8. Kết cấu của luận văn
2.2.3 Hệ thống kế toán
2.2.3.4 Hệ thống chế độ sổ kế toán
Hệ thống các loại sổ sách được thiết kế một cách khoa học và hợp lý, dùng để ghi chép và lưu giữ tất cả các nghiệp vụ kinh tế, tài chính đã phát sinh trên cơ sở đảm bảo thông tin về các giao dịch phải được phản ánh đầy đủ, kịp thời, dễ kiểm tra, kiểm sốt và đối chiếu. Do đó, đơn vị kế tốn phải căn cứ vào hệ thống sổ kế toán do Bộ Tài chính quy định để thực hiện lựa chọn một hệ thống sổ áp dụng tại đơn vị. Mỗi đơn vị kế toán chỉ được sử dụng một hệ thống sổ duy nhất cho một kỳ kế toán năm. Đơn vị kế toán được cụ thể hoá các sổ kế toán đã chọn để phục vụ yêu cầu kế toán của đơn vị.
Đơn vị kế toán dựa trên chứng từ phát sinh để thực hiện việc ghi sổ. Sổ kế toán phải được ghi đầy đủ, đúng thời điểm, rõ ràng, …theo các nội dung của sổ. Việc ghi sổ kế tốn phải tn theo trình tự thời gian phát sinh của nghiệp vụ kinh tế, tài chính. Mọi thơng tin, số liệu ghi sổ phải chính xác, trung thực, đúng với chứng từ phát sinh.. Đơn vị hành chính, sự nghiệp có thể sử dụng một trong các loại sổ kế toán tùy vào đặc điểm hoạt động, quy mơ của từng đơn vị.
- Hình thức Nhật kí – Sổ cái - Hình thức Chứng từ ghi sổ - Hình thức Nhật ký chung
- Hình thức kế tốn trên máy tính
Đối với các đơn vị kế toán cấp I và cấp II (Gọi tắt là cấp trên) vừa phải mở sổ theo dõi tài sản và tình hình sử dụng nguồn kinh phí trực tiếp của mình cịn phải mở sổ theo dõi việc phân bổ dự tốn; Tổng hợp việc sử dụng kinh phí và quyết tốn kinh phí của các đơn vị trực thuộc (đơn vị kế toán cấp II cấp III) để tổng hợp báo cáo cơ quan có thẩm quyền về tình hình sử dụng kinh phí và thực hiện quyết tốn với cơ quan quản lý cấp trên và cơ quan tài chính đồng cấp.
Hệ thống sổ phải mở vào đầu kỳ kế toán năm; đối với đơn vị kế toán mới thành lập phải mở sổ từ ngày thành lập. Các thông tin, số liệu ghi trên sổ kế tốn của năm sau phải tiếp nối thơng tin, số liệu ghi trên sổ của năm trước liền kề. Sổ kế toán phải được ghi liên tục từ khi mở sổ đến khi khóa sổ. Cuối kỳ kế tốn, đơn vị phải khóa sổ kế tốn trước khi lập BCTC và các trường hợp khác tuân theo quy định của pháp luật.