8. Bố cục luận án
4.2. Các giải pháp chính về quản lý và phát huy giá trị tài liệu Phông lƣu trữ Chủ tịch
4.2.1.1. Thay đổi phƣơng thức quản lý
Trong chƣơng 3 luận án đã phân tích những chủ trƣơng của Trung ƣơng Đảng về việc quản lý tập trung thống nhất tài liệu Phông lƣu trữ Chủ tịch Hồ Chí Minh. Tuy nhiên, đến nay tài liệu của Ngƣời vẫn chƣa đƣợc thu thập đầy đủ về Cục Lƣu trữ Văn phịng Trung ƣơng. Vì vậy, Cục Lƣu trữ Văn phòng Trung ƣơng với tƣ cách là cơ quan quản lý tài liệu Phơng lƣu trữ Chủ tịch Hồ Chí Minh cần có phƣơng thức quản lý thích hợp thơng qua các hình thức, cơ chế quản lý tài liệu nhƣ kiểm sốt tồn bộ nội dung, thành phần tài liệu của Hồ Chí Minh mà các cơ quan, tổ chức đang lƣu trữ thơng qua hình thức thống kê tài liệu; cơng bố sử dụng tài liệu (với những tài liệu mật, nhạy cảm).
Công tác quản lý tập trung thống nhất tài liệu Phơng lƣu trữ Chủ tịch Hồ Chí Minh nên theo hƣớng quản lý thống nhất về các chế độ, tiêu chuẩn nghiệp vụ, nhƣ chế độ bảo quản tài liệu, kho tàng, trang thiết bị bảo quản. Đặc biệt là thống nhất về chế độ bảo mật, về công bố, khai thác, sử dụng tài liệu và các nghiệp vụ áp dụng cho tài liệu thuộc phơng... vì hiện nay mỗi cơ quan áp dụng nghiệp vụ khác nhau nhƣ : cơ quan lƣu trữ áp dụng nghiệp vụ lƣu trữ, bảo tàng áp dụng nghiệp vụ bảo tàng, thƣ viện (nếu có) áp dụng nghiệp vụ thƣ viện, các viện nghiên cứu áp dụng hoặc không áp dụng các nghiệp vụ quản lý tài liệu nên đã ảnh hƣởng nghiêm trọng tới công tác quản lý tài liệu.
Nhƣ vậy, các cơ quan hữu quan nên xác định vấn đề quản lý tập trung thống nhất tài liệu Phơng lƣu trữ Chủ tịch Hồ Chí Minh khơng phải là việc đƣa tồn bộ tài liệu lƣu trữ đang bảo quản ở các cơ quan, tổ chức, cá nhân về bảo quản “tập trung” một nơi, mà áp dụng các chế độ quản lý trong phân loại, lập hồ sơ, biên mục, thẩm định, xác minh giá trị tài liệu; bảo quản, công bố, khai thác sử dụng, thống kê hoặc xây dựng cơ sở dữ liệu… để các cơ quan thực hiện thống nhất (ít nhất là đối với các cơ quan, tổ chức chúng tôi đã đề cập ở phần đặc điểm phông ở chƣơng 2).
Cụ thể, chúng tôi xin đề xuất một số nội dung nhƣ sau :
Thứ nhất, chuyển từ phƣơng thức quản lý trực tiếp sang quản lý gián tiếp tài liệu Phông lƣu trữ Chủ tịch Hồ Chí Minh, nhất là đối với một số cơ quan, tổ chức thƣờng xuyên sử dụng tài liệu nhƣ Bảo tàng Hồ Chí Minh, Viện Hồ Chí Minh và các lãnh tụ của Đảng, Bảo tàng Lịch sử quốc gia, Trung tâm Lƣu trữ quốc gia III…
Quản lý tập trung thống nhất ở đây nghĩa là quản lý vĩ mơ về chủ trƣơng, chính sách, chế độ nghiệp vụ đối với tài liệu Phông lƣu trữ Chủ tịch Hồ Chí Minh; quản lý tài liệu trong màng lƣới các phòng kho lƣu trữ của Đảng, Nhà nƣớc chứ không phải thu toàn bộ về một nơi. Tài liệu lƣu trữ của Hồ Chí Minh do các cơ quan, tổ chức đang bảo quản và phát huy giá trị tốt thì nay tiếp tục cho phép lƣu giữ. Điều này có nghĩa là cần chấp nhận thực tế tài liệu thuộc Phơng lƣu trữ Chủ tịch Hồ Chí Minh có thể bảo quản phân tán ở cơ quan, tổ chức khác ngoài Cục Lƣu trữ Văn phòng Trung ƣơng.
Đảng ta là đảng cầm quyền, do đó các cơ quan, tổ chức trong hệ thống chính trị đều dƣới sự lãnh đạo của Đảng, nên việc thu thập tài liệu của Hồ Chí Minh hay để tại các cơ quan không quan trọng; quan trọng ở chỗ Đảng kiểm sốt đƣợc tài liệu của Hồ Chí Minh thơng qua các tổ chức đảng và đảng viên ở những nơi đó. Tuy nhiên, Cục Lƣu trữ phải nắm số lƣợng, thành phần, nội dung, tình trạng tài liệu, tình hình khai thác sử dụng và xây dựng, ban hành các văn bản chỉ đạo, hƣớng dẫn về mặt nghiệp vụ để có chế độ quản lý thống nhất mọi tài liệu lƣu trữ của Hồ Chí Minh. Để làm tốt điểm này, cần thực hiện hai việc sau :
1) Cục Lƣu trữ tham mƣu cho lãnh đạo Văn phịng Trung ƣơng trình Ban Bí thƣ Trung ƣơng Đảng tổng kết, bổ sung, sửa đổi Quyết định 89-QĐ/TW và Quyết định 94- QĐ/TW hoặc có văn bản mới quy định sâu thêm về thành phần, nội dung và các vấn đề quản lý, phát huy giá trị tài liệu thuộc phông để phù hợp với tình hình thực tiễn hiện nay. Bên cạnh đó, Cục Lƣu trữ tham mƣu cho lãnh đạo Văn phòng Trung ƣơng Đảng ban hành văn bản hƣớng dẫn về mặt nghiệp vụ nhƣ hƣớng dẫn tổ chức khoa học tài liệu (nhƣ phân loại, lập hồ sơ, xác định giá trị tài liệu); quy trình cơng bố, tiêu chuẩn kho tàng bảo quản tài liệu... đối với các cơ quan đƣợc phép lƣu giữ lâu dài; xác định những loại tài liệu phải giao nộp về Kho Lƣu trữ Trung ƣơng. Ngoài ra, cần tiến hành kiểm tra định kỳ hoặc đột xuất đối với các cơ quan này để kịp thời phát hiện và điều chỉnh những khiếm khuyết nếu có.
Tuy nhiên, phƣơng thức quản lý nói trên chỉ áp dụng với một số cơ quan và những tài liệu nhất định. Đối với các cơ quan, tổ chức, cá nhân không thuộc diện đƣợc phép lƣu giữ, bảo quản lâu dài thì vẫn phải thu thập về Kho Lƣu trữ Trung ƣơng, nhất là những tài liệu có giá trị đặc biệt, những tài liệu quý hiếm phản ánh những hoạt động, bƣớc ngoặt trong cuộc đời Hồ Chí Minh và cách mạng Việt Nam, tài liệu độc bản quý (nhƣ những tài liệu là bảo vật quốc gia) và những tài liệu có giá trị đặc biệt khác dù chƣa đƣợc cơng nhận bảo vật quốc gia.
2) Nắm rõ thành phần, nội dung, khối lƣợng tài liệu mà các cơ quan này hiện đang lƣu giữ. Đây là cơng việc khơng đơn giản, cần có văn bản của Văn phịng Trung ƣơng hoặc cao hơn là Ban Bí thƣ Trung ƣơng để yêu cầu các cơ quan, tổ chức thống kê, báo cáo một cách xác thực, đầy đủ và cụ thể đồng thời đề nghị các cơ quan tự kiến nghị cách thức bảo quản, quản lý và phát huy các tài liệu thuộc Phông lƣu trữ Chủ tịch Hồ Chí Minh do mình đang lƣu giữ.
Thứ hai, có chế tài nghiêm khắc xử lý các cơ quan thuộc diện đƣợc phép lƣu giữ lâu dài tài liệu thuộc Phông lƣu trữ Chủ tịch Hồ Chí Minh khi sử dụng khơng đúng mục đích, bảo quản khơng chu đáo hoặc làm thất lạc, mất mát tài liệu. Cần có chế tài nghiêm khắc đối với các cơ quan, cá nhân tùy tiện công bố tài liệu mật về thân thế, sự nghiệp của Hồ Chí Minh khi chƣa đƣợc phép của Bộ Chính trị, Ban Bí thƣ. Đồng thời,
cần sự động viên, khen thƣởng những cơ quan, tổ chức, cá nhân nếu thực hiện tốt việc giữ gìn và giao nộp tài liệu về Kho Lƣu trữ Trung ƣơng Đảng bằng vật chất (thƣởng tiền) hoặc bằng tinh thần (giấy khen, bằng khen, Kỷ niệm chƣơng Vì sự nghiệp Văn phòng cấp uỷ hoặc đề nghị Cục Văn thƣ và Lƣu trữ Nhà nƣớc, Bộ Nội vụ tặng Kỷ niệm chƣơng Vì sự nghiệp Lƣu trữ Việt Nam).