung của tổ chức và mọi biến động thực tế hay khả năng biến động trong chiến lƣợc này đều đƣợc xem xét vì dự tốn dựa trên hoạt động cố gắng quản lý doanh nghiệp nhƣ một tập hợp gồm các bộ phận có quan hệ qua lại với nhau.
- Các nhân tố quan trọng đƣợc xác định (hoạt động mà doanh nghiệp phải thực thi tốt nếu doanh nghiệp muốn thành công), các thƣớc đo kết quả cũng đƣợc xây dựng để giám sát quá trình tiến triển hƣớng về chúng.
1.3.4.6. Dự toán ngân sách tĩnh và dự toán ngân sách linh hoạt
- Dự toán ngân sách tĩnh (dự toán ngân sách cố định):
Là dự toán tại các số liệu tƣơng ứng với một mức độ hoạt động ấn định trƣớc. Dự toán tĩnh phù hợp với doanh nghiệp có hoạt động kinh tế ổn định. Dự toán tĩnh chỉ dựa vào một mức độ hoạt động mà không xét tới mức độ này có thể bị biến động trong kỳ dự toán. Nếu dùng dự toán này để đánh giá thành quả kinh doanh của một doanh nghiệp mà các nghiệp vụ luôn biến động thì khó đánh giá đƣợc tình hình thực hiện dự toán của doanh nghiệp (Huỳnh Lợi, 2009).
Dự tốn tĩnh thích hợp cho những phịng ban có khối lƣợng cơng việc khơng có mối quan hệ trực tiếp đến bán hàng, sản xuất, hoặc một số lƣợng yếu tố quyết định khác liên quan đến hoạt động của bộ phận. Cơng việc của các phịng ban đƣợc xác định theo quyết định quản lý chứ không phải là do khối lƣợng bán hàng. Hầu hết, các bộ phận quản lý hành chính, tiếp thị nói chung, và thậm chí bộ phận quản lý sản xuất nằm trong thể loại này. Chi phí cố định phân bổ cho các dự án hoặc chƣơng trình khơng nhất thiết phải hồn thành trong một kỳ dự tốn cụ thể cũng trở thành ngân sách cố định miễn là nó đƣợc chi tiêu trong năm. Ví dụ nhƣ phân bổ cho chi phí vốn, các dự án sửa chữa lớn, và quảng cáo cụ thể hoặc các chƣơng trình khuyến mãi.
- Dự tốn ngân sách linh hoạt
Là dự tốn cung cấp cho cơng ty khả năng ƣớc tính chi phí và doanh thu tại nhiều mức độ hoạt động khác nhau. Dự toán linh hoạt đƣợc lập theo mối quan hệ với quá trình hoạt động, giúp xác định ngân sách dự kiến tƣơng ứng ở từng mức độ và phạm vi hoạt động khác nhau (Huỳnh Lợi, 2009).
Bốn bƣớc cơ bản trong việc chuẩn bị ngân sách linh hoạt là:
1. Xác định phạm vi mà hoạt động dự kiến sẽ dao động trong khoảng thời gian sắp tới.
2. Phân tích chi phí sẽ đƣợc phát sinh trong phạm vi đó, bao gồm xác định mơ hình hành vi chi phí (biến đổi, cố định, hoặc hỗn hợp).
3. Phân tách chi phí theo hành vi, xác định cơng thức cho chi phí biến đổi và hỗn hợp.
4. Sử dụng cơng thức tính cho phần biến đổi của chi phí, chuẩn bị một ngân sách cho thấy những chi phí gì sẽ phát sinh tại các điểm khác nhau trong phạm vi mà hoạt động dự kiến sẽ dao động.
Thơng thƣờng dự tốn linh hoạt đƣợc lập ở 3 mức độ hoạt động cơ bản là: Mức độ hoạt động bình thƣờng, trung bình; mức độ hoạt động khả quan nhất; mức độ bất lợi nhất. Ƣu điểm của dự tốn linh hoạt là có thể thích ứng với sự thay đổi của hoạt động kinh doanh, mở rộng phạm vi dự toán, tránh đƣợc việc sửa đổi dự toán một cách phiền phức khi mức độ hoạt động thay đổi. Mặt khác, có thể dùng dự tốn để xem xét tình hình thực hiện trong thực tế.