2.3. Thực trạng hệ thống dự toán ngân sách tại PVFCCo
2.3.3. Hệ thống dự toán ngân sách tại PVFCCo
Hệ thống dự tốn ngân sách của cơng ty vào thời điểm khảo sát (năm 2016) gồm các loại dự toán sau:
- Dự toán sản lƣợng sản xuất, sản lƣợng tiêu thụ - Dự toán giá bán và doanh thu
- Dự toán giá thành và dự toán giá mua - Dự tốn chi phí (hoạt động/quản lý) - Dự toán kết quả hoạt động kinh doanh - Dự toán nhân sự và đào tạo
- Dự toán đầu tƣ XDCB, mua sắm tài sản, trang thiết bị, cơng cụ dụng cụ - Dự tốn khấu hao TSCĐ và phân bổ CCDC
- Dự toán vốn chủ sở hữu
- Dự toán nộp ngân sách nhà nƣớc
- Bảng tổng hợp kế hoạch hoạt động sản xuất kinh doanh
Các dự toán này đƣợc lập chi tiết cho các tháng còn lại của năm hiện hành (ƣớc thực hiện năm 2016) và kế hoạch năm sau (kế hoạch năm 2017).
2.3.3.1. Dự toán sản lượng sản xuất, sản lượng tiêu thụ
Đối với sản phẩm Phú Mỹ: căn cứ vào khả năng sản xuất của nhà máy, chiến lƣợc phát triển của Tổng cơng ty, Ban Kinh doanh và Ban Hố chất sẽ phối hợp với phịng Cơng nghệ sản xuất của Nhà máy đƣa ra chỉ tiêu tổng sản lƣợng sản xuất của sản phẩm: Urea Phú Mỹ, Ammonia (NH3), điện (trong đó sản phẩm NH3 và điện là sản phẩm trung gian để phục vụ sản xuất Urea). Công thức xác định tổng sản lƣợng sản xuất của Nhà máy nhƣ sau:
- Kế hoạch sản lƣợng sản xuất Urea = (số ngày trong năm – số ngày dừng máy chủ động để bảo dƣỡng – ƣớc số ngày dừng máy do sự cố) * sản lƣợng trung bình
- Kế hoạch sản lƣợng sản xuất NH3 = Sản lƣợng sản xuất Urea * Định mức NH3 sản xuất Urea + kế hoạch bán NH3 + (NH3 dự phòng tối thiểu – tồn kho)
- Kế hoạch sản lƣợng sản xuất điện = (số ngày trong năm – số ngày dừng máy chủ động để bảo dƣỡng – ƣớc số ngày dừng máy do sự cố) * cơng suất vận hành trung bình của máy phát.
Sản lƣợng tiêu thụ:
Đối với sản phẩm Phú Mỹ (do Nhà máy Đạm Phú Mỹ sản xuất, bán cho Văn phịng Tổng cơng ty, sau đó Văn phịng Tổng cơng ty bán cho 4 công ty con) và sản phẩm thƣơng hiệu Phú Mỹ (do Chi nhánh HCM nhập khẩu, đóng bao và bán cho 4 cơng ty con), căn cứ vào khả năng tiêu thụ năm trƣớc của các công ty con và dự báo thị trƣờng, Tổng công ty sẽ phân bổ sản lƣợng tiêu thụ cho các công ty con.
Riêng đối với sản phẩm Phú Mỹ: sản lƣợng tiêu thụ bằng sản lƣợng sản xuất cộng tồn kho cuối kỳ dự kiến của năm trƣớc.
Đối với sản phẩm tự doanh: các công ty con tự cân đối dựa theo sản lƣợng theo thụ năm trƣớc và dự báo nhu cầu thị trƣờng.
(Tham khảo dự toán sản lượng sản xuất, sản lượng tiêu thụ trình bày ở Phụ lục 2.1A và 2.1B)
2.3.3.2. Dự toán giá bán và doanh thu
Các sản phẩm Phú Mỹ và các sản phẩm thƣơng hiệu Phú Mỹ đƣợc lập dự toán giá bán qua Hội đồng giá - Hội đồng giá họp định kỳ 2 tuần/lần để quyết định giá bán. Hội đồng giá sẽ tham khảo theo giá phân bón tại thị trƣờng quốc tế và Trung Quốc để xác định giá bán của các công ty con theo công thức: giá bán cho từng khu vực + chi phí vận chuyển. Tổng cơng ty khơng quản lý giá bán cho đại lý mà phân cấp cho công ty con tự quản lý và chủ động tiêu thụ.
Chiết khấu: Tổng công ty sẽ chiết khấu tối đa 2% cho công ty con
Doanh thu:
- Doanh thu từ sản xuất kinh doanh: đƣợc xác định bằng công thức: sản lƣợng tiêu thụ * đơn giá bán.
- Doanh thu tài chính và Doanh thu khác: ƣớc tính dựa theo số liệu của năm trƣớc và dự kiến phát sinh trong năm kế hoạch, do phịng tài chính kế tốn lập.
(Tham khảo dự toán giá bán và doanh thu trình bày ở Phụ lục 2.2) 2.3.3.3. Dự toán giá thành và Dự toán giá mua
a. Dự toán giá thành (cho sản phẩm sản xuất)
Dự tốn giá thành do Phịng Công nghệ Sản xuất tại Nhà máy Đạm Phú Mỹ
là đầu mối tập hợp chi phí và tính giá thành sản phẩm.
Dự tốn chi phí ngun vật liệu trực tiếp
- Khí đầu vào:
Lƣợng khí tiêu thụ = Định mức tiêu hao * Sản lƣợng Urea sản xuất + Tiêu hao khí dùng cho ngừng/chạy máy lúc bảo dƣỡng tổng thể;
Chi phí khí đầu vào = Lƣợng khí tiêu thụ * Đơn giá; Trong đó:
+ Định mức tiêu hao khí: có định mức, tuy nhiên khi lập dự tốn thì thƣờng lấy theo tiêu hao trung bình của năm trƣớc để có chi phí sát với thực tế hơn. + Đơn giá khí khi xây dựng dự tốn căn cứ vào hợp đồng hoặc văn bản chỉ đạo của Tập đồn.
Trong đó:
+ Đơn giá: tham khảo giá trung bình của năm * trƣợt giá, hoặc báo giá của nhà cung cấp.
+ Các hóa chất có lƣợng tiêu thụ đột biến (tăng hoặc giảm) so với định mức thì cũng sẽ xem xét đƣa số liệu trực tiếp, không qua công thức do phịng cơng nghệ sản xuất xây dựng.
- Xăng, dầu, mỡ, nhớt: ƣớc theo tiêu hao các năm trƣớc
- Chi phí vật tƣ bảo dƣỡng thƣờng xuyên: ƣớc theo tiêu hao các năm trƣớc. - Điện nhận lƣới = KH tiêu thụ * đơn giá
Trong đó: KH tiêu thụ điện bên ngồi = Cơng suất tiêu thụ ngày bảo dƣỡng tổng thể * số ngày bảo dƣỡng tổng thể + công suất tiêu thụ * ngày dừng máy do sự cố máy phát + lƣợng nhận lƣới trung bình ngày * số ngày cịn lại.
- Nƣớc = KH tiêu thụ* đơn giá.
Trong đó: KH tiêu thụ nƣớc = lƣợng tiêu thụ trung bình ngày * số ngày vận hành
- Một số chi phí khác nhƣ phụ tùng, thiết bị, nhiên liệu và các vật tƣ: ƣớc theo chi phí của năm trƣớc, trong đó: đơn giá dựa trên giá trung bình của năm gần nhất, có thể tính thêm khoảng 10% trƣợt giá. Hiện nay chƣa có quy tắc tính trƣợt giá.
Dự tốn chi phí nhân cơng trực tiếp
Dự tốn chi phí nhân công trực tiếp bao gồm lƣơng, ăn ca, bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp, kinh phí cơng đồn, ngồi giờ: Phịng tổ chức nhân sự nhà máy thống nhất với Ban Tổ chức nhân sự Tổng công ty đƣa ra quỹ lƣơng và các khoản phụ cấp trong năm 2017.
Dự tốn chi phí sản xuất chung
- Chi phí nhân viên quản lý: bao gồm lƣơng, ăn ca, bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp, kinh phí cơng đồn, ngồi giờ: Phịng tổ chức nhân sự nhà máy thống nhất với Ban Tổ chức nhân sự Tổng công ty đƣa ra quỹ lƣơng và các khoản phụ cấp trong năm 2017.
- Chi phí trang thiết bị và cơng cụ dụng cụ: Căn cứ vào nhu cầu mua sắm trong năm kế hoạch của các đơn vị và giá trị CCDC hiện có chƣa phân bổ hết chuyển sang phân bổ trong năm kế hoạch (chi tiết theo từng hạng mục, số lƣợng, đơn giá, thành tiền), giá trị phân bổ 12 tháng (lấy theo số liệu ở mục 2.3.3.8).
- Chi phí khấu hao TSCĐ: Căn cứ vào nhu cầu mua sắm trong năm KH của các đơn vị và giá trị khấu hao cịn lại hiện có chuyển sang khấu hao trong năm KH (chi tiết theo từng hạng mục, số lƣợng, đơn giá, thành tiền), phƣơng pháp khấu hao theo đƣờng thẳng, tỷ lệ khấu hao theo quy định của Nhà nƣớc (lấy theo số liệu ở mục 2.3.3.8).
- Chi phí dịch vụ mua ngồi: ƣớc theo số liệu của năm trƣớc hoặc căn cứ hợp đồng năm trƣớc và các phát sinh mới của năm kế hoạch (nếu có).
- Chi phí quản lý hành chính, cơng tác phí, nghiệp vụ phí, thuế, phí, lệ phí và các khoản chi khác: ƣớc theo số liệu của năm trƣớc.
Chi phí sản xuất sản phẩm (gồm chi phí nguyên vật liệu trực tiếp, chi phí
nhân cơng trực tiếp, chi phí sản xuất chung đƣợc tập hợp ở trên theo từng phòng xƣởng) sẽ phân bổ chi phí cho các sản phẩm của xƣởng đó. Riêng chi phí của phịng xƣởng khác (khơng sản xuất sản phẩm) và khối văn phịng sẽ phân bổ theo tỷ lệ ấn định: 67% vào sản phẩm NH3 và 33% sản phẩm Urea.
Giá thành sản xuất đơn vị sản phẩm:
- Giá thành sản xuất đơn vị sản phẩm Điện = Tổng chi phí sản xuất sản phẩm Điện / sản lƣợng Điện sản xuất.
- Giá thành sản xuất đơn vị sản phẩm NH3= (Tổng chi phí sản xuất sản phẩm NH3 + chi phí Điện chuyển sang NH3) / sản lƣợng NH3 sản xuất.
- Giá thành sản xuất đơn vị sản phẩm Urea = (Tổng chi phí sản xuất sản phẩm Urea + chi phí Điện chuyển sang Urea + chi phí NH3 chuyển sang Urea) / sản lƣợng Urea sản xuất.
+ Chi phí điện chuyển sang sản xuất NH3 & Urea và các Phân xƣởng khác căn cứ vào số thực hiện của các năm trƣớc để đƣa ra tỷ lệ chi phí cho các Phịng/xƣởng.
+ Chi phí NH3 chuyển sang sản xuất Urea = Định mức NH3 sản xuất Urea * Sản lƣợng sản xuất Urea * Giá thành sản xuất đơn vị sản phẩm NH3.
(Tham khảo dự tốn giá thành trình bày ở Phụ lục 2.3A)
b. Dự toán giá mua (cho sản phẩm thƣơng mại)
Giá mua cho sản phẩm nhập khẩu (Phân bón thƣơng hiệu Phú Mỹ): bao gồm giá mua, chi phí nhập khẩu và chi phí làm hàng: dự toán dựa theo số liệu của năm trƣớc hoặc căn cứ hợp đồng năm trƣớc cộng % trƣợt giá.
Giá mua cho sản phẩm tự doanh: gồm giá mua và chi phí vận chuyển: dự toán theo số liệu của năm trƣớc hoặc căn cứ hợp đồng năm trƣớc cộng % trƣợt giá.
(Tham khảo dự tốn giá mua trình bày ở Phụ lục 2.3B) 2.3.3.4. Dự tốn chi phí (hoạt động/quản lý)
Chi phí đƣợc chia thành chi phí bán hàng và chi phí quản lý với các tiểu mục chi phí gồm: chi phí nhân cơng; chi phí khấu hao TSCĐ; Chi phí quảng cáo, tiếp thị, khuyến mãi, chăm sóc khách hàng; Chi phí trang thiết bị, cơng cụ dụng cụ, bảo hộ, trang phục; Chi phí bảo dƣỡng, sữa chữa; Chi phí bảo hiểm; Chi phí điện, nƣớc; Chi phí thơng tin liên lạc; Chi phí văn phịng phẩm, nhu yếu phẩm; Chi phí vận chuyển, bốc xếp, lƣu kho, cảng; Cơng tác phí; Chi phí thuê nhà cửa, vật kiến trúc, thuê kho, thuê xe; …
Ngồi ra, bảng dự tốn chi phí cịn có mục chi phí tài chính và chi phí khác: ƣớc tính dựa theo số liệu của năm trƣớc và dự kiến phát sinh trong năm kế hoạch, do phịng tài chính kế tốn lập.
Phƣơng pháp lập dự tốn chi phí: Ngồi chi phí nhân cơng lập ở mục 2.3.3.6 và chi phí khấu hao lập ở mục 2.3.3.8, các chi phí cịn lại đƣợc lập dựa vào chi phí thực tế phát sinh của năm 2016 và dự kiến phát sinh trong năm 2017 có tính thêm tỷ lệ % trƣợt giá.
2.3.3.5. Dự toán kết quả hoạt động kinh doanh
Căn cứ dự toán sản lƣợng tiêu thụ, dự toán giá bán, doanh thu, dự toán giá vốn và dự toán chi phí, phịng kế hoạch các đơn vị tiến hành lập dự toán kết quả kinh doanh. Các chỉ tiêu cụ thể trong dự toán bao gồm:
- Doanh thu: lấy số liệu ở mục 2.3.3.2
- Giá vốn: giá mua hoặc giá thành đơn vị sản phẩm * sản lƣợng tiêu thụ - Chi phí bán hàng: lấy số liệu ở mục 2.3.3.4
- Chi phí quản lý: lấy số liệu ở mục 2.3.3.4
- Lợi nhuận trƣớc thuế TNDN = Doanh thu – Giá vốn – Chi phí bán hàng – Chi phí quản lý
- Lợi nhuận sau thuế TNDN = Lợi nhuận trƣớc thuế TNDN * (1- Thuế suất thuế TNDN 22%).
(Tham khảo dự tốn kết quả hoạt đơng kinh doanh trình bày ở Phụ lục 2.5) 2.3.3.6. Dự toán nhân sự và đào tạo
Dự tốn chi phí nhân sự và đào tạo do Ban Tổ chức nhân sự và đào tạo quản lý và kiểm soát.
Dự toán nhân sự
Dựa trên dự toán sản lƣợng và doanh thu của Tổng công ty, Ban Tổ chức nhân sự của Tổng cơng ty sẽ tính quỹ lƣơng theo thơng tƣ 18/2013/TT-BLĐTBXH, và giao quỹ lƣơng cho từng đơn vị. Các đơn vị sẽ lập dự toán nhân sự/ tiền lƣơng dựa theo quỹ lƣơng của Tổng công ty giao xuống.
Hiện tại hệ thống nhân sự tại Tổng công ty vẫn chƣa đáp ứng nhu cầu dữ liệu nhân sự cho phần lập dự toán mà quản lý hầu nhƣ trên Excel. Phòng tổ chức nhân sự của mỗi đơn vị sẽ lập dự toán nhân sự chi tiết tới từng chức danh, ví dụ: chức danh A (kỹ sƣ bậc 5) gồm có lƣơng, thƣởng, phụ cấp, bảo hiểm, lƣơng ngồi giờ,… Hiện tại đang có khoảng 400 chức danh theo đặc thù riêng của từng đơn vị.
Chi phí lƣơng = bậc lƣơng x lƣơng tối thiểu.
Chênh lệch giữa tổng chi phí lƣơng tính theo mức lƣơng tối thiểu và tổng quỹ lƣơng của Tổng công ty giao là cơ sở để tính số tháng lƣơng bổ sung.
(Tham khảo dự tốn nhân sự trình bày ở Phụ lục 2.6A)
Dự tốn đào tạo
Chi phí đào tạo = Học phí + chi phí khác (đi lại, ăn ở, …)
Chi phí đào tạo sẽ có định mức cho từng khóa học. Trong đó, nếu đào tạo in- house (th giáo viên về dạy) thì học phí sẽ ƣớc tính theo hợp đồng năm trƣớc cộng dự phịng; nếu đào tạo bên ngồi thì phát sinh thêm chi phí ăn ở, đi lại và chi phí này đƣợc tính theo quy chế ban hành về chế độ cơng tác phí tại mỗi đơn vị.
Các đơn vị sẽ đề xuất chi phí đào tạo và danh sách nhân viên tham gia đào tạo, phịng đào tạo của Tổng cơng ty sẽ xem xét và đề nghị điều chỉnh cho phù hợp.
(Tham khảo dự tốn đào tạo trình bày ở Phụ lục 2.6B) 2.3.3.7. Dự toán đầu tư XDCB, mua sắm tài sản, cơng cụ dụng cụ
Dự tốn mua sắm tài sản, trang thiết bị, công cụ dụng cụ: nhằm xác định
giá trị tài sản, trang thiết bị, công cụ dụng cụ cần mua sắm mới cho năm kế hoạch. Mỗi phòng ban sẽ tự đề xuất nhu cầu mua sắm cho phịng ban mình và gởi về cho Ban Văn phòng tổng cơng ty rà sốt kiểm tra trƣớc khi gởi cho Ban kế hoạch tổng hợp và trình Phó tổng giám đốc phụ trách duyệt. Nguồn chi cho việc mua sắm tài sản, trang thiết bị, công cụ dụng cụ thông thƣờng là nguồn vốn chủ sở hữu.
(Tham khảo dự toán mua sắm tài sản, trang thiết bị, cơng cụ dụng cụ trình bày ở Phụ lục 2.7A)
Dự toán đầu tƣ xây dựng nhằm xác định giá trị tài sản, dự án mới sẽ đƣợc
đầu tƣ trong năm kế hoạch và theo dõi kế hoạch giải ngân của dự án chuyển tiếp cũng nhƣ những dự án sẽ hồn thành trong năm kế hoạch. Dự tốn này đƣợc xây dựng căn cứ vào tình hình máy móc thiết bị, khả năng sản xuất, tốc độ bán hàng cũng nhƣ nhu cầu mở rộng quy mô kinh doanh trong tƣơng lai.
Dự toán đầu tƣ xây dựng sẽ do Ban đầu tƣ xây dựng làm đầu mối kết hợp với trƣởng phịng/ban có liên quan, gồm chỉ tiêu dự án đầu tƣ và nguồn chi đƣợc lập cụ thể nhƣ sau:
+ Chỉ tiêu dự án đầu tƣ: cuối tháng 6, trƣởng các phòng/ban nhƣ Ban Kinh doanh, Ban hoá chất, Ban nghiên cứu phát triển lập danh sách các dự án cần xây
dựng mới cũng nhƣ các dự án cần nâng cấp về Ban đầu tƣ xây dựng. Ban đầu tƣ xây dựng tổng hợp lại và trình Phó tổng giám đốc phụ trách duyệt. Sau khi xem xét nhu cầu đầu tƣ mới, nâng cấp tại từng phòng/ban sẽ yêu cầu các phòng/ban chỉnh sửa lại cho phù hợp. Dựa trên danh sách các dự án đã chỉnh sửa, Ban đầu tƣ xây dựng sẽ chuyển Ban kế hoạch để cập nhật vào bản dự tốn tổng thể và trình Tổng giám đốc và Hội đồng quản trị phê duyệt.
+ Nguồn chi: đƣợc xây dựng nhằm xác định nguồn tiền chi cho dự án, có thể là nguồn vốn chủ sở hữu hoặc nguồn vốn vay.
(Tham khảo dự tốn đầu tư xây dựng trình bày ở Phụ lục 2.7B)
2.3.3.8. Dự toán khấu hao TSCĐ và phân bổ CCDC
Dự toán khấu hao TSCĐ và phân bổ CCDC do Ban Tài chính kế tốn làm đầu mối lập dự tốn cho Khối Văn phịng Tổng cơng ty; còn tại chi nhánh, Nhà máy và các cơng ty con do phịng tài chính kế tốn phụ trách. Dự tốn khấu hao TSCĐ