7. Kết cấu của luận văn
3.1.1.5. Nhận xét thực trạng đánh giá thành quả hoạt động tại Công ty Cổ
Đồn HIPT
Nhìn chung, cơng ty cũng đã quan tâm đến việc đánh giá thành quả hoạt động của mình. Tuy nhiên, việc thiết lập cách thức cũng như các chỉ tiêu đánh giá của công ty chưa thực sự hữu hiệu. Đồng thời, các chỉ tiêu mà công ty đang sử dụng hầu như chỉ được sử dụng làm căn cứ để Ban giám đốc x m xét chung chung
tình hình hoạt động của công ty mà chưa tiến thành phân tích và đánh giá một cách chi tiết kết quả thực hiện. Cụ thể như sau:
a. Phương diện tài chính
Những điểm đã làm được
Việc đó lường đánh giá thành quả hoạt động của công ty dựa vào các thước đo tài chính cho thấy thành quả hoạt động của HIPT trong ngắn hạn. Do đó, các chỉ tiêu tài chính tương đối rõ ràng ở các bộ phận. Mặt khác, quy trình thực hiện khá đơn giản, chỉ cần lập báo cáo so sánh mức chênh lệch của các chỉ tiêu giữa kế hoạch với thực hiện, giữa hiện tại và quá khứ.
Công ty chỉ sử dụng các thước đo tài chính để đánh giá khả năng thanh tốn của cơng ty, các hệ số liên quan đến lợi nhuận cũng như tỷ trọng tăng giảm các chỉ tiêu trên các chỉ tiêu trên bảng cân đối kế toán và báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh. Vấn đề mà các nhà quản lý quan tâm nhất là việc gia tăng lợi nhuận, đó là thành quả về tài chính nên họ chỉ phân tích báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh hàng năm. Việc phân tích này được phân tích th o cách riêng của họ.
Những điểm chưa làm được:
Mặc dù hiện nay công ty sử dụng các chỉ số tài chính để đánh giá hiệu quả tình hình hoạt động kinh doanh của cơng ty nhưng các chỉ số tài chính này khơng chỉ ra được rằng cơng ty có đang thực sự thành cơng th o mục tiêu và chiến lược phát triển của công ty hay không.
Hơn nữa, các mục tiêu tài chính của cơng ty chưa được xác định một cách cụ thể và rõ ràng, cũng như chưa có mối liên kết với chiến lược phát triển hiện nay của công ty. Việc xây dựng các chỉ tiêu tài chính chưa có sự kết nối với nhau nên rất khó đo lường, đánh giá tính cân đối tài chính. Cụ thể, việc chỉ giao chỉ tiêu doanh thu các phịng ban lại khơng thực hiện khốn chi phí gây khó khăn trong việc quản lý chi phí dẫn tới việc sử dụng lãng phí và cũng như đánh giá thành quả hoạt động của các bộ phận, phòng ban này.
Chưa có hệ thống quản lý, phân bổ ngân sách và chi phí một cách chặt chẽ và hiệu quả, điều này sẽ dẫn đến rủi ro khơng kiểm sốt và quản lý tốt chi phí của
cơng ty th o kế hoạch.
Chưa thành lập bộ phận kế toán quản trị nên thiếu sự chủ động trong công tác đo lường đánh giá, nguồn dữ liệu phụ thuộc phịng kế tốn cung cấp. X m xét vấn đề tài chính quá đơn giản: x m tài chính là nhiệm vụ của phịng Kế tốn. b. Phương diện khách hàng
Những điểm đã làm được:
Là doanh nghiệp dẫn đầu trong ngành và có thương hiệu mạnh và tin cậy. HIPT có đánh giá, th o dõi sự tăng trưởng của khách hàng mới thông qua các chỉ số về khách hàng, cũng như tình hình về khách hàng cũ, tuy nhiên cơng ty không đưa ra các chỉ tiêu cụ thể cho các chỉ số trên.
Công ty đã tạo lập được các mối quan hệ thân thiết lâu dài với khách hàng truyền thống, hàng năm đều tổ chức các hội nghị khách hàng để gặp gỡ chia sẻ các vấn đề còn tồn đọng, các thắc mắc và ý kiến đóng góp của khách hàng, từ đó đưa ra các giải pháp khắc phục những sai sót trong q trình bán hàng, giao hàng hay xử lý những sai sót thường gặp
Những điểm chưa làm được:
Tình hình kinh doanh của cơng ty mặc dù có hiệu quả nhưng lượng khách hàng mới tăng hầu như không nhiều, khách hàng của công ty chủ yếu là lượng khách hàng dự án truyền thống. Mặc dù HIPT là một thương hiệu lớn nhưng việc quảng bá mark ting không tốt nên tên tuổi chưa được nhiều khách hàng doanh nghiệp biết đến, đây là một thiệt thịi khi cơng ty đang muốn mở rộng kinh doanh mảng khách hàng doanh nghiệp.
Cơng ty chưa có bảng khảo sát đánh giá sự hài lòng của khách hàng trước và sau khi sử dụng dịch vụ. Đây là một yếu tố rất cần thiết và thực sự quan trọng trong việc đánh giá thành quả hoạt động cơng ty ở khía cạnh khách hàng.
Cơng ty chưa có những phân tích cụ thể như thị phần, lịng trung thành của khách hàng, nhu cầu của khách hàng. Cơng ty chưa có bảng tổng hợp doanh thu các khách hàng cũ, khách hàng mới trong kì, khơng đặt các chỉ tiêu cụ thể để phân tích được tình hình biến động thị phần của khách hàng, lòng trung thành của khách
hàng.
Mặc dù, HIPT có định hướng tiếp cận các khách hàng tiềm năng, nhưng không đưa ra được những chỉ tiêu cụ thể phải phát triển được bao nhiêu khách hàng trong năm.
Chưa xây dựng mục tiêu và thước đo trong phương diện khách hàng gắn với chiến lược phát triển cơng ty nhằm mục đích gia tăng sự thỏa mãn của các khách hàng. Cần xây dựng một số chỉ tiêu như số lượng khách hàng cũ và phát triển mới, chỉ số nhu cầu và thỏa mãn của khách hàng, chỉ số đáp ứng nhu cầu và tốc độ đáp ứng nhu cầu khách hàng, chỉ số thực hiện đúng cam kết với khách hàng.
Sự phát triển quy mô quản lý của công ty chưa bắt kịp với sự phát triển của thị trường, chưa phát triển sự khác biệt trong các yếu tố khách hàng để nâng cao năng lực cạnh tranh của công ty.
Công ty cũng chưa th o dõi được về mặt kế tốn chi phí cho mỗi khách hàng để x m xét khả năng sinh lợi từ mỗi khách hàng có đạt được mục tiêu mong muốn hay khơng? Vì xét cho cùng, sự thành cơng về phương diện khách hàng sẽ khơng có ý nghĩa nếu như không làm gia tăng được lợi nhuận trên mỗi khách hàng.
c. Phương diện quy trình kinh doanh nội bộ
Những điểm đã làm được:
Công ty đang từng bước ứng dụng tin học hóa vào cơng tác lưu trữ, quản lý thơng tin, kết nối tồn bộ các bộ phận và cả hệ thống trên toàn cầu, bước đầu áp dụng còn gặp nhiều trục trặc lỗi hệ thống mất nhiều thời gian để chỉnh sửa, tuy nhiên đang dần đi vào ổn định.
Công ty hiện đang áp dụng ISO 9001:2008 hệ thống quản lý chất lượng, quy định cụ thể nhiệm vụ, quy trình hoạt động cho từng bộ phận, tuy nhiên nhân viên chỉ cố gắng làm đúng, khơng bị sai sót mỗi khi có kiểm tra, chứ khơng biết mục tiêu của cơng ty là gì và khơng có ý thức tự phấn đấu trong công việc.
Những điểm chưa làm được:
Các quy trình hiện nay vẫn cịn nhiều thủ tục rườm rà, chưa có sự phối hợp chặt chẽ nhịp nhàng giữa với các phòng ban với nhau. Các quy trình về kinh doanh chỉ bảo đảm cho mục tiêu bán hàng mà chưa có sự kết nối với phương diện tài chính và phương diện khách hàng.
Xây dựng các quy trình đã lâu, HIPT cũng nên cập nhật và điều chỉnh sao cho phù hợp với tình hình thực tế hiện nay, giảm bớt các bước không cần thiết, kém hiệu quả để tinh gọn hơn trong sản xuất, tiết kiệm thời gian và nguồn lực.
Quy trình nội bộ được xây dựng chủ yếu dựa trên các công việc thực tế, do đó các sáng kiến đề xuất của nhân viên trực tiếp thực hiện có ý nghĩa và tầm quan trọng to lớn, lãnh đạo HIPT cần được phát huy hơn nữa tinh thần tự giác chủ động, động viên nhân viên mạnh dạn nêu ra ý kiến đóng góp của mình.
Cơng ty chưa có mục tiêu, thước đo gắn với chiến lược phát triển công ty. d. Phương diện học hỏi và phát triển
Những điểm đã làm được
Công ty sở hữu nguồn nhân lực trẻ đạt u cầu, có trình độ chun mơn cao và rất nhiệt huyết với công việc. Chế độ lương, thưởng và trợ cấp đối với nhân viên cũng tương đối phù hợp với thị trường. Bộ phận nhân sự có đánh giá tình hình nhân sự th o tỷ lệ giới tính, số lượng ở các bộ phận, hợp đồng lao động và trình độ học vấn.
Cơng tác tuyển dụng: việc tuyển dụng thực hiện đúng quy trình. Bộ phận
nhân sự ln có thống kê về: các chỉ số như tỷ lệ tuyển dụng thành công so với số lượng tuyển dụng trong kỳ, tỷ lệ vượt qua giai đoạn thử việc định kỳ và báo cáo với Ban giám đốc.
Công tác đào tạo và phát triển nhân viên:
Cải tiến năng lực cho nhân viên trong cơng ty bao gồm kỹ năng lập trình cho sản phẩm, kỹ năng tư vấn các giải pháp cho khách hàng, giải quyết mâu thuẫn trong tổ chức, đàm phán và thương lượng với khách hàng, kỹ năng kiểm tra chéo sản
phẩm phần mềm, kỹ năng tự x m và nhận xét mã nguồn của nhân viên khác. Công ty có thể mời giảng viên ở bên ngồi hoặc chính các thành viên trong Ban lãnh đạo cơng ty hoặc các thành viên có nhiều kinh nghiệm đang làm việc trong công ty trực tiếp giảng dạy.
Các nhân viên được tài trợ tham gia các khóa học khác như học ngoại ngữ ở các trung tâm ngoại ngữ, chứng chỉ quốc tế như lập trình hệ thống, lập trình nhúng, phát triển ứng dụng trên điện thoại thông minh... ngày càng tăng lên đáp ứng phần nào về nhu cầu kiến thức sử dụng trong các dự án.
Chính sách lương thưởng, phúc lợi: cuối kỳ nhân viên đều được đánh giá bởi
cấp quản lý và dựa vào đánh giá để x m xét việc tăng lương. Chế độ kh n thưởng phúc lợi được thực hiện bằng văn bản rõ ràng và thực hiện công bằng th o như quy định trong Thỏa ước lao động tập thể.
Hệ thống thông tin đang từng bước được cải thiện, tuy nhiên cần tập trung hơn nữa cải thiện hệ thống thông tin này để hỗ trợ những yếu tố bên trên.
Cơng ty có đánh giá nhân viên nhưng việc đánh giá chỉ mang tính chất đối phó, do đó nên việc xếp loại lao động chưa được cân bằng, hợp lý.
Những điểm chưa làm được:
Công ty chưa xây dựng mục tiêu và thước đo cụ thể để đánh giá thành quả hoạt động trên phương diện học hỏi và phát triển gắn với chiến lược của công ty.
Công ty chưa thiết lập các thước đo để đánh giá thành quả hoạt động về phương diện học hỏi và phát triển. Hiện nay, các cấp quản lý chỉ mới căn cứ vào báo cáo đánh giá nhân sự để làm căn cứ tăng cấp cho nhân viên. Điều này chưa thể kết luận được phương diện học hỏi và phát triển của cơng ty có đang đạt được mục tiêu chiến lược mà công ty th o đuổi hay không?
Công ty chưa thực hiện các khảo sát mức độ hài lòng của nhân viên, chưa xây dựng được các thước đo, mục tiêu nhằm hướng tới cải thiện nguồn nhân lực của nhân viên thông qua việc nâng cao năng lực của nhân viên trong dài hạn, chưa có sự gắn kết chặt chẽ hoạt động của nhân viên với mục tiêu, chiến lược của công ty. Hơn
nữa, việc đánh giá nhân viên hiện nay đang thực hiện th o một chiều là từ trên đi xuống, có nghĩa là các cấp lãnh đạo sẽ đánh giá nhân viên dưới quyền, mà chưa có sự tương tác 2 chiều giữa các cấp.
Về đào tạo và phát triển nhân lực:
Về tuyển dụng và đào tạo nhân viên: Việc tuyển dụng nhân sự đang là vấn đề bất cập tại công ty bởi hiện tại cơng ty đang có một lực lượng nhân sự dư thừa có trình độ chưa tốt ở lại, các nhân sự có trình độ khá đã nghỉ việc, vì vậy khi tham gia các dự án phát triển phần mềm, dự án cái đặt phần cứng thì cơng ty thường phải cộng tác với các công ty khác về các nhân sự tham gia, dẫn tới giá thành dự án cao trong khi công ty chưa thể tuyển dụng nhân sự mới đáp ứng các yêu cầu dự án.
Về khả năng truyền thông của nhân viên: khả năng tiếng Anh kém là một trở ngại cho các nhân viên trong các dự án của cơng ty. Cơng ty đã có bộ phận hỗ trợ ngôn ngữ để hỗ trợ dịch tài liệu, truyền thông với các khách hàng. Nhưng bộ phận này lại không am hiểu nhiều về kỹ thuật, công nghệ nên dẫn đến dịch thiếu chính xác với các từ chun mơn. Kết quả phản ánh của khách hàng sau khi kết thúc dự án cũng cho thấy sự khơng hài lịng ở vấn đề này.
Về chính sách lương thưởng và phúc lợi:
Chế độ thưởng trong công ty chưa tốt bị cào bằng và không thấy khác biệt nhiều sau khi đánh giá. Nhiều nhân viên cảm thấy khơng hài lịng về mức lương so với sự đóng góp của mình. Ngồi ra thì chính sách thăng tiến không rõ ràng và minh bạch khi cịn nhiều cảm tính trong đánh giá tăng bậc cuối năm. Và nhiều nhân viên đã nghỉ việc để chuyển tới các công ty khác sau mỗi lần đánh giá cuối năm là khá cao.
Và theo thống kê từ phòng nhân sự thì hầu hết các nhân sự đều nghỉ việc từ tháng 2 đến tháng 4 hàng năm và chiếm trên 70% số nhân viên nghỉ trong năm. Đây là thời điểm đầu năm, sau kỳ đánh giá kh n thưởng cuối năm vào tháng 12 của năm trước. Đến nay, công ty vẫn chưa sử dụng hệ thống đánh giá nào và việc đánh giá cấp quản lý sẽ nhận xét về mức độ hồn thành cơng việc của nhân viên. Do vậy
nhiều nhân viên thấy mình khơng được kh n thưởng hay đánh giá đúng mức nên đã đi tìm mơi trường làm việc khác.
Cơng ty có chính sách tăng lương nhưng việc xét duyệt là do đề nghị của trưởng bộ phận, dựa trên đánh giá chủ quan, khơng dựa trên tiêu chí, thước đo cụ thể nào, chưa có tính khách quan.
Công ty đã xây dựng được các chỉ số đánh giá công tác tuyển dụng, tuy nhiên như vậy là chưa đủ để đánh giá hoạt động này.
Về quản lý dự án:
Về cơng cụ kiểm sốt, giám sát tiến độ thực hiện, chất lượng công việc và thời gian thực hiện công việc th o u cầu để ra, cơng ty có áp dụng quản lý th o xc l và không nhập đủ thông tin trên các cơng cụ này. Và vẫn cịn các dự án chưa áp dụng các quy tắc nghiêm ngặt của công ty quy định.
Công ty hiện đang sử dụng nhân sự của các công ty cộng tác trong hầu hết các dự án, chiếm tỷ lệ trung bình trên 20% nhân sự trong các dự án. Điều này ảnh hưởng lớn đến lợi nhuận trên mỗi dự án vì giá thành gia cơng của các công ty cộng tác cao hơn nhiều so với chi phí cho nhân viên của cơng ty. Cùng với việc sử dụng chưa hiệu quả các nhân sự cộng tác cũng làm cho chi phí của dự án gia tăng nhiều hơn.
Hệ thống thông tin: Năng lực của hệ thống thông tin chưa được công ty quan tâm và chú trọng đúng mực, chưa có hệ thống thước đo đánh giá về hệ thống thông tin để đo lường sự hiệu quả của nó trong việc giúp nhân viên tìm hiểu về khách hàng.
Các bộ phận phòng ban chỉ quan tâm đến thành quả của bộ phận mình mà khơng có sự liên kết với nhau và với thành quả chung của công ty.
Công ty chưa đề ra các mục tiêu và thước đo cho việc đầu tư phát triển dự án mới sắp triển khai và đo lường về tiến độ thi công cũng như đo lường trách nhiệm đối với công việc.