7. Kết cấu của luận văn
3.1.1.6. Nguyên nhân hạn chế
Tầm nhìn chưa được xây dựng một cách rõ ràng với các mục tiêu hoạt động chưa được xác định cụ thể. Việc các mục tiêu chiến lược chỉ dừng lại ở các cấp quản lý mà chưa được truyền tải xuyên suốt đến từng nhân viên, dẫn đến sự thiếu liên kết giữa các phòng ban, nhân viên chỉ làm theo mệnh lệnh cấp trên vì thiếu sự trao đổi thơng tin 2 chiều trong công ty.
Các báo cáo nội bộ của công ty chỉ dừng lại ở số liệu quá khứ và bao gồm những yếu tố hữu hình mà bỏ qua các yếu tố vơ hình như nguồn nhân lực, sự trung thành của khách hàng, kỹ năng của nhân viên, văn hóa tổ chức…mà chính các yếu tố này mới tạo ra lợi thế cạnh tranh.
Thiếu tính chủ động trong việc phối hợp, hỗ trợ giữa các bộ phận, hệ thống quy trình chưa rõ ràng về nhiệm vụ cụ thể từng cá nhân, và chưa có sự kiểm sốt trong nội bộ dẫn đến sự khơng tn thủ việc thực thi quy trình.
Cơng ty chưa có khảo sát mức độ hài lịng của nhân viên, chính sách lương thưởng khơng hợp lý, điều hành quản lý không hiệu quả dẫn đến kết quả hoạt động của công ty chưa cao.
Phương pháp nghiên cứu 3.1.2.
Tác giả sử dụng phương pháp phỏng vấn sâu với câu hỏi mở để kiểm chứng nội dung liên quan đến phân tích và đánh giá thực trạng cơng tác đánh giá thành quả hoạt động tại cơng ty có hiệu quả hay khơng?. Mục đích của phỏng vấn sâu là để hiểu ra các vấn đề như cảm giác, cách hiểu của họ, những điều mà chúng ta không thể quan sát hay khám phá được bằng những phương pháp khác Patto, 1990; Mellon, 1990). Thiết kế phỏng vấn mang lại chiều sâu và tính tự do mà người được phỏng vấn có thể trả lời.
Đối tượng phỏng vấn:
Ban lãnh đạo công ty gồm 3 đối tượng cụ thể là: danh sách chuyên gia ở phụ lục 5).
Tổng giám đốc công ty – Đại diện lãnh đạo cơng ty Kế tốn trưởng – Đại diện nhóm triển khai mơ hình BSC
Phó tổng Giám đốc phụ trách kinh doanh – Đại diện nhóm ứng dụng trực tiếp Việc lựa chọn các nhà quản lý cấp cao nhằm mục đích đảm bảo cơ sở lý luận cho việc khảo sát thông qua ý kiến nhà quản lý, đồng thời đảm bảo phù hợp với tình hình thực tế.
Thời gian phỏng vấn trong tháng 1/2019.
Tác giả đã dùng bảng câu hỏi đã chuẩn bị sẵn gặp trực tiếp các nhà quản lý cấp cao thực hiện cuộc phỏng vấn và trao đổi. Cuộc phỏng vấn diễn ra độc lập tại nơi làm việc của người tham gia phỏng vấn với thời lượng phỏng vấn của mỗi đối tượng trung bình là 60 phút. Kỹ thuật được thực hiện là quan sát và thảo luận tay đôi.
Nội dung các cuộc phỏng vấn được ghi chép hoặc ghi âm và kết luận được đưa ra dựa trên sự tổng hợp quan điểm chung của các đối tượng phỏng vấn.
Nội dung phỏng vấn:
Qua kết quả phỏng vấn các chuyên gia (phụ lục 7), tác giả tổng hợp các ý kiến như sau:
Câu hỏi 1: Th o tơi được biết, hiện tại cơng ty chưa có bộ phận kế toán quản
trị riêng biệt. Vậy với số liệu tài chính được cung cấp từ phịng kế tốn có đủ để ơng đưa ra các quyết định trong tương lai hay khơng? Nếu khơng thì việc đưa ra quyết định thường dựa trên tiêu chí nào?
Kết quả tổng hợp nhận được: Ban lãnh đạo thừa nhận những vấn đề đang
tồn tại ở công ty, sự kém hiệu quả của hệ thống đánh giá thành quả hoạt động, với tình hình hiện tại cơng ty thì cần thay đổi hoặc cải tiến hệ thống đánh giá thành quả hoạt động để có thể kiểm sốt mọi quy trình một cách chặt chẽ nhất để tăng lợi thế cạnh tranh cho cơng ty.
Số liệu kế tốn hiện giờ chỉ cung cấp các chỉ số tài chính trong quá khứ. Số liệu báo cáo dùng để phân tích tỷ lệ đóng góp của từng nhóm khách hàng đối với
doanh thu, lợi nhuận của công ty, chưa hỗ trợ tốt cho việc đưa ra quyết định trong tương lai. Việc đưa ra quyết định trong tương lai thường được dựa trên tình hình hiện tại kết hợp với kinh nghiệm phán đốn để đưa ra quyết định. Số liệu tài chính những năm trước chỉ là thông tin tham khảo, khơng có tính quyết định bởi vì thơng tin về thị trường, về xu hướng công nghệ, về đối thủ cạnh tranh mới mang tính quyết định đến chiến lược kinh doanh của công ty.
Câu hỏi 2: Trong năm vừa qua đã có nhiều dự án khơng hồn thành kế
hoạch lợi nhuận ban đầu, thậm chí là lỗ, điển hình như 2 dự án Sacombank, dự án Sở Thông tin và truyền Thông Cần Thơ. Th o ông lý do dẫn đến việc thua lỗ này là gì? Th o như số liệu mà tơi đã tổng hợp được thì chi phí thực tế so với kế hoạch của từng dự án tăng lên rất nhiều. Theo ông, sự chênh lệch nhiều này là do đâu? Từ những vấn đề trên tôi nghĩ rằng nguyên nhân là do cơng ty mình đã chưa có biện pháp cũng như thước đo để kiểm sốt tốt chi phí, ơng nghĩ gì về điều này?
Kết quả tổng hợp nhận được:
- Sở Thông tin và truyền Thông Cần Thơ:
Việc phát sinh chi phí triển khai khá lớn so với kế hoạch là do bên kỹ thuật lúc khảo sát không kỹ dự án, dẫn đến lập kế hoạch chi phí chưa sát thực tế, kể cả khảo sát thêm 2 lần sau vẫn sai sót là do sự yếu kém của bộ phận Presale. Ngoài ra, chi phí tăng cao 1 phần cũng do đội dự án khai khống chi phí khi đi khảo sát dự án. Sự việc xảy ra bởi khả năng quản trị kém của Trưởng phòng Kỹ Thuật, PM dự án này khơng kiểm sốt tốt dự án, kéo theo sự kéo dài về tiến độ, phát sinh quá nhiều các vật tư phụ, khiến chi phí dự án bị đẩy lên khá cao.
Đồng thời AM khơng kiểm sốt chi phí dự án của mình, nếu như việc năng suất làm việc của đội kỹ thuật hiệu quả hơn, tích cực hơn thì đã khơng kéo dài thời gian khảo sát như vậy, kể cả việc khai khống các chi phí vận chuyển, thuê x …. Đồng thời, nếu việc kiểm soát lúc mua hàng, nhận hàng tốt hơn thì sẽ khơng xảy ra trường hợp sai xuất xứ hàng hóa thì dự án đã được nghiệm thu sớm hơn. So với kế hoạch ban đầu, chi phí tăng… dẫn đến lợi nhuận giảm xuống 15%.
phối hợp giữa các bộ phận kỹ thuật, kinh doanh, mua hàng và cả kế tốn, cần có 1 cuộc họp để đưa ra các vấn đề sai sót từ khâu nào, để rút kinh nghiệm cho các dự án sau và cần thay đổi những gì để tránh lập lại những sai sót trên. Việc quản lý kiểm soát chéo cần được thực hiện thường xuyên hơn giữa các bộ phận.
- Sacombank VN:
Việc dự án Sacombank không thể nghiệm thu được là do có một số tính năng của phần mềm AML chưa được giải quyết xong. Lý do là nhân sự chủ chốt của dự án đã nghỉ việc, các nhân sự còn lại chưa đủ kinh nghiệm để kham nổi dự án khiến cho dự án kéo dài, chi phí phát sinh ngày càng nhiều. Đây là một bài học cho công ty: cần phải sớm đào tạo đội ngũ kế thừa hay cơ chế báo cáo công việc cụ thể nghiêm ngặt hơn để sự phát triển của công ty không lệ thuộc vào bất cứ một cá nhân nào.
Việc mất đi nhân sự chủ chốt đã buộc các thành viên cịn lại của dự án nỗ lực hết mình để tìm tịi phương án giải quyết từ nỗ lực bản thân, từ hãng và thậm chí từ khách hàng.
Hiện giờ nhân sự mảng AML rất hiếm trên thị trường, để tuyển nhân sự ngay lập tức là việc hết sức khó khăn và nếu có thì theo khảo sát của bên nhân sự là chi phí lương rất cao, nên chỉ có phương án là thuê chuyên gia bên ngoài, là cựu nhân viên đã từng triển khai hệ thống AML giai đoạn đầu tiên cho Sacombank. Điều này đồng nghĩa với việc phải mất một chi phí sẽ rất cao, nhưng phải chấp nhận để giải quyết được lỗi phần mềm để nghiệm thu dự án, việc kéo dài dự án sẽ phát sinh rất nhiều chi phí cho chúng ta và đồng thời sẽ ảnh hưởng đến lòng tin của khách hàng cho những dự án sắp tới. So với phương án kinh doanh thì chi phí thực tế tăng… dẫn đến lợi nhuận giảm xuống 15%.
Câu 3: Trong các năm qua, số lượng khách hàng ở công ty đã sụt giảm đáng
kể như khách hàng thuộc mảng giáo dục như trường quốc tế Bắc Mỹ, Khoa học tự nhiên…. Điển hình là khách hàng trường Đại học Khoa học tự nhiên - là khách hàng mà nhiều năm qua đã đ m lại nguồn thu lớn cho cơng ty, cũng đã khơng cịn ủng hộ cơng ty mình nữa, theo ơng lý do nào dẫn đến sự mất khách hàng này là gì?
Kết quả tổng hợp nhận được: Các năm trước mảng giáo dục đóng góp một
phần khơng nhỏ đến doanh thu của cơng ty. Lý do vì nhân viên kinh doanh phụ trách mảng khách hàng này nghỉ việc qua một công ty CNTT khác và mang theo khách hàng mảng giáo dục này qua bên ấy. Trong thời gian qua thì bên đội admin cũng thường xuyên liên lạc, chăm sóc mảng khách hàng này để duy trì hình ảnh và thương hiệu của cơng ty, tuy nhiên để lấy lại mảng khách hàng này cũng là một vấn đề hết sức khó khăn đối với HIPT.
Câu 4: Gói thầu “ Điện lực miền Nam” là một gói thầu mà cơng ty đã th o
suốt 3 năm, đã bỏ rất nhiều chi phí đầu tư vào nó, đến khi ra thầu có thể tự tin mà nói rằng HIPT chắc chắn sẽ thắng thầu vì đủ điều kiện và được sự hỗ trợ rất tốt từ phía khách hàng, tuy nhiên chúng ta lại không trúng thầu. Việc “lủng” thầu Điện lực Miền Nam, do kỹ thuật chạy sai BOM, ơng đánh giá gì về việc này?
Kết quả tổng hợp nhận được: do kỹ thuật chạy sai BOM, với một gói thầu
mà chúng ta có đầy đủ năng lực tốt nhất, giá tốt nhất để tham gia đấu thầu, nhưng chỉ vì một sai sót khi làm hồ sơ thầu của các đội đã dẫn đến việc rớt thầu là một sự yếu kém không thể chấp nhận của chúng ta, Presale chạy sai so với yêu cầu hồ sơ thầu, sale thì khơng tham gia và kiểm tra thật kỹ các hồ sơ thầu và cả sự yếu kém bộ phận kinh doanh như thiếu các kỹ năng cần thiết để khéo léo giải quyết một cách hợp lý nhất các sai sót bất ngờ xảy ra. Cần cải thiện năng lực đội thầu, đội presale tiến hành thiết lập lại bộ phần quản trị dự án thật tốt để phòng tránh những sai sót ấy. Bộ phận kinh doanh phải nâng cao kỹ năng giải quyết vấn đề.
Câu 5: Theo tơi thấy thì các dự án trên đều liên quan đến việc nhân viên nghỉ
việc, theo Ông, nhân viên nghỉ việc vì những lý do gì? Liệu tình trạng nhân viên nghỉ việc có ảnh hưởng nhiều đến tình hình kinh doanh của công ty hay khơng? Theo Ơng, công tác tuyển dụng, đãi ngộ nhân viên của công ty đã hợp lý chưa?
Kết quả tổng hợp nhận được: Hầu như các dự án trên đều gặp vấn đề dẫn
đến lợi nhuận giảm đi khi mất đi nhân sự chủ chốt, những nhân sự đó đã khơng hài lịng về mức lương thưởng của cơng ty. Họ cảm thấy không thỏa mãn khi lãnh mức thưởng cào bằng như các nhân viên khác. Nhân sự khơng ổn định thì sẽ ảnh hưởng
đến kết quả kinh doanh của công ty. Mặc dù công tác tuyển dụng, đãi ngộ nhân viên cũng khá hợp lý, nhưng tôi nghĩ cần có những giải pháp nhân sự cụ thể để cải thiện sự hài lòng của nhân viên, tất nhiên trong một giới hạn cho phép.
Câu 6: Trong năm vừa qua kết quả hoạt động kinh doanh của cơng ty dù có
tăng nhưng chi phí tài chính và chi phí bán hàng tăng khá mạnh, dẫn đến tỷ suất lợi nhuận trên doanh thu giảm. Qua phân tích của phịng kế tốn là do chi phí hoạt động tăng cao. Vậy th o ông nguyên nhân do đâu kết quả hoạt động của công ty chưa đạt hiệu quả như vậy?
Kết quả tổng hợp nhận được: Nguyên nhân chính là do hệ thống đánh giá
thành quả hoạt động của công ty chưa hiệu quả dẫn đến chi phí tăng khá cao kéo theo lợi nhuận bị giảm. Số lượng kết nối với khách hàng chưa cao, khả năng đánh giá dự án và tiếp cận khách hàng mới của kinh doanh chưa thật sự tốt. Việc các nguồn dự án bị giảm sút, và các dự án đã làm lại không hiệu quả làm ảnh hưởng nghiêm trọng về tình hình tài chính của cơng ty. Ngồi ra, việc nhân viên chủ chốt các dự án nghỉ việc nhiều cũng khiến cơng ty gặp khó khăn, trong thời gian qua rất nhiều nhân viên phản ánh chế độ lương thưởng cào bằng là không hợp lý, chính sách thăng tiến khơng rõ ràng, nhiều nhân viên khơng hài lịng với mức lương so với sự đóng góp của mình. Thêm vào đó, sự cạnh tranh ngày càng gay gắt giữa các công ty CNTT, khiến giá bán phải giảm xuống trong khi các chi phí đầu vào khơng thay đổi. Hiệu quả kiểm soát dự án không tốt lắm. Sự phối hợp giữa các bộ phận kém, sự kiểm soát, giám sát tiến độ thực hiện, chất lượng công việc chưa hiệu quả, sử dụng nhân viên thuê ngoài khá nhiều làm giá thành dự án đội lên cao vì giá nhân cơng th ngồi cao hơn nhiều so với chi phí nhân viên của cơng ty, cùng với việc sử dụng chưa hiệu quả các nhân sự đó cũng làm chi phí các dự án tăng lên nhiều. Sự yếu kém của các bộ phận như thầu, bộ phận tư vấn triển khai khách hàng… làm rớt thầu….Cần phải cải tiến, thay đổi hệ thống đánh giá thành quả hoạt động hiện nay của công ty, đưa KPI cụ thể từng nhân viên, từng phịng ban thì sẽ giảm thiểu được các rủi ro cho cơng ty. Mặc dù hiện nay, mơi trường bên ngồi vẫn đang thuận lợi từ các chính sách, mở rộng thị trường. Tuy nhiên, để nắm bắt được thị trường thì vấn
đề đào tạo nhân lực phù hợp và chính sách để giữ chân nhân viên giỏi là quan trọng.
Kết luận: Qua kết quả phỏng vấn và các phân tích thực trạng đánh giá thành
quả hoạt động ở từng phương diện, tác giả khẳng định vấn đề thực sự tồn tại ở công ty cần được giải quyết là hệ thống đánh giá thành quả hoạt động không hiệu quả, ảnh hưởng đến kết quả hoạt động kinh doanh của công ty. Nếu vấn đề này không được giải quyết sẽ ảnh hưởng đến sự tăng trưởng bền vững của công ty.
Dự đoán nguyên nhân-tác động của sự chưa hiệu quả trong công tác tổ 3.2.
chức đánh giá thành quả hoạt động tại công ty
Qua đánh giá thực trạng và kết quả phỏng vấn, tác giả dự đoán những nguyên nhân khách quan và chủ quan gây ra những vấn đề được đề cập trên và thể hiện bằng sơ đồ nguyên nhân – tác động như sau:
Thuyết minh sơ đồ:
Trong năm vừa qua kết quả hoạt động kinh doanh của công ty về lợi nhuận năm 2018 giảm đi rất nhiều so với năm 2017, cụ thể là giảm 12,83% mặc dù doanh thu tăng 22,43%. Sự sụt giảm đáng kể về lợi nhuận này được phân tích là do chi phí hoạt động trong năm 2018 tăng cao. Qua phân tích báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh thì lợi nhuận năm nay giảm mạnh là do tốc độ tăng doanh thu thấp hơn nhiều so với tốc độ tăng chi phí chi phí bán hàng) dẫn đến lợi nhuận giảm.
Sự gia nhập ngành ngày càng nhiều của các công ty mới thành lập, sự đổ bộ