8. Bố cục luận án
3.2. Tình hình quản lý tài liệu Phơng lƣu trữ Chủ tịch Hồ Chí Minh
3.2.4. Tổ chức khoa học tài liệu
3.2.4.1. Ở Cục Lƣu trữ Văn ph ng Trung ƣơng Đảng
Tổng số tài liệu thuộc Phông lƣu trữ Chủ tịch Hồ Chí Minh bảo quản tại Kho Lƣu trữ Trung ƣơng khoảng 22 mét giá, với 17 mục lục, mỗi mục lục tƣơng ứng với một khối tài liệu đƣợc thu thập hay một cơ quan, tổ chức nộp lƣu. Trong đó, chỉ có 2/17 mục lục đƣợc chỉnh lý; cịn lại 15/17 mục lục chƣa đƣợc chỉnh lý hồn chỉnh, tài liệu mới chỉ đƣợc sắp xếp sơ bộ theo tác giả hoặc ngày tháng văn bản. Cụ thể hai mục lục đã chỉnh lý là :
Mục lục số 6, gồm tài liệu từ các phông khác trong kho đƣợc tập hợp lại và
chỉnh lý tháng 5-1975. Tài liệu của mục lục này có thời gian từ 1945-1969. Tài liệu đƣợc phân loại, sắp xếp theo ngày tháng, mỗi tài liệu đƣợc coi nhƣ 1 hồ sơ (đơn vị bảo quản). Cụ thể, năm 1975 Vụ Lƣu trữ Văn phòng Trung ƣơng đã tập hợp tất cả tài liệu của Hồ Chí Minh rải rác ở nhiều khối, phông trong Kho Lƣu trữ Trung ƣơng về một khối để bƣớc đầu hình thành nên Phơng lƣu trữ Chủ tịch Hồ Chí Minh và tiến hành chỉnh lý phục vụ nghiên cứu sử dụng nhân dịp kỷ niệm 85 năm ngày sinh của Ngƣời. Kết quả, Vụ Lƣu trữ đã tập hợp đƣợc những tài liệu sau cách mạng tháng Tám 1945 đến năm 1969 để chỉnh lý. Do chƣa có đầy đủ tài liệu nên Vụ Lƣu trữ chƣa xây dựng phƣơng án phân loại hoàn chỉnh mà mới chỉ hệ thống hóa tài liệu theo năm, mỗi tài liệu đƣợc coi nhƣ một đơn vị bảo quản. Một số tài liệu cũng đã đƣợc phân loại theo vấn đề (để sau các tài liệu rời lẻ), nhƣ các chuyến Hồ Chí Minh đi Triều Tiên, Tiệp Khắc, Ba Lan, Đức, Hung-ga-ri, Nam Tƣ và nhiều nƣớc xã hội chủ nghĩa khác năm 1957, 1958… Mục lục tài liệu có chú thích thêm số bản, số trang, bản chính, bản sao, ảnh chụp, tiếng Pháp, tiếng Trung hay tiếng Việt.
Mục lục số 7, gồm những tài liệu thu thập năm 1989. Đây là mục lục cũng mới
chỉ chỉnh lý đƣợc 2/3 tài liệu, có phƣơng án phân loại cụ thể. Tài liệu chủ yếu hình thành sau năm 1945 có thành phần nhƣ :
- Tài liệu tiểu sử : chủ yếu là những tài liệu về lễ quốc tang, gồm : Thơng báo tình hình sức khỏe, thành lập ban tổ chức và ủy ban lễ tang), danh sách các đoàn đại biểu dự lễ tang, danh sách các nƣớc có quyết định để tang, dự và viết cảm tƣởng; Tiểu sử, điếu văn và Di chúc công bố tại lễ tang ngày 9-9-1969; chƣơng trình lễ viếng và truy điệu; tài liệu phục vụ lễ tang, dƣ luận thế giới về lễ tang; tài liệu về các sinh hoạt chính trị sau khi Ngƣời mất; một số tài liệu về xây dựng Lăng (từ 1969-1971).
- Tài liệu về hoạt động chính trị, xã hội, gồm các bài nói, bài viết của Ngƣời; thƣ, điện; tài liệu của Đại hội Đảng, các hội nghị và tài liệu tên gọi của Trung ƣơng Đảng, các ban đảng, bộ ngành; tài liệu chuyên đề về cải cách ruộng đất, chống cƣỡng ép di cƣ, sơ kết tổ đổi công, về đại hội liên hoan chiến sỹ thi đua, chỉnh huấn.
- Tài liệu về đối ngoại : phản ánh phong trào cộng sản và công nhân quốc tế, hợp tác kinh tế, quan hệ Việt Nam với Liên Xô, Trung Quốc và các nƣớc; tài liệu tham khảo về tình hình các nƣớc...
Tổng số mục lục số 7 có 21 cặp tài liệu, trong đó có 15 cặp tài liệu đƣợc lập hồ sơ hoàn chỉnh (với 126 đơn vị bảo quản), 1 cặp tài liệu chữ nƣớc ngoài (chƣa thống kê), 5 cặp tài liệu về Hồ Chí Minh (báo chí trong và ngồi nƣớc viết về Ngƣời…), 2 cặp sách ảnh. Cịn các khối tài liệu khác trong Phơng đã cơ bản đƣợc sắp xếp theo thời gian – tài liệu, (chủ yếu mới theo năm, trong năm đến tháng, trong tháng tài liệu cịn lộn xộn) có mục lục thống kê chi tiết đến từng tài liệu.
Bên cạnh đó, hiện nay tại Cục Lƣu trữ Văn phịng Trung ƣơng cịn có khối tài liệu sƣu tầm ở nƣớc ngoài đƣợc bảo quản, thống kê riêng thành một khối (ngoài phơng) và đang đƣợc dịch tóm tắt nội dung từng tài liệu để phục vụ khai thác, thống kê, bảo quản…
Với hiện trạng tổ chức khoa học và bảo quản tài liệu nhƣ trên, đã giúp Cục Lƣu trữ quản lý, bảo vệ tuyệt đối an toàn những tài liệu đang có và phục vụ đƣợc nhiều yêu cầu khai thác, sử dụng tài liệu để phục vụ sự lãnh đạo của Trung ƣơng Đảng, làm sáng tỏ nhiều sự kiện về thân thế, sự nghiệp Hồ Chí Minh và lịch sử Đảng ta, nhƣ hoạt động trong giai đoạn hoạt động trƣớc năm 1945 của Ngƣời, sự kiện thành lập Đảng ngày 6- 1-1930 và nhiều dấu mốc khác. Tuy nhiên, hiện trạng trên sẽ gây khó khăn cho cơng tác quản lý, thống kê, đánh giá sự thiếu đủ về số lƣợng, nội dung, thành phần và giá trị của khối tài liệu đang lƣu giữ; đồng thời sẽ rất khó khăn trong việc đề ra kế hoạch sƣu tầm, thu thập và phát huy giá trị tài liệu...
3.2.4.2. Viện Hồ Chí Minh và các lãnh tụ của Đảng
Cơ quan này đã tổ chức khoa học những tài liệu và tƣ liệu của Hồ Chí Minh cùng với các khối tài liệu, tƣ liệu khác về Đảng hoặc về các nhà lãnh đạo Đảng khác trong Phòng Tƣ liệu. Khối tài liệu, tƣ liệu này đƣợc phân loại, sắp xếp để phục vụ nghiên cứu, giảng dạy và xuất bản các ấn phẩm về Hồ Chí Minh. Cụ thể đƣợc phân loại thành 4 khối tƣ liệu sau :
1) Khối tác phẩm : gồm một số bản gốc và chủ yếu là bản sao tài liệu của Hồ
Chí Minh đƣợc Viện sƣu tầm ở các cơ quan trong nƣớc (Cục Lƣu trữ Văn phòng Trung ƣơng, Trung tâm Lƣu trữ quốc gia III, Bảo tàng Hồ Chí Minh, Bảo tàng Lịch sử quốc gia) để phục vụ công tác nghiên cứu và xuất bản các ấn phẩm nhƣ Hồ Chí Minh Tồn tập, Hồ Chí Minh Tuyển tập, Hồ Chí Minh Biên niên tiểu sử và các ấn phẩm chuyên đề khác. Khối tác phẩm đƣợc sắp xếp theo thời gian.
3) Khối sách của Hồ Chí Minh hoặc sách viết về Hồ Chí Minh : sắp xếp theo
các chuyên đề, nhƣ Hồ Chí Minh về xây dựng Đảng, về đại đoàn kết dân tộc, về Nhà nƣớc, về đạo đức, về văn hóa, về địa phƣơng…
4) Khối tài liệu, tư liệu hạn chế : gồm những tài liệu, tƣ liệu phản diện của các
tổ chức, cá nhân nói, viết về Hồ Chí Minh do Viện sƣu tầm từ trong và ngoài nƣớc để phục vụ cơng tác nghiên cứu. Do tính chất đặc biết đó, nên khối tài liệu, tƣ liệu này rất hạn chế đối tƣợng khai thác, sử dụng; chỉ lƣu hành và sử dụng trong phạm vi hẹp và không phổ biến. Hiện khối tài liệu, tƣ liệu này đƣợc sắp xếp theo tác giả.
3.2.4.3. Ở ảo tàng Hồ Chí Minh
Nhƣ phần đặc điểm phơng đã nêu ở chƣơng 2, hiện Bảo tàng Hồ Chí Minh đang lƣu giữ nhiều tài liệu thuộc Phông lƣu trữ Chủ tịch Hồ Chí Minh. Để phục vụ cơng tác quản lý và trƣng bày, triển lãm và nghiên cứu, Bảo tàng đã xây dựng tài liệu của Hồ Chí Minh thành các sƣu tập tài liệu theo nghiệp vụ bảo tàng, bảo tồn. Ví dụ : Sƣu tập tài liệu, hiện vật của Hồ Chí Minh về phong trào thi đua ái quốc, gồm những tài liệu, tƣ liệu sau :
- Thƣ Hồ Chí Minh gửi các cán bộ trong Ban Vận động thi đua, gửi các tỉnh, thành phố, bàn về chủ trƣơng phát động phong trào, về phƣơng pháp huấn luyện cán bộ, tổ chức phong trào v.v.
- Các bài viết, bài nói của Hồ Chí Minh về các gƣơng anh hùng, chiến sĩ thi đua, bài nói tại các Đại hội chiến sĩ thi đua và Hội nghị biểu dƣơng gƣơng ngƣời tốt, việc tốt, v.v..
- Những bài báo gƣơng “Ngƣời tốt, việc tốt” Hồ Chí Minh đọc và có bút tích. Sau khi hồ bình lập lại, Hồ Chí Minh đã yêu cầu các báo mở mục “Ngƣời mới, việc mới”, sau này đổi thành “Ngƣời tốt, việc tốt” nhằm biểu dƣơng những ngƣời làm việc tốt. Mỗi khi đọc báo hoặc nghe đài thấy có gƣơng ngƣời tốt, Ngƣời thƣờng đánh dấu hoặc ghi lại, đề nghị xác minh thêm để thƣởng huy hiệu. Theo ý kiến của Ngƣời, các cán bộ phục vụ đã cắt các bài báo, dán lại thành tập theo thời gian, gửi cho cơ quan xuất bản thành sách “Ngƣời tốt, việc tốt”.v.v..
Đặc biệt, trong những năm 1983, Bảo tàng đã tiến hành dịch nhiều tài liệu tiếng nƣớc ngồi và bút tích tiếng nƣớc ngồi của Hồ Chí Minh trên các tài liệu gửi đến Ngƣời (chủ yếu là bút tích tiếng Hán), qua đó đã giúp cho quản lý, nghiên cứu đƣợc thuận lợi, là tiền đề để tổ chức khoa học tài liệu đƣợc dễ dàng.
3.2.4.4. Các cơ quan khác
Hiện nay những cơ quan đang lƣu giữ nhiều tài liệu thuộc Phông lƣu trữ Chủ tịch Hồ Chí Minh cũng đã phân loại, sắp xếp tài liệu để phục vụ công tác bảo quản và khai thác, sử dụng tài liệu. Đó là :
- Trung tâm Lƣu trữ quốc gia III : Nhiều tài liệu thuộc Phơng lƣu trữ Chủ tịch Hồ Chí Minh bảo quản tại Trung tâm Lƣu trữ quốc gia III đang nằm rải rác thuộc các phông nhƣ Phủ Chủ tịch, Phủ Thủ tƣớng, Bộ Nội vụ. Đó là các bản gốc, bản thảo, bản chính, ví dụ 52 thƣ, lời kêu gọi (do Bộ Nội vụ, nay là Bộ Công an giao nộp năm 1980); ảnh Ngƣời sang Pháp năm 1946 và khoảng 60 băng ghi âm tiếng nói của Hồ Chí Minh. Ngồi ra, ở phơng Phủ Thủ tƣớng cịn bảo quản các sắc lệnh có chữ ký trực tiếp của Chủ tịch Hồ Chí Minh – đây cũng là một nguồn sử liệu để nghiên cứu về hoạt động của Ngƣời trên cƣơng vị ngƣời đứng đầu đất nƣớc trong suốt 24 năm (1945- 1969). Về cơ bản, những tài liệu trên đã đƣợc tổ chức khoa học trong các phơng có liên quan để phục vụ cơng tác quản lý và khai thác, sử dụng tài liệu. Bên cạnh đó, tại Trung tâm Lƣu trữ quốc gia III cịn có khối tài liệu của các nhà nhiếp ảnh Đinh Đăng Định, Nguyễn Bá Khoản cũng có nhiều ảnh về hoạt động của Hồ Chí Minh. Những tài liệu này cũng đã đƣợc sắp xếp để quản lý và phục vụ khai thác, sử dụng.
- Bảo tàng Lịch sử quốc gia, Thông tấn xã Việt Nam (tài liệu ảnh), Viện Phim Việt Nam (băng ghi hình)... cũng phân loại, sắp xếp tài liệu (giấy, ảnh, băng đĩa...) của Hồ Chí Minh.
Nhƣ vậy, cho đến nay tài liệu thuộc Phơng lƣu trữ Chủ tịch Hồ Chí Minh chƣa đƣợc tổ chức khoa học hoàn chỉnh và theo một nghiệp vụ thống nhất (nghiệp vụ lƣu trữ). Các cơ quan lƣu trữ, bảo tàng, viện nghiên cứu... mỗi loại cơ quan lại áp dụng nghiệp vụ riêng để tổ chức khoa học tài liệu dẫn đến khó khăn trong quản lý, thống kê số lƣợng, nội dung, thành phần và công bố, phát huy giá trị tài liệu. Theo tác giả đây là một trong những nguyên nhân có thể khiến cho nhiều tài liệu của Hồ Chí Minh bị thất lạc, mất mát, khó phát huy giá trị tài liệu. Đặc biệt, tình trạng trên khiến làm hạn chế việc phát hiện, tìm ra những tài liệu đã thất lạc, mất mát và đề nghị Thủ tƣớng Chính phủ cơng nhận tiếp các tài liệu lƣu trữ của Hồ Chí Minh là bảo vật quốc gia, UNESCO cơng nhận là di sản vật thể của nhân loại. Tiêu biểu là tác phẩm Tuyên ngôn Độc lập năm 1945, nhiều cơ quan đều có một hoặc nhiều bản, nhƣng khơng có (hoặc khơng biết) bản gốc Tun ngơn đang ở đâu. Do đó, cho đến nay văn kiện này vẫn chƣa đƣợc công nhận là bảo vật quốc gia, mặc dù đây là văn kiện khai quốc mở ra thời đại mới.