8. Bố cục luận án
4.2. Các giải pháp chính về quản lý và phát huy giá trị tài liệu Phông lƣu trữ Chủ tịch
4.2.1.2. Tăng cƣờng công tác sƣu tầm, thu thập tài liệu
Trong chƣơng 3 chúng tôi đã đề cập việc Cục Lƣu trữ Văn phòng Trung ƣơng Đảng và một số cơ quan đã sƣu tầm, thu thập đƣợc một khối lƣợng đáng kể tài liệu có giá trị của Hồ Chí Minh hoặc về Ngƣời đang bảo quản ở các cơ quan, tổ chức trong nƣớc và một số lƣu trữ nƣớc ngoài, chủ yếu là Liên bang Nga, Pháp. Tuy nhiên, trong thời gian tới Cục Lƣu trữ Văn phịng Trung ƣơng cần có kế hoạch để chủ động hoặc phối hợp với một số cơ quan để tiếp tục sƣu tầm, thu thập tài liệu của Hồ Chí Minh từ nhiều địa chỉ (nguồn) bảo quản tài liệu của Hồ Chí Minh theo nhiều góc độ khác nhau. Riêng đối với việc sƣu tầm tài liệu, cần xác định cụ thể :
- Về địa chỉ (nguồn) bảo quản tài liệu của Hồ Chí Minh ở cả trong nƣớc và ngồi nƣớc có chức năng lƣu giữ, bảo quản, trƣng bày, nghiên cứu nhƣ cơ quan lƣu trữ, thƣ viện, bảo tàng, viện nghiên cứu (đối với tài liệu đã đƣợc sƣu tầm, thu thập); lƣu trữ cơ quan (đối với tài liệu chƣa đƣợc sƣu tầm, thu thập) và một số gia đình, cá nhân đang lƣu giữ tài liệu của Hồ Chí Minh.
- Về góc độ sƣu tầm : Ở trong nƣớc, có thể phát động các cơ quan, tổ chức, cá nhân đang lƣu giữ tài liệu của Hồ Chí Minh hiến tặng, ký gửi tài liệu về cơ quan lƣu trữ. Ở nƣớc ngồi, có thể tiến hành bằng các hình thức ngoại giao Đảng, Nhà nƣớc, nhân dân (lấy danh nghĩa cá nhân, nhà nghiên cứu) để các cơ quan chức năng vẫn có thể tiếp cận, sƣu tầm đƣợc tài liệu của Hồ Chí Minh một cách thuận lợi. Bên cạnh đó, có thể nhiều cơ quan, tổ chức của nƣớc ta đi sƣu tầm tài liệu nhƣng trƣớc và sau khi đi cần có sự phối hợp, trao đổi với Cục Lƣu trữ Văn phòng Trung ƣơng và các cơ quan đang lƣu giữ nhiều tài liệu của Hồ Chí Minh... để có thể chia sẻ kinh nghiệm, tài liệu sƣu tầm đƣợc cho nhau.
Để làm đƣợc điều này, theo chúng tơi cần có các biện pháp sau :
1) Khảo sát tình hình
Trong những năm 1989-1991 và một số năm sau này, Cục Lƣu trữ Trung ƣơng khi đó đã tiến hành khảo sát, nắm tình hình tài liệu của Hồ Chí Minh ở các bộ, ban, ngành từ trung ƣơng đến địa phƣơng để sƣu tầm, thu thập, song thực tế số lƣợng, nội dung, thành phần tài liệu thuộc Phông lƣu trữ của Ngƣời vẫn chƣa đƣợc sƣu tầm, thu thập đầy đủ về Kho Lƣu trữ Trung ƣơng. Tuy nhiên, đến nay số lƣợng, thành phần tài liệu các cơ quan ở trong nƣớc lƣu giữ cũng đã biến động rất nhiều theo chiều hƣớng tăng lên do các cơ quan mới sƣu tầm đƣợc.
Ở nƣớc ngoài, các cơ quan chức năng đã tiếp cận, khai thác tài liệu của Hồ Chí Minh hoặc liên quan ở các kho lƣu trữ các nƣớc, song do nhiều hạn chế chủ quan (về kinh phí, về trình độ chun mơn, nghiệp vụ của ngƣời sƣu tầm, về thời gian...), nên chƣa thể tiếp cận, khai thác triệt đƣợc, bởi số lƣợng tài liệu của Việt Nam và về Việt Nam ở lƣu trữ (và cả các bảo tàng, viện nghiên cứu, thƣ viện) các nƣớc rất đồ sộ. Do đó, Cục Lƣu trữ Văn phịng Trung ƣơng nên tiếp tục khảo sát, nắm tình hình tài liệu thuộc Phơng lƣu trữ Chủ tịch Hồ Chí Minh đang bảo quản ở các kho lƣu trữ, viện bảo tàng, thƣ viện trong nƣớc và kể cả ở ngoài nƣớc.
2) Tăng cường hợp tác, phối hợp giữa các cơ quan, tổ chức
Phối hợp, bàn bạc với các cơ quan hữu quan về kế hoạch, cách thức, biện pháp sƣu tầm, thu thập. Phơng lƣu trữ Chủ tịch Hồ Chí Minh liên quan đến nhiều cơ quan của Đảng, Nhà nƣớc và luôn gắn với quyền lợi của các cơ quan. Vì vậy, để sƣu tầm, thu thập một cách hiệu quả thì phải có sự phối hợp giữa các cơ quan dƣới sự chủ trì của Văn phịng Trung ƣơng thơng qua Cục Lƣu trữ Văn phòng Trung ƣơng để bàn về kế hoạch, cách thức, biện pháp sƣu tầm, thu thập tài liệu thuộc phông cả ở trong nƣớc và ngồi nƣớc. Bên cạnh đó, Cục Lƣu trữ cần thống kê, tổng hợp tình hình tài liệu của Bác ở các cơ quan, tổ chức mà họ có do sự hình thành tự nhiên hoặc do sƣu tầm ở nƣớc ngồi để nắm đƣợc tình hình tài liệu, trên cơ sở đó xác định những khoảng trống sự kiện để định hƣớng sƣu tầm có kết quả.
3) Xây dựng chương trình quốc gia về quản lý và phát huy giá trị tài liệu Phơng lưu trữ Chủ tịch Hồ Chí Minh
Văn phòng Trung ƣơng cần phối hợp với Bộ Nội vụ và các cơ quan hữu quan khác xây dựng và trình Trung ƣơng Đảng hoặc Thủ tƣớng Chính phủ một đề án hoặc chƣơng trình, kế hoạch quốc gia về sƣu tầm, thu thập và phát huy giá trị tài liệu của Hồ Chí Minh cả ở trong nƣớc và ngoài nƣớc, tạm gọi là “Đề án quản lý và phát huy giá trị tài liệu Phơng lƣu trữ Chủ tịch Hồ Chí Minh”. Cần xác định đây là cơng việc có tính chất hệ trọng, nhạy cảm cần sự đồng lịng, góp sức của nhiều cơ quan, tổ chức trong hệ thống chính trị và của xã hội nhằm sƣu tầm, thu thập đầy đủ tài liệu của Hồ Chí Minh đang bảo quản ở các nơi.
Trong lúc chƣa có đề án tổng thể chung, trên cơ sở Kế hoạch số 112- KH/VPTW/nb ngày 03-4-2014 của Văn phòng Trung ƣơng Đảng về phát triển Cục Lƣu trữ giai đoạn 2014 - 2020, Cục Lƣu trữ tiếp tục sƣu tầm, thu thập tài liệu thuộc Phông lƣu trữ Chủ tịch Hồ Chí Minh cả ở trong và ngồi nƣớc, nhất là tranh thủ sự hợp tác với các đảng cộng sản, đảng cầm quyền các nƣớc, nơi Hồ Chí Minh đã từng có thời gian hoạt động. Để làm đƣợc điều này, Cục Lƣu trữ cần thơng qua Văn phịng Trung ƣơng để chủ động phối hợp với các cơ quan hữu quan nhƣ Ban Đối ngoại Trung ƣơng, Bộ Ngoại giao, cơ quan ngoại giao ở các nƣớc và lƣu trữ các nƣớc và đặc biệt là
đại diện các đảng cộng sản, đảng cầm quyền hoặc đảng có quan hệ với Đảng ta. Hơn nữa, trong những năm qua, các cơ quan lƣu trữ, bảo tàng của Việt Nam chủ yếu tập trung sƣu tầm tài liệu của Bác ở Nga, Pháp, Đài Loan... thì nay cần mở rộng sang kho lƣu trữ (và cả thƣ viện, bảo tàng) các nƣớc khác, nơi Hồ Chí Minh đã từng hoạt động nhƣ châu Mỹ, châu Phi hoặc các lƣu trữ của Trung Quốc...
4) Phương pháp sưu tầm, thu thập tài liệu
Theo chúng tôi, các cơ quan cần chú ý về cách thức và biện pháp nhƣ sau:
a) Về cách thức sưu tầm
Thứ nhất, trong khi chƣa có Đề án tổng thể về sƣu tầm, thu thập tài liệu của Hồ
Chủ tịch, nếu thực sự cần thiết thì các cơ quan đề xuất, kiến nghị cho tổ chức đoàn đi sƣu tầm độc lập để thu thập tài liệu ở các kho lƣu trữ trong và ngoài nƣớc.
Thực hiện cách này, các cơ quan cần chủ động trong việc tìm hiểu về tình hình tài liệu của Chủ tịch Hồ Chí Minh trong các kho lƣu trữ; kết quả các đợt sƣu tầm, thu thập để nắm số lƣợng, nội dung, thành phần, tài liệu bút tích, tài liệu bản thảo, bài viết trên báo… Trên cơ sở đó rà sốt để sƣu tầm những tài liệu có giá trị trong phơng chƣa có hoặc nếu đã có thì bản sƣu tầm, thu thập phải có giá trị tƣơng tự hoặc giá trị cao hơn (ví dụ bản chữ rõ nét hơn, tình trạng vật lý tốt hơn hoặc tính xác thực cao hơn...). Mục đích của việc này nhằm khơng sƣu tầm những tài liệu đã có ở trong nƣớc (nếu đi nƣớc ngoài sƣu tầm), tránh lãng phí tiền của, cơng sức của các cơ quan, cá nhân.
Đối với việc sƣu tầm tài liệu ở nƣớc ngồi, cần giữ gìn bí mật thơng tin về đồn đi, mục đích, u cầu, nội dung cơng việc, thành phần đoàn trong thời gian ở nƣớc bạn để tránh những rủi ro hoặc sự phá hoại của các thế lực thù địch; phải liên hệ chặt chẽ với cơ quan ngoại giao Việt Nam ở nƣớc sở tại và liên hệ về cơ quan chủ quản để thỉnh thị, xin ý kiến chỉ đạo, định hƣớng sƣu tầm khi cần thiết, nhất là khi phát hiện ra những tài liệu quan trọng có giá trị.
Thứ hai, cần có sự phối hợp liên ngành giữa các cơ quan lƣu trữ, văn hóa, thƣ
viện, bảo tàng, viện nghiên cứu trong việc sƣu tầm tài liệu của Hồ Chí Minh ở nƣớc ngồi, phải đặt lợi ích của đất nƣớc, dân tộc lên trên hết nhằm sƣu tầm những tài liệu có giá trị về cuộc đời hoạt động của Ngƣời. Chúng tơi xin đề xuất Văn phịng Trung ƣơng (chủ trì), Bộ Nội vụ, Bộ Văn hóa, Thể thao và Du lịch, Học viện Chính trị quốc gia Hồ Chí Minh cần phối hợp chặt chẽ, chỉ đạo cơ quan chức năng thực hiện vấn đề này. Các cơ quan chức năng bao gồm Cục Lƣu trữ Văn phòng Trung ƣơng, Cục Văn thƣ và Lƣu trữ Nhà nƣớc, Bảo tàng Hồ Chí Minh, Viện Hồ Chí Minh và các lãnh tụ của Đảng, Viện Lịch sử Đảng, Thƣ viện Quốc gia…
Sở dĩ cần có sự tham gia của nhiều cơ quan, tổ chức nhƣ vậy là bởi hoạt động của Hồ Chí Minh vơ cùng phong phú, đa dạng trong một không gian rộng và thời gian rất dài (khắp năm châu, liên tục suốt 30 năm từ năm 1911-1941)... Ngƣời hoạt động cả
bí mật lẫn công khai với nhiều cƣơng vị khác nhau. Hơn nữa, tài liệu của Ngƣời ở nƣớc ngồi khơng chỉ bảo quản ở các cơ quan lƣu trữ mà cịn có thể ở các bảo tàng, viện nghiên cứu, thƣ viện của các nƣớc. Ngồi ra, cần có thêm những cán bộ nghiên cứu chuyên sâu tham gia do cán bộ lƣu trữ thƣờng ít ngƣời am hiểu sâu sắc về lịch sử Đảng và Hồ Chí Minh. Mặt khác, việc tham gia liên ngành sẽ hạn chế đƣợc tình trạng sƣu tầm, thu thập những tài liệu đã có ở trong nƣớc.
Cán bộ tham gia đoàn sƣu tầm tài liệu của Hồ Chí Minh ở nƣớc ngồi cũng cần thành thạo về ngoại ngữ (ít nhất là tiếng Pháp, Nga, Trung, Anh tùy vào từng đoàn cụ thể). Trƣờng hợp khơng có thì mới phải đề xuất cán bộ phiên dịch của Bộ Ngoại giao hoặc Ban Đối ngoại Trung ƣơng.
Một lý do khác nữa, đó là trong mối quan hệ quốc tế thì quan hệ giữa nhà nƣớc với nhà nƣớc vẫn là chủ yếu, nên tùy vào từng quốc gia mà lấy danh nghĩa cơ quan của Đảng hay cơ quan của Nhà nƣớc đi sƣu tầm. Trong một số trƣờng hợp, nhƣ kinh nghiệm đi sƣu tầm tài liệu của Bác ở Đài Loan, cần lấy danh nghĩa cá nhân (không phải của cơ quan của Đảng, Nhà nƣớc) đi sƣu tầm dƣới dạng nhà nghiên cứu về văn hóa, lịch sử... để tiếp cận các cơ quan lƣu trữ của chính quyền Trung Hoa dân quốc, vì nếu lấy danh nghĩa cơ quan sẽ rất khó khăn trong việc nhập cảnh và tiếp cận tài liệu lƣu trữ. Bên cạnh đó, vấn đề quản lý chặt chẽ tài liệu sau sƣu tầm đƣợc cũng cần đặt ra và có những biện pháp hiệu quả.
b) Về biện pháp sưu tầm, thu thập
Theo chúng tôi, tuỳ thuộc vào hồn cảnh, tình hình cụ thể của mỗi kho lƣu trữ (trong nƣớc và ngồi nƣớc) mà có các biện pháp thích hợp để sƣu tầm, thu thập tài liệu thuộc Phông lƣu trữ Chủ tịch Hồ Chí Minh nói riêng và tài liệu Phơng lƣu trữ Đảng Cộng sản Việt Nam nói chung, nhƣ :
Sao tài liệu có chứng thực lưu trữ : Đối với những kho lƣu trữ đƣợc phép sao
chụp và có chứng thực lƣu trữ thì đây là biện pháp tốt nhất để bổ sung cho phông những tài liệu có giá trị.
Scan tài liệu : đây là cách rất cần thiết để có đƣợc những hình ảnh với màu sắc
chân thực về tài liệu, nhất là đối với những bản thảo viết tay, bản sửa chữa có bút tích của Hồ Chí Minh. Bản scan tài liệu sẽ giúp các nhà khoa học và các đối tƣợng khác tiếp cận, tìm hiểu về Ngƣời đƣợc tồn diện, đầy đủ và sâu sắc hơn.
Chụp microphim, chụp ảnh tài liệu : Trong trƣờng hợp nếu không sƣu tầm
đƣợc bằng cách photocopy tài liệu có chứng thực mà đƣợc cung cấp bản chụp microphim hoặc ảnh tài liệu, thì đây cũng là một biện pháp cần thiết để có đƣợc những tài liệu quý cần bổ sung cho phông.
Mua lại tài liệu (nếu được) : Đây là cách tốt nhất nếu đƣợc các kho lƣu trữ chấp
đến Ngƣời. Đối với biện pháp này, cần phải bằng con đƣờng ngoại giao (ngoại giao nhà nƣớc, ngoại giao Đảng, ngoại giao nhân dân) qua Ban Đối ngoại Trung ƣơng, Đảng ủy Ngoài nƣớc, Bộ Ngoại giao hoặc đại sứ quán Việt Nam tại nƣớc sở tại, hoặc thông qua mối quan hệ cá nhân (cán bộ sƣu tầm chủ động “lobby” với cán bộ, nhân viên lƣu trữ nƣớc sở tại)...
Khi sử dụng những phƣơng cách trên, cần cân nhắc đến giá thành chi trả đối với mỗi hình thức khai thác và giá thành cụ thể cho từng trang tài liệu ở kho lƣu trữ nƣớc sở tại để phù hợp với ngân sách của Nhà nƣớc nói chung và kinh phí của chuyến đi sƣu tầm nói riêng. Tuy nhiên, theo chúng tơi, đối với những tài liệu quý hiếm, quan trọng nếu đƣợc bạn chấp thuận thì dù có tốn kém cũng phải đầu tƣ kinh phí để sao chụp hoặc mua về cho bằng đƣợc.
Chép lại nội dung một số tài liệu để cung cấp thông tin tham khảo cho lãnh đạo Đảng : Đây là cách cần sử dụng khi các cách trên đều không đƣợc kho lƣu trữ nƣớc sở
tại đáp ứng. Trong tình huống này, cán bộ lƣu trữ cần chép lại những nội dung tài liệu quan trọng, quý hiếm (có nguồn chỉ dẫn ký hiệu lƣu trữ rõ ràng) để cung cấp thêm thông tin phục vụ các nhà lãnh đạo và nhu cầu nghiên cứu của xã hội. Mặc dù đối với cách này, thông tin tài liệu không đảm bảo độ chính xác, song ở một góc độ nhất định, nó vẫn hết sức cần thiết để cung cấp cho Bộ Chính trị, Ban Bí thƣ những thơng tin phục vụ công tác lãnh đạo.
Đây cũng là cách cần thiết để nắm thông tin tài liệu của Bác hoặc về Bác trong lúc chƣa đƣợc sao chụp, cấp bản sao... từ bản gốc tài liệu.
5) Khuyến khích các cơ quan, tổ chức, cá nhân trong nước và ngoài nước hiến tặng, chuyển nhượng hoặc ký gửi tài liệu
Để khuyến khích các cơ quan, tổ chức, cá nhân đang lƣu giữ tài liệu thuộc Phông lƣu trữ Chủ tịch Hồ Chí Minh, Văn phịng Trung ƣơng, Bộ Nội vụ cần động viên các cơ quan, tổ chức, cá nhân có đóng góp trong việc hiến tặng, chuyển nhƣợng hoặc ký gửi tài liệu lƣu trữ của Hồ Chí Minh cả về vật chất và tinh thần.
Về tinh thần, nên trao tặng giấy khen, bằng khen, kỷ niệm chƣơng. Về vật chất, nhƣ tặng quà, bồi dƣỡng kinh phí (ít nhất là cho cơng sức đã bảo quản, giữ gìn đƣợc các tác phẩm, văn kiện của Hồ Chí Minh) hoặc tặng đồ lƣu niệm có giá trị.
Bên cạnh đó, cần tăng cƣờng hợp tác quốc tế để mở rộng nguồn sƣu tầm, thu thập tài liệu thuộc Phông lƣu trữ Chủ tịch Hồ Chí Minh, nhất là trong bối cảnh Việt Nam đã đặt quan hệ khoảng 200 nƣớc, vùng lãnh thổ trên thế giới, trong đó có các nơi mà sinh thời Hồ Chí Minh từng sinh sống, hoạt động cách mạng và có mối quan hệ.
Văn phịng Trung ƣơng Đảng cần đề nghị các cơ quan Bộ Ngoại giao, Ban Đối ngoại Trung ƣơng... đặt vấn đề sƣu tầm tài liệu của Hồ Chí Minh ở trong nƣớc chƣa có với các đảng có quan hệ thân thiết với Đảng ta hoặc thông qua các cơ quan nhà nƣớc
để đặt vấn đề với chính quyền các nƣớc nhờ giúp đỡ. Cho đến nay, nhiều tài liệu, nhất là ở giai đoạn trƣớc năm 1945 cịn phân tán ở nƣớc ngồi nếu đƣợc sƣu tầm thì chắc chắn sẽ bổ sung nhiều thông tin về cuộc đời hoạt động của Ngƣời. Thiết nghĩ, đó là cách để ngành lƣu trữ đóng góp thiết thực vào cơng tác nghiên cứu, học tập, làm theo tƣ tƣởng, đạo đức, phong cách, tác phong Hồ Chí Minh.