3.2. Giải pháp hồn thiện hệ thống dự tốn ngân sách tại PVFCCo
3.2.5. Giải pháp hoàn thiện bộ máy lập dự toán ngân sách
Hiện tại cơng việc dự tốn do phòng kế hoạch chịu trách nhiệm thực hiện, vai trị của ban Tài chính Kế tốn trong việc cung cấp số liệu thực tế, giám sát thực hiện, đánh giá ngân sách chƣa đƣợc xác định cụ thể trong văn bản quy định. Do đó
Năm 2015 Tháng 1 Tháng 2 Tháng 3 Tháng 4 Tháng 5 Tháng 6 Tháng 7 Tháng 8 Tháng 9 Tháng 10 Tháng 11 Tháng 12 Cả năm Thực tế 12.500 25.000 1.000 3.500 5.000 5.000 - - 1.250 75.000 8.000 7.000 143.250
9% 17% 1% 2% 3% 3% 0% 0% 1% 52% 6% 5% 100%
Năm 2016 Tháng 1 Tháng 2 Tháng 3 Tháng 4 Tháng 5 Tháng 6 Tháng 7 Tháng 8 Tháng 9 Tháng 10 Tháng 11 Tháng 12 Cả năm Ƣớc TH 13.000 24.000 3.299 72 4.806 4.806 - - 1.202 72.091 7.690 6.729 137.694
tác giả đề xuất cần cải tiến quy trình, trong đó vai trị và trách nhiệm của cán bộ chuyên trách và các bên liên quan cần đƣợc quy định chi tiết, rõ ràng và cụ thể. Điều này giúp các nhân sự nắm rõ đƣợc phần cơng việc mình cần thực hiện, từ đó nâng cao hiệu quả công tác thực hiện. Các phòng ban cần đề cử cá nhân chuyên trách cụ thể và chi tiết cho từng nghiệp vụ/kiểm sốt quy trình dự tốn để tăng cƣờng trách nhiệm và tạo điều kiện cho việc phối hợp thực hiện quy trình. Xem xét việc xây dựng nhóm dự tốn và nhóm phân tích tài chính với trƣởng nhóm chức năng đƣợc xác định trƣớc, chịu trách nhiệm cho hiệu suất và hiệu quả của quy trình dự tốn ngân sách.
Sơ đồ bộ máy lập dự toán ngân sách và mối quan hệ giữa các bộ phận nhƣ sau:
Ban Phân bón & Hố chất
- Nhu cầu khách hàng - Mong đợi của đại lý - Phân bổ sản lƣợng tiêu thụ
Ban Phân bón & Hố chất
- Nhu cầu khách hàng - Mong đợi của đại lý - Phân bổ sản lƣợng tiêu thụ
Ban tiếp thị truyền thơng
- Chƣơng trình quảng cáo, tiếp thị
- Chăm sóc khách hàng
Ban tiếp thị truyền thơng - Chƣơng trình quảng cáo, tiếp thị - Chăm sóc khách hàng Ban Tài chính kế tốn - Mục tiêu tài chính - Dữ liệu lịch sử - Kiểm sốt chi tiêu
Ban Tài chính kế tốn
- Mục tiêu tài chính - Dữ liệu lịch sử - Kiểm sốt chi tiêu
Phịng CNSX nhà máy - Kế hoạch sản xuất - Mua NVL - Định mức sản xuất - Hàng tồn kho Phòng CNSX nhà máy - Kế hoạch sản xuất - Mua NVL - Định mức sản xuất - Hàng tồn kho Ban Kế hoạch Dự toán ngân sách Ban Kế hoạch Dự toán ngân sách Nhóm phân tích, đánh giá Nhóm phân tích, đánh giá Nhóm dự tốn Nhóm dự tốn
Sơ đồ 3.3: Sơ đồ bộ máy lập dự tốn ngân sách đề xuất
Nhóm chức năng: bao gồm đại diện của các phòng ban sau:
+ Ban Kinh doanh, Ban Hoá chất: chịu trách nhiệm cung cấp các thơng tin liên quan đến chính sách bán hàng dành cho khách hàng, nhu cầu khách hàng, mong đợi của đại lý, sản lƣợng phân bổ cho các nhà phân phối.
+ Ban Tiếp thị truyền thông: chịu trách nhiệm cung cấp thông tin liên quan đến chƣơng trình quảng cáo, tiếp thị, chăm sóc khách hàng, chính sách khuyến mãi dành cho nơng dân.
+ Ban Tài chính kế tốn: chịu trách nhiệm cung cấp các dữ liệu lịch sử, kiểm soát chi tiêu dựa trên ngân sách đƣợc duyệt, đánh giá ngân sách về các chỉ tiêu tài chính. + Phịng cơng nghệ sản xuất nhà máy: chịu trách nhiệm cung cấp các thông tin về kế hoạch sản xuất, kế hoạch bảo dƣỡng tổng thể, kế hoạch mua nguyên vật liệu, định mức sản xuất, kế hoạch hàng tồn kho.
Nhóm phân tích, đánh giá: Thuộc Ban kế hoạch, chịu trách nhiệm thu thập và
tổng hợp thơng tin do nhóm chức năng cung cấp, tiến hành phân tích, đánh giá tình hình thực hiện ngân sách và tìm nguyên nhân của những chênh lệch.
Nhóm dự tốn: Trên cơ sở thơng tin do nhóm phân tích, đánh giá cung cấp, nhóm
dự toán tiến hành lập dự toán cho tháng/quý/năm,...