Phòng ban
chức năng Nhu cầu tuyển Lý do tuyển Thời gian tuyển Nguồn tuyển dụng Số tuyển thực tế
Khối ngoại
giao 6 Mục tiêu gia tăng hoạt động hỗ trợ cộng động giai đoạn đến 2025 Q2/2014 Tuyển nhân sự bên ngồi cơng ty 8 Khối tài
chính 8 Hiện phòng ban còn đang thiếu người, trong năm 2014 có hai nhân sự nghỉ thai sản Q3/2014 Tuyển nhân sự bên ngồi cơng ty 16
Khối hỗ trợ 30 Nhu cầu cho bộ phận công nghệ thơng tin và phịng Huấn luyện
Q2/2014 Tuyển nội bộ hoặc bên ngoài
59 Khối giao dịch 0 10 Khối kinh doanh 100 Mở rộng thị trường miền Trung và miền Nam Q1/2014 Tuyển nhân sự bên ngoài ngay tại địa phương
95
Khối sản
phẩm 4 Thêm bộ phận Tiếp thị sản phẩm Q3/2014 Tuyển nhân sự nội bộ hoặc bên ngoài
9
Tổng số 148 197
Nguồn: Báo cáo thống kê của phòng Nhân sự
Hoạt động hoạch định nguồn nhân lực tại công ty Prudential bước đầu đã đem lại một số kết quả nhất định:
- Việc hoạch định xuất phát từ nhu cầu, khối lượng cơng việc của các phịng ban (thơng qua việc để cho các trưởng bộ phận tiến hành dự báo) chứ không xuất phát từ ý muốn chủ quan của phòng Nhân Sự hay của Ban Giám Đốc. Điều này tạo điều kiện cho việc hoạch định mang tính thực tế hơn, đảm bảo cho các hoạt động có liên quan được thực hiện đúng như kế hoạch.
- Hoạt động hoạch định nguồn nhân lực mà công ty đang áp dụng bước đầu đã góp phần đáp ứng tương đối số lượng nhân viên cần thiết và có kế hoạch chuẩn bị cho đội ngũ kế thừa, ưu tiên tạo điều kiện cho nguồn lao động nội bộ phát huy được năng lực.
Bên cạnh đó, việc hoạch định nguồn nhân lực tại cơng ty Prudential vẫn cịn một số hạn chế sau:
- Công ty chỉ dừng lại ở việc dự báo nguồn nhân lực trong ngắn hạn, chưa dự báo và xác định nguồn nhân lực trong trung và dài hạn, mặc dù chiến lược phát triển kinh doanh của Tập đoàn đã được xác định theo trung và dài hạn. Điều này có thể làm giảm hiệu quả của hoạt động hoạch định nguồn nhân lực.
- Việc hoạch định nguồn nhân lực hiện nay chưa xét đến tỷ lệ nghỉ việc dự đốn, vì vậy khi nhân viên nghỉ việc sẽ gây sự thiếu hụt nhân sự đột xuất khiến phòng nhân sự bị động, gây áp lực cho hoạt động tuyển dụng; cơng việc của phịng ban có nhân viên nghỉ bị trì trệ, yêu cầu nhân viên ở lại kiêm nhiệm nhiều công việc hơn hoặc điều chuyển tạm thời nhân viên từ phòng khác sang hỗ trợ, điều này chỉ mang tính chất tạm thời khơng đáp ứng được hiệu quả công việc, làm hạn chế khả năng làm việc, gây tâm lý bất mãn không nhiệt tình phấn đấu và tốn thời gian đào tạo nhưng không sử dụng được nhân viên lâu dài.
- Chưa thấy được sự phối hợp đồng bộ giữa các chiến lược, chính sách kinh doanh của công ty với các chiến lược phát triển quản trị nguồn nhân lực.
2.2.2.2. Phân tích cơng việc
Tại Prudential, Ban Giám đốc chỉ đạo phòng Nhân sự phối hợp với các trưởng bộ phận thực hiện hoạt động phân tích cơng việc. Tuy nhiên hiện nay, Prudential chưa có quy trình chuẩn cho hoạt động phân tích cơng việc, và hoạt động này cũng không phải là một hoạt động thường xuyên mà chỉ được tiến hành cho những vị trí tuyển dụng mới khi kết hợp với việc chuẩn bị thông báo tuyển dụng qua các kênh. Mẫu bảng mô tả công việc và tiêu chuẩn công việc hiện đang áp dụng được thể hiện trong bảng Phụ lục 4 của luận văn.
Tác giả đã tiến hành thu thập ý kiến của 135 nhân viên trong công ty về hoạt động phân tích cơng việc và thu được kết quả như bảng 2.3.
Bảng 2.3: Kết quả khảo sát thực trạng phân tích cơng việc
Câu hỏi Mức độ đồng ý Điểm trung bình 1 2 3 4 5 Hồn tồn khơng đồng ý Khơng đồng ý Bình thường Đồng ý Hồn tồn đồng ý Anh/ Chị có bảng mơ tả
cơng việc và bảng tiêu chuẩn cơng việc cho vị trí mình đang đảm nhận
39% 34% 15% 8% 4% 2.04 Bảng mô tả công việc và
tiêu chuẩn công việc phản ánh đúng nhiệm vụ và quyền hạn của Anh/ Chị
44% 29% 21% 4% 2% 1.91 Anh/ Chị hiểu rõ công
việc mình phụ trách sẽ thực hiện như thế nào
23% 15% 41% 9% 12% 2.72
Nguồn: Kết quả phân tích thống kê mơ tả
Các bảng mô tả công việc và tiêu chuẩn công việc chưa được chuẩn hóa mà chỉ được xây dựng khi cơng ty có nhu cầu tuyển dụng nhân sự mới thì mới có bảng này cho vị trí được tuyển dụng, cịn các vị trí khơng tuyển mới thì hầu như là chưa có bảng mơ tả cơng việc và bảng tiêu chuẩn công việc. Đa số nhân viên được khảo sát cũng nhân xét là họ khơng có thơng tin về bảng mô tả công việc và bảng tiêu chuẩn cơng việc, với điểm trung bình của biến khảo sát là 2,04.
Đối với hoạt động xây dựng bảng mô tả công việc và bảng tiêu chuẩn công việc, Prudential mới chỉ dừng ở cấp độ phịng ban, nhóm làm việc chứ chưa cụ thể cho từng chức danh công việc, từng đối tượng là cấp quản lý, cấp giám sát hay nhân viên; khiến nhân viên vẫn cịn mơ hồ về những mơ tả cụ thể cũng như những tiêu chuẩn rõ ràng cho chức danh mà mình đang đảm nhận. Có đến 73% đối tượng khảo sát cho rằng bảng tiêu chuẩn cơng việc (nếu có) khơng phản ánh đúng nhiệm vụ và quyền hạn của họ.
Với những hạn chế hiện nay của hoạt động phân tích cơng việc, khảo sát cho thấy rằng nhân viên còn khá mơ hồ khi được hỏi cơng việc mình phụ trách sẽ thực hiện như thế nào, và nhân viên có xu hướng khơng đồng tình về việc mong muốn tiếp tục gắn bó với công việc.
Như vậy, Prudential bước đầu cũng đã bắt đầu quan tâm đến việc phân tích cơng việc thông qua việc lên bảng mô tả công việc và bảng tiêu chuẩn cơng việc cho một số vị trí, tuy nhiên hoạt động này còn một số hạn chế cần khắc phục như sau:
- Hoạt động phân tích cơng việc mới chưa cụ thể cho từng chức danh công việc; khiến nhân viên chưa có thơng tin đầy đủ về những mô tả cụ thể và những tiêu chuẩn rõ ràng cho chức danh mà mình đang đảm nhận.
- Phịng nhân sự cũng như các cấp quản lý chưa được chú trọng quan tâm đúng mức đến hoạt động phân tích cơng việc. Đã có trường hợp quản lý lại giao việc phân tích cơng việc cho nhân viên trong phòng tự làm để đối phó với u cầu từ phịng Nhân Sự mà không tiến hành kiểm tra dẫn đến tình trạng công việc chồng chéo, đùn đẩy trách nhiệm.
- Chưa có biểu mẫu chung cho bảng mô tả công việc và bảng tiêu chuẩn công việc cho cả công ty.
2.2.2.3. Tuyển dụng
Ngay từ khi mới thành lập, công ty BHNT Prudential Việt Nam đã xây dựng quy trình tuyển dụng rất rõ ràng, chi tiết, tạo điều kiện cho việc tuyển dụng được diễn ra nhanh chóng, hiệu quả, chun nghiệp. Quy trình tuyển dụng của Prudential không ngừng được xem xét và sửa đổi. Hiện nay, Prudential đang sử dụng quy trình tuyển dụng được ban hành và sửa đổi năm 2010, đây là một quy trình khá bài bản gồm 11 bước như hình 2.9.
Hình 2.9: Quy trình tuyển dụng nhân sự cơng ty Prudential
(Nguồn: Bộ quy trình chuẩn của phòng Nhân sự)
Trong những năm gần đây, công ty liên tục tuyển dụng cao với hơn 10% nhân viên được tuyển mới mỗi năm. Việc tuyển dụng vừa nhằm đáp ứng chủ yếu nhằm đáp ứng nhu cầu mở rộng thị trường, phát triển kinh doanh của cơng ty.
Tình hình tuyển dung và nguồn tuyển dụng của Prudential trong những năm vừa qua thể hiện ở bảng 2.4:
Bảng 2.4: Tình hình tuyển dụng và nguồn tuyển dụng của Prudential qua các năm qua các năm Nguồn tuyển dụng 2012 2013 2014 Số lượng Tỷ trọng Số lượng Tỷ trọng Số lượng Tỷ trọng Website công ty 37 16% 44 17% 51 26% Website tuyển dụng 165 73% 171 67% 116 59%
Luân chuyển nội bộ 24 11% 30 12% 9 5%
Giới thiệu của nhân
viên 0
0% 9 4% 21 11%
Tổng số 226 100% 254 100% 197 100%
Nguồn: Báo cáo thống kê của phòng nhân sự
Theo bảng 2.4, nguồn tuyển dụng chủ yếu mà Prudential sử dụng là qua các website tuyển dụng chuyên nghiệp, thế mạnh của các website này là có số lượng truy cập lớn và rộng, nên có thể dễ dàng tìm kiếm các ứng viên phù hợp hơn các kênh khác. Tuy nhiên, kênh tuyển dụng này là kênh tốn chi phí nhất do khoản phí phải trả cho các website.
Trong những năm gần đây, xu hướng tuyển dụng qua các kênh website công ty, luân chuyển nội bộ và qua giới thiệu của nhân viên có xu hướng tăng. Ưu điểm lớn nhất của các kênh này là hầu như khơng tốn chi phí thơng báo tuyển dụng, nhưng phạm vi ứng viên hẹp hơn. Hiện nay, việc tuyển dụng thông qua luân chuyển nội bộ cũng được công ty khuyến khích nhằm giúp nhân viên có thể tìm kiếm những cơ hội phù hợp hơn với mình trong cơng ty, khuyến khích nhân viên nỗ lực phấn đấu để gia tăng cơ hội được đề bạt, thăng tiến trong nhiều phòng ban khác nhau, qua đó tăng sự gắn kết của nhân viên với công ty.
Đặc biệt, kể từ năm 2009, Prudential có chương trình “Quản trị viên tập sự” hàng năm. Đối tượng tham gia ứng tuyển trong chương trình này là các bạn sinh viên năm 3, năm 4 hoặc những người đi làm từ dưới 2 năm. Qua 5 năm triển khai, chương trình đã thu hút sự quan tâm và tham gia của rất nhiều các nhân lực trẻ, đặc biệt là các du học sinh trẻ. Hàng năm, lượng hồ sơ nộp trong chương trình lên đến
1.000 hồ sơ, sau quá trình sàng lọc, kiểm tra, phỏng vấn, kiểm tra giải quyết tình huống,… mỗi năm cơng ty thu nhận khoảng 5 đến 20 nhân sự trẻ vào công ty (tùy theo năng lực ứng viên và sự phù hợp của ứng viên với công ty) thông qua chương trình này. Có thể nói, đây là mơt thành cơng của Prudential vì tạo được tiếng vang, thu hút được nguồn nhân lực trẻ, tiềm năng, nhiệt huyết, là đội ngũ kế thừa cho đội ngũ lãnh đạo của công ty.
Tác giả đã tiến hành khảo sát 135 nhân viên về thực trạng tuyển dụng của Prudential trong thời gian qua và thu thập được kết quả như bảng 2.5:
Bảng 2.5: Kết quả khảo sát thực trạng tuyển dụng tại Prudential
Câu hỏi Mức độ đồng ý Điểm trung bình 1 2 3 4 5 Hồn tồn khơng đồng ý Khơng đồng ý thường Bình Đồng ý Hồn tồn đồng ý Anh/ Chị thấy quy trình
tuyển dụng của công ty là
hợp lý 2% 3% 16% 64% 15% 3.87 Anh/ Chị thấy thực trạng
tuyển dụng của cơng ty
có theo đúng quy trình 3% 4% 7% 65% 21% 3.97 Anh chị cảm thấy công
việc mà Anh/ chị đảm nhận là giống với với mô tả trong thông báo tuyển dụng của công ty
2% 9% 32% 47% 11% 3.56
Anh/ Chị thấy việc tuyển dụng được thực hiện công
khai, minh bạch 4% 13% 21% 24% 38% 3.79 Anh/ Chị thấy thể hiện
của người tuyển dụng là
rất chuyên nghiệp 7% 12% 35% 25% 21% 3.41 Anh/ Chị thấy yếu tố thân
quen, chi phí khơng chính thức có tác động đến quyết định tuyển dụng của công ty
82% 3% 5% 7% 3% 1.46
Theo kết quả thống kê ở bảng 2.5, đa số đối tượng khảo sát đồng tình với quy trình tuyển dụng hiện nay của công ty về sự hợp lý của quy trình, tuy nhiên mức điểm trung bình vẫn chưa cao (mức 4 là mức đồng ý). Với quy trình tuyển dụng được quy định khá bài bản, đa số đối tượng khảo sát cảm thấy quy trình này là hợp lý, thực trạng tuyển dụng hiện nay được thực hiện theo đúng quy trình, thơng báo tuyển dụng phản ánh đúng công việc mà nhân viên sẽ đảm nhận khi trúng tuyển, việc thực hiện được thực hiện công khai, minh bạch, thể hiện của người đại diện cơng ty trong q trình tuyển dụng là chuyên nghiệp. Đặc biệt, kết quả khảo sát cho thấy yếu tố thân quen, chi phí khơng chính thức hầu như khơng có tác động gì đến quyết định tuyển dụng của công ty, đây là một điều rất tốt mà Prudential đã thực hiện được để việc tuyển dụng được khách quan, cơng bằng; ngun nhân chính là do Prudential là cơng ty bảo hiểm nước ngồi, đội ngũ lãnh đạo chủ yếu là người nước ngồi, nên khơng có văn hóa tuyển dụng “con ơng cháu cha” như một số cơng ty quốc doanh hiện nay.
Tóm lại, công tác tuyển dụng của Prudential đã đạt được một số ưu điểm như sau:
- Quy trình tuyển dụng rõ ràng, chi tiết, chuyên nghiệp, hợp lý, khách quan. Thực trạng tuyển dụng được thực hiện theo đúng quy trình.
- Việc tuyển dụng có sự phối hợp giữa Phòng Nhân sự và quản lý bộ phận. - Nguồn tuyển dụng đa dạng, thích hợp, sử dụng các kênh tuyển dụng hiệu quả - Chương trình “Quản trị viên tập sự” gây được tiếng vang lớn, thu hút được nguồn nhân sự trẻ tiềm năng và đầy nhiệt huyết.
Bên cạnh những thành tựu đã đạt được, quy trình tuyển dụng hiện nay của Prudential còn một số hạn chế sau:
- Đa số quyết định tuyển dụng dựa vào việc phỏng vấn chứ không cần qua bài kiểm tra tổng hợp, hoặc việc thực hiện bài kiểm tra chỉ được thực hiện ở một số bộ phận mà quản lý bộ phận có chuẩn bị.
- Hiện chính sách của Prudential là không tuyển dụng lại những nhân viên đã từng làm việc ở Prudential và nghỉ việc nhằm tránh tình trạng nhảy việc qua lại để
đạt mức thu nhập cao, đồng thời khuyến khích nhân viên hiện tại gắn bó lâu dài với cơng ty. Tuy nhiên, nguồn nhân sự đã từng làm việc ở Prudential và đã nghỉ việc có thể là một tài sản vì họ đã có những kiến thức và kinh nghiệm trong lĩnh vực bảo hiểm, kết hợp với thời gian làm việc ở các mơi trường khác một thời gian có thể sẽ giúp họ hoàn thiện những kiến thức và kỹ năng của mình và có những đóng góp mới có giá trị nếu được quay lại cơng ty Prudential.
- Thiếu khâu phân tích hiệu quả của hoạt động tuyển dụng và xem xét hiệu quả làm việc của nhân viên được tuyển mới sau một thời gian làm việc (có thể là 1 năm) để có thể rút kinh nghiệm và hồn thiện hơn quy trình tuyển dụng.
2.2.2.4. Bố trí nhân sự và thơi việc
Prudential khuyến khích nhân viên thun chuyển trong nội bộ nếu cảm thấy có vị trí trống phù hợp với mình. Thơng tin tuyển dụng nội bộ thường được công khai trên website nội bộ của công ty và gửi email trực tiếp đến tất cả nhân viên trong công ty. Nếu nhân viên muốn thuyên chuyển nội bộ, nhân viên phải làm việc với bộ phận đang có nhu cầu tuyển dụng để thực hiện các kiểm tra cần thiết xem nhân viên có thể đáp ứng được yêu cầu của công việc mới hay không, bằng cách thực hiện bài kiểm tra hoặc phỏng vấn với nhân sự và quản lý bộ phận đó.
Để tạo thuận lợi cho nhân viên trong việc thuyên chuyển qua công việc mới phù hợp với nguyện vọng của nhân viên, công ty Prudential có quy định về việc nếu nhân viên đã làm việc chính thức ở cơng ty từ 1 năm trở lên, việc thuyên chuyển không cần sự cho phép của quản lý trực tiếp hiện tại của nhân viên, miễn là bộ phận mới đồng ý tiếp nhận thì nhân viên có thể thun chuyển và phải có thời gian bàn giao cơng việc theo quy định (45 ngày làm việc hoặc tùy theo thỏa thuận).
Bên cạnh việc thuyên chuyển tự nguyện, cơng ty Prudential cịn có chính sách thun chuyển bắt buộc đối với một số trường hợp tái cơ cấu phòng ban, hoặc do yêu cầu thay thế vị trí trống do nhân viên bộ phận khác nghỉ việc,... Việc này gây