1.1.4 .3Thẻ điểm cânbằng là công cụ trao đổi thông tin
2.2 Giới thiệu về Công ty TNHH MTV SX TM Việt Thổ
2.2.3 Cơ cấu tổ chức và bộ máy quản lý tại Công ty TNHH MTV TM
Giám đốc Phòng kinh doanh Phòng Nhân sự Phòn g xuất nhập khẩu Tổ KCS Phòn g kỹ thuật Phòng kế hoạch và thương mại Phịn g kế tốn Phó giám đốc kinh doanh Phó giám đốc kỹ thuật Phân xưởng lạng ván Phân xưởng lựa và phơi ván Phân xưởng sấy, may ván Phân xưởng ép ván Phân xưởng phủ phim và rong cạnh Phân xưởng xử lý và đóng gói
Sơ đồ 2.1: Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý của công ty
(Nguồn: Tài liệu nội bộ của công ty TNHH MTV SX TM Việt Thổ, 2016) Chức năng, nhiệm vụ của từng bộ phận:
Giám đốc: là người đứng đầu công ty, trực tiếp điều hành mọi hoạt động sản
diện cũng như chịu trách nhiệm trước pháp luật về hoạt động đó. Giám đốc được uỷ quyền cho cấp dưới và chịu trách nhiệm trong phạm vi uỷ quyền.
Phó giám đốc kinh doanh: có nhiệm vụ tổ chức kiểm tra và chịu trách nhiệm
trước giám đốc về quản lý hoạt động của phòng kinh doanh và phòng kế hoạch và thương mại. Tham mưu, đề xuất ý kiến liên quan đến mảng kinh doanh và các kế hoạch chiến lược giúp cơng ty phát triển.
Phó giám đốc kỹ thuật: có nhiệm vụ tổ chức kiểm tra quản lý hoạt động của
phòng kỹ thuật và tổ KCS. Tham mưu cho giám đốc về chất lượng sản phẩm sản xuất.
Phịng kinh doanh: tìm hiểu thị trường, tìm kiếm thông tin khách hàng để ngày càng hoàn thiện sản phẩm của DN, lập các chiến lược tiêu thụ, mở rộng thị trường trong và ngoài nước, đảm bảo sản phẩm đến tay khách hàng. Quản lý điều hành thực hiện các hoạt động đối ngoại, phân tích, mở rộng thị trường và giới thiệu sản phẩm.
Phòng kế hoạch và thương mại:
Tham mưu, giúp giám đốc công tác về kế hoạch sản xuất, thống kế, điều phối nguồn lực của công ty. Xây dựng kế hoạch, chiến lược phát triển sản xuất kinh doanh ngắn, trung, dài hạn.
Phịng kế tốn: tham mưu cho giám đốc về cơng tác tài chính, theo dõi, quản
lý tài sản, nguồn vốn. Ghi chép, phản ánh và báo cáo kịp thời các thông tin về tài chính, đảm bảo đúng quy định về tài chính, chế độ kế tốn của Nhà nước cũng như của công ty. Tham mưu, đề xuất các hình thức và giải pháp sử dụng hợp lý các nguồn lực tài chính để hoạt động kinh doanh đạt hiệu quả cao nhất.
Phòng xuất nhập khẩu: Lập và triển khai các kế hoạch nhận hàng, xuất hàng
nhằm đáp ứng nhu cầu sản xuất và yêu cầu của khách hàng, quản lý các hoạt động nhập khẩu để cung cấp nguyên vật liệu, hàng hóa phục vụ sản xuất kinh doanh và quản lý các hoạt động xuất khẩu các sản phẩm do cơng ty sản xuất.
Phịng nhân sự: Tham mưu cho giám đốc công ty về công tác quản lý tổ chức, quản lý nhân sự, thực hiện các chính sách, chế độ tiền lương đối với người lao
động nhằm sắp xếp, bố trí hình thành và bổ sung đội ngũ cán bộ, cơng nhân viên có đủ trình độ năng lực, làm tham mưu về cơng tác quản lý hành chính, bảo vệ an tồn, chăm lo đời sống vật chất tinh thần cho cán bộ, cơng nhân viên của cơng ty.
Phịng kỹ thuật: có chức năng tham mưu cho giám đốc về lĩnh vực kỹ thuật,
quản lý kỹ thuật lạng, sấy, ép, phủ phim cho ván.
Phân xưởng sản xuất: Thực hiện quá trình sản xuất theo yêu cầu của cấp trên
đảm bảo năng suất và chất lượng sản phẩm tạo ra. Thực hiện các nội quy, thao tác kỹ thuật theo nguyên lý hoạt động của máy móc, sử dụng đúng định mức nguyên, nhiên vật liệu. Tổ trưởng các phân xưởng phải luôn báo cáo kịp thời về tình hình sản xuất cho cấp trên.
2.2.4 Tổ chức công tác kế tốn tại Cơng ty TNHH MTV SX TM Việt Thổ
Sơ đồ 2.2: Tổ chức bộ máy kế tốn cơng ty TNHH MTV SX TM Việt Thổ
(Nguồn: Tài liệu nội bộ của công ty TNHH MTV SX TM Việt Thổ, 2016)
Chức năng, nhiệm vụ của từng bộ phận: Kế toán trưởng:
- Kế toán trưởng là người lãnh đạo của phịng, chịu trách nhiệm trước cơng về tất cả hoạt động của phịng do mình phụ trách.
- Có trách nhiệm quản lý chung, trơng coi (kiểm sốt) mọi hoạt động có liên quan đến lĩnh vực tài chính, kế tốn. Kế tốn trưởng phải hiểu rõ, nắm được tồn bộ
Kế tốn kho Kế tốn tổng hợp Thủ quỹ
tình hình tài chính của cơng ty để tham mưu cho giám đốc ra các quyết định về chính sách và kế hoạch tài chính của cơng ty.
- Thường xuyên kiểm tra, kiểm sốt và giám sát tồn bộ cơng việc của phòng để kịp thời giải quyết các vướng mắc khó khăn, đảm bảo việc thực hiện nhiệm vụ của phòng đạt hiệu qủa cao nhất. Báo cáo thường xuyên tình hình hoạt động của phòng cho Giám đốc công ty, tiếp nhận, phổ biến và triển khai thực hiện kịp thời các chỉ thị của Giám đốc.
Kế toán tổng hợp:
- Kiểm tra, đối chiếu lại tất cả các số liệu. Kiểm tra toàn bộ các định khoản, các nghiệp vụ phát sinh. Kiểm tra, đối chiếu giữa số liệu chi tiết và số liệu tổng hợp.
- Kiểm tra số dư cuối kỳ có hợp lý và đúng với thực tế không. Xác định và đề xuất lập dự phịng hoặc xử lý cơng nợ phải thu khó địi. Kết chuyển doanh thu, chi phí, lãi lỗ. In sổ kế tốn, lập báo cáo tài chính, báo cáo quản trị, báo cáo thống kê, lập các báo cáo thuế...
- Cùng kế toán trưởng giải trình, cung cấp tài liệu, số liệu cho các cơ quan như: thuế, kiểm toán, các đồn thanh tra kiểm tra khi có u cầu.
- Kiến nghị và đề xuất các biện pháp khắc phục cải tiến.
Kế toán kho:
- Khi phát sinh nghiệp vụ phải lập chứng từ đầy đủ và kịp thời các chứng từ như: Nhập, xuất hàng hóa, vật tư…Theo dõi công nợ nhập xuất vật tư, lập biên bản xác minh cơng nợ theo định kỳ.
- Tính giá nhập xuật vật tư hàng nhập khẩu, lập phiếu nhập xuất và chuyển cho bộ phận liên quan. Lập báo cáo tồn kho, báo cáo nhập xuất tồn
- Kiểm tra các hóa đơn nhập hàng từ nhà sản xuất, xử lý tất cả các trường hợp thiếu vật tư, hàng hóa. Phối hợp với thủ kho nhanh chóng làm các thủ tục trong việc xuất hàng hóa cho khách hàng.
- Theo dõi lượng nhập, xuất, tồn vật tư ở tất cả các khâu, các bộ phận trong hệ thống sản xuất, kịp thời đề xuất việc lập kế hoạch dữ trữ vật tư…Thường xuyên kiểm tra việc ghi chép vào thẻ kho của thủ kho, hàng hóa vật tư trong kho được sắp
xếp hợp lý chưa, kiểm tra thủ kho có tn thủ các qui định của cơng ty. Đối chiều số liệu nhập xuất của thủ kho và kế toán.
- Trực tiếp tham gia kiểm đếm số lượng hàng nhập xuất kho của thủ kho, nếu hàng nhập xuất có giá trị lớn. Tham gia công tác kiểm kê định kỳ (hoặc đột xuất), đối chiếu số liệu nhập xuất của thủ kho và kế toán. Chịu trách nhiệm lập biên bản kiểm kê.
Thủ quỹ:
- Thực hiện việc kiểm tra lần cuối về tính hợp pháp và hợp lý của chứng từ trước khi xuất, nhập tiền khỏi quỹ.
- Kiểm tra tiền mặt để phát hiện các loại tiền giả và báo cáo kịp thời.
- Thực hiện việc thanh tốn tiền mặt hàng ngày theo quy trình thanh tốn của cơng ty.
- Tự động thực hiện kiểm kê đối chiếu quỹ hàng ngày với kế tốn tổng hợp. - Quản lý tồn bộ tiền mặt trong két sắt, chìa khố két sắt an tồn, khơng cho bất kỳ người nào khơng có trách nhiệm giữ hay xem chìa khố két.
- Phân loại đúng loại tiền, sắp xếp khoa học giúp cho việc dễ dàng nhận biết, xuất nhập tiền dễ dàng.
- Chịu trách nhiệm lưu trữ chứng từ thu chi tiền. Đảm bảo số dư tồn quỹ phục vụ kinh doanh và chi trả lương cho nhân viên bằng việc thông báo kịp thời số dư tồn quỹ cho kế tốn tổng hợp.
- Thực hiện các cơng việc khác do Kế toán trưởng và Giám đốc giao.
2.3 Thực trạng đo lường, đánh giá thành quả hoạt động của Công ty TNHH MTV SX TM Việt Thổ
Nhìn chung, hệ thống đánh giá thành quả hoạt động của Công ty TNHH MTV SX TM Việt Thổ hiện nay vẫn chưa cụ thể, và chủ yếu chỉ dựa vào các chỉ tiêu tài chính, chưa có sự tương tác giữa các phòng ban.
Để làm cơ sở cho việc xây dựng hệ thống đo lường, đánh giá thành quả hoạt động thông qua việc vận dụng thẻ điểm cân bằng tại công ty TNHH MTV SX TM Việt Thổ, tác giả tiến hành tìm hiểu, xem xét thực trạng đo lường, đánh giá thành quả hoạt động
của cơng ty theo các khía cạnh của thẻ điểm cân bằng, Sau đó đưa ra những ưu điểm, những điều kiện thuận lợi cũng như những hạn chế, những khó khăn, những vấn đề doanh nghiệp chưa thực hiện được. Từ đó đưa ra các giải pháp phù hợp với tình hình của cơng ty.
2.3.1 Phương diện tài chính
2.3.1.1 Tình hình tài chính của cơng ty
Khái qt tình hình tài chính của cơng ty TNHH MTV SX TM Việt Thổ năm 2015 và 2016 được thể hiện trên bảng cân đối kế toán, Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh năm 2016 của công ty (xem Phụ lục 1).
2.3.1.2 Thực trạng đo lường, đánh giá thành quả hoạt động ở phương diện tài chính chính
Vể thực trạng đo lường, đánh giá thành quả hoạt động ở phương diện tài chính đó là định kỳ hàng tháng, quý, năm kế toán trưởng tập hợp số liệu để làm báo cáo, phân tích báo cáo tài chính cho Giám Đốc. Việc đánh giá thành quả hoạt động được công ty đánh giá chủ yếu dựa trên so sánh kết quả hoạt động kinh doanh và đo lường, đánh giá các chỉ số tài chính.
Đo lường, đánh giá kết quả hoạt động kinh doanh
Quy trình đo lường, đánh giá kết quả hoạt động kinh doanh được thực hiện như sau:
Bước 1: Ghi nhận dữ liệu của năm trước
Bước 2: Định kỳ hàng tháng, quý, năm thu thập và nhập dữ liệu thực tế. Bước 3: So sánh, báo cáo tốc độ tăng trưởng về doanh thu và lợi nhuận
Các chỉ tiêu đo lường, đánh giá về kết quả hoạt động kinh doanh bao gồm: doanh thu, lợi nhuận trước thuế.
So sánh số liệu giữa kỳ hiện tại và kỳ trước về các chỉ tiêu trên để biết sự tăng trưởng, tốc độ tăng trưởng giữa các kỳ (xem bảng 2.1).
Bảng 2.1: Bảng so sánh tình hình kết quả kinh doanh năm 2016 so với năm 2015 của công ty TNHH MTV SX TM Việt Thổ
(Nguồn: Báo cáo nội bộ công ty TNHH MTV TM SX Việt Thổ, 2016) Từ báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh của 2 năm 2015 và 2016, ta thấy năm 2016 tăng trưởng hơn so với năm 2015, cụ thể là doanh thu tăng 28%, lợi nhuận tăng 101% so với năm 2015.
Đo lường, đánh giá các chỉ số tài chính: được thực hiện bằng cách so sánh của các chỉ số tài chính của kỳ hiện tại và kỳ trước. Và dùng các chỉ tiêu tài chính truyền thống như:
- Hệ số thanh toán ngắn hạn = Tài sản ngắn hạn/Nợ ngắn hạn - Hệ số nợ/ tổng tài sản *100%
- Số vòng quay hàng tồn kho = Giá vốn hàng bán / Hàng tồn kho bình quân
- Số vòng quay tổng tài sản = Doanh thu thuần/ Tổng tài sản bình quân
- Tỷ suất sinh lợi trên tổng tài sản ( ROA) = (Lợi nhuận sau thuế/Tổng tài sản bình quân)*100%
- Tỷ suất từ lợi nhuận từ hoạt động kinh doanh/Doanh thu thuần. Do tổ chức cơng tác kế tốn hiện nay tại Công ty chưa có bộ phận kế toán quản trị riêng biệt nên cuối năm khi cần báo cáo cho Ban giám đốc thì kế tốn trưởng ngồi lập các báo cáo kế tốn tài chính thì sẽ kiêm nhiệm ln việc phân tích các báo cáo tài chính và tính tốn các thước đo nhằm đo lường thành quả hoạt động phương diện tài chính. Việc đánh giá thành quả hoạt động được công ty được công ty đánh giá qua các chỉ tiêu tài chính được thể hiện qua các số liệu của năm 2016 (xem bảng 2.2).
Năm 2016 Năm 2015 Tốc độ tăng
trưởng
Doanh thu 70.048.755.397 54.714.959.443 + 28%
Bảng 2.2: Báo cáo phân tích các chỉ số tài chính Cơng ty TNHH MTV TM SX Việt Thổ năm 2016 Chỉ số 2016 2015 Chênh lệch (%) Hệ số thanh toán ngắn hạn (lần) 7.29 5.06 44.07 Hệ số nợ/ tổng tài sản(%) 106.27 107.5 1.14 Số vòng quay hàng tồn kho ( lần) 1.68 2.9 42.07 Số vòng quay tổng tài sản ( lần) 0.85 0.77 10.39
Tỷ suất sinh lợi trên tổng tài sản ( ROA) (%)
0.19 18.49 101.03
Tỷ suất từ lợi nhuận từ hoạt động kinh doanh/Doanh thu thuần(%)
0.23 24.07 100.96
(Nguồn: Báo cáo nội bộ công ty TNHH MTV SX TM Việt Thổ, 2016)
Từ bảng số liệu trên cho ta thấy những năm trước công ty đã hoạt động lỗ liên tục, làm cho vốn chủ sỡ hữu bị âm, và hệ số nợ trên tổng tài sản là trên 100%.Tuy nhiên năm 2016 tình hình hoạt động kinh doanh của cơng ty có dấu hiệu đi lên so với năm 2015. Cụ thể hệ số nợ/tổng tài sản, số vịng quay hàng tồn kho đã giảm, vì thế các tỷ suất sinh lợi cũng tăng. Mặc dù trong năm 2015, 2016 công ty khơng đảm bảo khả năng thanh tốn nhưng hệ số thanh toán ngắn hạn năm 2016 cũng đã tăng so với năm 2015.
2.3.2 Phương diện khách hàng
Với mặt hàng là ván ép phủ phim nên khách hàng của công ty là các công ty xây dựng ở các nước: Singapore, Thổ Nhĩ Kỳ, Hàn Quốc, Ả Rập Saudi. Trải qua 15 năm hoạt động và phát triển, cùng với uy tín của mình, cơng ty có một số lượng khách hàng ổn định. Danh sách 05 khách hàng thường xuyên được liệt kê trên bảng 2.3.
Bảng 2.3 : Danh sách 05 khách hàng thường xuyên của công ty TNHH MTV TM SX Việt Thổ
STT Khách hàng Quốc Gia
1 Keangnam Enterprises
Co., Ltd
Hàn Quốc
2 Dongil Construction Co., Ltd
Hàn Quốc
3 Sinoturk Trading PTE Co., Ltd
Singapore
4 Kayi Construction Co Thổ Nhĩ Kỳ
5 Arabtec Construction Co Ả Rập Saudi
(Nguồn: Báo cáo nội bộ công ty TNHH MTV TM SX Việt Thổ, 2016)
Cơng ty ln duy trì và mở rộng mối quan hệ với các công ty hoạt động trong lĩnh vực xây dựng cơ sở hạ tầng, giao thông, công nghiệp… Vì đây là những doanh nghiệp có nhu cầu trực tiếp đối với sản phẩm ván ép phủ phim của công ty.
Để giữ chân khách hàng cũ, ban lãnh đạo thường tổ chức các cuộc gặp mặt, thăm viếng khách hàng nhằm duy trì mối quan hệ, tìm hiểu những mong muốn của khách hàng cũng như những vướng mắc, những điều chưa hài lòng. Từ đó cơng ty tìm ra hướng khắc phục.
Tuy nhiên số lượng khách hàng của công ty chưa nhiều, công ty chưa chủ động trong việc tìm kiếm khách hàng nên chưa thu hút khách hàng mới. Cơng ty chưa có bộ phận nghiên cứu khách hàng, nghiên cứu phát triển thị trường.
2.3.2.2 Thực trạng đo lường, đánh giá thành quả hoạt động ở phương diện khách hàng khách hàng
Công ty đã đặt ra mục tiêu phương diện khách hàng là nâng cao uy tín, thương hiệu sản phẩm của công ty trên thị trường. Để đo lường, đánh giá mục tiêu phương diện khách hàng, bộ phận kinh doanh theo dõi công nợ khách hàng và đánh giá mức độ hài lòng của khách hàng về sản phẩm.
Các chỉ tiêu công ty sử dụng để đo lường sự hài lịng của khách hàng gồm có: chất lượng sản phẩm, giá của sản phẩm so với thị trường, tiến độ giao hàng, sự thuận tiện của phương thức thanh toán. Các chỉ tiêu này được thể hiện trong phiếu đánh giá của khách hàng (xem phụ lục 2). Định kỳ hàng năm, Phòng kinh doanh sẽ gửi các phiếu này tới các khách hàng của cơng ty. Sau đó thu thập về, tiến hành phân loại, tổng hợp các ý kiến, tính điểm, lập báo cáo và trình giám đốc.
Kết quả khảo sát khách hàng của năm 2015, 2016 được thể hiện ở bảng 2.4.
Bảng 2.4: Kết quả khảo sát khách hàng năm 2015, 2016 của công ty