8. Bố cục luận án
2.1. Một số vấn đề lý luận và thực tiễn về phông cá nhân
2.1.4. Thành phần tài liệu phông cá nhân
Trƣớc đây, Nghị định 111/2004/NĐ-CP ngày 08-4-2004 của Chính phủ về cơng tác lƣu trữ đã quy định thành phần tài liệu của cá nhân, gia đình, dịng họ tiêu biểu bao gồm tiểu sử, gia phả, tộc phả, bằng, sắc; các cơng trình nghiên cứu khoa học, sáng tác; tài liệu của cá nhân về hoạt động chính trị - xã hội; thƣ từ trao đổi; những cơng trình, bài viết về cá nhân do cá nhân nhận hoặc sƣu tầm đƣợc; tài liệu phim, ảnh, ghi âm, ghi hình của cá nhân hoặc về cá nhân mà cá nhân nhận hoặc sƣu tầm đƣợc; các ấn phẩm đặc biệt do cá nhân sƣu tầm đƣợc.
Còn điều 5 Luật Lƣu trữ năm 2011 quy định tài liệu cá nhân có giá trị phục vụ hoạt động thực tiễn, nghiên cứu khoa học, lịch sử đối với quốc gia, xã hội đƣợc đăng ký thuộc Phông lƣu trữ quốc gia Việt Nam, bao gồm những loại tài liệu: Gia phả, tộc phả, bằng, sắc phong, tài liệu về tiểu sử; bản thảo viết tay, bản in có bút tích, cơng trình nghiên cứu khoa học, sáng tác, thƣ từ trao đổi; phim, ảnh; băng, đĩa ghi âm, ghi hình; tài liệu điện tử; cơng trình, bài viết về cá nhân; ấn phẩm, tài liệu do cá nhân sƣu tầm đƣợc [69]...
Một số cơng trình nghiên cứu cũng đề cập đến thành phần tài liệu phông cá nhân nhƣ sau:
Đề tài cấp ban (ngang cấp bộ) “Nghiên cứu xác định phông lưu trữ cá nhân thuộc diện quản lý của Kho Lưu trữ Trung ương Đảng” (mã số KHBĐ (2006)-36)
chia tài liệu các phông cá nhân ở Kho Lƣu trữ Trung ƣơng thành 2 nhóm lớn:
- Nhóm 1: Tài liệu hành chính, gồm: Tài liệu tiểu sử, tài liệu sáng tác, tài liệu hoạt động công vụ và xã hội, thƣ từ của cá nhân và thƣ từ gửi đến cá nhân; tài liệu về tài sản, sinh hoạt đời sống; tài liệu của các thành viên gia đình liên quan đến cá nhân; các bộ sƣu tập do cá nhân sƣu tầm, tài liệu viết về cá nhân; tài liệu lễ tang (nếu cá nhân đã qua đời)…
- Nhóm 2: Tài liệu nghe nhìn, gồm phim, ảnh, băng ghi âm, ghi hình và các loại tài liệu khác (nhƣ tài liệu điện tử) của cá nhân [67].
Ở nƣớc ngoài, lƣu trữ một số quốc gia cũng đã quy định, hƣớng dẫn về thành phần tài liệu chủ yếu của phông cá nhân.
Liên Xô trƣớc đây đã quy định thành phần tài liệu các phông cá nhân thuộc lĩnh vực văn học nghệ thuật nhƣ sau :
(1) Phông của các nhà văn, nhà thơ, nhà soạn kịch, nhà nghiên cứu văn học nghệ thuật, nhạc sỹ có thành phần tài liệu là những tác phẩm của cá nhân ở dạng bản thảo đánh máy…
(2) Tài liệu sáng tác trong phông của các họa sỹ, điêu khắc, kiến trúc sƣ, tạc tƣợng có thành phần tài liệu là các bức vẽ, phác họa, phác thảo, những thiết kế kiến trúc đƣợc thực hiện trên giấy và phản ánh một phần sáng tác của họ. Những tƣợng đã hồn thành có ý nghĩa trƣng bày khơng thuộc diện bảo quản lƣu trữ.
(3) Tài liệu sáng tác trong phông của đạo diễn và nghệ sỹ sân khấu, điện ảnh có thành phần tài liệu là ảnh trong vai, các soạn thảo đạo diễn, những bản yêu cầu quay phim phản ánh sáng tác của ngƣời hình thành phơng… không thuộc phạm vi bảo quản của Viện lƣu trữ Văn học nghệ thuật... [105].
Năm 1958 Tổng cục Lƣu trữ Liên Xô giới hạn thành phần tài liệu phông cá nhân và những tài liệu cần phải loại ra khỏi phơng cá nhân, đó là :
- Tài liệu của những cá nhân khác có trong phơng, nếu khơng thể xác định đƣợc mối liên quan của chúng với những tài liệu của ngƣời hình thành phơng đó, thì có thể lấy ra khỏi phông trong trƣờng hợp nếu ở viện lƣu trữ đã có những phơng của những cá nhân nói trên hoặc đã xây dựng sƣu tập tài liệu của những ngƣời hình thành phơng khác nhau mà những tài liệu nói trên có thể kết hợp vào sƣu tập này. Những tài liệu văn thƣ có thể để lại trong các phơng cá nhân trong trƣờng hợp những tài liệu đó có tác dụng rộng lớn cho việc nghiên cứu khoa học và nếu lấy những tài liệu đó ra sẽ làm khó khăn cho cơng tác nghiên cứu.
- Những văn kiện văn thƣ nguyên bản của các cơ quan nhà nƣớc nằm trong các phông cá nhân, cần phải chuyển giao cho các phơng của những cơ quan nói trên hoặc chọn ra để lập thành những phông riêng.
- Nguyên bản các bức thƣ cần phải đƣa vào các phông của những ngƣời nhận; trƣờng hợp khơng có những phơng này ở các viện lƣu trữ nhà nƣớc hoặc nếu không xác định đƣợc ai là ngƣời nhận, những thƣ từ đó sẽ đƣa vào phông của những ngƣời trao đổi, tức là tác giả của các bức thƣ.
- Cần lấy ra khỏi các phông cá nhân những tài liệu in (sách, các tập tài liệu đóng.v.v…) khơng có chữ ký của tác giả hoặc ghi chú của ngƣời hình thành phơng và chuyển giao cho phịng tƣ liệu của viện lƣu trữ. Những tài liệu in có ý kiến của tác giả với một mức độ nào đó (sửa chữa của tác giả, lời ghi biếu.v.v…) cần để vào các phần thích ứng của phông; những tài liệu này chỉ lấy ra khỏi phông và chuyển giao cho phòng tƣ liệu khi phòng tƣ liệu đảm bảo việc bảo quản đặc biệt đối với những tài liệu đó và sách báo khơng cho mƣợn sử dụng rộng rãi.
- Các âm bản trên kính, trên phim nhựa và các đoạn phim điện ảnh cần lấy ra khỏi phông và sau khi sao chế từ những âm bản này thành những bức ảnh, sẽ chuyển giao chúng vào bảo quản ở các viện lƣu trữ tài liệu phim ảnh ghi âm thích ứng của nhà nƣớc hoặc các phịng văn kiện điện ảnh, phim ảnh của các viện lƣu trữ nhà nƣớc; ở trong phơng những âm bản nói trên đƣợc thay thế bằng các bức ảnh.
- Đƣa ra khỏi phông cá nhân những hiện vật bảo tàng và cổ vật (tranh tƣợng, quần áo) và cần phải chuyển giao vào các viện bảo tàng hoặc trả lại cho chủ nhân [96, tr. 7-9] …
Ở Hoa Kỳ, Bộ Năng lƣợng nƣớc này nêu lên thành phần tài liệu cá nhân gồm : - Tài liệu của một quan chức trƣớc khi tham gia hoạt động của Chính phủ khơng đƣợc sử dụng sau đó trong các hoạt động của Chính phủ;
- Tài liệu liên quan đến riêng tƣ của cá nhân, nằm ngoài hoạt động của cơ quan, hoặc các tổ chức chính trị riêng tƣ mà khơng liên quan đến cơ quan;
- Nhật ký, tạp chí, thƣ từ cá nhân, hoặc ghi chép cá nhân không đƣợc chuẩn bị để sử dụng cho, hoặc lƣu thông, trao đổi trong quá trình hoạt động của Chính phủ [108, tr. 9].
Đối với Trung Quốc, thành phần phông cá nhân bao gồm các tác phẩm, hiện vật do chính cá nhân tạo ra nhƣ bản thảo, bản vẽ, mơ hình, tƣợng điêu khắc, nhật ký, thƣ từ, di chúc và ghi chép của cá nhân hoặc gia đình, gia tộc; tài liệu do ngƣời khác viết hoặc sƣu tầm đƣợc có liên quan đến cá nhân, gia đình, gia tộc nổi tiếng; những tài liệu có liên quan trực tiếp, có thể giúp thuyết minh, làm rõ về tình hình, đặc điểm của ngƣời hình thành phơng... Trong phơng cá nhân không lƣu giữ tài liệu, văn bản do cá nhân với vai trò là lãnh đạo, cán bộ, nhân viên của cơ quan, tổ chức hình thành nên
trong hoạt động cơng vụ của mình. Thực tế nhiều năm ở Trung Quốc và nhiều quốc gia khác đã chứng minh nếu không triệt để làm rõ giới hạn của phơng cá nhân thì tất yếu sẽ dẫn tới tình trạng hỗn loạn trong việc quản lý các phông lƣu trữ và nhiều hậu quả khôn lƣờng khác [110, tr. 84].
Tóm lại, qua lý luận và thực tiễn trên đây tác giả thấy thông thường thành phần phông cá nhân gồm các loại sau :
1- Tài liệu phản ánh về tiểu sử của cá nhân (của chính cá nhân và của cơ quan, tổ chức, cá nhân khác nói, viết về cá nhân).
2- Tài liệu phản ánh hoạt động chính của ngƣời hình thành phơng, bao gồm các bài nói, bài viết, bản thảo các văn bản (cho cơ quan, tổ chức), các ghi chép, thƣ từ; các sáng tác của cá nhân.
3- Tài liệu do cá nhân tự sƣu tầm, thu thập (sách báo, tem, thƣ, thiếp)
4- Tài liệu nghe nhìn, gồm: phim, ảnh, băng ghi âm, ghi hình của cá nhân (nhƣng chỉ là dƣơng bản, cịn âm bản thì đƣa vào bảo quản ở viện lƣu trữ phim ảnh theo chế độ riêng).
5- Tài liệu của các cơ quan, tổ chức, cá nhân nói, viết, phản ánh về cá nhân khi cá nhân còn sống hoặc đã mất...
6- Tài liệu về tài sản của cá nhân nhƣ giấy tờ, tài liệu về nhà đất, quyền thừa kế, sở hữu tài sản của cá nhân hoặc gia đình.
Mức độ đầy đủ những thành phần trên phụ thuộc vào cá nhân cụ thể, nhất là những tài liệu về nhà đất, quyền thừa kế, sở hữu tài sản của cá nhân hoặc gia đình.