CHƯƠNG 2 : CƠ SỞ LÝ THUYẾT
2.1.1 Nghiên cứu trong nước
Đầu tiên, tác giả tìm hiểu các nghiên cứu để biết được sơ lược về vai trò của hệ thống KSNB; một số hạn chế của hệ thống KSNB và nguyên nhân dẫn đến các hạn chế đó. Phạm Bính Ngọ (2011) cũng như Vương Hữu Khánh (2012) đều có chung nhận định rằng hệ thống KSNB có vai trị đặc biệt quan trọng trong hoạt động kinh doanh nhưng cũng chung nhận định là đa phần hệ thống KSNB ở các DN nước ta là chưa đầy đủ, theo các nghiên cứu thì hệ thống KSNB hiện tại cịn nhiều hạn chế vì các ngun nhân như cơ sở pháp lý về hệ thống KSNB chưa rõ ràng; hiểu biết về các thành phần KSNB trong đơn vị chưa cao hay đơn vị chưa đầu tư, chưa chú tâm vào hệ thống KSNB;...
KSNB có vai trị rất quan trọng điều này đã được các nghiên cứu trước chứng minh và hoạt động mua hàng là hoạt động có nhiều rủi ro tiềm ẩn và cần kiểm soát chặt chẽ. Tuy nhiên để thiết lập hệ thống KSNB chu trình mua hàng hồn hảo khơng phải là điều đơn giản. Có rất nhiều DN đã thiết lập HTKSNB chu trình mua hàng tuy nhiên đa phần đều có các điểm hạn chế. Theo Phan Thị Ngọc Yến (2012) thì HTKSNB chu trình mua hàng tại Cơng ty cổ phần Kim Khí miền trung có các điểm hạn chế như sau:
- Về mơi trường kiểm sốt: Cơng ty chưa xây dựng được chính sách nhân sự trong dài hạn, nhằm giữ chân nhân viên đáp ứng nhu cầu mở rộng mạng lưới kinh doanh; chưa xây dựng được kế hoạch mua hàng trên cơ sở kế hoạch sản xuất, kế hoạch tồn kho, dự báo tiêu thụ để kế hoạch mua hàng được tiến hành theo kế hoạch cụ thể, rõ ràng, giảm thiểu các rủi ro; ban kiểm soát chưa phát huy hết vai trị kiểm sốt tồn diện của mình, chưa có các cuộc kiểm tra đột xuất, chưa có bộ phận kiểm tốn nội bộ.
- Về thông tin truyền thông: các mẫu báo cáo của cơng ty chưa có xu hướng của kế toán quản trị, hệ thống chứng từ, biểu mẫu, sổ sách phục vụ cơng tác kế tốn mua hàng và thanh toán chưa đáp ứng nhu cầu kiểm sốt; mẫu biểu nhập
kho hàng hóa chưa đầy đủ, thiếu các thơng tin thiếu thừa hàng hóa để theo dõi; cơng ty chưa có kênh thơng tin để so sánh các nhà cung cấp với nhau nhằm tìm nhà cung cấp có lợi nhất.
- Về thủ tục kiểm sốt: cơng ty có thực hiện đánh giá các nhà cung cấp nhưng chưa độc lập, khách quan; chưa có quy định về quản lý đơn đặt hàng; các hợp đồng với nhà cung cấp chưa có bộ phận pháp chế kiểm tra lại; có kiểm tra chất lượng khi nhận hàng nhưng chưa có bộ phận chun mơn đảm nhận mà thu mua trực tiếp nhận hàng.
- Về hoạt động giám sát: cơng ty chưa có bộ phận giám sát thực hiện hoạt động mua hàng; việc nhận hàng khơng có bộ phận độc lập để giám sát dễ dẫn đến rủi ro thông đồng.
Trên cơ sở các hạn chế đó nghiên cứu đã đưa ra các giải pháp để khắc phục. Một số giải pháp đưa ra như:
- Xây dựng văn hóa cơng ty, đưa các nội dung về mơi trường kiểm sốt như tính chính trực, đạo đức nghề nghiệp,... vào các chương trình huấn luyện nhân viên. - Ban hành quy trình kiểm sốt với các thủ tục kiểm soát ở từng khâu đặt hàng,
mua hàng, thanh toán,...nhằm kiểm soát chặt chẽ hạn chế thấp nhất rủi ro. Trương Thị Phương Thảo (2012) cũng đã chỉ ra các điểm hạn chế và đề xuất giải pháp để hoàn thiện HTKSNB chu trình mua hàng tại Cơng ty TNHH gia cơng và dịch vụ thép Sài Gịn như sau:
- Cơng ty khơng có bộ phận kiểm sốt nội bộ để kiểm tra quá trình thực hiện quy trình mua hàng.
- Những quy định phân chia trách nhiệm trong quy trình cũng như mối liên hệ giữa các bộ phận trong quy trình chưa được quy định rõ ràng bằng văn bản. - Trên có sở các hạn chế, nghiên cứu đề xuất một số giải pháp như:
- Phải xây dựng một quy trình khép kín từ kho ngun vật liệu đến thành phẩm để tránh tình trạng các nhân viên trong nội bộ công ty thông đồng với nhau. Cần phải thống kê hàng ngày, hàng tháng, hàng quý, hàng năm việc sử dụng nguyên vật liệu đã sử dụng và số nguyên vật liệu còn thừa lại ở các bộ phận,
để căn cứ vào mức sử dụng nguyên vật liệu và nhu cầu của từng đơn đặt hàng để mua hàng hợp lý, chính xác tránh tình trạng ngun vật liệu sử dụng khơng đúng mục đích, khơng đúng chủng loại, nhập kho thiếu hay mất cắp… làm thất thoát tài sản của cơng ty.
- Trong q trình mua hàng, bộ phận có liên quan phải xác định đúng nhu cầu mua hàng để tránh tình trạng mua khơng đúng, không đủ hàng theo yêu cầu đã phê duyệt, không đúng quy cách, không đúng phẩm chất, không đúng giá cả đã thỏa thuận, không đúng thời hạn giao hàng.
- Cơng ty cần phải có những quy định chặt chẽ về việc mua hàng ví dụ như: chỉ có người có thẩm quyền mới lập giấy đề nghị mua hàng và giấy đề nghị mua hàng phải được chuẩn hóa biểu mẫu và đánh số thứ tự trước… cơng ty cũng cần phải có những quy định kiểm sốt các giấy đề nghị mua hàng để đảm bảo rằng hàng đề nghị mua đã được mua và nhận đủ hàng, tránh tình trạng vì mục đích các nhân.
- Trong bộ phận nhận hàng và bộ phận kho phải có những quy định khắc khe về việc kiểm tra giám sát hàng hóa như: kiểm tra kỹ về chủng loại, quy cách, số lượng, giá cả, thời gian giao hàng khi nhận hàng, khi hàng đã được lưu kho bộ phận kho có trách nhiệm sắp xếp bảo quản hàng hóa. Phải tách biệt bộ phận nhận hàng và bộ phận kho để hai bộ phận này kiểm tra giám sát lẫn nhau tránh các tình trạng gian lận.
- Cơng ty cần phải có các chính sách quản lý hàng tồn kho, thiết kế và sử dụng phần mềm quản lý kho một cách kho học và đảm bảo tính liên tục, kinh tế nhất.
- Phịng kế tốn cơng nợ phải theo dõi thời hạn thanh tốn cho nhà cung cấp mà phịng vật tư đã thỏa thuận với nhà cung cấp để đảm bảo thanh toán đúng thời hạn, nếu thanh tốn khơng đúng thời hạn sẽ mất đi nhà cung cấp có tiềm năng, mất đi nguồn cung cấp nguyên vật liệu tốt, mất thời gian tìm hiểu nhà cung cấp mới, sẽ làm ảnh hưởng đến quá trình sản xuất sản phẩm của cơng ty.
- Thanh tốn xong phải đóng dấu “đã thanh tốn” lên bộ chứng từ thanh toán với mục đích để kiểm sốt và tránh trường hợp sử dụng lại bộ chứng từ đã thanh toán.
- Cần phải tách biệt chức năng của bộ phận kế toán thanh toán và bộ phận thủ quỹ để tránh tình trạng thơng đồng nhau gian lận chiếm đoạt tài sản công ty. - Bộ chứng từ thanh tốn bao gồm hóa đơn, đơn đặt hàng, biên bản nhận hàng,
phiếu nhập kho đã kí nhận, hợp đồng mua hàng, biên bản nghiệm thu (nếu có)… cơng ty phải có quy định chặt chẽ về nhiệm vụ của kế tốn cơng nợ để kế tốn cơng nợ thực hiện tốt nhiệm vụ của mình, kế tốn cơng nợ có nhiệm vụ kiểm tra đối chiếu so sánh các chứng từ được cung cấp với hóa đơn… - Quy trình thanh tốn phải được kiểm tra chặt chẽ để tránh tình trạng thanh tốn
nhầm, thanh toán hai lần cùng một nhà cung cấp…
Tương tự Nguyễn Bảo Ngọc (2015) cũng chỉ ra các hạn chế và đề xuất giải pháp để hồn thiện HTKSNB chu trình mua hàng ở viễn thơng TPHCM như sau:
Hạn chế về KSNB chu trình mua hàng được nêu ra trong nghiên cứu:
- Về mơi trường kiểm sốt: quy định xử phạt còn chung chung chưa cụ thể, tuyển dụng còn xuất hiện ưu tiên người thân, chưa được ra yêu cầu cụ thể về trình độ chun mơn, kỹ năng khi tuyển dụng, phân chia công việc chưa đồng đều phụ thuộc vào cảm tính của trưởng phịng, chỉ đào tạo cấp phó và trưởng phịng trở lên chưa quan tâm đào tạo các nhân viên, chưa có quy định cụ thể về mức đánh giá thưởng phạt, báo cáo tn thủ chu trình mua hàng khơng được thực hiện thường xuyên lên Ban giám đốc, Ban lãnh đạo ra quyết định theo hướng một chiều từ trên xuống, nhân viên cịn thụ động tham gia đóng góp. - Về đánh giá rủi ro: mục tiêu của công ty chỉ được phổ biến cho các cấp trưởng
phòng chưa phổ biến rộng rãi xuống các nhân viên, chưa nhận dạng được rủi ro, các sự kiện tiềm tàng có thể xảy ra bên trong và bên ngồi doanh nghiệp ảnh hưởng đến mục tiêu chung, không xây dựng quy trình đánh giá rủi ro các hoạt động trong chu trình mua hàng như: thay đổi chính sách bán hàng của nhà
cung cấp, những rủi ro về thất thốt hàng hóa, rủi ro hàng háo kém chất lượng,…
- Về thủ tục kiểm sốt: Phần mềm đang sử dụng cịn một số hạn chế, hạn chế trong việc thiết kế, luân chuyển chứng từ trong hệ thống, chưa ban hành các quy định về quản lý tài sản, hàng hóa, đối chiếu sổ kho với sổ kế tốn khơng được thực hiện định kỳ mà chỉ đối chiếu khi có chênh lệch, chưa thực hiện báo cáo mua hàng để theo dõi những đơn hàng nhà cung cấp chưa giao để có biện pháp xử lý, khơng đối chiếu nợ với nhà cung cấp từng tháng mà chỉ thực hiện cuối năm theo yêu cầu kiểm toán độc lập.
- Về thông tin truyền thơng: cơng ty chưa thể hiện chu trình mua hàng và luân chuyển chứng từ bằng sơ đồ và phổ biến đến tất cả nhân viên.
- Về hoạt động giám sát: đa số nhân viên không kiểm tra lại số liệu nhân viên khác cung cấp mà chỉ lấy số liệu đó thực hiện tiếp, khơng có sự kiểm tra chéo, chưa đánh giá tính hữu hiệu của hệ thống KSNB chu trình mua hàng để điều chỉnh phù hợp.
Các giải pháp tác giả nêu ra:
- Về môi trường kiểm soát: ban hành các quy tắc đạo đức cho nhân viên, có chính sách tuyển dụng cơng khai, minh bạch, có quy định đánh giá thưởng phạt cho nhân viên cụ thể, rõ ràng, Ban giám đốc thay đổi quan điểm cách nhìn nhận về hệ thống KSNB, cần quan tâm và tạo nên triết lý quản lý theo hướng minh bạch, phù hợp chuẩn mực hệ thống KSNB.
- Về đánh giá rủi ro: DN cần thiết lập cơ chế nhận dạng các nguy cơ cả bên trong và bên ngoài doanh nghiệp.
Rủi ro bên trong:
Việc không ghi nhận thẻ kho, không kiểm kê, đối chiếu hàng tồn kho giữa sổ sách và thực tế.
Tuyển dụng khơng dựa trên trình độ chun mơn và kinh nghiệm làm việc dẫn đến xử lý nghiệp vụ có thể xảy ra sai sót.
Nhân viên mua hàng cố tình che giấu báo giá của nhà cung cấp tốt hơn. Nhân viên mua hàng và thủ kho thông đồng với nhà cung cấp giao hàng kém chất lượng.
Rủi ro bên ngồi:
Chính sách bán hàng của nhà cung cấp thay đổi, ảnh hưởng đến mua hàng. Nhà cung cấp cung cấp cho đối thủ cạnh tranh làm ảnh hưởng đến lợi thế cạnh tranh của đơn vị.
Yếu tố lạm phát làm giá nguyên liệu tăng
- Về hoạt động kiểm soát: thứ nhất việc mua hàng phải dựa trên các giấy đề nghị của bộ phận sử dụng, thủ kho cần có đơn đặt hàng để đối chiếu nhận hàng và nhập kho, thủ kho lưu trữ hàng hóa một cách khoa học theo thời hạn còn lại, cần quy định thời gian luân chuyển chứng từ từ bộ phận kho về kế tốn, đối chiếu cơng nợ hàng tháng với nhà cung cấp, lập báo cáo nhận hàng hàng tháng, ….
- Về thông tin truyền thơng: lập sơ đồ mơ tả chu trình mua hàng và phổ biến đến các bộ phận.
- Về hoạt động giám sát: thành lập bộ phận và thiết lập các thủ tục giám sát việc tuân thủ chu trình mua hàng.
Nghiên cứu về các nguyên nhân dẫn đến các vấn đề hệ thống KSNB chu trình mua hàng chưa hiệu quả tại Viễn thơng Bến Tre thì Lê Thị Tuyết Nga (2013) đã nêu một số nguyên nhân sau:
- Về mơi trường kiểm sốt: BGĐ chưa xem trọng vai trò của hệ thống KSNB
dẫn đến chưa tạo ra một mơi trường kiểm sốt hiệu quả biểu hiện qua việc DN chưa xem trọng việc truyền đạt, hướng dẫn cụ thể về các yêu cầu đạo đức nghề nghiệp, chưa đánh giá cao yếu tố năng lực chuyên môn khi tuyển dụng, chưa trang bị kiến thức về tài chính doanh nghiệp cho BGĐ,...
- Về đanh giá rủi ro: BGĐ chưa quan tâm công tác nhận diện và đánh giá rủi
ro, theo Lê Thị Tuyết Nga (2013) thì đây chính là ngun nhân quan trọng dẫn đến thiếu soát các thủ tục kiểm soát cần thiết.
- Về thông tin truyền thông: DN chưa quan tâm đến việc truyền đạt thông tin
nội bộ một cách thống nhất, ngồi ra DN cũng khơng có kênh tiếp nhận thơng tin từ bên ngoài DN.
- Về hoạt động giám sát: DN thiếu các bước giám sát cần thiết để có những thay
đổi phù hợp.
Ở mỗi cơng ty khác nhau HTKSNB sẽ có các hạn chế khác nhau. Tuy nhiên, tìm hiểu các hạn chế trong các nghiên cứu trước sẽ giúp tác giả có được kế hoạch phù hợp để thiết lập HTKSNB tại Đại Dương Xanh. Chẳng hạn, nếu ở Đại Dương Xanh cũng có các hạn chế đó thì tác giả sẽ kế thừa các giải pháp trong các nghiên cứu trước để đề xuất giải pháp cho Đại Dương Xanh khắc phục, cịn nếu tại Đại Dương Xanh khơng có các hạn chế đó thì tác giả cũng cần lên kế hoạch để hệ thống KSNB sau khi thiết lập tại Đại Dương Xanh sẽ khơng bị vướng các hạn chế đó.