8. Bố cục luận án
2.1. Một số vấn đề lý luận và thực tiễn về phông cá nhân
2.1.3. Giới hạn phông cá nhân
Về giới hạn phông cá nhân, sách chuyên khảo “Công tác lưu trữ Việt Nam” và giáo trình “Lý luận và thực tiễn công tác lưu trữ” đã cùng chung quan điểm khi xác
định giới hạn thời gian và thành phần của phơng cá nhân, đó là: Khơng có một yếu tố nào dùng để xác định giới hạn thời gian của phông cá nhân. Ở đây, tài liệu có thể kéo dài từ thời kỳ lịch sử này sang thời kỳ lịch sử khác, tuỳ thuộc vào quá trình sống và hoạt động của ngƣời hình thành phơng. Bởi vậy, xác định giới hạn thời gian phông cá nhân chủ yếu là xác định giới hạn thời gian sống và hoạt động của cá nhân ấy. Thành phần phơng cá nhân cịn gồm cả những tài liệu nói về ngƣời hình thành phơng sau khi đã qua đời nhƣ các hồi ký, bài báo, bản nhạc.v.v… Trong trƣờng hợp này giới hạn thời gian của phông cá nhân đƣợc mở rộng.
Còn các nhà lƣu trữ học Xơ viết khi nói về giới hạn thời gian của phông các nhà hoạt động văn học và nghệ thuật đã xác định bằng ngày tháng cuộc đời và ngày tháng
của tài liệu hoặc những xuất bản phẩm sau khi cá nhân qua đời, ngày tháng đƣa lên sân khấu và màn ảnh tác phẩm của họ.
Qua các nghiên cứu trên cho thấy việc xác định giới hạn phông cá nhân đƣợc định hình ở 2 vấn đề:
- Thời gian phơng: tài liệu phông cá nhân bắt đầu từ khi cá nhân ra đời, trƣởng thành đến khi qua đời; một số cá nhân cịn có tài liệu của ngƣời khác viết về cá nhân sau khi cá nhân đã qua đời (tài liệu của ngƣời khác nói, viết về cá nhân).
- Về thành phần tài liệu: phơng cá nhân có tài liệu của cá nhân, tài liệu của cơ quan, tổ chức và cá nhân khác.
Ngoài ra, đến nay theo chúng tôi đối với phông cá nhân có thể cịn có: (1) Những tài liệu trƣớc khi cá nhân ra đời, nhƣ hồ sơ thai sản, hồ sơ theo dõi sức khỏe của thai nhi, hồ sơ bệnh án (khi ngƣời mẹ sinh ra cá nhân) đƣợc gia đình lƣu giữ (nếu có); (2) Những tài liệu của ngƣời thân trong gia đình, dịng họ (tổ tiên, dịng họ, ơng bà, bố, mẹ, anh chị em…); (3) Những tài liệu khác hình thành tự nhiên trong hoạt động của cá nhân (nhƣ do sƣu tầm, biếu tặng...).
Nhƣ vậy, giới hạn phông cá nhân rất rộng, về thời gian bao gồm cả tài liệu trƣớc khi ra đời, ra đời, trƣởng thành và sau khi đã mất; về thành phần gồm tài liệu của chính cá nhân hình thành phơng và tài liệu của cơ quan, tổ chức, cá nhân khác nói, viết về cá nhân.