3.2. Giải pháp hồn thiện hệ thống dự tốn ngân sách tại PVFCCo
3.2.3. Giải pháp hoàn thiện về hệ thống dự toán ngân sách
Hiện nay các báo cáo dự toán ngân sách tại PVFCCo đã tƣơng đối đầy đủ, tuy nhiên cách lập dự toán tiêu thụ cần căn cứ vào nhu cầu thị trƣờng, thay vì dựa vào năng lực sản xuất của nhà máy. Hệ thống dự toán ngân sách mới cần bổ sung thêm dự toán thu chi tiền mặt và dự toán bảng cân đối kế toán, bao gồm các báo cáo dự toán ngân sách cơ bản sau đây:
- Dự toán tiêu thụ sản phẩm và lịch thu tiền. - Dự toán sản xuất.
- Dự tốn chi phí ngun vật liệu trực tiếp và lịch thanh toán tiền. - Dự tốn chi phí nhân cơng trực tiếp.
- Dự tốn giá thành sản phẩm và tồn kho thành phẩm cuối kỳ. - Dự tốn chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp. - Dự tốn kết quả hoạt động kinh doanh
- Dự toán thu, chi tiền mặt. - Dự toán bảng cân đối kế tốn.
Cách lập dự tốn cho chi phí ngun vật liệu trực tiếp, chi phí nhân cơng trực tiếp, chi phí sản xuất chung, chi phí bán hàng và chi phí quản lý sẽ căn cứ vào định mức chi phí và đƣợc phân loại thành biến phí và định phí. Bên cạnh đó các dự tốn sau sẽ duy trì nhƣ cũ và đóng vai trị hỗ trợ cho các dự toán trên:
- Dự toán nhân sự và đào tạo
- Dự toán đầu tƣ XDCB, mua sắm tài sản, trang thiết bị, công cụ dụng cụ - Dự toán khấu hao TSCĐ và phân bổ CCDC
- Dự toán vốn chủ sở hữu - Dự toán nộp NSNN
Sơ đồ mô tả mối quan hệ giữa các bộ phận dự toán trong hệ thống dự toán ngân sách nhƣ sau:
Dự toán sản xuất Dự toán NVLTT, NCTT, CP SXC Dự tốn giá vốn hàng bán Dự tốn chi phí (hoạt động/quản lý) Dự toán kết quả hoạt
động KD Dự toán bảng cân đối
kế toán
- Dự toán nhân sự và đào tạo
- Dự toán khấu hao TSCĐ, CCDC Dự toán đầu tƣ XDCB và mua sắm TSCĐ, CCDC - Dự toán vốn chủ sở hữu - Dự toán nộp ngân sách nhà nƣớc Dự toán tiền Dự toán tiêu thụ Dự toán tồn kho thành phẩm cuối kỳ
Sơ đồ 3.2: Hệ thống dự toán ngân sách đề xuất
Dự toán tiêu thụ là dự toán quan trọng nhất, đƣợc lập đầu tiên và chi phối tất cả các dự toán khác.
Trên cơ sở dự toán tiêu thụ và dự toán tồn kho thành phẩm cuối kỳ tiến hành xây dựng dự toán sản xuất hay dự toán mua hàng hố và dự tốn chi phí bán hàng để đảm bảo lực lƣợng hàng hố và chi phí đáp ứng cho nhu cầu, q trình, quy mơ tiêu thụ.
Từ dự toán sản xuất, dự toán nhân sự vào đào tạo, dự tốn chi phí khấu hao TSCĐ, CCDC, xây dựng dự tốn khoản mục chi phí nhƣ dự tốn ngun vật liệu trực tiếp và lịch thanh toán tiền, dự tốn chi phí nhân cơng trực tiếp, dự tốn chi phí sản xuất chung để đảm bảo các yếu tố về nguyên vật liệu, nhân công, vốn,… cho nhu cầu sản xuất.
Căn cứ vào dự toán tiêu thụ, dự tốn sản xuất, dự tốn chi phí sản xuất, dự toán nhân sự vào đào tạo, dự tốn chi phí khấu hao TSCĐ, CCDC, lập dự tốn chi phí quản lý doanh nghiệp để đảm bảo chi phí cho quá trình quản lý chung tồn doanh nghiệp.
Từ các dự toán tiêu thụ, dự tốn chi phí bán hàng, dự tốn chi phí sản xuất, dự tốn chi phí quản lý doanh nghiệp và tình hình tiền mặt tại cơng ty lên dự toán thu chi tiền mặt để đảm bảo cân đối tình hình tiền mặt cho các hoạt động.
Từ các dự tốn tiêu thụ, dự tốn chi phí bán hàng, dự tốn chi phí sản xuất, dự tốn chi phí quản lý doanh nghiệp lên dự tốn kết quả kinh doanh.
Tổng hợp từ các dự toán trên kết hợp với dự toán vốn chủ sở hữu, dự toán nộp ngân sách nhà nƣớc, dự toán đầu từ XDCB và mua sắm TSCĐ, CCDC, lên bảng tổng kết tài sản thể hiện tài sản, nguồn vốn đảm bảo và cân đối cho hoạt động của doanh nghiệp trong kỳ.
3.2.3.1. Dự toán tiêu thụ sản phẩm
Dự toán tiêu thụ sản phẩm gồm 2 phần: dự toán sản lƣợng – doanh thu và dự toán số tiền thu đƣợc qua các quý
Phần 1: Dự toán sản lƣợng - doanh thu
Do Ban kế hoạch phối hợp với Ban kinh doanh và Ban hoá chất thực hiện. Những năm trƣớc đây, PVFCCo lập dự toán tiêu thụ căn cứ vào năng lực sản xuất của Nhà máy. Tuy nhiên áp lực nguồn cung phân đạm tiếp tục dƣ thừa khoảng 700 nghìn tấn/năm khi Nhà máy Đạm Hà Bắc hồn thành dự án nâng cơng suất lên 500 nghìn tấn/năm trong năm 2015 thì PVFCCo cần thay đổi cách lập dự tốn tiêu thụ. Dự tốn tiêu thụ cần dựa vào tình hình tiêu thụ thực tế của năm trƣớc, đồng thời kết hợp với việc khảo sát nghiên cứu thị trƣờng và các phƣơng pháp dự báo để dự tính sản lƣợng tiêu thụ cho năm kế hoạch.
Đơn giá tiêu thụ: Sự lao dốc của giá dầu trong năm 2016 đã tác động đáng kể đến tình hình kinh tế thế giới, đặc biệt tác động mạnh đến nền kinh tế Việt Nam trong năm 2017 nếu nhƣ giá dầu vẫn duy trì ở mức thấp nhƣ hiện nay. Đối với ngành kinh doanh phân bón, giá dầu giảm kéo theo giá khí, ngun liệu đầu vào cho
sản xuất phân đạm giảm. Tuy nhiên, mặt bằng giá phân đạm cũng sẽ giảm và thiết lập mặt bằng giá mới với độ trễ nhất định sẽ là những rủi ro, khó khăn, thách thức cho PVFCCo trong việc thực hiện các mục tiêu đề ra. Do đó, đơn giá tiêu thụ của phân đạm ngồi xác định dựa vào giá dầu, giá khí cịn dựa vào giá bán của các sản phẩm cùng loại, chính sách giá bán của các đối thủ cạnh tranh, thƣơng hiệu công ty, chất lƣợng sản phẩm, giá bán mà khách hàng chấp nhận…
- Tổng doanh thu = Khối lƣợng sản phẩm tiêu thụ * Đơn giá bán
- Khoản giảm trừ: theo thống kê của Ban tài chính kế tốn các khoản giảm trừ doanh thu là chiết khấu bán hàng trung bình là 0.9%.
- Thuế GTGT đầu ra: là cơ sở để lập dự toán các khoản phải nộp ngân sách nhà nƣớc. Hiện mặt hàng hoá chất và dịch vụ kho chịu thuế 10%, riêng mặt hàng phân bón thuộc đối tƣợng khơng chịu thuế GTGT từ ngày 1/1/2015.
- Doanh thu thuần = Tổng doanh thu – Các khoản giảm trừ
(Mẫu dự toán: Giả sử PVFCCo lập dự toán cuốn chiếu 6 quý, từ quý 3 năm 2016 đến quý 4 năm 2017, kinh doanh 3 mặt hàng: Đạm Phú Mỹ, Phân bón tự doanh và Hố chất. Tham khảo dự tốn tiêu thụ trình bày ở Phụ lục 3.1A )
Phần 2: Dự toán số tiền thu đƣợc qua các quý
Do Ban kế hoạch phối hợp với Ban tài chính kế tốn thực hiện. Chỉ tiêu này dựa vào tình hình thu tiền của năm trƣớc, điều kiện thanh tốn, phƣơng thức thanh toán trên hợp đồng và căn cứ vào dự toán sản lƣợng – doanh thu.
Các chỉ tiêu bao gồm:
+ Phải thu năm trƣớc chuyển sang: là khoản phải thu khách hàng tại ngày 31/12 của năm trƣớc, dự kiến thu trong năm kế hoạch.
+ Số tiền thu đƣợc quý 1, Số tiền thu đƣợc quý 2, Số tiền thu đƣợc quý 3, Số tiền thu đƣợc quý 4: là khoản tiền phải thu khách hàng do bán hàng trong kỳ. Khoản thu này là doanh thu bán hàng (bao gồm thuế GTGT đầu ra). Ví dụ: Doanh thu bán hàng trong quý thu 95% trong quý, 5% quý sau.
+ Tổng cộng tiền thu đƣợc: là số tiền dự kiến thu đƣợc trong năm cộng với số tiền của năm trƣớc dự kiến thu đƣợc trong năm kế hoạch.
(Tham khảo kế hoạch thu tiền qua các quý trình bày ở Phụ lục 3.1B) 3.2.3.2. Dự toán sản xuất và dự toán mua hàng hoá
Dự toán sản xuất
Do Ban kế hoạch phối hợp với Phịng Cơng nghệ sản xuất của Nhà máy thực hiện. Căn cứ để lập là dự toán tiêu thụ. Dự toán sản xuất đƣợc lập cho từng mặt hàng: Đạm Phú Mỹ, NH3, Điện,…Khi lập dự toán sản xuất cần chú ý đến sản lƣợng tồn kho cuối kỳ trƣớc, sản lƣợng đáp ứng nhu cầu tiêu thụ và dự trữ của kỳ kế hoạch, kế hoạch bảo dƣỡng tổng thể của nhà máy.
(Tham khảo dự tốn sản xuất trình bày ở Phụ lục 3.2A)
Dự toán mua hàng hoá
Do Ban kế hoạch phối hợp với Ban phân bón và Ban Hố chất thực hiện. Căn cứ để lập là dự toán tiêu thụ. Dự toán mua hàng hoá đƣợc lập cho từng mặt hàng phân bón và hố chất tự doanh. Khi lập dự toán mua hàng hoá cần chú ý đến số lƣợng hàng hoá mua và tồn kho để đảm bảo cho nhu cầu tiêu thụ trong kỳ và lƣợng tiền mặt đảm bảo chi trả cho hàng hoá mua từng thời kỳ.
(Tham khảo dự tốn mua hàng hố trình bày ở Phụ lục 3.2B)
(Tham khảo dự tốn thanh tốn tiền mua hàng hố trình bày ở Phụ lục 3.2C) 3.2.3.3. Dự tốn chi phí ngun vật liệu trực tiếp
Dự tốn chi phí ngun vật liệu trực tiếp gồm 2 phần: dự tốn chi phí ngun vật liệu trực tiếp và dự toán tiền thanh toán nguyên vật liệu trực tiếp
Phần 1: Dự tốn chi phí ngun vật liệu trực tiếp
Do Ban kế hoạch phối hợp với Phịng Cơng nghệ sản xuất của Nhà máy thực hiện, có sự hỗ trợ của Phịng kỹ thuật và Phịng vật tƣ của nhà máy. Căn cứ để lập dự tốn chi phí ngun vật liệu trực tiếp là dựa vào dự toán sản xuất và bảng định mức nguyên vật liệu trực tiếp.
+ Nhu cầu sản phẩm sản xuất: lấy từ chỉ tiêu dự toán sản xuất
+ Định mức lƣợng nguyên vật liệu: căn cứ vào bảng định mức nguyên vật liệu.
+ Khối lƣợng nguyên vật liệu cần cho sản xuất = Nhu cầu sản phẩm sản xuất * định mức lƣợng nguyên vật liệu
+ Nhu cầu nguyên vật liệu tồn kho = Nhu cầu nguyên vật liệu cần cho sản xuất kỳ kế tiếp * Tỷ lệ nguyên vật liệu tồn kho
+Nhu cầu mua nguyên vật liệu = Tổng nhu cầu NVL – Tồn kho NVL đầu kỳ + Đơn giá nguyên vật liệu: Hiện nay khí đầu vào chiếm khoảng 60% trong tổng giá thành sản phẩm. Giá mua của khí đầu vào đƣợc lấy theo giá tại thời điểm lập kế hoạch (bằng 46% mức giá trung bình tháng của dầu FO tại thị trƣờng Singapore + cƣớc khí bể Cửu Long (Bạch Hổ) áp dụng cho PVFCCo). Đơn giá này chƣa phản ánh chính xác chi phí nguyên vật liệu trong kỳ kế hoạch, do đó Ban kế hoạch khi lập kế hoạch giá mua nguyên vật liệu cần tính đến biến động giá trong năm kế hoạch, chính sách tăng giá của nhà cung cấp.
+ Trị giá mua nguyên vật liệu = Nhu cầu mua nguyên vật liệu * Đơn giá NVL
+ Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp = Khối lƣợng NVL cần cho sản xuất * Đơn giá NVL
(Tham khảo dự tốn chi phí nguyên vật liệu trình bày ở Phụ lục 3.3A và 3.3B)
Phần 2: Dự toán tiền thanh toán nguyên vật liệu trực tiếp
Do Ban kế hoạch phối hợp với Ban tài chính kế tốn thực hiện. Chỉ tiêu này dựa vào tình hình thanh tốn tiền của năm trƣớc, điều kiện thanh toán, phƣơng thức thanh toán trên hợp đồng và căn cứ vào dự toán trị giá mua nguyên vật liệu.
Các chỉ tiêu bao gồm:
+ Phải trả năm trƣớc chuyển sang: là khoản phải thanh toán nhà cung cấp tại ngày 31/12 của năm trƣớc, dự kiến thanh toán trong năm kế hoạch.
+ Số tiền chi quý 1, Số tiền chi quý 2, Số tiền chi quý 3, Số tiền chi quý 4: là khoản tiền phải thanh toán nhà cung cấp do mua nguyên vật liệu trong kỳ. Ví dụ: Nợ mua nguyên vật liệu trong quý đƣợc chi trả 70% trong quý và 30% trả trong quý kế tiếp.
+ Tổng cộng tiền thanh toán nợ: là số tiền dự kiến chi trong năm cộng với số tiền năm trƣớc dự kiến thu đƣợc trong năm kế hoạch.
(Tham khảo dự toán tiền thanh toán nguyên vật liệu trực tiếp trình bày ở Phụ lục 3.3C)
3.2.3.4. Dự tốn chi phí nhân cơng trực tiếp
Do Ban kế hoạch phối hợp với Ban Tổ chức nhân sự thực hiện. Dự tốn chi phí nhân cơng trực tiếp đƣợc lập căn cứ vào dự toán sản xuất, bảng định mức giờ công lao động cho từng sản phẩm, mức lƣơng cơ bản đƣợc ký kết trên hợp đồng lao động, các khoản trích theo lƣơng (BHXH, BHYT, BHTN, KPCĐ), các chế độ khác nhƣ: tiền thƣởng, tiền phụ cấp, tiền ăn ca, lƣơng ngồi giờ. Từ đó, xác định đơn giá lao động theo giờ cơng.
Ví dụ: Dựa vào bảng lƣơng, sau khi điều chỉnh tăng giảm theo chế độ quy định. Xác định đơn giá giờ cơng bình qn của sản phẩm Urea nhƣ sau:
+ Lƣơng 12.000.000
+ Ăn ca 780.000
+ BHXH, BHYT, BHTN, KPCĐ (bình quân 10%) 1.200.000
+ Ngoài giờ 1.200.000
Tổng lƣơng tháng 15.180.000
- Đơn giá giờ công = 15.180.000/26/8 = 72.981 đồng/ giờ công
- Định mức giờ công lao động để sản xuất 1 tấn Urea theo số liệu thống kê: 1,15 giờ/tấn Urea
- Sản lƣợng sản xuất Urea :799.900 tấn
- Chi phí nhân cơng trực tiếp= 799.900 * 1,15 * 72.981= 67.134.127.185 đồng
(Tham khảo dự tốn chi phí nhân cơng trực tiếp trình bày ở Phụ lục 3.4)
Để phục vụ cho việc lập dự tốn tiền, tất cả các khoản chi phí nhân cơng trực tiếp đều thanh toán bằng tiền mặt ngay trong kỳ.
3.2.3.5. Dự tốn chi phí sản xuất chung
Do Ban kế hoạch phối hợp với Phịng Cơng nghệ sản xuất và Phịng kế tốn của nhà máy thực hiện. Dự tốn chi phí sản xuất chung đƣợc chia ra thành biến phí và định phí.
Biến phí sản xuất chung bao gồm: chi phí nhiên liệu: xăng, dầu, mỡ, nhớt phục vụ xe nâng ở kho, hố chất phân tích, chi phí hiệu chuẩn kiểm định, chi phí bốc xếp tại kho…
Định phí sản xuất chung bao gồm: Chi phí khấu hao TSCĐ, chi phí bảo hộ lao động, chi phí sửa chữa lớn, chi phí đào tạo, chi phí bảo hiểm tài sản, chi phí bảo hiểm con ngƣời,…
Dự tốn chi phí sản xuất chung đƣợc lập căn cứ vào dự tốn sản xuất và chi phí sản xuất chung thực tế phát sinh ở kỳ trƣớc. Điều quan trọng là cần xem xét khả năng phản ứng hoặc thay đổi của chi phí khi mức độ hoạt động sản xuất kinh doanh thay đổi. Việc xem xét sự thay đổi của chi phí khi mức độ hoạt động thay đổi chính là phân loại chi phí theo mơ hình ứng xử của chi phí nhằm phục vụ cho kế toán quản trị.
Các chỉ tiêu trong dự tốn chi phí sản xuất chung bao gồm:
- Biến phí sản xuất chung: xác định dựa vào biến phí sản xuất chung thực tế phát sinh ở các kỳ trƣớc, định mức tiêu hao nhiên liệu do phòng kỹ thuật cung cấp, sự tăng giá hàng hoá dịch vụ mua vào trong kỳ kế hoạch.
Dự tốn biến phí sản
xuất chung =
Biến phí sản xuất chung
cho 1 tấn SP * Sản lƣợng sản xuất - Định phí sản xuất chung: dựa vào định phí sản xuất chung thực tế phát
sinh ở các kỳ trƣớc và sự tăng giá hàng hoá dịch vụ mua vào trong kỳ kế hoạch. - Chi phí sản xuất chung bằng tiền: đây là căn cứ để lập dự toán tiền và dự toán các khoản phải nộp ngân sách nhà nƣớc. Chi phí khấu hao TSCĐ và các khoản chi phí trích trƣớc (nhƣ chi phí sửa chữa lớn) là chi phí khơng chi bằng tiền.
Chi phí sản xuất chung bằng tiền =
Chi phí sản xuất chung (loại trừ CP khấu hao và chi phí trích trƣớc) +
Thuế GTGT đầu vào
Trong đó: Thuế GTGT đầu vào đƣợc tính theo cơng thức: Thuế GTGT đầu
vào =
Giá tính thuế hàng hố dịch
vụ mua vào * Thuế suất thuế GTGT + Giá tính thuế hàng hố dịch vụ mua vào là giá tính thuế của tất cả hàng hố dịch vụ mua vào phục vụ cho sản xuất và kinh doanh hoá chất, dịch vụ. Do mặt hàng phân bón khơng thuộc đối tƣợng chịu thuế GTGT nên thuế GTGT đầu vào liên quan đến phân bón sẽ khơng đƣợc khấu trừ thuế mà hạch tốn vào chi phí.