CHƯƠNG 1 : CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ QUẢN TRỊ NGUỒN NHÂN LỰC
2.2. Thực trạng quản trị nguồn nhân lực của Prudential trong thời gian qua
2.2.1. Đặc điểm, cơ cấu nguồn nhân lực của Prudential
Từ các báo cáo về tình hình lao động của phòng Nhân sự, tác giả đã thống kê một số tổng quan về tình hình nhân sự của cơng ty theo giới tính, theo nghiệp vụ, theo trình độ văn hóa, theo thâm niên cơng tác, theo độ tuổi và theo biến động nhân sự qua các năm.
2.2.1.1. Cơ cấu nhân viên theo giới tính
Cơ cấu nhân viên theo giới tính của cơng ty Prudential được thể hiện trong hình 2.4.
Hình 2.4: Cơ cấu nhân viên Prudential theo giới tính
Nguồn: báo cáo thống kê của phòng nhân sự
Lực lượng nhân sự của Prudential tăng liên tục từ năm 2012 đến 2014: năm 2013 cơng ty có 1.790 nhân viên, tăng 6% so với 2012. Kết thúc năm 2014, công ty
1113 1164 1142
573 626 721
2012 2013 2014
Cơ cấu nhân viên Prudential theo giới tính
Prudential có tổng số 1.863 nhân viên, tăng 4% so với 2013. Trong đó, nhân viên nữ chiếm đa số với tỷ trọng hơn 60% qua các năm, gần gấp đôi số lượng nhân viên nam. Số lượng nhân viên nam chủ yếu tập trung chủ yếu ở Khối Kinh doanh và bộ phận Công nghệ thông tin thuộc khối Hỗ Trợ; còn ở các bộ phận nghiệp vụ khác, do những đặc thù của ngành đòi hỏi các kỹ năng về dịch vụ khách hàng, giải quyết, hỗ trợ các giao dịch phát sinh mà đa số các vị trí phù hợp với nữ và nhân viên nữ cũng có tỷ lệ gắn kết cao hơn ở các vị trí này so với nam (theo Phân tích của Phịng nhân sự năm 2014).
2.2.1.2. Cơ cấu nhân viên theo nghiệp vụ
Cơ cấu nhân viên theo giới tính của cơng ty Prudential được thể hiện trong hình 2.5.
Hình 2.5: Tỷ trọng nhân viên Prudential theo nghiệp vụ
Nguồn: Báo cáo thống kê của phòng Nhân sự
Do đặc thù công ty là kinh doanh sản phẩm bảo hiểm nhân thọ, bộ phận kinh doanh là bộ phận chủ lực, trực tiếp mang lại doanh số cho cơng ty, vì vậy phân bổ số lượng nhân viên ở Khối Kinh doanh là cao nhất và có xu hướng tăng dần qua các
18% 18% 21% 9% 9% 10% 25% 21% 15% 43% 46% 49% 3% 3% 4% 2012 2013 2014
Tỷ trọng nhân viên Prudential theo nghiệp vụ
Khối ngoại giao Khối hỗ trợ Khối tài chính Khối Giao dịch Khối Kinh doanh Khối Sản phẩm
viên khối kinh doanh so với tồn cơng ty năm 2012 là 43%, tăng lên 46% trong 2013 và 49% trong .
Số lượng nhân viên thuộc khối Giao dịch cũng chiếm tỷ trọng lớn, những đang có xu hướng giảm dần qua các năm (tỷ trọng nhân sự khối Giao dịch là 25% trong 2012, giảm còn 21% trong 2013 và 18% năm 2014) do định hướng của công ty là gia tăng tự động hóa, giảm các khâu giấy tờ nhằm giảm chi phí và tăng hiệu quả hoạt động, nên lực lượng nhân sự của khối này bị cắt giảm dần qua các năm.
Các khối còn lại bao gồm khối ngoại giao, khối hỗ trợ, khối tài chính, khối sản phẩm có số nhân viên tương đối ổn định qua các năm.
Như vậy, nhìn chung, phân bố nhân sự cho các phòng ban chức năng của cơng ty là khá hợp lý, có tác dụng hỗ trợ qua lại lẫn nhau và đáp ứng mục tiêu chung của công ty.
2.2.1.3. Cơ cấu nhân viên theo trình độ học vấn
Về trình độ học vấn, đa số nhân viên cơng ty có trình độ đại học và trên đại học, nhóm trình độ học vấn này đang có xu hướng gia tăng trong khi tỷ trọng nhân viên chỉ tốt nghiệp trung cấp và cao đẳng ngày càng giảm. Đến năm 2014, tồn cơng ty có đến chiểm 92% nhân sự có trình độ từ đại học trở lên. Nguồn nhân lực trình độ cao này chính là nguồn tài sản vơ giá của cơng ty Prudential. Đây vừa là cơ hội để Prudential khai thác nguồn tài sản nhân lực này để đạt được các mục tiêu của mình, vừa là thách thức đối với Prudential phải có những chính sách và chiến lược phù hợp để duy trì và phát triển trong bối cảnh cạnh tranh gay gắt giữa từ các công ty đối thủ nhằm thu hút nhân tài từ những cơng ty lớn và có kinh nghiệm như Prudential. Tỷ trọng nhân viên Prudential theo trình độ học vấn thể hiện trong bảng 2.6.
Hình 2.6: Tỷ trọng nhân viên Prudential theo trình độ học vấn
Nguồn: Báo cáo thống kê của phòng Nhân sự
2.2.1.4. Cơ cấu nhân viên theo thâm niên công tác
Mặc dù công ty đã thành lập được 16 năm nhưng tỷ trong nhân viên có thâm niên trên 5 năm chiếm số lượng không cao, chỉ chiếm 23% trong 2012, 26% trong 2013 và tăng lên 30% trong 2015. Chủ yếu vẫn là nhân viên mới có thâm niên dưới 5 năm.
Số nhân viên dưới 1 năm xu hướng gia tăng hàng năm chủ yếu là do tuyển dụng tăng. Có sự biến động giảm về tỷ trọng nhân viên từ 1 năm đến 5 năm. Đây là lực lượng nhân sự đã tương đối nắm bắt được công việc mà họ đang đảm nhận và đa số vấn cịn trẻ, là lực lượng dễ bị lơi kéo bởi các cơ hội việc làm hấp dẫn từ các công ty khác. 8% 8% 9% 69% 78% 84% 21% 12% 6% 2% 2% 1% 2012 2013 2014
Tỷ trọng nhân viên Prudential theo trình độ
Hình 2.7: Tỷ trọng nhân viên Prudential theo thâm niên công tác
Nguồn: Báo cáo thống kê của phòng Nhân sự
2.2.1.5. Cơ cấu nhân viên theo độ tuổi
Nhìn vào cơ cấu nhân viên theo độ tuổi thể hiện trong hình 2.8, ta thấy Prudential có cơ cấu nhân sự trẻ, chủ yếu ở độ tuổi công ty chủ yếu rơi vào độ tuổi dưới 40 (chiếm hơn 70% tỷ trọng qua các năm). Cơ cấu nhân sự trẻ với sự năng động, sáng tạo, nhiệt tình, nhạy bén, có khả năng tiếp thu nhanh những cái mới là lợi thế của cơng ty. Đặc biệt, nếu có sự định hướng, đào tạo và phát triển đúng, cơng ty có thể khai thác tối đa lợi thế này để thực hiện những mục tiêu chiến lược của cơng ty.
Hình 2.8: Tỷ trọng nhân viên Prudential theo độ tuổi
Nguồn: Báo cáo thống kê của phòng Nhân sự
14%9% 16% 18% 10% 12%
49% 46% 39%
28% 28% 31%
2012 2013 2014
Tỷ trọng nhân viên Prudential theo thâm niên
Trên 10 năm Trên 5 năm Từ 1 năm - 5 năm Dưới 1 năm
7% 8% 10%
16% 17% 19%
34% 30% 24%
43% 45% 48%
2012 2013 2014
Tỷ trọng nhân viên Prudential theo độ tuổi
2.2.1.6. Cơ cấu nhân viên theo biến động nhân sự
Công ty liên tục tuyển dụng cao trong những 3 năm gần đây với hơn 10% nhân viên được tuyển mới mỗi năm. Số lượng nghỉ việc của nhân viên gần 10% trong những năm từ 2012 đến 2014 một phần là do hiện tượng chảy máu chất xám qua các công ty đối thủ, một phần là do công ty cho nghỉ việc nhân viên ở một số khâu mang tính chất giấy tờ của bộ phận Giao dịch để chuyển qua sử dụng tự động hóa một số quy trình giao dịch bằng máy móc thay cho con người. Sự tăng lên của số lượng nhân viên tuyển mới chủ yếu là phục vụ cho nhu cầu phát triển, mở rộng kinh doanh của công ty.
Bảng 2.1: Biến động nhân sự Prudential qua các năm Số lượng nhân viên Số lượng nhân viên
2012 2013 2014
Số
lượng % biến động lượng Số % biến động lượng Số % biến động Số lượng đầu năm 1595 1686 1790 Tuyển dụng mới 226 14% 254 15% 197 11% Nghỉ việc 135 8% 150 9% 124 7%
Số lượng cuối năm 1686 6% 1790 6% 1863 4%
Nguồn: Báo cáo thống kê của phòng Nhân sự
2.2.2. Thực trạng hoạt động quản trị nguồn nhân lực tại Prudential 2.2.2.1. Hoạch định nguồn nhân lực 2.2.2.1. Hoạch định nguồn nhân lực
Trước năm 2010, hoạt động hoạch định nguồn nhân lực tại công ty BHNT Prudential Việt Nam do phòng Nhân sự trực tiếp đảm nhận và báo về cho các trưởng bộ phận. Từ tháng 1/2011, hoạt động này được cải cách theo hướng như sau:
- Phòng Nhân Sự phối hợp với các trưởng bộ phận thực hiện hoạch định nhu cầu nguồn nhân lực, chủ yếu dựa trên nhu cầu đề xuất từ mỗi bộ phận, kết hợp với chiến lược phát triển nguồn nhân lực của cơng ty.
- Định kỳ hàng q, phịng Nhân sự làm việc với các trưởng bộ phận để cập nhật tình hình nhân sự hiện tại, phân tích hiện trạng nguồn nhân lực, nhu cầu đề xuất từ các trưởng bộ phận, từ đó có kế hoạch tuyển dụng, đào tạo và dự báo ngân sách hoạt động.
Trong báo cáo tổng kết hoạt động Nhân sự 2014 của Prudential, hoạt động hoạch định nguồn nhân lực đã góp phần phản ánh nhu cầu nguồn nhân lực theo thời kỳ để có thể lên dự toán ngân sách và lập kế hoạch tuyển dụng đáp ứng số lượng nhân viên cần thiết và có kế hoạch chuẩn bị cho đội ngũ kế thừa, ưu tiên tạo điều kiện cho nguồn lao động nội bộ phát huy được năng lực.
Bảng 2.2: Bảng kế hoạch tuyển dụng nhân sự cơng ty BHNT Prudential Phịng ban Phòng ban
chức năng Nhu cầu tuyển Lý do tuyển Thời gian tuyển Nguồn tuyển dụng Số tuyển thực tế
Khối ngoại
giao 6 Mục tiêu gia tăng hoạt động hỗ trợ cộng động giai đoạn đến 2025 Q2/2014 Tuyển nhân sự bên ngồi cơng ty 8 Khối tài
chính 8 Hiện phòng ban còn đang thiếu người, trong năm 2014 có hai nhân sự nghỉ thai sản Q3/2014 Tuyển nhân sự bên ngồi cơng ty 16
Khối hỗ trợ 30 Nhu cầu cho bộ phận công nghệ thơng tin và phịng Huấn luyện
Q2/2014 Tuyển nội bộ hoặc bên ngoài
59 Khối giao dịch 0 10 Khối kinh doanh 100 Mở rộng thị trường miền Trung và miền Nam Q1/2014 Tuyển nhân sự bên ngoài ngay tại địa phương
95
Khối sản
phẩm 4 Thêm bộ phận Tiếp thị sản phẩm Q3/2014 Tuyển nhân sự nội bộ hoặc bên ngoài
9
Tổng số 148 197
Nguồn: Báo cáo thống kê của phòng Nhân sự
Hoạt động hoạch định nguồn nhân lực tại công ty Prudential bước đầu đã đem lại một số kết quả nhất định:
- Việc hoạch định xuất phát từ nhu cầu, khối lượng cơng việc của các phịng ban (thơng qua việc để cho các trưởng bộ phận tiến hành dự báo) chứ không xuất phát từ ý muốn chủ quan của phòng Nhân Sự hay của Ban Giám Đốc. Điều này tạo điều kiện cho việc hoạch định mang tính thực tế hơn, đảm bảo cho các hoạt động có liên quan được thực hiện đúng như kế hoạch.
- Hoạt động hoạch định nguồn nhân lực mà công ty đang áp dụng bước đầu đã góp phần đáp ứng tương đối số lượng nhân viên cần thiết và có kế hoạch chuẩn bị cho đội ngũ kế thừa, ưu tiên tạo điều kiện cho nguồn lao động nội bộ phát huy được năng lực.
Bên cạnh đó, việc hoạch định nguồn nhân lực tại cơng ty Prudential vẫn cịn một số hạn chế sau:
- Công ty chỉ dừng lại ở việc dự báo nguồn nhân lực trong ngắn hạn, chưa dự báo và xác định nguồn nhân lực trong trung và dài hạn, mặc dù chiến lược phát triển kinh doanh của Tập đoàn đã được xác định theo trung và dài hạn. Điều này có thể làm giảm hiệu quả của hoạt động hoạch định nguồn nhân lực.
- Việc hoạch định nguồn nhân lực hiện nay chưa xét đến tỷ lệ nghỉ việc dự đốn, vì vậy khi nhân viên nghỉ việc sẽ gây sự thiếu hụt nhân sự đột xuất khiến phòng nhân sự bị động, gây áp lực cho hoạt động tuyển dụng; cơng việc của phịng ban có nhân viên nghỉ bị trì trệ, yêu cầu nhân viên ở lại kiêm nhiệm nhiều công việc hơn hoặc điều chuyển tạm thời nhân viên từ phòng khác sang hỗ trợ, điều này chỉ mang tính chất tạm thời khơng đáp ứng được hiệu quả công việc, làm hạn chế khả năng làm việc, gây tâm lý bất mãn không nhiệt tình phấn đấu và tốn thời gian đào tạo nhưng không sử dụng được nhân viên lâu dài.
- Chưa thấy được sự phối hợp đồng bộ giữa các chiến lược, chính sách kinh doanh của công ty với các chiến lược phát triển quản trị nguồn nhân lực.
2.2.2.2. Phân tích cơng việc
Tại Prudential, Ban Giám đốc chỉ đạo phòng Nhân sự phối hợp với các trưởng bộ phận thực hiện hoạt động phân tích cơng việc. Tuy nhiên hiện nay, Prudential chưa có quy trình chuẩn cho hoạt động phân tích cơng việc, và hoạt động này cũng không phải là một hoạt động thường xuyên mà chỉ được tiến hành cho những vị trí tuyển dụng mới khi kết hợp với việc chuẩn bị thông báo tuyển dụng qua các kênh. Mẫu bảng mô tả công việc và tiêu chuẩn công việc hiện đang áp dụng được thể hiện trong bảng Phụ lục 4 của luận văn.
Tác giả đã tiến hành thu thập ý kiến của 135 nhân viên trong công ty về hoạt động phân tích cơng việc và thu được kết quả như bảng 2.3.
Bảng 2.3: Kết quả khảo sát thực trạng phân tích cơng việc
Câu hỏi Mức độ đồng ý Điểm trung bình 1 2 3 4 5 Hồn tồn khơng đồng ý Khơng đồng ý Bình thường Đồng ý Hồn tồn đồng ý Anh/ Chị có bảng mơ tả
cơng việc và bảng tiêu chuẩn cơng việc cho vị trí mình đang đảm nhận
39% 34% 15% 8% 4% 2.04 Bảng mô tả công việc và
tiêu chuẩn công việc phản ánh đúng nhiệm vụ và quyền hạn của Anh/ Chị
44% 29% 21% 4% 2% 1.91 Anh/ Chị hiểu rõ công
việc mình phụ trách sẽ thực hiện như thế nào
23% 15% 41% 9% 12% 2.72
Nguồn: Kết quả phân tích thống kê mơ tả
Các bảng mô tả công việc và tiêu chuẩn công việc chưa được chuẩn hóa mà chỉ được xây dựng khi cơng ty có nhu cầu tuyển dụng nhân sự mới thì mới có bảng này cho vị trí được tuyển dụng, cịn các vị trí khơng tuyển mới thì hầu như là chưa có bảng mơ tả cơng việc và bảng tiêu chuẩn công việc. Đa số nhân viên được khảo sát cũng nhân xét là họ khơng có thơng tin về bảng mô tả công việc và bảng tiêu chuẩn cơng việc, với điểm trung bình của biến khảo sát là 2,04.
Đối với hoạt động xây dựng bảng mô tả công việc và bảng tiêu chuẩn công việc, Prudential mới chỉ dừng ở cấp độ phịng ban, nhóm làm việc chứ chưa cụ thể cho từng chức danh công việc, từng đối tượng là cấp quản lý, cấp giám sát hay nhân viên; khiến nhân viên vẫn cịn mơ hồ về những mơ tả cụ thể cũng như những tiêu chuẩn rõ ràng cho chức danh mà mình đang đảm nhận. Có đến 73% đối tượng khảo sát cho rằng bảng tiêu chuẩn cơng việc (nếu có) khơng phản ánh đúng nhiệm vụ và quyền hạn của họ.
Với những hạn chế hiện nay của hoạt động phân tích cơng việc, khảo sát cho thấy rằng nhân viên còn khá mơ hồ khi được hỏi cơng việc mình phụ trách sẽ thực hiện như thế nào, và nhân viên có xu hướng khơng đồng tình về việc mong muốn tiếp tục gắn bó với công việc.
Như vậy, Prudential bước đầu cũng đã bắt đầu quan tâm đến việc phân tích cơng việc thông qua việc lên bảng mô tả công việc và bảng tiêu chuẩn cơng việc cho một số vị trí, tuy nhiên hoạt động này còn một số hạn chế cần khắc phục như sau:
- Hoạt động phân tích cơng việc mới chưa cụ thể cho từng chức danh công việc; khiến nhân viên chưa có thơng tin đầy đủ về những mô tả cụ thể và những tiêu chuẩn rõ ràng cho chức danh mà mình đang đảm nhận.
- Phịng nhân sự cũng như các cấp quản lý chưa được chú trọng quan tâm đúng mức đến hoạt động phân tích cơng việc. Đã có trường hợp quản lý lại giao việc phân tích cơng việc cho nhân viên trong phòng tự làm để đối phó với u cầu từ phịng Nhân Sự mà không tiến hành kiểm tra dẫn đến tình trạng công việc chồng chéo, đùn đẩy trách nhiệm.
- Chưa có biểu mẫu chung cho bảng mô tả công việc và bảng tiêu chuẩn công