1.1.4 .3Thẻ điểm cânbằng là công cụ trao đổi thông tin
1.4. Quy trình xây dựng và triển khai thẻ điểm cânbằng
Theo Kaplan and Norton (1993), quy trình xây dựng triển khai thẻ điểm cân bằng bao gồm tám bước như sau:
Bước 1: Chuẩn bị
Trong bước chuẩn bị đầu tiên tổ chức cần thành lập “nhóm BSC” phụ trách xây dựng thẻ điểm cân bằng. Người trong nhóm BSC phải đảm bảo sự có mặt của
Một số tổ chức có thể thuê chuyên gia tư vấn bên ngoài giúp đỡ cho việc xây dựng và triển khai thẻ điểm cân bằng. Trong nhóm BSC tổ chức cần lựa chọn người đảm nhiệm vai trò của người thiết kế, hay chỉ đạo dự án cho việc xây dựng thẻ điểm. Người thiết kế sẽ nắm giữ và duy trì khn khổ, tư tưởng và phương pháp luận cho việc thiết kế và xây dựng thẻ điểm.
Sau khi đã được thành lập thì nhóm BSC thực hiện lên kế hoạch chi tiết cho những gì mà doanh nghiệp dự định làm để áp dụng và thực hiện được thẻ điểm cân bằng trong doanh nghiệp và lập biểu đồ thời gian cho những dự định đó. Tiếp theo, tổ chức cần xác định đối tượng cần xây dựng thẻ điểm cân bằng. Quy trình xây dựng thẻ điểm cân bằng nên bắt đầu ở một đơn vị kinh doanh chiến lược, có sản phẩm và khách hàng của riêng mình, các kênh marketing và phân phối, cùng các cơ sở sản xuất.
Bước 2: Phỏng vấn lần đầu tiên
Người thiết kế cần chuẩn bị tài liệu cơ bản nhất về thẻ điểm cân bằng cũng như tài liệu nội bộ về tầm nhìn, nhiệm vụ và chiến lược của tổ chức. Những tài liệu này cần được cung cấp cho từng nhân sự quản lý cao cấp của đơn vị kinh doanh. Sau khi các nhà điều hành xem xét lại những tư liệu này, người thiết kế thực hiện trao đổi trong vòng khoảng 90 phút với từng người. Trong cuộc trao đổi này, người thiết kế thu nhận được những gì các nhà điều hành đề xuất cho các mục tiêu chiến lược, thước đo dự kiến theo bốn phương diện của thẻ điểm cân bằng. Ngoài việc phỏng vấn nhà điều hành, người thiết kế có thể phỏng vấn thêm các đối tượng như các cổ đông lớn, khách hàng quan trọng để biết mong đợi của họ về công ty.
Sau khi phỏng vấn, nhóm BSC tiến hành tổng hợp kết quả phỏng vấn, sắp xếp thứ tự ưu tiên các mục tiêu theo bốn phương diện của thẻ điểm cân bằng. Nhóm BSC cần xem xét các mục tiêu đã có mối liên hệ với nhau và đại diện cho chiến lược kinh doanh hay chưa. Những vấn đề mà nhóm BSC xem xét sẽ được tiếp tục thảo luận trong cuộc hội thảo đầu tiên.
Người thiết kế lên lịch và chủ trì một cuộc gặp với đội ngũ quản lý cao cấp để bắt đầu tìm kiếm sự đồng thuận về BSC. Trong cuộc hội thảo này, người thiết kế trình bày các mục tiêu đề xuất, thứ tự xếp hạng của các mục tiêu, kèm theo các nhận xét thu được từ các cuộc trao đổi để thảo luận, xem xét cặn kẽ sự xác đáng, điểm mạnh điểm yếu cụ thể của từng mục tiêu, thước đo cho mỗi phương diện.
Sau khi đã đưa ra giới thiệu và thảo luận tất cả đề xuất chọn mục tiêu dự kiến cho mỗi phương diện. Kết quả của cuộc hội thảo lần đầu tiên là thẻ điểm cân bằng sơ bộ với các mục tiêu và thước đo cho từng phương diện và xác định mối quan hệ nhân – quả cho từng mục tiêu.
Bước 4: Phỏng vấn lần thứ hai
Sau khi nhóm BSC tổng hợp ý kiến từ cuộc hội thảo lần đầu tiên, người thiết kế tiến hành phỏng vấn mỗi nhà điều hành cấp cao về thẻ điểm cân bằng dự kiến và tìm các biện pháp thực hiện mục tiêu chiến lược của thẻ điểm cân bằng.
Bước 5: Hội thảo lần thứ hai
Cuộc hội thảo lần hai được tiến hành với sự tham gia của đội ngũ quản lý cấp cao, trợ lý trực tiếp của họ, cũng như các nhà quản lý cấp trung sẽ thảo luận về tầm nhìn của tổ chức, cách diễn đạt chiến lược và những mục tiêu cũng thước đo dự kiến cho thẻ điểm; nhận xét về thước đo đề xuất; xác định thước đo sẽ sử dụng để đo lường; nguồn thông tin cần thiết cho thước đo; cách thu thập nguồn thông tin này và thảo luận kế hoạch thực hiện thẻ điểm cân bằng.
Bước 6: Hội thảo lần thứ ba
Nhóm các nhà quản lý cấp cao họp lần thứ ba để đạt đến sự đồng thuận cuối cùng về tầm nhìn, các mục tiêu, thước đo được phát triển trong hai lần họp đầu tiên; xác định chỉ tiêu kế hoạch của các thước đo và xác định biện pháp sơ bộ nhằm đạt được mục tiêu. Cuộc họp cũng thống nhất một chương trình triển khai để truyền đạt thẻ điểm cân bằng tới đội ngũ nhân viên, tích hợp thẻ điểm cân bằng vào chính sách quản lý, cũng như thiết lập một hệ thống thông tin hỗ trợ thẻ điểm.
Để thực hiện triển khai thẻ điểm cân bằng cần một nhóm BSC mới với nhiệm vụ xác định nguồn dữ liệu, thông tin cho các thước đo, truyền đạt thẻ điểm cân bằng tới toàn bộ tổ chức, tiến hành phân tầng thẻ điểm cân bằng.
Bước 8: Đánh giá
Tình hình thực hiện các mục tiêu, thước đo của thẻ điểm cân bằng sẽ được đánh giá và báo cáo cho ban lãnh đạo công ty theo định kỳ tháng/quý/năm. Hằng năm, thẻ điểm cân bằng có thể thay đổi để phù hợp với kế hoạch chiến lược, nguồn lực phân bổ của công ty.