7. Kết cấu của luận văn
3.1.1.3. Phương diện quy trình kinh doanh nội bộ
Mục tiêu đo lường kết quả hoạt động phương diện quy trình kinh doanh nội bộ để đánh giá, kiểm soát các quy trình mua hàng, bán hàng, thanh toán nhằm kiểm sốt các chi phí. HIPT cam kết: “Duy trì và cải tiến liên tục hệ thống quản lý chất lượng để luôn phù hợp với tiêu chuẩn ISO 9001:2008”
HIPT tài liệu hố các quy trình cần thiết để thực hiện các chính sách, đạt được các mục tiêu và tuân thủ các yêu cầu của hệ thống quản trị HIPT.
Mơ hình tài liệu của Hệ thống chất lượng HIPT gồm:
1.Chính sách chất lượng 2. Sổ tay chất lượng 3. Sổ tay quá trình 4. Hồ sơ chất lượng
Hình 3.2: Mơ hình tài liệu của Hệ thống chất lượng HIPT
26% 11% 22% 7% 11% 22% 1%
Tỷ trọng doanh thu theo mảng khách hàng
Chính phủ
Bảo hiểm - Chứng khoán Doanh nghiệp Khác Media - Tel Ngân hàng - Tài chính Tài chính cơng 1 2 3 4
HIPT đã ban hành hệ thống sổ tay các quy trình sau: sổ tay bảo hành, sổ tay dự án, sổ tay hành chính, sổ tay kế toán, sổ tay kinh doanh dự án, sổ tay phần mềm, sổ tay quan hệ cổ đông, sổ tay quan hệ công chúng, sổ tay quản lý chất lượng, sổ tay quản trị dự án, sổ tay quản trị nhân lực, sổ tay tài chính đầu tư và ban hành rõ ràng từng lưu đồ quy trình và từng biểu mẫu cụ thể để áp dụng chung cho tồn cơng ty phụ lục 4).
Quy trình tìm kiếm khách hàng dự án, ký kết hợp đồng: bước đầu là nhân
viên kinh doanh tìm kiếm và tiếp cận khách hàng tiềm năng thông qua các kênh như điện thoại, mail, gặp gỡ trực tiếp hoặc có thể qua nhiều hoạt động khác có thể yêu cầu tư vấn kỹ thuật hỗ trợ), từ đó sẽ nhận diện được nhu cầu của khách hàng, tiến hành đánh giá, phân tích nhu cầu đó và đưa ra những tư vấn về các giải pháp cụ thể, đồng thời qua đó nhân viên sẽ giới thiệu sơ lược về năng lực HIPT. Sau đó, nhân viên kinh doanh làm báo giá gởi khách hàng. Nếu báo giá đã được thơng qua, thì tiến hành làm thủ tục hồ sơ thầu nếu có), sau đó hai bên tiếp tục đàm phán, thỏa thuận để ký kết hợp đồng.
Quy trình tổ chức dự án: sau khi ký hợp đồng thì ban dự án được lập và
bắt đầu khởi động dự án: trao đổi thông tin, lưu trữ tài liệu, x m xét sản phẩm, xử lý các vấn đề dự án, …Đảm bảo các hoạt động được thực hiện th o đúng quy định và dự án được thực hiện th o đúng quy trình. Từ đó dự án có thể đạt được chất lượng và hiệu quả tốt nhất.
Hình 3.3: Quy trình quản lý dự án
Khởi động dự án Thực hiện dự án Kết thúc dự án Kiểm tra & Giám sát
Quy trình hỗ trợ, chăm sóc khách hàng:
Bộ phận admin thường xuyên gọi điện thăm hỏi khách hàng, kiểm tra mail để giải quyết các khiếu nại, thắc mắc của khách hàng. Đối với các dự án thì ln có bộ phận hỗ trợ th o dõi định kỳ, để trao đổi các vấn để phát sinh trong quá trình phát triển hệ thống cũng như xây dựng thêm các tính năng mới.