2/ Chuyển nhượng cho: Không Ngày tháng năm
1.3.2.4.1. Sổ kế toán và kỹ thuật ghi sổ:
a.Sổ kế toán:
Xuất phát từ yêu cầu quản trị hoạt động kinh doanh ngân hàng, quản lý an toàn tài sản và cung cấp thông tin kinh tế, tài chính tổng hợp, kế toán ngân hàng được chia thành 2 phần là kế toán phân tích và kế toán tổng hợp
Kế toán phân tích dựa trên tài khoản phân tích (tiểu khoản) để tiến hành kế toán hàng ngày các nghiệp vụ kinh tế phát sinh thuộc từng đối tượng kế toán cụ thể và từng khách hàng có quan hệ giao dịch với ngân hàng.
Kế toán tổng hợp dựa trên các tài khoản tổng hợp (từ cấp 1 đến cấp 5) để tiến hành hạch toán nhằm tổng hợp số liệu của kế toán phân tích theo từng chỉ tiêu tài khoản tổng hợp.
Sổ sách dùng trong kế toán phân tích là: Sổ chi tiết nội bảng và Sổ chi tiết ngoại bảng.
Sổ sách dùng trong kế toán tổng hợp là: Nhật ký chứng từ, bảng kết hợp tài khoản cấp 1, Sổ tổng hợp (Sổ Cái) và Bảng cân đối tài khoản (ngày, tháng, năm).
b.Kỹ thuật ghi sổ:
* Sổ sách dùng trong kế toán phân tích:
Kế toán phân tích là hình thức kế toán cụ thể ghi chép, phản ánh một cách chi tiết các loại vốn hoặc nguồn vốn theo những hướng khác nhau tùy theo yêu cầu quản lý. Đặc điểm của kế toán phân tích là vừa dùng thước đo giá trị, vừa dùng thước đo hiện vật.
Xuất phát từ tính chất đa dạng của các mặt nghiệp vụ ngân hàng và do yêu cầu quản lý của từng mặt nghiệp vụ, từng loại vốn, sổ kế toán chi tiết trong kế toán ngân hàng được thiết kế dưới các hình thức khác nhau như sổ kế toán chi tiết thông thường, sổ nhật ký nghiệp vụ…
1. Sổ kế toán chi tiết thông thường:
Sổ kế toán chi tiết thông thường được sử dụng phổ biến trong kế toán ngân hàng, đặc biệt trong kế toán tiền gửi và cho vay đối với khách hàng.
Sổ kế toán chi tiết được thiết kế theo hình thức sổ tờ rời, trên sổ phải có đủ các yếu tố sau:
+ Tên sổ.
+ Tên tài khoản, tiểu khoản. + Số hiệu tài khoản, tiểu khoản. + Ngày, tháng, năm ghi sổ. + Diễn giải nội dung. + Số của chứng từ ghi sổ. + Doanh số (phát sinh) Nợ, Có. + Chữ ký của người có liên quan.
2.Các loại sổ khác:
Để phục vụ yêu cầu công tác quản lý vốn, tài sản của một số mặt nghiệp vụ đặc biệt thì ngoài sổ kế toán chi tiết thông thường còn sử dụng một số loại sổ chuyên dùng như: sổ chi tiết dưới hình thức nghiệp vụ hoặc dùng chứng từ như là một sổ chi tiết như thẻ thanh toán (card), sổ tiết kiệm…
- Sổ chi tiết ngoại bảng:
Là loại sổ được mở ra để ghi chép theo các tài khoản ngoài bảng. Căn cứ để ghi vào sổ chi tiết ngoại bảng là các chứng từ ngoại bảng như phiếu nhập – xuất tài sản ngoại bảng.
* Sổ sách dùng trong kế toán tổng hợp:
Xuất phát từ đặc điểm hoạt động của ngành ngân hàng và yêu cầu cung cấp thông tin của kế toán ngân hàng, kế toán tổng hợp trong kế toán ngân hàng sử dụng
4 loại sổ đó là: Nhật ký chứng từ, Bảng kết hợp tài khoản cấp 1, Sổ tổng hợp (Sổ Cái) và Bảng cân đối tài khoản (ngày, tháng, năm).
- Nhật ký chứng từ:
Nhật ký chứng từ là một hình thức tập hợp tất cả các chứng từ phát sinh trong ngày tại một đơn vị ngân hàng để kiểm tra tính chính xác đầy đủ chứng từ sau một ngày hoạt động, đồng thời làm căn cứ cho việc đối chiếu giữa kế toán phân tích và kế toán tổng hợp.
Xuất phát từ phương pháp ghi sổ kép, toàn bộ chứng từ được phân chia thành 2 loại là chứng từ bên Nợ và chứng từ bên Có. Số tiền của chứng từ bên Nợ phải bằng chứng từ bên Có nên nhật ký chứng từ còn gọi là cân đối chứng từ. Trong kế toán máy chỉ sử dụng chứng từ một vế (một chứng từ cho cả hai tài khoản Nợ - Có) nhưng vẫn đảm bảo cân bằng số tiền Nợ - Có.
Trong tập nhật ký chứng từ gồm 3 loại tài liệu:
+ Các chứng từ nội bảng, ngoại bảng về các nghiệp vụ kinh tế phát sinh đã hoàn thành (chứng từ vế Nợ, vế Có).
+ Các bảng kết hợp tiểu khoản (bảng kết hợp chứng từ). + Bảng cân đối chứng từ (vế Nợ bằng vế Có).
- Sổ tổng hợp (Sổ Cái):
Sổ tổng hợp là một trong những hình thức của kế toán tổng hợp để phản ánh tình hình hoạt động và số dư của các tài khoản cấp 1 hàng ngày và cả tháng. Sổ tổng hợp làm căn cứ để lập tài khoản ngày.
Sổ tổng hợp được mở theo hình thức sổ tờ rời, mỗi tờ dùng cho một tài khoản cấp 1 và dùng trong thời gian một tháng. Căn cứ để lập sổ tổng hợp là bảng kết hợp tài khoản ngày. Cuối ngày sau khi được lên bảng kết hợp tài khoản và đối chiếu khớp đúng số liệu với nhật ký chứng từ sẽ căn cứ vào số phát sinh của bảng kết hợp để vào sổ tổng hợp. Mỗi ngày ghi một dòng trên sổ tổng hợp.
- Bảng cân đối tài khoản ngày: Là hình thức kế toán tổng hợp dùng để tổng hợp doanh số hoạt động trong ngày và số dư của tất cả tài khoản tổng hợp cấp 1. Như
vậy tài khoản cấp 1 là chỉ tiêu phản ánh của cân đối tài khoản ngày nên cũng có thể gọi là cân đối tài khoản cấp 1.
Căn cứ để lập bảng cân đối tài khoản ngày là sổ tổng hợp. Sau khi vào sổ tổng hợp xong sẽ căn cứ vào các tờ sổ tổng hợp để vào cân đối. Mỗi dòng của bảng cân đối ngày ghi số hiệu và số tiền của một tài khoản cấp 1 theo thứ tự tài khoản từ nhỏ đến lớn. Để đảm bảo cân bằng số dư cuối ngày, trên bảng cân đối ghi tất cả các tài khoản Có hoạt động cũng như tài khoản không hoạt động (chỉ có số dư).
Cân đối tài khoản ngày sẽ được hoàn thành vào buổi sáng ngày hôm sau.
1.3.2.4.2.Các hình thức kế toán:
Hình thức kế toán ngân hàng là sự tổng hợp các loại sổ kế toán, số lượng sổ, kết cấu các loại sổ, mối quan hệ giữa các loại sổ, trình tự ghi chép số liệu trên chứng từ gốc để từ đó có thể lập các báo cáo kế toán theo một trình tự và phương pháp nhất định.
Thông thường có các hình thức kế toán như: Chứng từ ghi sổ, Nhật ký sổ cái, Nhật ký chứng từ. Tuy nhiên, các ngân hàng thường áp dụng hình thức Nhật ký chứng từ và Nhật ký sổ cái.
a.Hình thức Nhật ký – Sổ cái:
Hình thức này thích hợp với các ngân hàng có quy mô nhỏ, ít nghiệp vụ, công tác kế toán đơn giản. Đặc trưng cơ bản của hình thức kế toán này là các nghiệp vụ kinh tế phát sinh được ghi chép theo trình tự thời gian và theo nội dung kinh tế trên cùng một quyển sổ tổng hợp duy nhất là sổ Nhật ký – Sổ cái. Số liệu trên Nhật ký – Sổ cái dùng để lập Báo cáo tài chính.
* Kết cấu sổ Nhật ký – Sổ cái : Gồm 2 phần:
- Phần Nhật ký: Để phản ánh các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo trình tự thời gian.
- Phần Sổ cái: Để phản ánh các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo nội dung kinh tế (theo tài khoản kế toán).
- Hàng ngày căn cứ vào chứng từ gốc hoặc Bảng tổng hợp các chứng từ gốc (cho những nghiệp vụ kinh tế nội dung giống nhau) để xác định tài khoản ghi Nợ, ghi Có, sau đó ghi những nội dung cần thiết vào Nhật ký – Sổ cái.
- Đối với những nghiệp vụ quan trọng, nhiều chi tiết cần phải theo dõi riêng thì phải lập thêm các sổ chi tiết.
- Cuối tháng phải tổng cộng (dùng đường gạch ngang) số tiền ở phần Nhật ký, tổng cộng số phát sinh Nợ, Có, số dư của từng tài khoản ở phần Sổ cái.
- Đối chiếu giữa phần Nhật ký và Sổ cái theo nguyên tắc:
Tổng cộng số tiền ở phần Nhật ký = Tổng số tiền phát sinh Nợ của tất cả TK ở Sổ cái - Tổng số tiền phát sinh Có của tất cả tk ở Sổ cái
- Đối chiếu tài khoản tiền mặt trong Nhật ký – Sổ cái và Sổ quỹ, Bảng tổng hợp chi tiết và các tài khoản có liên quan trên Nhật ký – Sổ cái.
- Căn cứ vào Nhật ký – Sổ cái để lập Bảng cân đối tài khoản ngày và các báo biểu kế toán vào cuối tháng.
Sơ đồ 1.1:SƠ ĐỒ HẠCH TOÁN THEO HÌNH THỨC KẾ TOÁN
NHẬT KÝ- SỔ CÁI CHỨNG TỪ KẾ TOÁN NHẬT KÝ – SỔ CÁI Sổ, thẻ kế toán chi tiết. Sổ quỹ Bảng tổng hợp chitiết. Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại.
Bảng cân đối tài khoản ngày
Ghi chú:
Ghi hàng ngày hay định kỳ.
Ghi cuối tháng.
Quan hệ đối chiếu.
b.Hình thức Chứng từ ghi sổ:
Hình thức kế toán này thích hợp cho các ngân hàng có số nghiệp vụ phát sinh trong kỳ tương đối lớn. Đặc trưng cơ bản của hình thức kế toán này là căn cứ trực tiếp để ghi sổ kế toán tổng hợp là các “Chứng từ ghi sổ”.
Chứng từ ghi sổ được lập dựa trên chứng từ gốc hoặc Bảng tổng hợp các chứng từ gốc. Chứng từ ghi sổ được đánh số hiệu liên tục trong từng tháng hoặc cả nă m và có chứng từ gốc đính kèm, phải được kế toán duyệt trước khi ghi vào sổ kế toán.
* Nội dung, kết cấu các loại sổ:
- Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ: Các chứng từ ghi sổ là những tờ giấy rời ngân hàng phải tập trung lại hàng tháng theo từng tập và dùng một quyển sổ để ghi chép các thông tin quan trọng: Số lượng chứng từ, ngày lập, số tiền để dễ dàng kiểm tra các chứng từ bị thất lạc.
- Sổ cái: là hình thức tổng hợp của kế toán ngân hàng được dùng để ghi chép hàng ngày. Sổ cái có thể lập riêng cho một nhóm tài khoản hoặc lập chung cho tất cả các tài khoản, mỗi tài khoản một trang sổ.
* Phương pháp ghi sổ:
- Căn cứ vào chứng từ ghi sổ được lập để vào Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ và Sổ cái. Các chứng từ gốc sau khi làm căn cứ để lập chứng từ ghi sổ được dùng để căn cứ ghi vào sổ, thẻ chi tiết.
- Dựa vào Sổ cái để tập hợp số liệu lên Bảng cân đối tài khoản và từ đó căn cứ lập các báo biểu kế toán.
Sơ đồ 1.2:SƠ ĐỒ HẠCH TOÁN THEO HÌNH THỨC CHỨNG TỪ
GHI SỔ
Ghi chú:
Ghi hàng ngày hay định kỳ.
Ghi cuối tháng.
Quan hệ đối chiếu.
c. Hình thức Nhật ký chứng từ:
- Nguyên tắc của hình thức kế toán Nhật ký chứng từ:
+ Mở sổ kế toán theo vế Có của các tài khoản, kết hợp với việc phân tích các nghiệp vụ kinh tế phát sinh bên Có của mỗi tài khoản theo các tài khoản đối ứng nợ có liên quan.
+ Kết hợp chặt chẽ việc ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo trình tự thời gian với việc hệ thống hóa các nghiệp vụ đó theo nội dung kinh tế.
+ Kết hợp rộng rãi việc hạch toán tổng hợp với việc hạch toán chi tiết của đại bộ phận các tài khoản trên cùng một sổ sách kế toán và cùng trong một quá trình ghi chép.
CHỨNG TỪ KẾ TOÁN Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ CHỨNG TỪ GHI SỔ SỔ CÁI Bảng cân đối TK ngày
BÁO CÁO TÀI CHÍNH
Bảng tổng hợp chi tiết Sổ, thẻ kế toán chi tiết Sổ quỹ
+ Kết hợp việc ghi chép kế toán hàng ngày với việc tập hợp dần các chỉ tiêu kinh tế cần thiết cho công tác quản lý và lập báo biểu.
+ Dùng các mẫu sổ in sẵn quan hệ đối ứng tiêu chuẩn của tài khoản và chi tiêu hạch toán chi tiết, các chỉ tiêu báo biểu đã quy định.
- Các loại sổ kế toán:
Nhật ký chứng từ là sổ kế toán tổng hợp dùng để phản ánh toàn bộ số phát sinh bên Có của tài khoản tổng hợp. Nhật ký chứng từ mở cho tất cả các tài khoản có thể mở cho mỗi tài khoản một Nhật ký chứng từ hoặc có thể mở một Nhật ký chứng từ để dùng chung cho một số tài khoản có nội dung kinh tế giống nhau hoặc có quan hệ đối ứng mật thiết với nhau và thông thường là nghiệp vụ kinh tế phát sinh của các tài khoản đó không nhiều.
Khi mở Nhật ký chứng từ dùng chung cho nhiều tài khoản thì trên Nhật ký chứng từ đó số phát sinh của một số tài khoản được phản ánh riêng biệt ở một số dòng hoặc ở một số cột dành cho mỗi tài khoản.
Nhật ký chứng từ chỉ tập hợp số phát sinh bên Có của tài khoản phân tích theo các tài khoản đối ứng bên Nợ. Riêng đối với một số chứng từ ghi Có các tài khoản thanh toán để phục vụ yêu cầu phân tích và kiểm tra, ngoài phần chính dùng để phản ảnh số phát sinh bên Có, còn có thể bố trí thêm các cột để phản ảnh số phát sinh bên Nợ, số dư đầu kỳ và số dư cuối kỳ của các tài khoản đó. Số liệu của các cột phản ảnh số phát sinh bên Nợ các tài khoản trong các trường hợp này chỉ dùng cho mục đích kiểm tra, phân tích không dùng cho sổ cái.
Nhật ký chứng từ phải mở từng tháng một, hết mỗi tháng phải khóa sổ nhật ký chứng từ cũ và mở sổ nhật ký chứng từ mới cho tháng sau. Mỗi lần khóa sổ cũ, mở sổ mới phải chuyển toàn bộ số dư cần thiết từ nhật ký chứng từ cũ sang nhật ký chứng từ mới tùy theo yêu cầu cụ thể của từng tài khoản.
Bảng kê được sử dụng trong các trường hợp khi các chỉ tiêu hạch toán chi tiết của một số tài khoản không thể kết hợp trực tiếp trên nhật ký chứng từ được. Khi sử dụng bảng kê thì số liệu của chứng từ gốc trước hết phải ghi vào bảng kê cuối tháng số liệu tổng cộng của các bảng kê được chuyển vào các chứng từ có liên quan.
Sổ cái là sổ kế toán tổng hợp mở cho cả năm, mỗi tờ sổ dùng cho một tài khoản trong đó phản ảnh số phát sinh Nợ, số phát sinh Có và số dư cuối tháng. Số phát sinh Có của mỗi tài khoản được phản ánh trên Sổ cái theo tổng số lấy từ Nhật ký chứng từ ghi Có tài khoản đó, số phát sinh Nợ được phản ảnh chi tiết theo từng tài khoản đối ứng Có lấy từ các chứng từ có liên quan. Sổ cái chỉ ghi một lần vào ngày cuối tháng sau khi đã khóa sổ và kiểm tra đối chiếu số liệu trên các Nhật ký chứng từ.
Trong hình thức kế toán Nhật ký chứng từ, việc hạch toán chi tiết của đại bộ phận các tài khoản được thực hiện kết hợp ngay trên các Nhật ký chứng từ hoặc Bảng kê của các tài khoản đó, vì vậy không phải mở sổ hoặc thẻ kế toán chi tiết riêng.
Đối với tài sản cố định vật tư cần phải nắm chắc tình hình biến động thường xuyên và chi tiết theo từng loại, từng thứ, từng đối tượng hạch toán cả về số lượng và giá trị, không thể kết hợp phản ánh đầy đủ trong Nhật ký chứng từ và bảng kê được mà bắt buộc phải mở sổ hoặc thẻ kế toán chi tiết riêng.
Căn cứ để ghi vào sổ kế toán chủ yếu trong hình thức Nhật ký chứng từ là các chứng từ gốc. Tuy nhiên, để đơn giản và hợp lý công việc ghi chép kế toán hàng ngày trong hình thức kế toán này còn sử dụng hai loại chứng từ tổng hợp phổ biến là Bảng phân bổ và Tờ kê chi tiết.
- Trình tự ghi sổ:
Hàng ngày căn cứ vào chứng từ gốc đã được kiểm tra lấy số liệu ghi trực tiếp vào các nhật ký chứng từ hoặc bảng kê có liên quan. Trường hợp ghi hàng