Cộng tác bên trong Cộng tác bên ngoài Tự động thu thập dữ liệu từ các nguồn
khác nhau
Cho phép người dùng truy cập vào một hệ thống cơ sở dữ liệu duy nhất trong quá trình sản xuất
Hợp nhất dữ liệu vào cơ sở dữ liệu gốc hoặc cấp bậc dữ liệu khác. Có khả năng so sánh dữ liệu, theo dõi
dữ liệu để lập báo cáo và kiểm tra, phân tích
Cung cấp các cổng trên web dành cho nhà cung cấp để dễ dàng xác định tiến độ sản xuất và chuẩn bị linh kiện trước
Liên kết khách hàng, nhà cung cấp và nhà sản xuất để gia tăng hiệu suất sản xuất, giảm tồn kho
Tối ưu hóa quy trình ra quyết định và thực hiện chiến lược.
Nguồn: tác giả
3.3.2 Giải pháp 2: Hoàn thiện hoạt động cung ứng nguyên vật liệu
Điểm rất quan trọng đối với hoạt động cung ứng nguyên vật liệu chính là năng lực của nhà cung cấp và khả năng mang lại năng suất trong dài hạn. Về căn bản, năng lực kỹ thuật và khả năng đáp ứng linh hoạt đối với thay đổi của đơn hàng của nhà cung ứng nước ngoài tốt hơn so với nhà cung cấp nội địa. Các chuyên gia cũng đánh giá rằng nhà cung ứng nội địa còn yếu trong việc xử lý sự cố, giải quyết vấn đề liên quan đến lỗi chất lượng một cách triệt để, do đó lỗi chất lượng vẫn cịn lặp lại gây ảnh hưởng đến thời gian giao hàng. Tuy nhiên, các chi phí tăng thêm đối với nhà cung cấp nước ngồi do chi phí vận chuyển, thuế nhập khẩu và thời gian giao hàng dài làm ảnh hưởng đến chuỗi cung ứng về tổng thể.
Do đó, giải pháp hồn thiện hoạt động cung ứng ngun vật liệu phải giúp đảm bảo nâng cao về năng lực cung ứng, linh hoạt, đảm bảo chất lượng và trong thời gian giao hàng ngắn hơn. Các giải pháp đó bao gồm:
Đối với nhà cung ứng nước ngoài:
Tiếp tục phát triển mối quan hệ đối tác, tập trung vào các linh kiện và quy trình mà nhà cung ứng nước ngồi có ưu thế về kỹ thuật cơng nghệ và tự động hóa quy trình sản xuất, hợp tác chia sẻ nguồn dữ liệu dự báo đơn hàng và tồn kho nhằm giúp nhà cung ứng chủ động tăng tồn kho dự trữ và xuất hàng. Điều đó giúp rút ngắn thời gian đáp ứng đơn hàng về tổng thể mà vẫn có thể tận dụng thế mạnh của nhà cung cấp nước ngồi về chất lượng và chi phí sản xuất thấp.
Đối với nhà cung ứng nội địa:
Thúc đầy chiến lược nội địa hóa trên cơ sở chuyền dịch các linh kiện mà nhà cung ứng trong nước có thể làm được về nội địa. Chiến lược này một phần giúp giảm số lượng nhà cung cấp nhỏ lẻ, một phần lớn hơn là cải thiện đáng kể về thời gian giao hàng, giảm chi phí tồn kho do khơng phải giữ hàng tồn. Một số lợi ích khác theo đó cũng được cải thiện như: đơn giản hóa luồng cung ứng ngun vật liệu do thơng tin giao tiếp nhanh chóng và hiệu quả, giảm áp lực cho nhân viên mua hàng do các nguyên vật liệu có thể được giao nhận theo luồng Kanban.
Thúc đẩy việc hỗ trợ phát triển năng lực cung ứng tại nhà cung cấp bởi đội ngũ chun gia của tập đồn. Cơng ty gửi các kỹ sư sang nhà cung ứng để huấn luyện, hướng dẫn quy trình kiểm sốt chất lượng và triển khai quy trình cơng nghệ mới. Điều này giúp nhà cung cấp nâng cao dần năng lực cung ứng linh kiện cho công ty. Khi năng lực dần nâng cao, cho phép nhà cung ứng có thể tiếp nhận thêm các dự án nội địa hóa trong tương lai. Về tổng thể, chiến lược nội địa hóa chính là chiến lược thể hiện tầm nhìn dài hạn của cơng ty. Lợi ích khơng chỉ giúp rút ngắn thời gian giao hàng từ 30 ngày xuống còn dưới 5 ngày, tăng tỷ lệ giao hàng đúng hạn mà cịn mang lại hiệu quả về chi phí.
Cải thiện thơng tin và tối ưu hóa quy trình
Để giúp nâng cao hiệu quả hoạt động cung ứng nguyên vật liệu, một hệ thống phần mềm EDI (Electronic Data Interchange) được triển khai tại nhà cung ứng sẽ giúp cho thông tin trao đổi liên lạc trở nên hiệu quả, nhanh chóng và chính xác hơn. Tạo điều kiện cho chuỗi cung ứng số trở nên hiện thực hơn.
Một ứng dụng rất có tiềm năng ứng dụng mà cơng ty đầu tư là RPA (Robotic Process Automation), đây là hệ thống Robot ảo được viết các lệnh để tự động thực hiện các thao tác lặp đi lặp lại trên máy tính. Ứng dụng này có thể được áp dụng tại một số các cơng việc như xuất hóa đơn, gửi đơn đặt hàng cho nhà cung ứng theo yêu cầu của hệ thống SAP. Nó khơng chỉ giúp giảm công việc nhàm chán cho nhân viên, mà cịn làm tăng độ chính xác của thao tác cơng việc, giúp cho đơn hàng luôn được gửi đến nhà cung cấp ngay lập tức ngay khi có nhu cầu yêu cầu từ hệ thống SAP.
3.3.3 Giải pháp 3: Hoàn thiện hoạt động sản xuất
Hoạt động Sản xuất là hoạt động chính nằm trong nhà máy vì đây là nơi trực tiếp sản xuất để tạo ra sản phẩm. Tuy nhiên, các chỉ tiêu như Hiệu suất nhà máy và mức độ tối ưu năng lực sản xuất chưa đạt mục tiêu, cho thấy hoạt động Sản xuất cần có các hoạt động cải thiện đáng kể hơn. Mặt khác, kết quả chuyên gia đánh giá hệ thống chuỗi cung ứng về hoạt động Sản xuất cũng cho thấy 43% ý kiến đánh giá thấp tập trung vào phần thiết bị và dữ liệu.
Giải pháp để cải thiện Hiệu suất nhà máy, tối ưu năng lực sản xuất đó chính là loại bỏ hoặc làm giảm các lãng phí nhiều nhất trong Sản xuất, giúp tinh gọn sản xuất:
Bảng 3.3. Giải pháp ngắn hạn cải thiện hiệu suất nhà máy và tối ưu năng lực sản xuất
Lãng phí Lý do Giải pháp Thời gian
thực hiện
Công nhân chưa đạt kỹ năng
Công nhân mới tuyển thêm nhiều, gây quá tải nhóm huấn luyện
Tăng cường đào tạo thêm nhân viên Huấn luyện và chứng nhận đạt năng lực đào tạo.
Bên cạnh đó cần dựa trên dự báo đơn hàng và xem xét so với kỹ năng công nhân hiện tại, nhằm dự báo trước các kỹ năng còn thiếu để tiến hành huấn luyện đón đầu.
6 tháng
Phương pháp huấn luyện chưa hiệu quả
Tổ chức đào tạo nhóm Huấn luyện phương pháp huấn luyện 3 bước TWI (Training Within Industrial), giúp công nhân hiểu được các bước thao tác chính yếu, điểm quan trọng của từng bước thao tác và lý do tại sao.
3 tháng
Thao tác lãng phí
Chuyền, dụng cụ lắp ráp chưa hỗ trợ tốt cho thao tác cơng nhân
Tổ chức nhóm đánh giá tại chuyền khi chuyền đang sản xuất để quan sát, đề xuất cải tiến tại chỗ.
6 tháng
Một số linh kiện đầu vào chưa đạt yêu cầu
Bộ phận kiểm linh kiện đầu vào phản hồi nhà cung ứng để cải tiến quy trình kiểm sốt, đồng thời tiến hành kiểm tra thắt chặt ngay tại nhà cung ứng.
6 tháng
Kiểm tra máy móc,
Quy trình kiểm tra đầu mỗi ca sản xuất
Giãn việc kiểm tra máy móc thiết bị,
thiết bị, dụng cụ
giá kiểm định hàng tháng bởi bộ phận Chất lượng và Bảo trì.
Thay đổi sản phẩm
Các đơn hàng MTO nhiều với số lượng nhỏ
Nhóm Kế hoạch sản xuất kết hợp các đơn hàng MTO có mã sản phẩm gần giống nhau để sản xuất liên tiếp, giảm thời gian thay đổi máy móc thiết bị. Bộ phận Kỹ thuật Quy trình thiết kế chuẩn hóa chuyền, máy móc, dụng cụ để có thể sử dụng chung cho nhiều mã hàng khác nhau.
3 tháng
Nguồn: tác giả
Bên cạnh đó, các giải pháp dài hạn cần được tập trung nguồn lực cải thiện:
Đối với hệ thống quản lý sản xuất: Công ty cần triển khai hệ thống MES
(Manufacturing Execution System), cho phép liên kết kế hoạch sản xuất chi tiết đến từng chuyền sản xuất, theo dõi và báo cáo tiến độ sản xuất ở thời gian thực, giám sát hoạt động sản xuất trực tuyến từ xa. Hệ thống MES kết nối với toàn bộ các hoạt động của bộ phận Sản xuất, cho phép người cơng nhân báo cáo các lãng phí, chuyển cấp yêu cầu hỗ trợ. Ngoài ra, hệ thống Andon cảnh báo bất thường tại từng chuyền Sản xuất, thông tin cảnh báo sẽ tự động gửi tin nhắn để yêu cầu hỗ trợ ngay lập tức. Tin nhắn sẽ gửi đến:
- Kỹ thuật viên Bảo trì nếu có liên quan đến sự cố máy móc - Nhân viên Kho nếu có liên quan đến thiếu linh kiện
- Nhân viên Chất lượng nếu có liên quan đến chất lượng linh kiện - Giám sát Sản xuất nếu vấn đề chưa được xử lý sau 30 phút
Đi cùng với đó, các dữ liệu được thu thập liên tục và phân tích dữ liệu sản xuất diễn ra ngay tại bất kỳ thời điểm nào mà không cần phải chờ đợi thu thập dữ liệu. Điều đó giúp cho các lãng phí trong hoạt động Sản xuất được cải thiện nhanh chóng với các giải pháp nhanh hỗ trợ sản xuất liên tục.
Đối với hệ thống máy móc sản xuất: tự động hóa sản xuất sẽ giúp cơng ty đạt được năng suất sản xuất cao, chất lượng ổn định. Hơn nữa, việc tự động hóa sản xuất cịn tạo điều kiện kết nối máy móc đến hệ thống điều khiển chung của tồn bộ nhà máy. Từ đó các thơng tin chi tiết về tình trạng linh kiện, tiêu thụ năng lượng đều được tự động thu thập và phân tích. Từ đó giúp bộ phận Bảo trì có thể bảo trì chủ động, xác định các điểm bất thường và cải thiện máy hoạt động tiêu thụ năng lượng hiệu quả nhất. Cơng ty có thể ưu tiên đầu tư tự động hóa cho các sản phẩm sản xuất liên tục, sản lượng hàng năm lớn.
3.3.4 Giải pháp 4: Hoàn thiện hoạt động giao hàng
Cải thiện hoạt động giao hàng chính là để giảm thời gian làm thủ tục giao hàng từ 1.5 ngày xuống còn 1 giờ. Việc rút ngắn thời gian là đặc biệt có ý nghĩa giúp tăng tỷ lệ giao hàng đúng hạn và tăng lưu lượng hàng xuất đi hàng ngày.
Theo quy trình xuất hàng hiện tại, sản phẩm sau khi sản xuất xong sẽ được đóng pallet và chuyển về khu vực kho. Nhân viên kho sẽ chịu trách nhiệm cân trọng lượng pallet và đo chu vi của pallet, sau đó báo số liệu về nhân viên xuất nhập khẩu để làm thủ tục xuất hải quan. Tồn bộ dữ liệu trong q trình này đều xử lý bằng excel và trao đổi giao tiếp thơng qua email, do đó tiềm ẩn nhiều khả năng sai sót và chậm thơng tin.
Để cải thiện hoạt động xuất hàng, các biện pháp nên được tiến hành như sau:
Tiến hành thu thập toàn bộ các dữ liệu về trọng lượng và kích thước của từng sản phẩm, từ đó có cơ sở tính tốn trọng lượng và chu vi của thùng thành phẩm và của toàn bộ pallet. Các dữ liệu sau khi được thu thập sẽ được cập nhật lên hệ thống SAP.
Phát triển thêm chức năng cho hệ thống SAP có thể tự động xuất DO (Delivery Order) dựa trên cơ sở dữ liệu về đóng pallet sẵn có trên SAP. Ngay khi khách hàng đặt hàng đến nhà máy SEMV, hệ thống sẽ căn cứ theo ngày cần giao hàng và tự động xuất DO và các giấy tờ cần thiết khác mà khơng cần phải chờ có hàng thành phẩm thực tế tại kho. Việc này giúp tiết kiệm toàn bộ thời gian
chờ cân đo và khai báo thơng tin như trước đó, dữ liệu chính xác hơn và giảm thiểu các sai sót.
3.3.5 Giải pháp 5: Cải thiện về thời gian giao hàng đúng hạn
Giao hàng đúng hạn là kết quả của hàng loạt các q trình trước đó như: kế hoạch, cung ứng nguyên vật liệu, sản xuất và giao hàng. Do đó, khi thực hiện các đề xuất đã được trình bày ở các giải pháp phần bên trên sẽ góp phần đáng kể giúp cải thiện chỉ tiêu giao hàng đúng hạn.
Ngoài ra, về mặt hệ thống và dữ liệu cần liên tục cập nhật:
Tồn kho an toàn ở trung tâm phân phối và nhà cung cấp: đây là chỉ số quan trọng cần được phân tích và điều chỉnh thường xuyên, căn cứ theo dự báo đơn hàng được cập nhật. Khi dự báo đơn hàng tăng, mức tồn kho an toàn tại trung tâm phân phối cũng cần điều chỉnh tăng theo hệ số phù hợp với chi phí tồn kho tăng thêm. Sản lượng sử dụng cho sản xuất hàng ngày ADU (Average Daily Use) cũng cần được cập nhật cho các nhà cung cấp để chuẩn bị tăng thêm về tồn kho linh kiện, sẵn sàng đáp ứng ngay khi đơn hàng đặt hàng thực tế.
Cảnh báo thiếu hàng khi lượng tồn kho giảm xuống mức tồn kho an toàn tối thiểu và cảnh báo chuẩn bị thiếu hàng khi lượng tồn kho an toàn tối đa. Đây là 2 mức cảnh báo tại trung tâm phân phối, cho phép nhà máy chủ động chuẩn bị sẵn sàng nguyên vật liệu, cân bằng sản xuất để tiến hàng sản xuất kịp thời.
Xây dựng hệ thống cảnh báo sớm khả năng thiếu hụt nguồn cung của chuỗi cung ứng, bao gồm mức tồn kho nguyên vật liệu, năng lực của khn và máy móc tại nhà cung ứng. Điều này giúp nhà máy chủ động có kế hoạch dự phịng sớm, tránh bị động dẫn đến không kịp đáp ứng đơn hàng.
Đồng bộ hóa với trung tâm phân phối về số lượng tối đa trên mỗi pallet cho từng loại thành phẩm. Khi trung tâm phân phối đặt hàng về nhà máy, đơn hàng tự động làm tròn theo pallet, giúp cho nhà máy khi sản xuất có thể nhanh chóng làm trịn pallet và xuất hàng nhanh chóng, khơng phải chờ đợi ghép đơn hàng xuất.
Toàn bộ các dữ liệu trên liên tục được cập nhật trên hệ thống SAP, giúp hệ thống tự động vận hành và đảm bảo độ chính xác cao.
3.3.6 Giải pháp 6: Cải thiện chỉ tiêu số ngày tồn kho
Để có giải pháp thích hợp cải thiện giảm thấp hơn số ngày tồn kho, cần phải hiểu rõ nguyên nhân gốc gây nên tình trạng này.
Nguyên nhân thứ nhất là do độ chính xác dự báo nhu cầu thấp, bao gồm dự báo cho các dự án mới. Do đó linh kiện mua về nhiều khi dự báo đơn hàng tăng, nhưng thực tế thì đơn hàng đặt hàng lại thấp hơn mức dự báo trước đó. Do đó nếu thực hiện tốt giải pháp đề ra ở giải pháp 1, sẽ giúp giảm thấp tồn kho do nguyên nhân này.
Nguyên nhân thứ 2 là do tỷ lệ nhà cung cấp nước ngoài chiếm tỷ trọng lớn. Thời gian giao hàng dài nên mức dự trữ tồn kho phải đủ lớn để sản xuất trong lúc chờ lô hàng kế tiếp. Khi thực hiện dự án nội địa hóa, làm tăng dần tỷ trọng các nhà cung ứng trong nước, khi đó mức tồn kho sẽ giảm thấp, thì nhà máy sẽ khơng lưu kho mà chỉ đặt hàng đến nhà cung cấp khi cần.
Nguyên nhân thứ 3 là do năng lực sản xuất chậm hơn so với năng suất thiết kế, điều này cũng sẽ được cải thiện khi thực hiện các giải pháp nâng cao năng lực và năng suất sản xuất.
Nguyên nhân thứ 4 là do trong danh mục sản phẩm chiếm tỷ trọng đáng kể là các sản phẩm có nhu cầu thấp hoặc rất thấp, tuy nhiên công ty vẫn phải dự trữ tồn kho linh kiện ở mức an tồn, nhằm sẵn sàng sản xuất ngay khi có đơn hàng của khách hàng. Để cải thiện, bộ phận kỹ thuật sản phẩm phải thường xuyên phối hợp cùng bộ phận marketing ở các thị trường nhằm xem xét chấm dứt sản xuất các sản phẩm khơng có đơn hàng trong ba năm gần đây, đồng thời khơng có dự báo đơn hàng trong một năm sắp tới.
Nguyên nhân thứ 5 là do mức đơn hàng tối thiểu (MOQ – Min Order Quantity) của nhà cung cấp nước ngoài là quá cao. Giài pháp là bộ phận mua hàng tiến