Dự tốn giữ vai trị rất quan trọng vì vậy việc hồn thiện và nâng cao tính hữu hiệu của dự toán là một vấn đề cần thiết và liên tục. Trên cơ sở nghiên cứu lý luận và thực tiễn tại công ty PVFCCo, công ty nên tập trung và giải quyết các vấn đề chủ yếu sau:
Về mơ hình dự tốn: áp dụng triệt để mơ hình thơng tin phản hồi, tuy nhiên cần nâng cao sự phối hợp giữa Hội đồng quản trị và các Giám đốc, trƣởng phòng ban trong thảo luận, đàm phán, xây dựng mục tiêu dự tốn. Khi có sự đồng thuận trƣớc về mục tiêu dự toán sẽ giúp tiết kiệm nhiều thời gian, chi phí cho giai đoạn lập dự tốn chi tiết, phản hồi và xét duyệt thơng qua.
Về quy trình dự tốn: quy trình lập dự tốn ngân sách nên là một quy trình diễn ra liên tục với sự hỗ trợ của kỹ thuật dự toán ngân sách cuốn chiếu tạo điều kiện cho quy trình lập dự tốn ngân sách và giám sát ngân sách hàng năm tiến hành thuận lợi. Khung thời gian về quy trình lập dự tốn ngân sách cần đƣợc định nghĩa minh bạch, đƣợc phổ biến sâu rộng trong tổ chức và đề cao tính tuân thủ.
Về hệ thống báo cáo dự toán: cách lập dự toán tiêu thụ cần căn cứ vào nhu cầu thị trƣờng, thay vì dựa vào năng lực sản xuất của nhà máy; hệ thống dự toán ngân sách mới cần bổ sung thêm dự toán thu chi tiền mặt và dự toán bảng cân đối kế toán. Khi các thơng tin trên báo cáo dự tốn sát với thực tế hoạt động sản xuất kinh doanh và phản ánh đúng tiềm năng của công ty sẽ làm cơ sở giúp nhà quản trị ra quyết định đúng đắn, làm tiêu chuẩn cho việc đánh giá kết quả thực hiện công việc tại các phịng/ban trong tồn Tổng cơng ty.
Về phƣơng pháp kỹ thuật dự tốn: tổ chức thơng tin hiệu quả bao gồm việc phân loại chi phí theo cách ứng xử chi phí, tổ chức tốt hệ thống chứng từ và hệ thống tài khoản giúp cho việc theo dõi và đánh giá tình hình kinh doanh thực tế đƣợc thuận lợi, làm cơ sở cho cơng tác lập dự tốn ngân sách. Ngồi ra, cần khắc phục hạn chế của kỹ thuật dự toán ngân sách tăng thêm và dự toán ngân sách tĩnh,
vận dụng một cách có hiệu quả kỹ thuật dự tốn ngân sách cuốn chiếu tự động giúp tiết kiệm thời gian và chi phí lập dự tốn.
Về tổ chức vận hành: đảm bảo mọi nguồn lực, bộ phận trong Tổng công ty đều tham gia vào cơng tác dự tốn ngân sách và phải đƣợc phân bổ, điều phối hợp lý, giúp nâng cao tinh thần trách nhiệm và nhận thức rõ tầm quan trọng của việc lập dự toán ngân sách của mỗi thành viên tham gia dự toán.
3.2. Giải pháp hồn thiện hệ thống dự tốn ngân sách tại PVFCCo
3.2.1. Giải pháp hồn thiện về mơ hình dự tốn
Với mơ hình thơng tin phản hồi, công ty đã huy động đƣợc các cấp quản lý khác nhau tham gia vào q trình dự tốn, giúp cho bản dự tốn có tính khả thi cao. Tuy nhiên, mơ hình thơng tin phản hồi tại PVFCCo chƣa áp dụng triệt để, thể hiện qua việc Hội đồng quản trị chỉ định hƣớng một số chỉ tiêu liên quan đến tỷ giá, giá dầu, giá khí, sản lƣợng sản xuất, mà chƣa xây dựng mục tiêu doanh thu lợi nhuận dẫn đến tốn nhiều thời gian, chi phí cho thơng tin dự thảo, phản hồi và xét duyệt thơng qua. Theo quan điểm hồn thiện của tác giả, PVFCCo cần áp dụng triệt để mơ hình thơng tin phản hồi, qua đó cần nâng cao sự phối hợp giữa Hội đồng quản trị và các Giám đốc, trƣởng phòng ban trong thảo luận, đàm phán, xây dựng mục tiêu dự tốn. Khi có sự đồng thuận trƣớc về mục tiêu dự toán sẽ giúp tiết kiệm nhiều thời gian, chi phí cho giai đoạn lập dự tốn chi tiết, phản hồi và xét duyệt thơng qua.
Hội đồng quản trị
Hội đồng quản trị
Giám đốc nhà máy, chi nhánh HCM, các công ty con
Giám đốc nhà máy, chi nhánh HCM, các công ty con
Các quản đốc phân xƣởng, trƣởng phòng, trƣởng ban
Các quản đốc phân xƣởng, trƣởng phịng, trƣởng ban
Giải thích mơ hình:
Hội đồng quản trị sẽ họp bàn với Ban giám đốc, các trƣởng phòng ban về việc lập kế hoạch cho năm kế hoạch. Hội đồng quản trị cùng Ban giám đốc sẽ đƣa ra mục tiêu chung của công ty trong năm kế hoạch, mục tiêu phải đƣợc xây dựng dựa trên tình hình thực tế tại các đơn vị và mang tính phát triển và đƣợc cụ thể hóa thành các số liệu cụ thể. Thông qua cuộc họp, dựa trên điều kiện thực tế của từng đơn vị, Hội đồng quản trị sẽ tạm thời phân phối các chỉ tiêu cho các đơn vị. Trên cơ sở mục tiêu đƣợc giao, các trƣởng phòng, quản đốc phân xƣởng tiến hành lập dự toán chi tiết. Phịng kế hoạch có trách nhiệm tổng hợp dự toán của các bộ phận thành dự toán ngân sách chung của tồn cơng ty, đồng thời chịu trách nhiệm tổ chức các cuộc họp với các bộ phận liên quan để nhận ý kiến sửa đổi, bổ sung và hồn chỉnh dự tốn. Sau khi phòng kế hoạch tổng hợp và trình lên cho Ban giám đốc. Ban giám đốc xem xét các thông tin chi tiết kết hợp với mục tiêu Tổng cơng ty để quyết định dự tốn cho tồn đơn vị. Báo cáo dự tốn đƣợc thơng qua sẽ trở thành dự tốn chính thức. Ban giám đốc tiến hành phổ biến lại cho các trƣởng phòng và quản đốc phân xƣởng để thực hiện.
3.2.2. Giải pháp hồn thiện về quy trình lập dự tốn
Nhằm khắc phục hạn chế quy trình lập dự tốn kéo dài, Tổng công ty cần hồn thiện quy trình lập dự tốn ngân sách theo hƣớng cụ thể hoá các bƣớc thực hiện đồng thời kết hợp kỹ thuật dự tốn ngân sách cuốn chiếu vào quy trình, cụ thể nhƣ sau:
3.2.2.1. Giai đoạn 1: Chuẩn bị dự toán ngân sách
Bƣớc 1: Xác định rõ mục tiêu tăng trƣởng doanh thu lợi nhuận của công ty Vào giữa tháng 6 hàng năm, Tổng công ty cần tiến hành cuộc họp giữa Hội đồng quản trị, Ban giám đốc, Trƣởng các phòng ban để xác định mục tiêu chung cho năm kế hoạch. Mục tiêu của công ty phải căn cứ vào nguồn lực sản xuất, tình hình hoạt động hiện tại, những cơ hội và thách thức sẽ ảnh hƣởng đến tình hình hoạt động kinh doanh trong năm kế hoạch,… Ngồi các thơng tin định hƣớng nhƣ hiện
nay gồm sản lƣợng sản phẩm chủ yếu, giá bán, tỷ giá, giá khí, cần xác định cụ thể giá trị và tỷ lệ tăng trƣởng định hƣớng về doanh thu và lợi nhuận cho năm kế hoạch.
Bƣớc 2: Soạn thảo các biểu mẫu
Ban kế hoạch sẽ tiến hành soạn thảo các biểu mẫu cần thiết nhƣ dự toán tiêu thụ, dự tốn sản xuất, dự tốn chi phí ngun vật liệu trực tiếp, dự tốn chi phí nhân cơng trực tiếp, dự tốn chi phí sản xuất chung, dự tốn giá thành, dự tốn chi phí bán hàng, dự tốn chi phí quản lý doanh nghiệp, dự tốn tiền,… Các chỉ tiêu trên biểu mẫu cần hƣớng dẫn về cách thức lập, nội dung phù hợp, dễ đọc, dễ hiểu và thống nhất giữa các phịng ban, đơn vị giúp cơng tác dự tốn đƣợc tiến hành một cách thuận lợi nhất. Bên cạnh các biểu mẫu hiện có, tác giả đề xuất bổ sung và hồn thiện một số biểu mẫu theo danh sách trình bày ở mục 3.2.3.
Bƣớc 3: Đánh giá việc chuẩn bị và ban hành khung thời gian của quy trình lập dự toán ngân sách
Trƣởng ban kế hoạch tiến hành họp các Trƣởng bộ phận liên quan về dự toán ngân sách để kiểm tra, rà soát, xem xét lại việc chuẩn bị nhằm đảm bảo rằng các báo cáo dự toán sẽ cung cấp đầy đủ các thơng tin hữu ích nhất. Bên cạnh đó, quy trình lập dự tốn ngân sách cần quy định rõ khung thời gian thực hiện, ngày bắt đầu và ngày hoàn thành nhằm đảm bảo các báo cáo dự toán đƣợc cung cấp kịp thời, đúng tiến độ. Khung thời gian thực hiện đƣợc tác giả đề xuất nhƣ sau:
Hình 3.1: Khung thời gian thực hiện dự toán (Parmenter, 2007)
Việc phân bổ thời gian thực hiện dự kiến sẽ cần 5 ngày làm việc (thực hiện vào tuần thứ 2 của tháng cuối quý) để hoàn thành bảng dự toán Rolling Forecast
Dec Jan Feb Mar Apr May Jun Jul Aug Sep Oct Nov Dec Jan Feb Mar Apr May Jun Jul Aug Sep Oct Nov Dec Jan Feb Mar Apr May Jun
x 18 tháng
x 18 tháng
x 18 tháng
x 18 tháng
x
x Hàng quý thực hiện cập nhật dự toán (tuần thứ 2 của tháng)
Dự toán chi tiết từng tháng (chiếm 50% thời gian dự toán hàng quý nhằm đảm bảo số liệu gần đúng với thực tế nhất) Dự toán từng tháng
hàng quý. Riêng thời điểm tháng 9 sẽ cần thêm 1 tuần để thảo luận và chốt kế hoạch ngân sách năm.
Các nhóm cơng việc thực hiện trong quy trình và thời gian thực hiện đề xuất nhƣ sau:
Bảng 3.1: Nhóm cơng việc thực hiện trong quy trình và khung thời gian thực hiện đề xuất
STT Các nhóm cơng việc thực hiện trong quy trình Thời gian thực hiện
1
Lập dự tốn của ban/ đơn vị và các cơng ty vùng miền hàng quý (tuần thứ 2 của tháng cuối quý): 5 ngày làm việc * 4 lần trong năm
20 ngày
2
Ban Kế hoạch tổng hợp kế hoạch, hợp nhất số liệu trình Ban giám đốc hàng quý (tuần thứ 3 của tháng cuối quý) : 5 ngày làm việc * 4 lần trong năm
20 ngày
3 Thảo luận, chốt kế hoạch ngân sách năm (tháng 9) 5 ngày 6 Rà sốt, điều chỉnh kế hoạch, ngân sách từ Tổng
Cơng ty xuống các ban đơn vị và công ty vùng miền 5 ngày
Tổng thời gian thực hiện 50 ngày
3.2.2.2. Giai đoạn 2: Giai đoạn soạn thảo
Bƣớc 1: Thu thập thông tin
Vào giai đoạn đầu của tiến trình dự tốn ngân sách, Trƣởng ban kế hoạch sẽ thông báo cho tất cả các bộ phận trong công ty về nhu cầu thu thập thông tin cho việc lập ngân sách. Dữ liệu sử dụng để lập ngân sách đƣợc thu thập từ nhiều nguồn khác nhau, bao gồm các thông tin sau:
- Các thơng tin bên ngồi doanh nghiệp:
+ Các thơng tin liên quan đến chế độ, chính sách của nhà nƣớc: quy định về kế toán, luật doanh nghiệp, lạm phát, tỷ giá, lãi suất,…
+ Các thơng tin liên quan đến thị trƣờng nhƣ: tình hình kinh tế chung và của ngành nói riêng, khách hàng hiện tại và tiềm năng, đối thủ cạnh tranh, nhà cung cấp, tình hình biến động giá dầu, giá khí,…
- Các thơng tin bên trong doanh nghiệp:
+ Các thông tin về mục tiêu chung của cơng ty đã xác định ở giai đoạn 1, đó là mục tiêu doanh thu và lợi nhuận trong năm kế hoạch.
+ Các thông tin về kinh doanh: thông tin về sản phẩm mới dự kiến ra mắt của cơng ty, chính sách bán hàng, giá bán, thị trƣờng tiêu thụ, chính sách chiết khấu và chính sách thu tiền bán hàng.
+ Các thông tin về sản xuất: năng lực sản xuất của nhà máy, tồn kho nguyên vật liệu và thành phẩm, định mức nguyên vật liệu, quy trình sản xuất.
+ Các thông tin về lao động: số lƣợng lao động, trình độ tay nghề, chun mơn, kỹ năng, chính sách tiền lƣơng, bảo hiểm, định mức giờ công lao động, kế hoạch tuyển dụng, sa thải (nếu có).
+ Các thơng tin về tài sản: kế hoạch mua sắm, thanh lý, khấu hao tài sản cố định, công cụ dụng cụ.
+ Các thông tin về dữ liệu quá khứ: doanh thu, sản lƣợng tiêu thụ, chi phí sản xuất chung, chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp, chi phí tài chính,…
Bƣớc 2: Các phịng ban cung cấp thơng tin trên các biểu mẫu dự toán
Ban kế hoạch cung cấp các biểu mẫu dự toán đã soạn thảo ở giai đoạn 1 cho các phòng ban liên quan gồm: Ban kinh doanh, Ban Hố chất, Ban tài chính kế tốn, Ban Tổ chức nhân sự, Ban đầu tƣ xây dựng, Phịng cơng nghệ sản xuất nhà máy, Phòng kế hoạch các cơng ty con… Sau đó, các phịng ban có trách nhiệm cung cấp các thông tin cần thiết cho các chỉ tiêu trên biểu mẫu và gởi về Ban kế hoạch. Ban kế hoạch sẽ tổng hợp, kiểm tra và tiến hành soạn thảo các báo cáo dự toán cho tồn Tổng cơng ty.
Bƣớc xét duyệt dự tốn đƣợc duy trì nhƣ quy trình hiện tại (từ bƣớc 3 đến bƣớc 5 của mục 2.3.2)
3.2.2.3. Giai đoạn 3: Giám sát hệ thống ngân sách
Bƣớc 1: So sánh ngân sách và thực tế
Việc so sánh hoạt động thực tế với ngân sách đƣợc thực hiện hàng tháng để đánh giá hoạt động quản lý và kinh doanh nhằm hỗ trợ những nhà quản lý cấp cao xác định đƣợc các xu hƣớng, dự báo kết quả cuối năm, và tránh xảy ra những sự cố bất ngờ về tài chính.
Bƣớc 2: Lập dự báo forecast (ƣớc thực hiện)
Tổng công ty cần thực hiện lập dự báo forecast theo định kỳ hằng quý và áp dụng kỹ thuật dự toán cuốn chiếu 18 tháng (chi tiết cách thực hiện kỹ thuật này đƣợc trình bày ở mục 3.2.4.2). Số liệu thực tế sẽ đƣợc so sánh với kế hoạch đã phê duyệt và so sánh với dự báo ƣớc thực hiện kỳ trƣớc đã lập.
Bƣớc 3: Phân tích các chênh lệch
Để phân tích các chênh lệch cho chỉ tiêu sản lƣợng tiêu thụ và doanh thu thuần, công ty cần lập bảng so sánh kế hoạch – thực tế, ƣớc thực hiện – thực tế, từ đó tìm ra ngun nhân biến động là do giá hay do lƣợng theo công thức sau:
Q1P1
= Q1P1 * Q1P0 Q0P0 Q1P0 Q0P0 Với Q1,P1là lƣợng thực tế và giá thực tế
Q0,P0là lƣợng kế hoạch/ƣớc thực hiện và giá kế hoạch/ƣớc thực hiện
Tổng biến động: Q1 * P1 – Q0 * P0 Biến động do giá: (P1– P0) * Q1 Biến động do lƣợng: (Q1 – Q0) * P0
Trƣờng hợp tỷ giá thƣờng xuyên biến động hoặc trong tình hình lạm phát cao thì việc phân tích thêm biến động tỷ giá là hết sức cần thiết. Theo đó biến động do giá và biến động do lƣợng đƣợc quy về USD theo tỷ giá thời điểm lập kế hoạch/ƣớc thực hiện.
Trong đó: Biến động do tỷ giá = Tổng biến động USD – Biến động do giá quy về USD – Biến động do lƣợng quy về USD
Tham khảo bảng phân tích chênh lệch sản lượng tiêu thụ và doanh thu thuần được trình bày ở phụ lục 3.12A (do biến động lượng và giá) và phụ lục 3.12B (do biến động lượng, giá và tỷ giá).
Các chỉ tiêu khác đƣợc phân tích chênh lệch về giá trị tuyệt đối và tỷ lệ % thực tế/kế hoạch hoặc thực tế/forecast.
Bƣớc 4: Kiểm sốt biến động chi phí sản xuất
Cuối mỗi tháng sau khi chạy chƣơng trình tính giá thành trên Oracle, kế tốn tiến hành phân tích và giải thích các biến động chi phí so với kế hoạch/ forecast. Cần xác định những biến động có thể kiểm sốt đƣợc nhƣ giá nguyên vật liệu đầu vào, mức tiêu hao nguyên vật liệu, mức giờ công lao động, sự cố dừng máy,… để có phƣơng án dự phịng và đề xuất tham mƣu cho Tổng giám đốc.
Bƣớc 5: Đề xuất tham mƣu cho Tổng giám đốc
Kết quả của việc phân tích các biến động là cơ sở để các phịng ban xây dựng phƣơng án khác nhau để tăng tiêu thụ, tăng/giảm giá bán, mở rộng thị trƣờng,… đề xuất cho Tổng giám đốc. Khi đã đƣợc Tổng giám đốc quyết định, các bộ phận sẽ tiến hành cập nhật dự toán cho các tháng/quý tiếp theo.
3.2.3. Giải pháp hồn thiện về hệ thống dự tốn ngân sách
Hiện nay các báo cáo dự toán ngân sách tại PVFCCo đã tƣơng đối đầy đủ, tuy nhiên cách lập dự toán tiêu thụ cần căn cứ vào nhu cầu thị trƣờng, thay vì dựa vào năng lực sản xuất của nhà máy. Hệ thống dự toán ngân sách mới cần bổ sung thêm dự toán thu chi tiền mặt và dự toán bảng cân đối kế toán, bao gồm các báo cáo