3.3. Giải pháp hoàn thiện hệ thống đánh giá thực hiện công việc
3.3.4. Lựa chọn phương pháp đánh giá
Phương pháp đánh giá hiện tại của Công ty cổ phần Cấp nước Nhà Bè hiện đang sử dụng hiện có rất nhiều những bất cập đã được nêu ở trên, bên cạnh đó với đặc thù điều kiện và môi trường kinh doanh của công ty, tác giả đề xuất xây dựng phiếu đánh giá theo phương pháp đánh giá bằng thang đo định lượng có trọng số với các tiêu thức hành vi và thái độ được thiết kế phù hợp với đặc trưng của từng chức danh công việc. Một số đặc trưng của phiếu đánh giá được đề xuất như sau:
- Việc lựa chọn các đặc trưng cần phải được tiến hành chủ yếu trên cơ sở bản mô tả công việc, bản tiêu chuẩn công việc và các mục tiêu cụ thể tại các phòng ban. Thiết kế các thang đo để đánh giá có thể dưới dạng một thang đo liên tục hoặc rời rạc.
- Người đánh giá và người được đánh giá cùng xác định điểm số theo từng tiêu thức. Tổng điểm là tổng hợp điểm số của từng tiêu thức nhân với với điểm trọng số/hệ số của tiêu thức đó.
- Mẫu phiếu được thiết kế chi tiết, mô tả ngắn gọn từng tiêu thức đánh giá, thứ hạng và trọng số nhằm giúp cho người đánh giá cho điểm dễ dàng và chính xác hơn,
Đối với phương pháp này, tác giả đề xuất trình tự đánh giá được thực hiện như sau:
Bước 1: Nhân viên sẽ tiến hành tự đánh giá trước, nộp phiếu đánh giá cho lãnh đạo Phòng.
Bước 2: Cán bộ quản lý sẽ tiến hành đánh giá, kết hợp lấy ý kiến đánh giá từ đồng nghiệp trong phòng.
Bước 3: Cán bộ quản lý so sánh kết quả và tiến hành thảo luận với nhân viên được đánh giá về những điểm đáng chú ý trong kỳ công tác vừa qua bao gồm những thành tích tích cực và cả những hạn chế cần khắc phục. Thống nhất kết quả đánh giá cuối cùng, chuyển kết quả đánh giá về phòng Tổ chức hành chánh.
Bước 4: Xác lập mục tiêu mới (bản kế hoạch phát triển cá nhân) cho nhân viên trong kỳ tiếp theo.
Ưu điểm của việc sử dụng phương pháp ở chỗ chúng dễ hiểu, được xây dựng tương đối đơn giản và sử dụng thuận tiện. Các tiêu thức được lượng hóa và thể hiện cơ bản việc thực hiện công việc của nhân viên, có giá trị so sánh từ đó hỗ trợ cho cán bộ quản lý thuận tiện trong đánh giá và ra các quyết định liên quan đến khen thưởng cho nhân viên.
Bảng 3-4: Phiếu đánh giá kết quả thực hiện của nhân viên mua sắm PHIẾU ĐÁNH GIÁ NHÂN VIÊN MUA SẮM VẬT TƯ PHIẾU ĐÁNH GIÁ NHÂN VIÊN MUA SẮM VẬT TƯ
Họ và tên: Phòng/Ban:
A. Hướng dẫn
1. Căn cứ: vào thực tế quá trình làm việc của mỗi cán bộ công nhân viên, dựa vào những mô tả, người đánh giá chọn mô tả đúng nhất với thái độ và hành vi của cán bộ công nhân viên.
2. Căn cứ xếp loại:
Xuất sắc: 95 đến 100 điểm Tốt: 90 đến 95 điểm. Khá: 80 đến 90 điểm.
Trung bình: 60 đến 80 điểm. Yếu, kém: Dưới 60 điểm.
3. Kết quả đánh giá STT Tiêu chí đánh giá Hệ số (A) Mức độ thực hiện Số điểm (B) Tự đánh giá Cấp trên đánh giá I/ Hồn thành cơng việc
1
Đảm bảo ngày công
2
Luôn đảm bảo 24 ngày công trong
một tháng 5
Luôn đảm bảo 24 ngày công trong một tháng, cả năm vắng 1-3 cơng và đều có lý do chính đáng 4 Cả năm vắng 3-5 cơng, có lý do chính đáng 3 Cả năm vắng 5-10 công 2
Cả năm vắng trên 10 công 1
2
Kết quả thực hiện công việc
4
Hồn thành các gói thầu giá trị lớn ở mức độ phức tạp, giải quyết được những sự cố bất thường, chưa có tiền lệ, hồn thành công việc với hiệu quả cao, sáng tạo và cải tiến công việc.
5
Hồn thành các gói thầu, gói mua
sắm giá trị trung bình, làm việc độc lập và phối hợp tổ đội tốt, có thể hướng dẩn người khác.
4
Thực hiện công việc mua sắm không
cần giám sát thường xuyên, thực hiện một số điều chỉnh nhỏ.
3 Có khả năng thực hiện cơng việc đơn
giản và lặp đi lặp lại, có giám sát. 2 Thường xuyên mắc lỗi trong việc
thực hiện công việc, trễ hạn định, chất lượng đầu ra công việc không đảm bảo.
1
3 Lựa chọn nhà cung cấp 4 Nắm vững các qui định pháp luật, tiêu chuẩn lựa chọn nhà cung cấp, quản lý thông tin và có mối quan hệ tốt với các nhà cung cấp, có thể hỗ trợ và nhận sự hỗ trợ tốt từ các nhà cung cấp, dự đoán và ngăn ngừa các rủi ro khi đánh giá nhà cung cấp.
5
Hiểu, có thể lý luận, ứng dụng các tiêu chuẩn đánh giá nhà cung cấp. Biết cách tìm kiếm, thu thập thơng tin liên quan của các nhà cung cấp.
4
Hiểu các tiêu chuẩn đánh giá nhà cung cấp. Biết cách đánh giá, có thể so sánh, cân nhắc các năng lực, kinh nghiệm các nhà cung cấp
3
Hiểu quy trình, tiêu chuẩn đánh giá và chọn lựa nhà thầu. Khả năng tìm kiếm nhà cung cấp chưa tốt.
2
Chưa nắm rõ qui trình thực hiện lựa chọn nhà cung cấp, thiếu khả năng tìm kiếm và đánh giá nhà cung cấp.
1 4 Chất lượng đầu ra công việc 4
Mọi công việc đều đảm bảo đúng tiêu chuẩn thực hiện công việc, đúng hoặc vượt tiến độ và hợp lý.
5 Với những công việc được chỉ đạo
làm thêm thì đảm bảo hồn thành. 4 Đảm bảo chất lượng những công việc
Chất lượng công việc đôi khi không đảm bảo đúng tiêu chuẩn thực hiện công việc
2 Chất lượng công việc thường xuyên
thấp hơn tiêu chuẩn thực hiện công việc.
1
Tổng điểm phần I
II/ Thái độ và hành vi trong quá trình làm việc
1 Phối hợp cùng các đồng nghiệp khác thực hiện nhiệm vụ 1 Luôn tôn trọng và chủ động hợp tác với đồng nghiệp nhằm hoàn thành mục tiêu chung.
5
Hợp tác và giúp đỡ đồng nghiệp
hồn thành cơng việc. 4
Độc lập, không gây ảnh hưởng đến đồng nghiệp và công việc của họ. 3 Có mâu thuẫn trong cơng việc, thái độ khơng thích với u cầu hợp tác. 2 Ln có mâu thuẫn với đồng nghiệp, gây cản trở cho đồng nghiệp 1
2 Chấp hành mọi nội quy, quy định 1
Chấp hành nghiêm chỉnh nội quy, quy định của công ty, hướng dẫn động viên đồng nghiệp cùng thực hiện
của công ty
Chấp hành tốt 4
Vi phạm một vài lỗi nhỏ ở mức kỷ
luật nhắc nhở. 3
Vi phạm một vài lỗi ở mức kỷ luật
khiển trách. 2
Vi phạm với mức nhận hình thức kỷ luật từ cảnh cáo trở lên. 1
3
Tinh thần học hỏi 1
Liên tục học tập, cập nhật những kiến thức mới định hướng phục vụ công việc.
5
Nắm vững những yêu cầu mới mà cơng việc địi hỏi, có cập nhật kiến thức theo yêu cầu công việc.
4
Chậm cập nhật kiến thức, hoàn thành nhiệm vụ nhưng có ảnh hưởng đến tiến độ.
3
Một số mục tiêu đề ra khơng hồn thành vì chưa cập nhật kiến thức mới. 2 Thiếu kiến thức chuyên môn dẫn đến thường xun khơng hồn thành nhiệm vụ được giao.
1
4 Ý kiến
sáng tạo 1
Thường xuyên đề xuất sáng kiến, có sáng kiến được áp dụng thực tế mang lại hiệu quả kinh tế cho cơng ty.
Có sáng kiến đề xuất đã đưa vào thực tế, mang lại tiện ích song thiếu hiệu quả về kinh tế.
4
Thường xuyên có sáng kiến song chưa có tính khả thi cao. 3 Có góp ý kiến nhưng chưa phải sáng
kiến 2
Khơng cố ý kiến góp ý nhằm cải tiến
công việc 1 5 Sẵn sàng trong công việc 1
Luôn sẵn sàng nhận nhiệm vụ được giao như làm thêm giờ, ngồi giờ và đi cơng tác xa.
5
Chấp nhận nhận nhiệm vụ đột xuất ngại đi công tác xa hoặc làm ngoài giờ.
4
Chấp nhận nhận nhiệm vụ làm thêm giờ nhưng yêu cầu về thời gian nhất định.
3
Chỉ nhận nhiệm vụ khi bị ép buộc. 2 Từ chối nhận nhiệm vụ làm thêm giờ, ngoài giờ với nhiều lý do 1
6
Đoàn kết và dân
chủ
1
Tham gia đầy đủ các cuộc họp, tích cực đóng góp ý kiến trên tinh thần xây dựng
Đảm bảo tuân thủ, đoàn kết nội bộ và
tinh thần dân chủ. 4
Căn bản là không làm ảnh hưởng đến đoàn kết và dân chủ trong nội bộ 3 Hiềm khích, ganh đua khơng lành mạnh và có thái độ phe phái . 2 Ngang nhiên chia bè kết phái, ủng hộ người này, phá người kia. 1
Tổng điểm phần II
Tổng điểm
Xếp loại
4. Ý kiến của người đánh giá
……………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………
5. Ý kiến của người được đánh giá
……………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………….
Người được đánh giá Người đánh giá
(ký ghi rõ họ tên) (ký ghi rõ họ tên)
Cơng thức tính điểm cụ thể:
Tổng điểm = ∑(AxB)
Theo đó, dựa trên điểm đánh giá kết quả thực hiện cơng việc của cán bộ cơng nhân viên, có các mức sắp xếp sau:
- Xuất sắc: 95 đến 100 điểm
- Tốt: 90 đến 95 điểm.
- Khá: 80 đến 90 điểm.
- Trung bình: 60 đến 80 điểm.
- Yếu, kém: Dưới 60 điểm.
Rất nhiều thời điểm cán bộ quản lý muốn xem xét lại các thông tin, các yếu tố cơng việc của nhân viên để có thể đánh giá hiệu suất làm việc cũng như các vấn đề chính yếu đang tồn tại và kịp thời đưa ra các hướng dẫn nhằm đảm bảo hoàn thành các mục tiêu được đề ra. Theo thực trạng tại công ty, tác giả nhận thấy cán bộ quản lý cần có một cơng cụ nhằm hỗ trợ cơng việc này, vì vậy tác giả đề xuất kết hợp phương pháp lưu trữ làm cơ sở cho việc đánh giá bằng phương pháp bảng điểm, công cụ được sử dụng là nhật ký hiệu suất công việc.
Một bản nhật ký hiệu suất công việc sẽ ghi nhận lại những vấn đề hiệu suất chính yếu, những công việc đã được thực hiện tốt, những sự cố đáng tiếc và cả những lưu y cho tương lai mà người cán bộ quản lý muốn tài liệu hố để có thể dễ dàng xem xét lại, đánh giá, cũng như định hướng giải quyết vấn đề.
Những nội dung cần được ghi nhận trong bản nhật ký hiệu suất công việc:
- Các vấn đề hiệu suất cơng việc chính yếu.
- Các vấn đề học tập và thông qua học tập cải thiện hiệu suất làm việc.
- Các việc hoàn thành tốt, chưa tốt, các điều kiện thuận lợi, các trở ngại.
- Các nội dung chính yếu được ghi nhận trong các buổi họp hoặc thảo luận.
- Tập trung vào hành vi đối với công việc, hiệu suất, cách thức thực hiện công việc của nhân viên.
- Ghi nhận chi tiết, chính xác ngày tháng, thời gian, nơi chốn, người liên quan, nội dung, số liệu các sự kiện chính yếu.
- Ghi nhận các mục tiêu, các kỳ vọng đã hồn thành.
Đảm bảo tính nhất qn của bản nhật ký hiệu suất cơng việc:
- Nhật ký sẽ được áp dụng cho tất cả nhân viên chứ không chỉ những nhân viên có vấn đề, đặc biệt ghi nhận đầy đủ các điểm làm tốt trong quá trình làm việc chứ khơng chỉ là những lỗi mắc phải.
- Cán bộ quản lý phải nhất quán trong cách ghi nhận và đưa ra các giải pháp giải quyết vấn đề.
- Sử dụng là tài liệu chính thức để hỗ trợ đánh giá nhân viên cuối kỳ cũng như giả trình với cấp trên người đánh giá.
Bảng 3-5: Nhật ký hiệu suất công việc NHẬT KÝ HIỆU SUẤT CÔNG VIỆC NHẬT KÝ HIỆU SUẤT CÔNG VIỆC
Tài liệu số: Lần ban hành: Ngày ban hành: Ngày hiệu lực: Trang:
Sử dụng bản ghi này để theo dõi và ghi lại hoạt động của cá nhân trong kỳ làm việc để có thể chia sẻ thông tin này với nhân viên/người giám sát của trong quá trình đánh giá cuối kỳ.
Trong cột Vấn đề hiệu suất đáng chú ý, mô tả vấn đề trọng tâm của cá nhân thực hiện các mục tiêu, các mục tiêu đã hoàn thành, các khoá đào tạo hoặc hội thảo đã tham dự, các đánh giá góp ý hoặc các khen ngợi đã nhận được…
Trong cột Tác động, mơ tả tác động của mục đó lên việc hồn thành các mục tiêu của cá nhân, Phịng Ban và Cơng ty.
Nhân viên
Tên nhân viên: Cấp trên:
Vị trí cơng việc: Kỳ ghi nhận:
Hiệu suất
Thời điểm Vấn đề hiệu suất đáng chú ý Tác động