2.4. Đánh giá hệ thống dự toán ngân sách tại PVFCCo
2.4.2. Những hạn chế và nguyên nhân
2.4.2.1. Về mơ hình dự tốn
Mặt hạn chế: Thời gian hồn thành trình rà sốt và giao ngân sách (từ trên Tổng Công ty xuống các đơn vị) có thể lên đến 2 – 3 tháng sau khi các ban/đơn vị đệ trình dự tốn ngân sách chi tiết lần đầu. Việc điều chỉnh/cân đối "hiệp thƣơng" ngân sách phải qua ít nhất là 6 lần (kể cả điều chỉnh giữa năm). Thời gian thực hiện quy trình nghiệp vụ dài, tốn kém thời gian và công sức, gây tâm lý ức chế cho chuyên viên kế hoạch của các Ban/đơn vị và Tổng Công ty nên dễ dẫn đến sai sót.
Nguyên nhân: Do áp dụng mơ hình thơng tin phản hồi nên hao tốn nhiều
thời gian, chi phí cho thơng tin dự thảo, phản hồi và xét duyệt thông qua.
2.4.2.2. Về quy trình lập dự tốn
Mặt hạn chế: Giai đoạn soạn thảo chiếm rất nhiều thời gian trong suốt quy trình (60% - 75%) điều này làm giảm hiệu quả và chất lƣợng cơng tác dự tốn ngân sách, giảm tập trung vào cơng tác phân tích dự tốn ngân sách. Các đơn vị phải thực hiện tổng hợp và cập nhật các tập tin dự tốn ngân sách một cách thủ cơng và việc điều chỉnh/cập nhật này phải đƣợc thực hiện nhiều lần trong suốt chu kỳ lập kế hoạch (tổng thời gian thực hiện > 60 ngày).
Nguyên nhân: Do phải thực hiện thủ công tất cả các bƣớc nghiệp vụ nên quy lập dự toán thƣờng kéo dài.
2.4.2.3. Về hệ thống dự tốn
Mặt hạn chế: Cơng tác lập dự tốn ngân sách tại Tổng cơng ty mới chỉ tập
trung vào các khoản mục thu nhập và chi phí (báo cáo thu nhập). Mặt khác, căn cứ để xây dựng các chỉ tiêu cũng còn nhiều hạn chế, cụ thể nhƣ sau:
- Dự toán tiêu thụ: Cơ chế lập dự toán tiêu thụ hiện tại chƣa hoàn thiện (tập
trung nhiều vào khả năng sản xuất và nội lực; chƣa chú trọng vào các yếu tố chi phối từ thị trƣờng và các đối thủ cạnh tranh) và chƣa có cơng cụ hỗ trợ nên làm giảm phần nào tính thực tiễn của kế hoạch – ngân sách, các chỉ tiêu kế hoạch đƣa ra chƣa đạt đến mức tốt nhất; tạo thử thách và động lực tối đa cho các ban và công ty con cố gắng thực hiện. Với xu hƣớng của thị trƣờng là cung đang dần vƣợt cầu, thì cách thức lập kế hoạch dựa hầu hết vào năng lực sản xuất của doanh nghiệp sẽ làm doanh nghiệp thụ động trƣớc những thay đổi về nhu cầu của thị trƣờng, mặt khác doanh nghiệp không lƣờng trƣớc đƣợc các rủi ro nhƣ tồn đọng hàng hay thiếu hàng gây tốn kém chi phí lƣu kho hoặc mất cơ hội kinh doanh. Bên cạnh đó, Tổng cơng ty chƣa xem xét các yếu tố làm giảm doanh thu nhƣ chiết khấu thanh toán, hàng bán bị trả lại; chƣa lập lịch thu tiền qua các thời kỳ gây khó khăn cho việc kiểm sốt dịng tiền hoạt động.
- Dự tốn chi phí ngun vật liệu trực tiếp: Khí đầu vào chiếm phần lớn chi
phí ngun vật liệu trực tiếp, trong đó đơn giá khí căn cứ vào văn bản chỉ đạo của Tập đồn tại thời điểm lập dự tốn và áp đơn giá cho cả năm kế hoạch nên sẽ không hợp lý nếu trong năm kế hoạch có nhiều biến động về giá khí. Mặt khác, Tổng cơng ty chƣa lập lịch chi tiền cho chi phí nguyên vật liệu trực tiếp sẽ ảnh hƣởng đến dòng tiền hoạt động của Tổng cơng ty.
- Dự tốn chi phí nhân cơng trực tiếp: Tổng công ty lập dự tốn chi phí nhân cơng trực tiếp dựa vào thang bậc lƣơng mà không xây dựng dựa vào định mức thời gian lao động trực tiếp cần để sản xuất ra một sản phẩm và định mức đơn giá
một giờ lao động trực tiếp, điều này khơng hợp lý vì chƣa phản ánh theo mức độ hoạt động của Tổng cơng ty.
- Dự tốn chi phí sản xuất chung, dự tốn chi phí hoạt động/quản lý: Dự
tốn chi phí sản xuất chung, dự tốn chi phí hoạt động/quản lý dựa vào dữ liệu thực tế phát sinh của năm hiện tại để dự báo cho năm kế hoạch mà chƣa xét đến sự thay đổi của mức độ hoạt động. Hơn nữa, Tổng cơng ty chƣa phân loại chi phí theo cách ứng xử của chi phí bao gồm biến phí và định phí, chƣa lập lịch trả tiền cho các chi phí này gây khó khăn cho việc lập dự tốn tiền.
Nguyên nhân: Do phải làm thủ công nên Tổng công ty chƣa có đủ nhân lực
tập trung vào các khoản mục chi tiết trên bảng cân đối kế toán, thiếu dự toán thu chi tiền mặt, dự toán tồn kho thành phẩm. Các chỉ tiêu phi tài chính đƣợc thể hiện dƣới hình thức nhiệm vụ, chƣa đƣợc cụ thể hóa và lƣợng hóa (vd: năng suất, thị phần, mức độ hài lòng của khách hàng, chất lƣợng sản phẩm...). Các chỉ tiêu phi tài chính vẫn là một phần quan trọng của dự toán ngân sách và kế hoạch kinh doanh, việc thiếu các yếu tố quan trọng này trong khi soạn lập và xem xét tính hiệu quả khiến cho quy trình khơng sát với thực tế, từ đó làm giảm hiệu quả của quy trình, có thể bỏ lỡ cơ hội tiềm năng để tối ƣu và tăng hiệu quả ở các khía cạnh/lĩnh vực khác trong hoạt động sản xuất kinh doanh
2.4.2.4. Về kỹ thuật lập dự toán
Mặt hạn chế: Việc sử dụng kỹ thuật dự tốn ngân sách tăng thêm có nguy
cơ ẩn chứa các khoản chi tiêu lãng phí do dựa trên số liệu năm trƣớc cộng thêm tỷ lệ trƣợt giá. Mặt khác, tỉ lệ trƣợt giá đƣợc xác định và áp dụng không nhất quán giữa các khoản mục và căn cứ từ nhiều nguồn khác nhau. Một số khoản mục liên quan đến chi phí quản trị, chi phí hoạt động (ví dụ: chi phí dịch vụ th ngồi, chi phí hành chính ...) của các ban và đơn vị vẫn chƣa đƣợc cụ thể mà mang tính giao theo số tổng. Sự thiếu thống nhất khi xây dựng các khoản mục trong dự toán ngân sách làm giảm chất lƣợng của công tác lập dự toán ngân sách. Ngân sách giao không sát thực tế nên dễ gây ra chênh lệch với khi thực hiện ngân sách. Có thể thiếu
ngân sách hoặc dƣ ngân sách gây lãng phí khi số thực hiện chênh lệch lớn so với số dự toán ngân sách.
Tổng cơng ty áp dụng kỹ thuật dự tốn tĩnh dựa trên 1 mức độ hoạt động và áp dụng trích lập dự phịng cho ngân sách, thiếu quy định rõ ràng về các loại rủi ro từ đó làm giảm tính linh động trong việc ứng phó của Tổng Cơng ty khi có các biến động bất lợi trên thị trƣờng. Vì các rủi ro khơng đƣợc xác định cụ thể, đầy đủ và kịp thời nên việc xây dựng kế hoạch dự phòng cũng nhƣ điều chỉnh ngân sách cũng không đƣợc thực hiện hiệu quả và kịp thời, gây khó khăn cho việc quản lý các dự án đầu tƣ với nguồn vốn lớn và điều chỉnh định hƣớng chiến lƣợc phù hợp.
Nguyên nhân: Khi áp dụng kỹ thuật dự tốn ngân sách tăng thêm, cơng ty
thiếu quy định về việc áp dụng tỷ lệ trƣợt giá. Khi áp dụng kỹ thuật dự tốn tĩnh, cơng ty thiếu quy định về các loại rủi ro khi trích lập dự phịng.
2.4.2.5. Về tổ chức vận hành
Mặt hạn chế:
- Hiện tại quy trình dự tốn ngân sách đƣợc chi phối nhiều bởi Ban kế hoạch Tổng Cơng ty; vai trị của ban Tài chính Kế tốn trong việc cung cấp số liệu, giám sát thực hiện, đánh giá ngân sách chƣa đƣợc xác định cụ thể trong văn bản quy định. Thiếu chi tiết trong việc quy định vai trò và trách nhiệm nhân sự tham gia khiến cho nhân sự không nắm rõ quyền hạn và trách nhiệm theo từng nhiệm vụ. Hạn chế tính chủ động trong việc thực hiện quy trình. Cơng tác rà sốt và giải quyết các vấn đề tồn đọng/sai sót gặp nhiều khó khăn khi chƣa xác định cán bộ chuyên trách xử lý.
- Do tính chất chun biệt của cơng tác lập dự tốn ngân sách nên các công việc này cần nhân sự có nhiều kinh nghiệm và kỹ năng nghiệp vụ, do đó hiện tại cơng tác này của Tổng công ty chỉ do một số nhân sự chủ chốt đảm nhận nhƣng số lƣợng nhân sự có kỹ năng thì cịn hạn chế. Chun viên lập dự toán của các ban và đơn vị chƣa đƣợc thƣờng xuyên tham gia các khóa tập huấn nâng cao kỹ năng và chuyên môn, đặc biệt là các kỹ năng về hệ thống (ví dụ : Oracle ERP) để có thể tự kiểm tra dữ liệu, nắm bắt cấu trúc tài khoản, đối chiếu số liệu... Các khóa huấn
luyện nghiệp vụ/hội thảo chuyên đề nội bộ chƣa đƣợc thực hiện định kỳ và diễn ra với tần suất thấp.
- Dữ liệu đầu vào đƣợc cung cấp từ nhiều nguồn bằng cách nhập liệu thủ công vào biểu mẫu. Việc lƣu trữ thông tin không tập trung, các thông tin dữ liệu từ nhiều nguồn, kế hoạch và ngân sách chi tiết đƣợc lƣu trữ riêng tại từng ban/đơn vị. Tính bảo mật và phân quyền truy cập đến các thông tin kế hoạch và ngân sách bị hạn chế. Khả năng truy vết để kiểm tra tính chính xác của dữ liệu gặp nhiều khó khăn.
Nguyên nhân: Thiếu quy định vai trò và trách nhiệm nhân sự tham gia, nhân
KẾT LUẬN CHƢƠNG 2
Hiện nay, cơng tác lập dự tốn ngân sách tại Tổng cơng ty phân bón và hố chất dầu khí ngày càng đƣợc quan tâm. Tổng cơng ty đã ban hành văn bản quy định quy trình lập dự tốn ngân sách gồm 7 bƣớc, có thể chia làm 3 giai đoạn: chuẩn bị, soạn thảo và theo dõi. Các báo cáo dự toán ngân sách đƣợc lập dựa trên mục tiêu sản lƣợng, giá bán mà Hội đồng quản trị và Ban giám đốc đề ra. Các biểu mẫu báo cáo đƣợc thiết kế thống nhất giữa các đơn vị trong Tổng cơng ty, trong đó dự tốn tiêu thụ tập trung nhiều vào khả năng sản xuất và nội lực; chƣa chú trọng vào các yếu tố chi phối từ thị trƣờng và các đối thủ cạnh tranh; dự tốn chi phí nhân cơng chƣa dựa trên mức độ hoạt động; dự tốn chi phí hoạt động chƣa phân loại theo cách ứng xử chi phí,… Thêm vào đó, chi tiết vai trị, trách nhiệm đối với các nhân sự và các bên liên quan trong quy trình lập dự tốn ngân sách chƣa đƣợc quy định cụ thể, đặc biệt là vai trị của Ban tài chính kế tốn trong việc cung cấp số liệu, giám sát thực hiện, đánh giá kế hoạch ngân sách chƣa đƣợc xác định cụ thể. Ngoài ra, thời gian thực hiện quy trình dự tốn ngân sách dài, tốn nhiều cơng sức, thiếu phần mềm tiên tiến hỗ trợ cho công tác lập và theo dõi dự tốn.
Từ việc phân tích thực trạng cơng tác lập dự tốn ngân sách tại Tổng cơng ty phân bón và hố chất dầu khí cho thấy cơng tác lập dự tốn ngân sách hiện tại cịn nhiều hạn chế chƣa phát huy hết hiệu quả phục vụ công tác quản lý tại Tổng công ty. Chính vì vậy, việc xây dựng giải pháp nhằm hồn thiện cơng tác lập dự tốn ngân sách tại Tổng cơng ty là hết sức cần thiết góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động và sự phát triển bền vững của Tổng công ty trong tƣơng lai.
CHƢƠNG 3. HOÀN THIỆN HỆ THỐNG DỰ TOÁN NGÂN SÁCH TẠI TỔNG CƠNG TY PHÂN BĨN VÀ HỐ CHẤT DẦU KHÍ