2.3. Thực trạng hệ thống dự toán ngân sách tại PVFCCo
2.3.1. Mơ hình lập dự tốn ngân sách tại PVFCCo
PVFCCo lập dự tốn theo mơ hình thơng tin phản hồi, cụ thể hàng năm dựa trên khả năng sản xuất của Nhà máy Đạm và chiến lƣợc phát triển của Tổng công ty, Hội đồng quản trị PVFCCo đƣa ra các chỉ tiêu chính (bao gồm sản lƣợng sản phẩm chủ yếu, giá bán, tỷ giá, giá khí) phân bổ xuống nhà máy, chi nhánh HCM và các công ty con. Giám đốc nhà máy, chi nhánh HCM và các công ty con, trên cơ sở đó phân bổ xuống các quản đốc phân xƣởng, trƣởng phòng, trƣởng ban. Các quản đốc phân xƣởng, trƣởng phòng, trƣởng ban căn cứ vào các chỉ tiêu dự thảo, căn cứ vào khả năng, điều kiện của mình để xác định các chỉ tiêu dự tốn có thể thực hiện đƣợc và bảo vệ trƣớc Ban giám đốc của đơn vị mình.
Giám đốc nhà máy, chi nhánh HCM và các công ty con, trên cơ sở tổng hợp các chỉ tiêu dự toán từ các bộ phận cấp dƣới, kết hợp với một tầm nhìn tổng quát và
toàn diện hơn về hoạt động của các bộ phận, để xác định các chỉ tiêu dự tốn có thể thực hiện đƣợc ở bộ phận mình và bảo vệ trƣớc Ban giám đốc Tổng công ty.
Ban giám đốc Tổng công ty, trên cơ sở tổng hợp các chỉ tiêu dự toán từ các Giám đốc nhà máy, chi nhánh HCM và các cơng ty con kết hợp với tầm nhìn tổng qt và tồn diện hơn về toàn bộ hoạt động của doanh nghiệp, hƣớng các bộ phận khác nhau đến việc thực hiện các mục tiêu chung, sẽ xét duyệt thông qua các chỉ tiêu dự toán cho nhà máy, chi nhánh HCM và các cơng ty con. Trên cơ sở đó giám đốc nhà máy, chi nhánh HCM và các công ty con duyệt thông qua các chỉ tiêu cho các phân xƣởng, phịng, ban đơn vị mình.
Khi dự tốn ở các phân xƣởng, phịng, ban đơn vị đƣợc xét duyệt thông qua sẽ trở thành dự tốn chính thức định hƣớng cho hoạt động kỳ kế hoạch.
2.3.2. Quy trình lập dự tốn ngân sách tại PVFCCo
Hiện công ty đang sử dụng cụm từ “ƣớc thực hiện và lập kế hoạch” để thay thế cho từ “lập dự tốn”. Quy trình lập nhƣ sau:
- Bƣớc 1 (Tập hợp số liệu, lập kế hoạch sản xuất kinh doanh): Ngày 25 tháng 6 hằng năm (hoặc theo yêu cầu), trên cơ sở dữ liệu định hƣớng Tổng công ty giao (bao gồm sản lƣợng sản phẩm chủ yếu, giá bán, tỷ giá, giá khí) các đơn vị chuẩn bị số liệu để thực hiện việc lập kế hoạch chi tiết cho năm kế tiếp.
- Bƣớc 2 (Tổng hợp kiểm tra số liệu): Ban kế hoạch là đầu mối tổng hợp kế hoạch sản xuất kinh doanh của các đơn vị.
- Bƣớc 3 (Rà soát điều chỉnh kế hoạch năm): Căn cứ vào tình hình sản xuất kinh doanh hiện tại kết hợp rà soát các chỉ tiêu đã đƣợc xây dựng, đánh giá các yếu tố tác động, các kỳ vọng từ Tập đồn dầu khí trong q khứ và tƣơng lai có thể ảnh hƣởng đến chênh lệch chỉ tiêu kế hoạch sản xuất kinh doanh, Ban kế hoạch cùng Tổ thẩm tra tiến hành rà soát kế hoạch chi tiết cho các đơn vị, sau đó tổng hợp tồn Tổng cơng ty, hồn thiện dự thảo trình lên Tổng giám đốc và Hội đồng quản trị.
Ngày 30 tháng 8 (hoặc theo yêu cầu), các đơn vị gởi báo cáo đánh giá và đề xuất điều chỉnh kế hoạch thực hiện năm hiện hành (nếu có) và kế hoạch chi tiết năm kế tiếp đƣợc cập nhật các chỉ tiêu kế hoạch so với lần báo cáo tháng 6.
- Bƣớc 4 (Trình và bảo vệ kế hoạch): Tổ thẩm tra kế hoạch có trách nhiệm phối hợp với các Ban liên quan để báo cáo Tổng giám đốc và Hội đồng quản trị Tổng cơng ty. Văn phịng hội đồng quản trị hồn chỉnh dự thảo cho Ngƣời đại điện phần vốn trình Tập đồn dầu khí Việt Nam phê duyệt.
- Bƣớc 5 (Phê duyệt, giao kế hoạch): Trên cơ sở kế hoạch Tập đồn dầu khí Việt Nam chấp thuận, Hội đồng quản trị Tổng công ty phê duyệt/giao kế hoạch cho Tổng công ty và các công ty con, Tổng giám đốc phê duyệt/giao kế hoạch chi tiết cho các Ban/Văn phòng và các đơn vị trực thuộc. Thời gian giao kế hoạch phụ thuộc vào văn bản chấp thuận của Tập đồn dầu khí Việt Nam, dự kiến tháng 12 hằng năm.
- Bƣớc 6 (Thực hiện và báo cáo kết quả thực hiện kế hoạch): Dựa vào quyết định giao kế hoạch các đơn vị triển khai thực hiện và báo cáo kết quả thực hiện kế hoạch định kỳ hoặc đột xuất theo biểu mẫu về cho Ban kế hoạch. Ban kế hoạch phối hợp với các đơn vị tổ chức theo dõi việc triển khai thực hiện kế hoạch thông qua các báo cáo “ƣớc thực hiện” định kỳ và đột xuất, kịp thời đề xuất các giải pháp hoàn thành kế hoạch đƣợc giao.
- Bƣớc 7 (Tổng hợp, theo dõi và lƣu hồ sơ): Ban kế hoạch theo dõi và tổng hợp kết quả thực hiện kế hoạch của các đơn vị, đồng thời các đơn vị lƣu giữ hồ sơ phát sinh trong quá trình lập kế hoạch theo quy định.
Khung thời gian lập kế hoạch quy định nhƣ sau:
Bảng 2.5: Khung thời gian lập kế hoạch tại PVFCCo (Nguồn: Khảo sát 2016)
STT Các nhóm cơng việc thực hiện trong quy trình Thời gian thực hiện
1 Lập kế hoạch sơ bộ của ban đơn vị và các công ty
vùng miền 15 ngày
2 Ban Kế hoạch Tổng Công ty tổng hợp kế hoạch sơ
bộ trình Tập đồn 10 ngày
3 Lập kế hoạch kinh doanh và ngân sách chi tiết của
ban đơn vị và các công ty vùng miền 20 ngày
STT Các nhóm cơng việc thực hiện trong quy trình Thời gian thực hiện
trình Tập đồn
5 Ban Kế hoạch Tổng Công ty điều chỉnh kế hoạch chi
tiết trình Tập đồn 15 ngày
6 Rà soát, điều chỉnh kế hoạch, ngân sách từ Tổng
Công ty xuống các ban đơn vị và công ty vùng miền 25 ngày 7 Quy trình hốn đổi, điều chỉnh các hạng mục kế
hoạch, ngân sách 10 ngày
8 Điều chỉnh kế hoạch và ngân sách giữa năm 20 ngày
Tổng thời gian thực hiện 100 ngày
2.3.3. Hệ thống dự toán ngân sách tại PVFCCo
Hệ thống dự tốn ngân sách của cơng ty vào thời điểm khảo sát (năm 2016) gồm các loại dự toán sau:
- Dự toán sản lƣợng sản xuất, sản lƣợng tiêu thụ - Dự toán giá bán và doanh thu
- Dự toán giá thành và dự toán giá mua - Dự tốn chi phí (hoạt động/quản lý) - Dự toán kết quả hoạt động kinh doanh - Dự toán nhân sự và đào tạo
- Dự toán đầu tƣ XDCB, mua sắm tài sản, trang thiết bị, công cụ dụng cụ - Dự toán khấu hao TSCĐ và phân bổ CCDC
- Dự toán vốn chủ sở hữu
- Dự toán nộp ngân sách nhà nƣớc
- Bảng tổng hợp kế hoạch hoạt động sản xuất kinh doanh
Các dự toán này đƣợc lập chi tiết cho các tháng còn lại của năm hiện hành (ƣớc thực hiện năm 2016) và kế hoạch năm sau (kế hoạch năm 2017).
2.3.3.1. Dự toán sản lượng sản xuất, sản lượng tiêu thụ
Đối với sản phẩm Phú Mỹ: căn cứ vào khả năng sản xuất của nhà máy, chiến lƣợc phát triển của Tổng cơng ty, Ban Kinh doanh và Ban Hố chất sẽ phối hợp với phịng Cơng nghệ sản xuất của Nhà máy đƣa ra chỉ tiêu tổng sản lƣợng sản xuất của sản phẩm: Urea Phú Mỹ, Ammonia (NH3), điện (trong đó sản phẩm NH3 và điện là sản phẩm trung gian để phục vụ sản xuất Urea). Công thức xác định tổng sản lƣợng sản xuất của Nhà máy nhƣ sau:
- Kế hoạch sản lƣợng sản xuất Urea = (số ngày trong năm – số ngày dừng máy chủ động để bảo dƣỡng – ƣớc số ngày dừng máy do sự cố) * sản lƣợng trung bình
- Kế hoạch sản lƣợng sản xuất NH3 = Sản lƣợng sản xuất Urea * Định mức NH3 sản xuất Urea + kế hoạch bán NH3 + (NH3 dự phòng tối thiểu – tồn kho)
- Kế hoạch sản lƣợng sản xuất điện = (số ngày trong năm – số ngày dừng máy chủ động để bảo dƣỡng – ƣớc số ngày dừng máy do sự cố) * cơng suất vận hành trung bình của máy phát.
Sản lƣợng tiêu thụ:
Đối với sản phẩm Phú Mỹ (do Nhà máy Đạm Phú Mỹ sản xuất, bán cho Văn phịng Tổng cơng ty, sau đó Văn phịng Tổng cơng ty bán cho 4 công ty con) và sản phẩm thƣơng hiệu Phú Mỹ (do Chi nhánh HCM nhập khẩu, đóng bao và bán cho 4 cơng ty con), căn cứ vào khả năng tiêu thụ năm trƣớc của các công ty con và dự báo thị trƣờng, Tổng công ty sẽ phân bổ sản lƣợng tiêu thụ cho các công ty con.
Riêng đối với sản phẩm Phú Mỹ: sản lƣợng tiêu thụ bằng sản lƣợng sản xuất cộng tồn kho cuối kỳ dự kiến của năm trƣớc.
Đối với sản phẩm tự doanh: các công ty con tự cân đối dựa theo sản lƣợng theo thụ năm trƣớc và dự báo nhu cầu thị trƣờng.
(Tham khảo dự toán sản lượng sản xuất, sản lượng tiêu thụ trình bày ở Phụ lục 2.1A và 2.1B)
2.3.3.2. Dự toán giá bán và doanh thu
Các sản phẩm Phú Mỹ và các sản phẩm thƣơng hiệu Phú Mỹ đƣợc lập dự toán giá bán qua Hội đồng giá - Hội đồng giá họp định kỳ 2 tuần/lần để quyết định giá bán. Hội đồng giá sẽ tham khảo theo giá phân bón tại thị trƣờng quốc tế và Trung Quốc để xác định giá bán của các công ty con theo công thức: giá bán cho từng khu vực + chi phí vận chuyển. Tổng cơng ty khơng quản lý giá bán cho đại lý mà phân cấp cho công ty con tự quản lý và chủ động tiêu thụ.
Chiết khấu: Tổng công ty sẽ chiết khấu tối đa 2% cho công ty con
Doanh thu:
- Doanh thu từ sản xuất kinh doanh: đƣợc xác định bằng công thức: sản lƣợng tiêu thụ * đơn giá bán.
- Doanh thu tài chính và Doanh thu khác: ƣớc tính dựa theo số liệu của năm trƣớc và dự kiến phát sinh trong năm kế hoạch, do phịng tài chính kế tốn lập.
(Tham khảo dự toán giá bán và doanh thu trình bày ở Phụ lục 2.2) 2.3.3.3. Dự tốn giá thành và Dự toán giá mua
a. Dự toán giá thành (cho sản phẩm sản xuất)
Dự tốn giá thành do Phịng Công nghệ Sản xuất tại Nhà máy Đạm Phú Mỹ
là đầu mối tập hợp chi phí và tính giá thành sản phẩm.
Dự tốn chi phí nguyên vật liệu trực tiếp
- Khí đầu vào:
Lƣợng khí tiêu thụ = Định mức tiêu hao * Sản lƣợng Urea sản xuất + Tiêu hao khí dùng cho ngừng/chạy máy lúc bảo dƣỡng tổng thể;
Chi phí khí đầu vào = Lƣợng khí tiêu thụ * Đơn giá; Trong đó:
+ Định mức tiêu hao khí: có định mức, tuy nhiên khi lập dự tốn thì thƣờng lấy theo tiêu hao trung bình của năm trƣớc để có chi phí sát với thực tế hơn. + Đơn giá khí khi xây dựng dự tốn căn cứ vào hợp đồng hoặc văn bản chỉ đạo của Tập đồn.
Trong đó:
+ Đơn giá: tham khảo giá trung bình của năm * trƣợt giá, hoặc báo giá của nhà cung cấp.
+ Các hóa chất có lƣợng tiêu thụ đột biến (tăng hoặc giảm) so với định mức thì cũng sẽ xem xét đƣa số liệu trực tiếp, không qua công thức do phịng cơng nghệ sản xuất xây dựng.
- Xăng, dầu, mỡ, nhớt: ƣớc theo tiêu hao các năm trƣớc
- Chi phí vật tƣ bảo dƣỡng thƣờng xuyên: ƣớc theo tiêu hao các năm trƣớc. - Điện nhận lƣới = KH tiêu thụ * đơn giá
Trong đó: KH tiêu thụ điện bên ngồi = Cơng suất tiêu thụ ngày bảo dƣỡng tổng thể * số ngày bảo dƣỡng tổng thể + công suất tiêu thụ * ngày dừng máy do sự cố máy phát + lƣợng nhận lƣới trung bình ngày * số ngày cịn lại.
- Nƣớc = KH tiêu thụ* đơn giá.
Trong đó: KH tiêu thụ nƣớc = lƣợng tiêu thụ trung bình ngày * số ngày vận hành
- Một số chi phí khác nhƣ phụ tùng, thiết bị, nhiên liệu và các vật tƣ: ƣớc theo chi phí của năm trƣớc, trong đó: đơn giá dựa trên giá trung bình của năm gần nhất, có thể tính thêm khoảng 10% trƣợt giá. Hiện nay chƣa có quy tắc tính trƣợt giá.
Dự tốn chi phí nhân cơng trực tiếp
Dự tốn chi phí nhân cơng trực tiếp bao gồm lƣơng, ăn ca, bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp, kinh phí cơng đồn, ngồi giờ: Phòng tổ chức nhân sự nhà máy thống nhất với Ban Tổ chức nhân sự Tổng công ty đƣa ra quỹ lƣơng và các khoản phụ cấp trong năm 2017.
Dự tốn chi phí sản xuất chung
- Chi phí nhân viên quản lý: bao gồm lƣơng, ăn ca, bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp, kinh phí cơng đồn, ngồi giờ: Phịng tổ chức nhân sự nhà máy thống nhất với Ban Tổ chức nhân sự Tổng công ty đƣa ra quỹ lƣơng và các khoản phụ cấp trong năm 2017.
- Chi phí trang thiết bị và công cụ dụng cụ: Căn cứ vào nhu cầu mua sắm trong năm kế hoạch của các đơn vị và giá trị CCDC hiện có chƣa phân bổ hết chuyển sang phân bổ trong năm kế hoạch (chi tiết theo từng hạng mục, số lƣợng, đơn giá, thành tiền), giá trị phân bổ 12 tháng (lấy theo số liệu ở mục 2.3.3.8).
- Chi phí khấu hao TSCĐ: Căn cứ vào nhu cầu mua sắm trong năm KH của các đơn vị và giá trị khấu hao cịn lại hiện có chuyển sang khấu hao trong năm KH (chi tiết theo từng hạng mục, số lƣợng, đơn giá, thành tiền), phƣơng pháp khấu hao theo đƣờng thẳng, tỷ lệ khấu hao theo quy định của Nhà nƣớc (lấy theo số liệu ở mục 2.3.3.8).
- Chi phí dịch vụ mua ngồi: ƣớc theo số liệu của năm trƣớc hoặc căn cứ hợp đồng năm trƣớc và các phát sinh mới của năm kế hoạch (nếu có).
- Chi phí quản lý hành chính, cơng tác phí, nghiệp vụ phí, thuế, phí, lệ phí và các khoản chi khác: ƣớc theo số liệu của năm trƣớc.
Chi phí sản xuất sản phẩm (gồm chi phí nguyên vật liệu trực tiếp, chi phí
nhân cơng trực tiếp, chi phí sản xuất chung đƣợc tập hợp ở trên theo từng phòng xƣởng) sẽ phân bổ chi phí cho các sản phẩm của xƣởng đó. Riêng chi phí của phịng xƣởng khác (khơng sản xuất sản phẩm) và khối văn phịng sẽ phân bổ theo tỷ lệ ấn định: 67% vào sản phẩm NH3 và 33% sản phẩm Urea.
Giá thành sản xuất đơn vị sản phẩm:
- Giá thành sản xuất đơn vị sản phẩm Điện = Tổng chi phí sản xuất sản phẩm Điện / sản lƣợng Điện sản xuất.
- Giá thành sản xuất đơn vị sản phẩm NH3= (Tổng chi phí sản xuất sản phẩm NH3 + chi phí Điện chuyển sang NH3) / sản lƣợng NH3 sản xuất.
- Giá thành sản xuất đơn vị sản phẩm Urea = (Tổng chi phí sản xuất sản phẩm Urea + chi phí Điện chuyển sang Urea + chi phí NH3 chuyển sang Urea) / sản lƣợng Urea sản xuất.
+ Chi phí điện chuyển sang sản xuất NH3 & Urea và các Phân xƣởng khác căn cứ vào số thực hiện của các năm trƣớc để đƣa ra tỷ lệ chi phí cho các Phịng/xƣởng.
+ Chi phí NH3 chuyển sang sản xuất Urea = Định mức NH3 sản xuất Urea * Sản lƣợng sản xuất Urea * Giá thành sản xuất đơn vị sản phẩm NH3.
(Tham khảo dự tốn giá thành trình bày ở Phụ lục 2.3A)
b. Dự toán giá mua (cho sản phẩm thƣơng mại)
Giá mua cho sản phẩm nhập khẩu (Phân bón thƣơng hiệu Phú Mỹ): bao gồm giá mua, chi phí nhập khẩu và chi phí làm hàng: dự tốn dựa theo số liệu của năm trƣớc hoặc căn cứ hợp đồng năm trƣớc cộng % trƣợt giá.
Giá mua cho sản phẩm tự doanh: gồm giá mua và chi phí vận chuyển: dự tốn theo số liệu của năm trƣớc hoặc căn cứ hợp đồng năm trƣớc cộng % trƣợt giá.
(Tham khảo dự tốn giá mua trình bày ở Phụ lục 2.3B) 2.3.3.4. Dự tốn chi phí (hoạt động/quản lý)
Chi phí đƣợc chia thành chi phí bán hàng và chi phí quản lý với các tiểu mục chi phí gồm: chi phí nhân cơng; chi phí khấu hao TSCĐ; Chi phí quảng cáo, tiếp thị, khuyến mãi, chăm sóc khách hàng; Chi phí trang thiết bị, cơng cụ dụng cụ, bảo hộ, trang phục; Chi phí bảo dƣỡng, sữa chữa; Chi phí bảo hiểm; Chi phí điện, nƣớc; Chi phí thơng tin liên lạc; Chi phí văn phịng phẩm, nhu yếu phẩm; Chi phí vận