8. Bố cục luận án
3.1.1. Một số khái niệm về quản lý
* Khái niệm quản lý
Về khái niệm quản lý, Từ điển Từ và Ngữ Việt Nam của GS Nguyễn Lân giải
thích: Quản lý là “chăm nom và sắp đặt mọi công việc trong một tổ chức; là việc giữ gìn và sắp xếp” [68, tr.1488, 1489]. Cũng chung quan điểm này, Từ điển tiếng Việt
định nghĩa quản lý là “trông coi và giữ gìn theo những yêu cầu nhất định” nhƣ quản lý sổ sách; quản lý hồ sơ, tài liệu và nghĩa khác là “tổ chức và điều khiển các hoạt động theo những yêu cầu nhất định” [99, tr. 1030]. Từ điển Bách khoa Việt Nam thì giải
thích: Quản lý là việc bảo đảm giữ gìn một cơ cấu ổn định nhất định, duy trì sự hoạt động tối ƣu và bảo đảm thực hiện những chƣơng trình và mục tiêu của hệ thống đó [101, tr. 580]. Cuốn Hán – Việt tự điển của Thiều Chửu cũng định nghĩa về “quản”,
“lý” là cai quản, trơng coi cơng việc để khơng cho vƣợt ra ngồi khuôn khổ đã định, là sự nên làm [15, tr. 353].
Từ các định nghĩa đã nêu, chúng ta có thể lý giải: Quản lý là việc giữ gìn, cai quản, sắp xếp một cơng việc nào đó theo những quy định để duy trì một trật tự nhất định. Điều mà trong một xã hội có giai cấp cần phải thực hiện, dù đó là nhà nƣớc tƣ bản hay xã hội chủ nghĩa. Chỉ có điều, đối với nhà nƣớc xã hội chủ nghĩa nhƣ Việt Nam, quản lý không chỉ dừng lại ở đó, mà mục tiêu của quản lý là phục vụ sự nghiệp cách mạng của dân tộc, của các giai cấp, tầng lớp và toàn thể nhân dân lao động trong xã hội; quản lý ở đây chính là lấy vai trị của Đảng, Nhà nƣớc để duy trì và điều tiết những tài nguyên, tài sản, tri thức của nhân dân, dân tộc để rồi phụng sự nhân dân, phụng sự cái chung chứ không phụng sự lợi ích của một cá nhân, một nhóm ngƣời đơn lẻ hay một giai cấp nhất định.
PGS.TS Dƣơng Văn Khảm trong cuốn “Từ điển Giải thích nghiệp vụ văn thư lưu trữ Việt Nam” định nghĩa “quản lý nhà nƣớc lƣu trữ” là “theo dõi, điều hành, kiểm
tra các hoạt động lƣu trữ của nhà nƣớc” [65, tr. 311]. Cịn theo chúng tơi, nói đến quản lý nhà nƣớc về cơng tác lƣu trữ là nói đến việc ban hành pháp luật lƣu trữ, tổ chức điều hành, kiểm tra thực hiện các quy định của luật pháp lƣu trữ một cách nghiêm chỉnh và thống nhất.
* Khái niệm quản lý tập trung thống nhất công tác lưu trữ và tài liệu lưu trữ
Việc quản lý tập trung tài liệu lƣu trữ lần đầu tiên đƣợc đƣa ra năm 1794 ở Pháp bằng một sắc lệnh của nhà nƣớc Cộng hịa Pháp. Theo đó, tài liệu lƣu trữ của các cơ quan nhà nƣớc đƣợc tập trung bảo quản trong một mạng lƣới lƣu trữ từ trung ƣơng đến cấp tỉnh, viện lƣu trữ trung ƣơng của nhà nƣớc Pháp vừa là cơ quan bảo quản tài liệu, vừa có chức năng quản lý nhà nƣớc về cơng tác lƣu trữ. Sau Cách mạng tháng Mƣời Nga năm 1917, ngày 01-6-1918 Lê-nin đã thay mặt chính quyền Xơ viết ký Sắc lệnh “Về cải tổ và tập trung thống nhất quản lý công tác lƣu trữ”. Sắc lệnh đề ra nguyên tắc quản lý tập trung thống nhất công tác lƣu trữ với yêu cầu toàn bộ tài liệu của cả nƣớc đƣợc lập thành “Phông tài liệu lƣu trữ Nhà nƣớc thống nhất”, do nhà nƣớc quản lý.
Ở Việt Nam, nguyên tắc quản lý tập trung thống nhất đã đƣợc đề cập cả từ lý luận đến thực tiễn nhƣ sau:
Thứ nhất, trong các văn bản của Đảng và Nhà nƣớc:
Điều 4 Quyết định 168-HĐBT ngày 26-12-1981 của Hội đồng Bộ trƣởng về thành lập Phông lƣu trữ quốc gia Việt Nam quy định: “Hồ sơ, tài liệu Phông lƣu trữ quốc gia Việt Nam do Cục Lƣu trữ quản lý thống nhất và đƣợc bảo quản trong các kho lƣu trữ trung ƣơng và địa phƣơng”. Điều 2 của Pháp lệnh Bảo vệ tài liệu lƣu trữ quốc gia năm 1982 quy định: “Tài liệu lƣu trữ quốc gia thuộc sở hữu toàn dân do Nhà nƣớc quản lý theo nguyên tắc tập trung, thống nhất”. Điều 3 của Luật Lƣu trữ năm 2011 tiếp tục nhấn mạnh nguyên tắc Nhà nƣớc thống nhất quản lý tài liệu Phông lƣu trữ quốc gia Việt Nam và hoạt động lƣu trữ đƣợc thực hiện thống nhất theo quy định của pháp luật.
Còn trong các văn kiện của Đảng, Chỉ thị số 18-CT/TW ngày 20-4-1983 về tăng cƣờng chỉ đạo công tác lƣu trữ của Đảng và các văn kiện về Phông lƣu trữ Đảng Cộng sản Việt Nam của Ban Bí thƣ (Quyết định 20-QĐ/TW ngày 23-9-1987, Quy định 210-QĐ/TW ngày 06-03-2009, Quy định 270-QĐ/TW ngày 6-12-2014) đều quy định: Tài liệu Phông lƣu trữ Đảng Cộng sản Việt Nam đƣợc tập trung thống nhất, quản lý chặt chẽ, hệ thống hoá khoa học và đƣợc tổ chức khai thác, phục vụ việc nghiên cứu lịch sử, khoa học và hoạt động thực tiễn.
Thứ hai, trong một số cơng trình nghiên cứu nhƣ sau :
Trong bài “Mấy suy nghĩ về việc thực hiện nguyên tắc quản lý tập trung thống
tác Lƣu trữ hồ sơ, số 4-1971, tác giả đã đề cập nguyên tắc quản lý tập trung thống nhất công tác lƣu trữ và kinh nghiệm thực tiễn của Liên Xơ. Từ đó tác giả nêu lên 3 vấn đề thuộc về nguyên tắc này đối với công tác lƣu trữ của nƣớc ta, gồm: (1) Cần thành lập phông tài liệu lƣu trữ quốc gia Việt Nam và quyền sở hữu của Nhà nƣớc đối với phông lƣu trữ ấy; (2) Xây dựng mạng lƣới các kho (viện) lƣu trữ và cơ quan quản lý lƣu trữ thống nhất từ trung ƣơng đến địa phƣơng; (3) Xây dựng một chế độ nghiệp vụ thống nhất (chế độ nghiệp vụ này gồm những quy định có tính chất ngun tắc và tính chất kỹ thuật nghiệp vụ về các mặt thu thập, chỉnh lý, đánh giá, thống kê, khai thác, công bố…) [78, tr. 4-8].
Sách chuyên khảo “Công tác lưu trữ Việt Nam” do Vũ Dƣơng Hoan chủ biên
nhấn mạnh nguyên tắc này là tập trung tồn bộ tài liệu Phơng lƣu trữ quốc gia vào bảo quản trong mạng lƣới các phòng, kho lƣu trữ từ trung ƣơng đến địa phƣơng và đặt dƣới sự quản lý tập trung thống nhất của Cục Lƣu trữ Nhà nƣớc và tập trung chỉ đạo một cách thống nhất về tổ chức lƣu trữ, pháp chế lƣu trữ và nghiệp vụ lƣu trữ [40, tr. 25-26]. Giáo trình “Lý luận và thực tiễn cơng tác lưu trữ” cũng giải thích ngun tắc này gồm có hai mặt nhƣ trên và nhấn mạnh việc quản lý công tác lƣu trữ theo nguyên tắc tập trung thống nhất là một tất yếu khách quan, do bản chất của chủ nghĩa xã hội quy định, là biện pháp tốt nhất để giữ gìn tồn vẹn tài liệu lƣu trữ và phát huy tác dụng to lớn của chúng đối với sự nghiệp xây dựng chủ nghĩa xã hội [86, tr. 16-17].
Nhƣ vậy, nguyên tắc tập trung thống nhất cơng tác lƣu trữ nói chung và tài liệu lƣu trữ nói riêng đã đƣợc đề cập đến cả ở trong nƣớc và nƣớc ngoài. Cả lý luận và thực tiễn đều thống nhất yêu cầu và nội dung của nguyên tắc này là bảo quản tài liệu trong mạng lƣới các phòng, kho lƣu trữ từ trung ƣơng đến địa phƣơng và thống nhất chỉ đạo về tổ chức lƣu trữ, pháp chế lƣu trữ và nghiệp vụ lƣu trữ.