kiệm chi phí khoảng gần 500 triệu đồng/năm…
Tỷ lệ xử lý công văn đúng hạn
Trong quá trình tạo sản phẩm và cung cấp sản phẩm/dịch vụ, Công ty tiếp nhận các ý kiến từ khách hàng, nhà cung cấp... Các ý kiến này được ghi nhận, phân tích và phản hồi lại cho khách hàng và các bên liên quan thông qua các phương tiện thơng tin hoặc bằng văn bản chính thức tuỳ theo mỗi trường hợp.
Để rút ngắn thời gian xử lý cũng như đơn giản hóa quy trình luân chuyển chứng từ giữa các phòng ban, đồng thời kiểm soát chặt chẽ q trình xử lý cơng việc, năm 2019 Sonadezi Long Bình đã ứng dụng phần mềm văn phịng điện tử vào q trình xử lý cơng văn. Từ khi ứng dụng phần mềm văn phòng điện tử, các yêu cầu của khách hàng sau khi tiếp nhận được phân phối ngay cho bộ phận xử lý chính và bộ phận phối hợp trên văn phịng điện tử, các bộ phận tiến hành xử lý yêu cầu theo quy trình nên mọi cơng việc được xử lý nhanh chóng, kết quả q trình xử lý công việc đều được ghi nhận trên văn phịng điện tử, do đó tất cả cơng việc được kiểm sốt chặt chẽ, khơng có cơng việc nào bị bỏ sót mà khơng được xử lý.
Bảng 3.14: Thống kê tình hình xử lý văn bản Năm Năm Số lượng phải thực hiện Số lượng đã hoàn thành Số lượng hoàn thành đúng hạn Số lượng công văn Tỷ lệ (%) Số lượng công văn Tỷ lệ (%) Năm 2017 1.590 1.550 97,5 1.415 85 Năm 2018 1.450 1.421 98 1.305 87 Năm 2019 1.620 1.604 99 1.555 96
(Nguồn Văn phịng cơng ty)
Theo số số liệu bảng 3.14 tỷ lệ cơng văn hồn thành đúng hạn năm sau luôn cao hơn năm trước. Năm 2017 công việc được xử lý đúng hạn 85%, năm 2019 đã tăng lên 96%. Việc xử lý đúng hạn công văn cho thấy Công ty đã xử lý các yêu cầu của khách hàng kịp thời, đáp ứng các cam kết với khách hàng. Đối với những cơng việc chưa hồn thành là những công việc đang xử lý dở dang, thời gian xử lý rơi vào thời điểm cuối năm trước và đầu năm sau.
Kiểm sốt mơi trường và an tồn lao động
Sonadezi Long Bình quản lý bốn KCN, mỗi KCN đều có nhà máy xử lý nước thải công nghiệp tập trung để xử lý nước thải cho các doanh nghiệp sản xuất trong KCN. Kiểm sốt tốt mơi trường, thực hiện an toàn lao động trong quá trình hoạt động khai thác và vận hành KCN là nhiệm vụ quan trọng giúp bảo vệ môi trường và nâng cao hình ảnh thương hiệu Cơng ty.
Kiểm sốt mơi trường
Sonadezi Long Bình đã xây dựng và ban hành các tài liệu hướng dẫn công tác kiểm sốt mơi trường trong quá trình hoạt động khai thác và vận hành, bố trí bộ phận chun mơn về mơi trường thực hiện kiểm sốt, giám sát các hoạt động trong các KCN, các dự án và khu vực làm việc của Công ty. Công tác kiểm tra, giám sát môi trường được thực hiện nghiêm ngặt nên từ năm 2017 đến năm 2019, thời điểm mà tác giả nghiên cứu khơng có sự cố về mơi trường nào xảy ra.
An toàn lao động
Cũng như cơng tác kiểm sốt mơi trường, Sonadezi Long Bình đã xây dựng và ban hành các tài liệu hướng dẫn, phân công nhân viên chuyên trách về an tồn lao động, đưa ra các biện pháp kiểm sốt các mối nguy, rủi ro trong các hoạt động của Cơng ty cũng như trong q trình sử dụng nguồn lực bên ngồi. Cơng ty thực hiện trang bị bảo hộ lao động, triển khai các biện pháp và tuân thủ nghiêm ngặt qui định an tồn lao động trong q trình khai thác và vận hành. Thực hiện giám sát, kiểm tra việc tuân thủ các yêu cầu về an toàn lao động, vệ sinh môi trường, phòng chống cháy nổ. Đảm bảo tại nơi làm việc, sản xuất, thi công xây dựng luôn trong điều kiện an tồn, khơng có nguy cơ mất an tồn. Do đó từ năm 2017 đến năm 2019, thời
điểm mà tác giả nghiên cứu khơng có sự cố về mất an toàn lao động nào xảy ra.
3.3.3.3 Nhận xét:
Ưu điểm:
Sonadezi Long Bình đã xây dựng và áp dụng hệ thống quản lý theo tiêu chuẩn ISO và tiêu chuẩn OHSAS với các tài liệu là các quy trình và hướng dẫn để thực hiện và kiểm sốt các q trình hoạt động.
Cơng tác tổ chức kiểm tra, đánh giá nội bộ hệ thống quản lý được thực hiện hàng năm nhằm phát hiện kịp thời các điểm chưa phù hợp và đưa ra các phương án, giải pháp khắc phục. Sau mỗi lần đánh giá nội bộ, đánh giá giám sát của tổ chức chứng nhận và họp xem xét của lãnh đạo, các thơng tin về tình trạng và hiệu lực của hệ thống được thông báo và công bố để các phòng tiếp thu, đề xuất các phương án và mục tiêu thực hiện, đồng thời khắc phục, cải tiến liên tục hệ thống quản lý.
Công tác thực hiện phân tích bối cảnh, phân tích đánh giá rủi ro, cơ hội được thực hiện hàng năm đảm bảo sự duy trì của hệ thống và ln cải tiến các q trình hoạt động. Tất cả các hoạt động, các q trình được xác định, đánh giá, phân tích và tổng hợp kết quả báo cáo, đề xuất cho Ban Tổng Giám đốc xem xét đưa ra quyết định. Việc xem xét và đánh giá lại cũng giúp Công ty đưa ra các cải tiến và điều chỉnh hoạt động quản lý rủi ro, phòng ngừa rủi ro kịp thời theo thực tế hoạt động.
Nhược điểm:
Các mục tiêu của quy trình kinh doanh nội bộ của Công ty chủ yếu hướng tới việc nâng cao sự hài lòng của khách hàng, mà chưa hướng tới mục tiêu cải tiến quy trình làm việc nhằm nâng cao hiệu quả sử dụng nguồn lực.
File theo dõi hợp đồng mua, bán sản phẩm/dịch vụ do thư ký công ty đánh số và cập nhật theo đầu mục cơng việc, các phịng/ban chức năng tự thiết lập file riêng để theo dõi các thơng số, tiến độ, q trình thực hiện hợp đồng theo từng mảng công việc do phịng/ban/bộ phận đảm trách mà chưa có đầu mối tổng hợp, kiểm sốt cập nhật thông số và đánh giá theo kế hoạch đề ra. Công tác cập nhật các thông số chung của hợp đồng được thực cùng lúc bởi hai bộ phận, bộ phận đảm trách thực thi
cơng việc và bộ phận kế tốn, việc này gây trùng lặp, tốn kém thời gian và hao phí nhân lực.
Việc xét duyệt công nhận sáng kiến/cải tiến để đưa vào áp dụng được thực hiện năm một lần nên chưa mang tính kịp thời. Quy định khen thưởng sáng kiến/cải tiến chưa mang tính động viên. Số lượng tham gia cải tiến ít, thủ tục phức tạp, không thu hút được sự tham gia của nhiều người.
Quy trình kinh doanh nội bộ bị ảnh hưởng bởi pháp luật về đất đai, sự chênh lệnh lớn giữa giá đền bù do nhà nước qui định và giá giao dịch về đất đai trên thị trường dẫn đến không thu hồi được đất làm chậm triển khai dự án, từ đó ảnh hưởng đến q trình tạo sản phẩm và q trình kinh doanh của Cơng ty.
Cơng tác an tồn lao động đang được kiểm sốt tốt, tuy nhiên công tác lập kế hoạch và báo cáo chưa khoa học, hàng năm chưa tiến hành lập kế hoạch kiểm tra chi tiết, công tác thống kê kết quả rời rạc chưa xuyên suốt.
3.3.4 Phương diện đào tạo và phát triển
3.3.4.1 Mục tiêu