2.4. Đánh giá hệ thống dự toán ngân sách tại PVFCCo
2.4.1. Những thành công và bài học kinh nghiệm
2.4.1.1. Về mơ hình dự tốn
Mặt thành cơng: Tổng công ty lập dự tốn ngân sách theo mơ hình thơng tin
phản hồi nên các cấp trong Tổng cơng ty đều đƣợc tham gia vào q trình lập dự toán, đều đƣợc đƣa ra ý kiến và chịu trách nhiệm về ý kiến của mình trong việc lập dự tốn ngân sách, huy động đƣợc kỹ năng, trí tuệ, kinh nghiệm của các cấp quản lý khác nhau, tạo sự thống nhất hƣớng đến mục tiêu chung của tổ chức, do đó dự tốn ngân sách có tính khả thi cao.
Bài học kinh nghiệm: mơ hình thơng tin phản hồi mà PVFCCo đang áp
dụng là phù hợp với đặc điểm hoạt động và yêu cầu quản lý của công ty.
2.4.1.2. Về quy trình lập dự tốn
Mặt thành cơng: Về quy trình lập dự tốn, căn cứ vào các bƣớc thực hiện
lập dự tốn có thể nhóm thành 3 giai đoạn cụ thể nhƣ sau:
- Giai đoạn chuẩn bị: Hội đồng quản trị Tổng công ty xác định mục tiêu kinh doanh phù hợp với điều kiện và tiềm năng phát triển của Tổng cơng ty. Bên cạnh đó, Tổng cơng ty đã xây dựng bộ biểu mẫu lập dự toán gồm 31 biểu mẫu và quy định trách nhiệm lập dự tốn ngân sách là phịng/ban kế hoạch.
- Giai đoạn soạn thảo (thể hiện ở bƣớc 1 đến bƣớc 5 của quy trình lập kế hoạch): Cơng tác lập dự tốn đƣợc giao cho phòng kế hoạch các đơn vị chịu trách nhiệm tổng hợp, kiểm tra, báo cáo, có sự phối hợp của các phịng ban liên quan.
- Giai đoạn theo dõi, giám sát (thể hiện ở bƣớc 6 của quy trình lập kế hoạch): Tổng cơng ty có quy định các đơn vị, phòng ban định kỳ hàng tháng và quý gởi báo cáo về cho Ban kế hoạch tình hình thực hiện kế hoạch nên dễ dàng so sánh, đánh giá để rút kinh nghiệm cho lần lập dự toán tiếp theo.
Bài học kinh nghiệm: Công ty xây dựng quy trình lập dự tốn qua 7 bƣớc
đã đáp ứng yêu cầu của Brookson (2000) về quy trình lập dự tốn.
2.4.1.3. Về hệ thống dự toán
Mặt thành công: Về cơ bản tổng công ty đã xây dựng đƣợc hệ thống dự toán ngân sách gồm các dự toán nhƣ: dự toán sản xuất, dự toán tiêu thụ, dự tốn doanh thu, dự tốn chi phí hoạt động, dự tốn giá thành, dự toán kết quả hoạt động kinh doanh, dự toán vốn chủ sở hữu, dự toán nhân sự đào tạo, dự toán đầu tƣ XDCB và mua sắm TSCĐ, CCDC.
Bài học kinh nghiệm: Công ty đã xây dựng một số các báo cáo dự toán cơ
bản liên quan đến doanh thu – chi phí.
2.4.1.4. Về kỹ thuật lập dự tốn
Mặt thành cơng: Mặc dù Tổng công ty áp dụng kỹ thuật dự toán tĩnh dựa
trên 1 mức độ hoạt động nhƣng các rủi ro đƣợc xác định trong công tác lập dự tốn ngân sách (khơng chính thức) thể hiện ở các khoản mục dự phòng, định mức chi phí,… phần nào bù đắp thiếu hụt ngân sách khi vận hành thực tế.
Kỹ thuật dự tốn ngân sách theo chƣơng trình mục tiêu giúp các đơn vị xây dựng dự toán hƣớng đến mục tiêu chung của tổ chức, nhờ đó kết quả hoạt động kinh doanh hằng năm của Tổng công ty luôn đạt hoặc vƣợt kế hoạch ngân sách đề ra. Số liệu thực tế năm 2014, tổng doanh thu hợp nhất Tổng công ty là 9.972 tỷ đồng, đạt 115% so với kế hoạch năm 2014. Doanh thu năm 2015 là 10.047 tỷ đồng, đạt 109% so với kế hoạch năm 2015.
Bài học kinh nghiệm: Các kỹ thuật dự toán đang áp dụng phần nào đáp ứng
nhu cầu quản trị của các cấp quản lý. Tuy nhiên, công ty cần áp dụng thêm các kỹ thuật dự tốn khác nhằm nâng cao tính hiệu quả của cơng tác dự tốn ngân sách.
2.4.1.5. Về tổ chức vận hành
Mặt thành công: Tổng công ty đã ban hành văn bản “quy trình dự báo và lập kế hoạch” số 282 ngày 02 tháng 06 năm 2014 quy định về công tác dự báo và lập kế hoạch hoạt động sản xuất kinh doanh trong tồn Tổng cơng ty bao gồm: trình tự thực hiện, nội dung báo cáo, lƣu trữ dữ liệu và hồ sơ, trách nhiệm của các đơn vị và phịng/ban trong cơng tác dự báo và lập kế hoạch.
Bài học kinh nghiệm: việc quy định về công tác tổ chức vận hành phần nào
giúp công tác lập dự tốn ngân sách hồn thành đúng thời gian, nội dung và mục tiêu đề ra.