3.3. Giải pháp hoàn thiện hệ thống đánh giá thực hiện công việc
3.3.3. Xác định rõ các tiêu chí cần đánh giá
Cơng ty cần đưa ra những tiêu chí riêng, áp dụng cho các cấp bậc nhân viên khác nhau, để có cách đánh giá hiệu quả nhất. Các tiêu chí này cần: cụ thể, có thể đo lường và đánh trọng số tương ứng, phù hợp với thực tế công việc, dễ thực hiện và có chu kỳ đánh giá phù hợp (tháng/q/năm).
Để có xác định chính xác các tiêu chí cần đánh giá kết quả thực hiện cơng việc đối với các nhân viên, cần phải tiến hành thảo luận chuyên sâu giữa cán bộ chuyên trách mảng nhân sự, cán bộ quản lý nghiệp vụ và nhân viên trực tiếp thực hiện công việc.
Trong giới hạn nghiên cứu và điều kiện môi trường cụ thể, tác giả tiến hành thảo luận với trưởng phòng Tổ chức hành chánh, trưởng phịng Kế hoạch vật tư và nhóm nhân viên mua sắm vật tư về cơ sở đánh giá, các chỉ tiêu đánh giá, phương pháp và công cụ đánh giá thích hợp. Theo đó, nhóm thảo luận cho rằng giải pháp thiết thực hiện tại là:
Xây dựng bản mô tả và tiêu chuẩn công việc.
Xác định mức độ hồn thành cơng việc, các mức độ năng lực thực hiện tại từng vị trí cơng tác hay nhóm cơng việc tương đồng.
Xây dựng bảng biểu dể hiểu, dễ thực hiện, cấu trúc của bảng biểu đồng nhất. Đây sẽ là tài liệu cần thiết trong việc hướng dẫn cho cán bộ quản lý, nhân viên trong giai đoạn đầu xây dựng hồn thiện cơng tác đánh giá.
Một số nội dung chi tiết được đề xuất như sau:
Mô tả công việc nêu rõ nhiệm vụ và trách nhiệm liên quan tới công việc được
giao và những điều kiện thực hiện, được viết bằng ngôn ngữ đơn giản, dễ hiểu, có giá trị so sánh, hỗ trợ nhân viên định hướng họ cần phải làm gì, mục tiêu
cơng việc cần đạt được và tiêu chuẩn cho vị trí đó, khơng trùng lắp công việc với nhau, tránh được các tình huống va chạm do trong đó đã ghi rõ vị trí nào làm nhiệm vụ gì.
Bản mơ tả cơng việc hiệu quả phải có các thơng tin sau:
- Tên cơng việc, vị trí cơng việc trong sơ đồ tổ chức, nơi làm việc.
- Công việc cần thực hiện: ai là người thực hiện công việc, nhiệm vụ cụ thể, trách nhiệm, quyền hạn, quan hệ công việc, thiết bị, môi trường làm việc…
- Chỉ dẫn chi tiết về công việc: cách thức và phương pháp thực hiện công việc, điều kiện làm việc…
- Tiêu chuẩn chức danh công việc: giúp loại bỏ những yếu tố không rõ ràng về những kỹ năng, kinh nghiệm, điều kiện sức khoẻ, mức độ hoàn thành công việc...
Tiêu chuẩn công việc liệt kê tất cả các yêu cầu chủ yếu đối với nhân viên
thực hiện công việc, một hệ thống các chỉ tiêu phản án các yêu cầu cả về mặt số lượng và chất lượng của sự hoàn thành các nhiệm vụ được quy định trong bản mô tả công việc. Những yêu cầu cơ bản sau:
- Trình độ văn hố, chun mơn và các khố đào tạo đã qua.
- Trình độ ngoại ngữ: mức độ thành thạo các kỹ năng hoặc yêu cầu về chứng chỉ.
- Thâm niên cơng tác trong nghề và các thành tích đã đạt được.
- Tuổi đời; Sức khoẻ; Ngoại hình; Năng khiếu đặc biệt và các yêu cầu đặc biệt.
Bảng 3-2: Bảng mô tả cơng việc và tiêu chuẩn cơng việc cho vị trí nhân viên mua sắm vật tư
MÔ TẢ CÔNG VIỆC Tài liệu số:
Lần ban hành:
2.3.3.Nhân viên kế hoạch và mua sắm vật tư - Trần Huỳnh Anh Khoa
Ngày ban hành: Ngày hiệu lực: Trang:
1.THÔNG TIN CHUNG VỀ CƠNG VIỆC
Chức danh cơng việc Nhân viên mua sắm vật tư
Bộ phận làm việc Tổ Cung ứng vật tư – Phòng Kế Hoạch Vật Tư
Cấp trên trực tiếp Trưởng Phịng, Phó Phịng Kế Hoạch Vật Tư
Đơn vị cấp trên trực
tiếp Phòng Kế Hoạch Vật Tư
Địa điểm làm việc 1179 Nguyễn Văn Linh F.Tân Phong Q.7
2.MỤC ĐÍCH CỦA CƠNG VIỆC
Hoạch đinh, tổ chức thực hiện mua sắm, cung ứng vật tư - trang thiết bị.
3.NHIỆM VỤ VÀ QUYỀN HẠN
TT Nhiệm vụ Bằng chứng công việc Quyền
hạn Công tác mua sắm vật tư Bộ chứng từ mua sắm vật tư
1 Hoạch định:
- Theo dõi tồn kho, kế hoạch mua sắm vật tư năm, các nhu cầu vật tư xây dựng, bổ sung thay thế trang thiết bị.
- Hoạch định: số lượng cần mua từng thời điểm, thời gian thực hiện, điểm đặt hàng và nhận hàng, chi phí thực hiện.
- Bảng thống kê tồn kho - Bảng kế hoạch mua sắm
vật tư.
- Tờ trình nhu cầu mua sắm của các đơn vị liên quan
2 Thực hiện:
- Kiểm tra kế hoạch mua sắm vật tư đã đươc duyệt đầu năm, kiểm tra và đối chiếu nhu
cầu với tồn kho, phối hợp kho vật tư và các đơn vị liên quan để xác định chính xác chủng loại, qui cách kỹ thuật, số lượng vật tư - trang thiết bị cần mua:
- Lập tờ trình chủ trương mua sắm.
- Tìm nhà cung cấp, khảo giá, thương thảo việc mua hàng, đánh giá - chọn các nhà cung cấp. Tạo các văn bản, chứng từ liên quan đến công việc mua sắm (đảm bảo đúng qui định). Trình ký lãnh đạo. Thủ tục cần lập bao gồm:
o Tờ trình mời nhà cung cấp.
o Thư mời chào giá.
o Biên bản mở thư chào giá.
o Tờ trình duyệt chọn nhà cung cấp.
o Hợp đồng mua sắm.
- Tiến hành việc mua sắm chính thức tại các nhà cung cấp được chọn. Tái kiểm tra và xác nhận chính xác yêu cầu hàng hoá với nhà cung cấp. Kiểm mẫu hàng hoá trong quá trình gia cơng sản xuất lơ hàng. u cầu điều chỉnh (nếu có).
- Tổ chức kiểm nhận hàng hoá tại nơi cung cấp hoặc nơi nhận hàng. Thủ tục:
o Lập biên bản kiểm nhận, bàn giao hàng hoá từ nhà cung cấp.
- Phối hợp với kho vật tư, tổ chức lưu kho, hoặc bàn giao trực tiếp thiết bị cho các đơn vị sử dụng. Thủ tục:
o Lập chứng từ nhập kho hoặc biên bàn
giao sử dụng. 3 Tự kiểm soát:
- Kiểm tra, đảm bảo nhu cầu hàng hoá rõ ràng, kiểm tra đối chiếu với tồn kho và kế hoạch mua sắm đã duyệt đầu năm, liên hệ Phòng KTTC xác định nguồn tài chính đảm bảo cho việc thực hiện mua sắm, kiểm tra kho bãi sẵn sàng cho việc lưu trữ.
- Kiểm tra hàng hoá vật tư đủ số lượng, đảm bảo chất lượng, việc mua hàng đúng tiến độ, đáp ứng kịp thời nhu cầu vật tư thi công và nhu cầu tác nghiệp của các đơn vị. Nhận phản hồi từ các đơn vị về chất lượng hạng hố, liên hệ việc bảo trì bảo hành (nếu có).
- Kiểm tra tính pháp lý của quá trình thực hiện, đối chiếu với Qui trình thủ tục mua sắm của công ty, Luật Đấu Thầu.
- Thiết lập và duy trì quan hệ tốt với các nhà cung cấp.
- Báo cáo kết quả kiểm tra công việc
4. MỐI QUAN HỆ TRONG QUÁ TRÌNH LÀM VIỆC Bên
trong Cấp trên
Báo cáo cho cấp trên:
- Phó phịng phụ trách cung ứng vật tư. - Trưởng thòng Kế hoạch vật tư
Ngang cấp
Tổ quản lý vật tư – Phòng Kế Hoạch Vật Tư để đối chiếu kiểm tra tồn kho, kho bãi.
Chuyên viên Phịng Kế Tốn Tài Chính để kiểm tra chéo tính pháp lý và xác định nguồn tài chính thực hiện.
Các Phịng – Ban nơi phát sinh nhu cầu vật tư - trang thiết bị để đảm bảo đúng hàng hoá cần mua, cung cấp kịp thời, đầy đủ, đúng qui trình thủ tục. Cấp dưới Khơng Bên ngồi Cơ quan hành chính nhà nước Khơng Nhà cung cấp
Danh mục nhà cung cấp vật tư trang thiết bị ngành nước và các nhà cung cấp khác
Khác Các đơn vị kiểm định chất lượng độc lập.
5. CÔNG CỤ, PHƯƠNG TIỆN VÀ ĐIỀU KIỆN LÀM VIỆC Công cụ, phương
tiện làm việc
Máy vi tính, bảng tính cá nhân, các trang thiết bị văn phịng
Điều kiện làm việc
Vệ sinh mơi trường Cường độ, tính chất lao động
- Bình thường x - Bình thường x
- Độc hại - Nặng nhọc, nguy hiểm
- Đặc biệt độc hại - Đặc biệt nặng nhọc, nguy hiểm
6. TIÊU CHUẨN CHỨC DANH CƠNG VIỆC 1 Trình độ chun
mơn
Đại học: chuyên ngành quản trị kinh doanh/marketing/thương mại; chứng chỉ Luật Đấu Thầu.
2 Kỹ năng tin học Thành thạo sử dụng máy tính, thao tác thuần thục trên phần
mềm Bravo và các ứng dụng văn phòng.
ứng dụng và đọc một số tài liệu liên quan.
4 Kỹ năng chuyên môn
Công tác mua sắm:
Tổ chức các hình thức mua sắm theo luật định: đấu thầu, mua sắm trực tiếp, chỉ định thầu …
Quản lý nguồn cung ứng.
Nắm vững nghiệp vụ, qui định công ty về việc tổ chức mua sắm và Luật Đấu Thầu.
5 Kỹ năng khác Thương thảo, Lập kế hoạch công việc, Soạn thảo văn bản, hợp đồng, Giao tiếp tốt, Làm việc nhóm.
6 Thâm niên cơng tác
chun mơn Từ 01 tháng đến 03 năm. 7 Yêu cầu khác Sức khoẻ tốt.
(Nguồn: tác giả đề xuất)
Đánh giá năng lực: Do những hạn chế trong đánh giá năng lực theo các tiêu
chí chung chung hiện có, trọng phạm vi đề tài và môi trường công tác, tác giả tập trung đề xuất nhóm năng lực hành vi cần có đối với nhân viên mua sắm vật tư như sau:
- Kỹ năng thực hiện công việc: là khả năng giải quyết công việc từ dễ đến
phức tạp, từ nhưng cơng việc mang tính qui trình lặp đi lặp lại đến những cơng việc phát sinh chưa có tiền lệ. Q trình thực hiện cơng việc có cần sự giám sát hay thể hiện được tính tự chủ, tự tin và trách nhiệm trong việc hoàn thành nhiệm vụ được giao đúng qui định, đúng hạn định, đảm bảo chất lượng công việc thực hiện.
- Các kiến thức và kinh nghiệm trong công việc: thể hiện sự hiểu biết về tính
chất, nội dung, đặc điểm cơng việc, mơi trường điều kiện là việc; nhận thức về nhiệm vụ và trách nhiệm thực hiện nhiệm vụ được giao; kiến thức về luật pháp trong công tác mua sắm vật tư trang thiết bị, về qui cách, điều kiện kỹ thuật vật tư chuyên ngành; kinh nghiệm trong xử lý tính huống mua sắm, lập thủ tục hồ sơ, tổ chức giao nhận hàng hoá.
- Kỹ năng giao tiếp: là khả năng nắm bắt thông tin đầy đủ chính xác; khả năng
thương thảo hợp đồng một cách chủ động; truyền đạt được thông tin một cách rõ ràng rành mạch khi làm việc với đối tác, ban lãnh đạo; thể hiện phong thái giao tiếp tự tin, trung thực.
- Kỹ năng lựa chọn nhà thầu: là khả năng hướng dẫn, kiểm tra việc thực hiện
các quy trình, tiêu chuẩn đánh giá và chọn lựa nhà thầu; so sánh, đánh giá, cân nhắc các năng lực, kinh nghiệm các nhà thầu; dự đoán và ngăn ngừa các rủi ro khi đánh giá nhà thầu. Khả năng xây dựng quy trình và phương pháp đánh giá và chọn lựa nhà thầu hiệu quả.
- Các thái độ và hành vi thể hiện trong quá trình tác nghiệp như: Khả năng phối hợp với đồng nghiệp; chấp hành nội qui và kỷ cương lao động; tinh thần học hỏi; ý kiến sáng tạo cải tiến công việc; sẵn sàng nhận nhiệm vụ; tinh thần giữ gìn đồn kết nội bộ và dân chủ.
Hai khía cạnh đánh giá về thực chất là hai khía cạnh của một công việc, thường được các chun gia gọi là khía cạnh "cái gì" và khía cạnh "thế nào" của một cơng việc. Khía cạnh "cái gì" (kết quả thực hiện cơng việc) sẽ chiếm tỷ trọng khoảng 70% trong tổng kết quả đánh giá, trong khi khía cạnh "thế nào" chiếm tỷ trọng khoảng 30%.
Bản kế hoạch phát triển cá nhân: Sau khi có bản mơ tả cơng việc, tiêu chuẩn
công việc và xác định các kỹ năng cần có của vị trí cơng việc, tác giả đề xuất xây dựng bản kế hoạch phát triển các nhân cho nhân viên tại mỗi đầu kỳ. Các nội dung chính như sau:
Mục đích:
- Định hướng và xây dựng kế hoạch hành động cho nhân viên.
- Hỗ trợ công tác quản lý.
- Làm cơ sở để đánh giá cuối kỳ.
Các nội dung cần thể hiện trong bản kế hoạch phát triển cá nhân:
- Xác định các công việc ưu tiên/trọng yếu trong kỳ làm việc của cá nhân.
- Xác định các mục tiêu cần đạt được.
- Xác định các kỹ năng, kiến thức, thái độ cần thể hiện.
- Xác định các hoạt động chính cần thực hiện.
Bảng 3-3: Bản kế hoạch phát triển các nhân cho vị trí nhân viên mua sắm vật tư KẾ HOẠCH PHÁT TRIỂN CÁ NHÂN KẾ HOẠCH PHÁT TRIỂN CÁ NHÂN
Mục tiêu chính yếu năm tới
Quan hệ với mục tiêu chung của Phịng và của Cơng ty
Kiến thức, kỹ năng cần thiết Các hoạt động chính cần thực hiện
Ngày hồn thành 1. Hoạt động đấu thấu
Gói thầu số 1 - Đảm bảo khả năng cung ứng vật tư cho cơng trình 1/08
- Cung cấp đúng đủ vật tư, hoàn thành dự án phát triển mạng lưới cấp nước giai đoạn 1 Quận 7
Tổ chức đấu thầu.
Quản lý nguồn cung ứng.
Nắm vững nghiệp vụ, qui định công ty về việc tổ chức mua sắm và Luật Đấu Thầu. Làm việc nhóm. - Tổ chức các hoạt động đấu thầu theo đúng qui trình luật định
- Thiết lập hồ sơ, thủ tục pháp lý gói thầu đúng trình tự, thủ tục pháp lý, thời gian qui định
- Tổ chức kho bãi, giao nhận hàng hoá vật tư
- Báo cáo đánh giá năng lực sau thực hiện nhà cung cấp.
Tháng 6/2018 Họ tên: Trần Minh Quang
Vị trị: Nhân viên mua sắm vật tư Người quản lý: Trần Khoa
Gói thầu số 2 - Đảm bảo khả năng cung ứng vật tư cho cơng trình 2/08
- Cung cấp đúng đủ vật tư, hoàn thành dự án phát triển mạng lưới cấp nước giai đoạn 3 Nhà Bè
Tháng 9/2018
Gói mua sắm xe cơ giới
Đáp ứng nhu cầu sử dụng xe cơ giới theo kế hoạch năm 2018
Tháng 7/2018
2. Hoạt động nâng cao nghiệp vụ
Đạt chứng chỉ nghiệp vụ
Nâng cao năng lực nghiệp vụ mua sắm.
Nghiêm túc học tập. Triển khai ứng dụng
Tham gia khoá đào tào nghiệp vụ đấu thầu nâng cao năm 2018, Khoá đấu thầu qua mạng.
Tháng 4/2018
__________________________________ ______________________
Chữ ký nhân viên Ngày
_________________________________ ______________________
Chữ ký quản lý Ngày