Hàng năm, OPC đều xây dựng kế hoạch, đề ra chỉ tiêu sản xuất, từ đó phân bổ, giao chỉ tiêu cụ thể cho từng chi nhánh, phịng, xí nghiệp tổ chức thực hiện. Tuy nhiên, do việc dự báo và lập kế hoạch của OPC chủ yếu vào kết quả hoạt động kinh
Sản lượng sản xuất trong quá khứ
Thông tin thị trường, nhu cầu thị trường
Dự báo của giới chuyên môn
Năng lực sản xuất của công ty
Những đơn đặt hàng hiện tại
doanh ở các năm trước và đơn đặt hàng của khách hàng truyền thống, công tác hoạch định nhu cầu nguyên vật liệu lại dựa vào các đơn hàng và chỉ lập kế hoạch sản xuất hàng năm, nên khi có đơn hàng gấp và đột xuất, OPC thường không chủ động được nguyên vật liệu dự trữ tại kho, đôi khi phải mua gấp từ các đối tác nước ngoài, thời gian vận chuyển nguyên liệu từ đối tác nước ngoài về OPC dài dẫn đến không đảm bảo được thời gian giao hàng đối với các đơn hàng này.
Việc hoạch định nhu cầu nguyên vật liệu chưa chính xác và chưa phù hợp với tình hình sản xuất tại OPC, dẫn đến lượng tồn kho lớn, làm tăng chi phí, dịng tiền bị ứ đọng trong hàng tồn kho.
Hiện tại, OPC chỉ mới quan tâm đến việc lập kế hoạch trong ngắn hạn chưa có chú trọng đến việc lập kế hoạch trung hạn và dài hạn. Việc tái cơ cấu doanh mục sản phẩm, xác định những nhóm mặt hàng chiến lược cần tập trung phát triển trong ngắn hạn và dài hạn cũng chưa thực sự được chú trọng.
Quản lý hàng tồn kho
Kho của OPC đạt chuẩn GSP, kho được phân bố tại nhiều tỉnh, thành phố lớn trên tồn quốc vì vậy OPC đáp ứng được nhu cầu hàng hóa của khách hàng nhanh nhất có thể. Chất lượng bảo quản hàng hóa trong kho tốt, ít xảy ra hư hỏng, mất mát.
Tuy nhiên, hiện nay việc quản lý tồn kho của OPC chưa thực sự được quan tâm đúng mức. Số lượng hàng tồn kho lâu ngày vẫn cịn nhiều và chiếm vị trí khá nhiều trong kho. Ngoài ra, OPC chưa áp dụng được các kỹ thuật hiện đại trong quản lý hàng tồn kho như sử dụng mã vạch (barcode),… mà còn sử dụng các phương pháp thủ công và sử dụng nhiều nhân lực trong việc quản lý kho. Cịn tình trạng sản phẩm tồn kho quá lâu gần hết hạn sử dụng phải đem cho công nhân viên trong công ty sử dụng, nhiều sản phẩm hết hạn sử sụng phải đem đem tiêu hủy gây nhiều lãng phí.
(Nguồn: Báo cáo thường niên OPC năm 2013, 2014, 2015, 2016)
Hình 2.4: Hàng tồn kho của OPC giai đoạn 2013 - 2016
Số liệu từ hình 2.4 cho thấy, từ năm 2013 đến năm 2016 hàng tồn kho của OPC đều tăng, đặc biệt là năm 2016, hàng tồn kho tăng 31% so với năm 2015 và tăng 45% so với năm 2013, một lần nữa cho thấy công tác hoạch định nhu cầu nguyên vật liệu, việc dự báo và lập kế hoạch của OPC chưa sát với tình hình thực tế. Mức độ tồn kho của OPC ngày càng tăng qua các năm và giá trị tồn kho là khá lớn (năm 2016 là 279 tỷ đồng), đây thực sự là vấn đề lớn của OPC và cần được giải quyết trong thời gian tới.
2.2.2.2. Thực trạng hoạt động cung ứng nguyên vật liệu
Nguyên vật liệu là yếu tố cơ bản của quá trình sản xuất. Hoạt động cung ứng nguyên vật liệu có ảnh hưởng lớn đến kế hoạch sản xuất kinh doanh của công ty. Cung ứng nguyên vật liệu kịp thời, đủ số lượng làm cho quá trình sản xuất diễn ra liên tục, ngược lại sẽ làm gián đoạn quá trình sản xuất, ảnh hưởng đến lợi nhuận của công ty.
Hiện nay, việc xác định nhu cầu nguyên vật liệu của OPC chủ yếu dựa vào các đơn hàng, nguồn thông tin từ kinh doanh, dẫn đến việc chưa thật sự chủ động trong dự trữ, cung ứng nguyên vật liệu cho sản xuất, chưa xét đến tình hình thị
Tỷ đồng
trường cụ thể. Cạnh tranh trong ngành dược ngày càng cao và khắt khe, để tồn tại và phát triển, OPC cần thiết phải chủ động trong cung ứng nguyên vật liệu để thực hiện tốt kế hoạch sản xuất, kinh doanh, đảm bảo cho quá trình sản xuất, kinh doanh diễn ra liên tục, hiệu quả.
Lựa chọn nhà cung ứng nguyên vật liệu:
Nguyên liệu chính dùng cho sản xuất của OPC là dược liệu thu hái trồng trong nước và nhập khẩu từ nước ngoài. Việc đánh giá và chọn lựa nhà cung ứng là một trong những mục tiêu quan trọng góp phần tạo ra sản phẩm có chất lượng cao. Phòng Kế hoạch cung ứng của OPC chịu trách nhiệm chọn mua nhiều loại nguyên liệu, phụ liệu, tá dược, phụ tùng, vật tư đúng tiêu chuẩn, thỏa mãn yêu cầu đặt hàng của các nhà máy, cung cấp kịp thời, đầy đủ cho sản xuất và dự trữ hợp lý, giá cả chấp nhận được, bảo đảm mọi hoạt động sản xuất, kinh doanh đều có hiệu quả.
Ngồi ra cịn có các nhà cung cấp bao bì, chai lọ, toa nhãn, giấy nhơm, màng nhựa, thùng hộp đóng gói trong nước; đặc biệt đối với các loại bao bì cao cấp, cơng ty chọn các cơng ty in ấn có kỹ thuật tối tân, có khả năng cung cấp nhiều chủng loại với số lượng lớn, giá rẻ góp phần tạo ra những dịng sản phẩm có nhiều kiểu dáng phong phú, đa dạng và đồng nhất, vừa quảng bá thương hiệu, vừa tạo sự hấp dẫn đối với khách hàng, vừa nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh.
Bên cạnh đó OPC cịn đầu tư xây dựng xưởng chiết xuất dược liệu và xưởng bao bì nhựa để tự cung ứng một phần dược liệu, cung ứng các bao bì đặc chủng theo yêu cầu riêng của mình, góp phần đáng kể vào việc hạ giá thành sản phẩm chính, hình thành giá cả có tính cạnh tranh cao.
Hoạt động mua nguyên vật liệu:
Phòng Kế hoạch cung ứng kết hợp với Phòng Sản xuất xem xét các đơn đặt hàng trước khi lên kế hoạch sản xuất, xác định khả năng cung ứng nguyên vật liệu, bao bì, vật tư đảm bảo cho sản xuất. Vào tuần thứ 3 hàng tháng (theo bảng tiến độ sản xuất), tùy theo tình hình sản xuất, cung ứng, nhu cầu nguyên vật liệu cụ thể, Phòng Kế hoạch cung ứng phối hợp với Phòng Sản xuất tiến hành điều chỉnh kế hoạch sản xuất và nhu cầu nguyên vật liệu.
Một phần dược liệu của OPC thu hái theo mùa, tuy nhiên hiện nay thời tiết thường xuyên thay đổi và khó dự báo, các dịch bệnh trong thời gian gần đây có tính đột biến, khó kiểm sốt do vậy ảnh hưởng trực tiếp đến nguồn nguyên vật liệu của OPC. Do đó, OPC đã thực hiện các biện pháp nhằm làm hạn chế các rủi ro này như: Tổ chức liên kết thu mua và chế biến nguyên liệu, bao tiêu sản phẩm dược liệu cho các hộ nông dân.Trường hợp dược liệu thu hái không đủ và nhà cung ứng dược liệu khơng có hoặc khơng đáp ứng đủ nguyên vật liệu cho OPC sẽ dẫn đến tăng thời gian máy móc ngừng hoạt động, người lao động khơng có đủ việc để làm, làm tăng chi phí sản xuất kinh doanh, giảm lợi nhuận của OPC.
Định mức tiêu dùng nguyên vật liệu:
Phòng Đảm bảo chất lượng chịu trách nhiệm xây dựng định mức cho từng loại nguyên vật liệu và cho từng khâu của quá trình sản xuất. Căn cứ vào các đơn hàng và nhu cầu nguyên vật liệu cho sản xuất, Phòng Đảm bảo chất lượng tiến hành xây dựng các định mức nguyên vật liệu để lập kế hoạch cung ứng nguyên vật liệu và tiến hành sản xuất. Tổng kho căn cứ vào định mức này để xuất kho nguyên vật liệu cho các nhà máy để tiến hành sản xuất.
Do OPC sản xuất ra nhiều chủng loại sản phẩm (110 sản phẩm, trong đó 17 sản phẩm xuất khẩu nước ngồi: Lào, Nigeria, Moldova, Myanmar, Pháp, Đài Loan, Lithuania), mỗi sản phẩm dùng nhiều loại nguyên vật liệu khác nhau nên việc tính tốn định mức nguyên vật liệu chính xác, đồng bộ là rất khó khăn. Mặt khác, ý thức sử dụng nguyên vật liệu của cán bộ, cơng nhân viên OPC cịn chưa cao nên một số nguyên vật liệu bị dùng quá định mức, dẫn đến có trường hợp thiếu hụt nguyên vật liệu trong quá trình sản xuất, gây khó khăn cho hoạt động quản lý nguyên vật liệu.
Công tác quản lý nguyên vật liệu:
Do đặc thù của ngành dược, nguyên vật liệu đòi hỏi phải đạt chất lượng hết sức nghiêm ngặt nên trước khi nguyên vật liệu được nhập vào kho của OPC phải được theo dõi, kiểm tra hết sức sát sao, khách quan theo quy trình nhập kho.
Các bao bì đóng gói phải được kiểm tra cẩn thận về độ nhiễm bẩn và những
hư hại, trường hợp cần thiết, cần được làm sạch hoặc để riêng những bao bì nhiễm bẩn để điều tra thêm. Tất cả thuốc bao bì hư hại, mất dấu niêm phong hoặc bị nghi ngờ có tạp chất nhiễm thì khơng được nhập kho, trường hợp không được hủy bỏ ngay thì phải bảo quản ở khu vực biệt trữ riêng, không được bán, hoặc để lẫn với thuốc khác.
2.2.2.3. Thực trạng hoạt động sản xuất
Sản phẩm của OPC được sản xuất trên dây chuyền hiện đại, tuân thủ nghiêm ngặt các tiêu chuẩn sản xuất của ngành y tế như GMP, GSP, GLP, ISO 9001-2000, ISO 9001:2008. OPC đã đầu tư nhiều dây chuyền, cơng nghệ máy móc, trang thiết bị hiện đại nhằm phục vụ cho lĩnh vực sản xuất đáp ứng kịp thời nhua cầu thị trường, bao gồm: máy đóng túi thuốc bột sủi; máy rửa chai tự động; máy đóng gói hút chân khơng thuốc phiến; hệ thống chiết chai tự động thuốc nước (chiết chai, xếp toa và vô hộp tự động, dán nhãn, xiết nắp). Đầu tư hệ thống thiết bị sấy cao bằng cơng nghệ vi sóng chân khơng và đang ứng dụng trong sản xuất, máy in phun số lô tự động, công nghệ chiết chai chân khơng, cơng nghệ đóng gói thuốc viên cấp 1, cấp 2 tự động, máy đóng túi thuốc bột sủi, máy đóng gói hút chân khơng thuốc phiến, thiết bị dán nhãn tự động cho dây chuyền thuốc dùng ngồi. Hợp lý hố quy trình sản xuất tại các dây chuyền, giảm giá thành sản phẩm và đáp ứng kịp thời nhu cầu thị trường.
So với các thuốc tân dược có cùng cơng dụng, các sản phẩm của OPC được hầu như không gây tác dụng phụ do được sản xuất từ dược liệu. Hệ thống đảm bảo chất lượng được thiết lập rộng khắp ở các khâu của quá trình sản xuất từ cung ứng vật tư cho đến pha chế, bảo quản, nhằm mục đích đảm bảo nguyên liệu được cung cấp đạt yêu cầu về chất lượng như đã đăng ký, định chuẩn, phù hợp nguyên tắc thực hành tốt sản xuất thuốc GMP-WHO.
Để đảm bảo tính khách quan trong kết quả kiểm tra chất lượng, OPC tổ chức Phòng Đảm bảo chất lượng được trang bị đầy đủ máy móc thiết bị theo tiêu chuẩn và bố trí cán bộ chun mơn lành nghề, có kinh nghiệm ứng dụng các tiêu chuẩn kỹ thuật cao, phương pháp kiểm tra chất lượng tiên tiến, nên các kết quả kiểm nghiệm
phân tích thu được chính xác, trung thực và đáng tin cậy. Cơ quan kiểm tra chất lượng sản phẩm hoạt động độc lập đối với sản xuất và có nhiệm vụ kiểm tra đánh giá toàn bộ chất lượng nguyên liệu đầu vào, sản phẩm trung gian, sản phẩm chờ đóng gói cho đến chất lượng thành phẩm, đảm bảo chất lượng sản phẩm đưa ra thị trường đều đạt tiêu chuẩn chất lượng do Bộ Y tế quy định.
Ngồi việc đảm bảo sản phẩm có chất lượng cao và tính ổn định theo đăng ký, Phòng Đảm bảo chất lượng còn phối hợp với các bộ phận liên quan cùng hoạt động nhằm:
- Đánh giá chất lượng nhà cung cấp thông qua nghĩa vụ thực hiện hợp đồng và tài liệu bình chọn giữa các nhà cung cấp khác nhau.
- Kiểm tra, đánh giá chất lượng nguyên liệu, sản phẩm dựa trên phiếu kiểm tra chất lượng nguyên liệu, sản phẩm trung gian, thành phẩm, hồ sơ lô mẻ sản phẩm, phiếu kiểm sốt q trình, khi được sự chấp thuận của Phòng Quản lý chất lượng thì nguyên liệu, phụ liệu mới được đưa vào sản xuất.
- Kiểm tra, bảo đảm chất lượng nguyên liệu, sản phẩm còn được đánh giá ở khâu bảo quản theo quy định và được theo dõi tuổi thọ thời gian tồn trữ thông qua hồ sơ quản lý và hồ sơ ghi chép theo dõi từng mặt hàng. Tất cả các mặt hoạt động nói trên đều được đánh giá định kỳ 3 tháng, 6 tháng 1 lần làm cho việc quản lý chất lượng có kết quả tốt.
- Khi chất lượng nguyên liệu, sản phẩm trung gian, thành phẩm không đảm bảo chất lượng không được phép nhập kho hay khơng được tham gia q trình sản xuất thì được xử lý trả về nhà cung ứng hoặc xuất kho huỷ bỏ và được thay thế nhanh chóng.
- Ngồi ra Phịng Đảm bảo chất lượng còn thẩm định thiết bị, quy trình, phương pháp kiểm tra chất lượng và khuyến cáo các vấn đề có liên quan đến việc quản lý chất lượng, đánh giá hiệu năng, hiệu quả của thuốc.
2.2.2.4. Thực trạng hoạt động phân phối
OPC có hệ thống phân phối hầu hết các tỉnh thành, phố trên cả nước. Hiện tại, OPC đã có 9 chi nhánh với hơn 400 nhân viên bán hàng phủ đến tuyến huyện của hầu hết các tỉnh thành trong cả nước. Các chi nhánh được đầu tư mở rộng, đầu
tư cơ sở vật chất và nhân sự đáp ứng cho nhu cầu phát triển của thị trường. Khách hàng của công ty đến nay đã lên đến 20.000, bao gồm: Nhà thuốc, đại lý thuốc, công ty dược, cơ sở điều trị (trung tâm y tế, bệnh viện, phòng khám đa khoa, bệnh xá, trạm xá, phòng chẩn trị, phòng mạch,…),…
OPC đã xây dựng một đội ngũ trình dược viên chuyên nghiệp ở hầu hết các tỉnh, thành phố trong cả nước thông qua các chi nhánh để giới thiệu sản phẩm và chăm sóc khách hàng. Đội ngũ trình dược viên bán hàng, giao hàng trong tất cả hệ thống phân phối sỉ và lẻ trên toàn quốc. Đội xe vận tải của OPC được trang bị hiện đại, đủ tiêu chuẩn để vận chuyển các mặt hàng dược và dụng cụ y tế.
Quy trình giao hàng: sau khi nhận được đơn hàng, bộ phận xử lý đơn hàng chuyển đơn hàng sang Phòng Điều phối bán hàng và chuyển thông tin đơn hàng sang kho để lập phiếu đóng gói hàng, trong phiếu đóng gói có đầy đủ các thơng tin về đơn hàng, thơng tin khách hàng, số lượng hàng hóa, số lơ sản phẩm. Việc xuất kho thực hiện theo nguyên tắc nhập trước xuất trước hoặc hết hạn trước xuất trước. Hàng sau khi được đóng gói được chuyển đến đội vận tải của OPC và được vận chuyển đến khách hàng.
Tuy nhiên, hệ thống phân phối OPC chưa bảo phủ đến một số tỉnh cao ngun, miền núi phía Bắc. Cơng tác giao hàng của OPC cịn một số hạn chế như: còn đơn hàng giao chậm trễ và sai sót về số lượng hàng cần giao đối với khách hàng; sai thủ tục xuất khẩu hàng làm cho không đảm bảo thời gian cam kết giao hàng cho khách hàng ở nước ngoài. Bên cạnh đó, hiện nay việc đánh giá chất lượng thuốc phiến tại các bệnh viện cịn mang tính cảm quan, phụ thuộc khá nhiều vào chủ quan đánh giá của người nhận hàng nên nhiều khi hàng bị trả về với lý do chưa hợp lý.
2.2.2.5. Thực trạng hoạt động dịch vụ khách hàng
Nhận thức được rằng dịch vụ khách hàng là yếu tố giúp OPC duy trì lịng trung thành của khách hàng, nâng cao sức cạnh tranh, OPC đã thành lập Bộ phận Dịch vụ khách hàng thuộc Phòng quản trị marketing từ rất sớm. Bộ phận này phụ trách công tác thông tin quảng cáo, khuyếch trương thương hiệu, nhãn hiệu hàng hóa trên các phương tiện thơng tin, báo chí, thương mại điện tử, tổ chức hội nghị,
hội thảo giới thiệu sản phẩm cho giới chuyên môn, các cơ sở điều trị trong ngành y, các công ty, đại lý bán lẻ dược phẩm. Đồng thời với chủ trương khách hàng là