CHƯƠNG 2 : CƠ SỞ LÝ THUYẾT
2.1.3 Bài học kinh nghiệm
Các nghiên cứu trên đều cho thấy, có mối liên hệ chặt chẽ giữa hệ thống KSNB nói chung và hệ thống KSNB chu trình mua hàng nói riêng với hiệu quả hoạt động của DN. Hệ thống KSNB chu trình mua hàng có tác động thuận chiều tới hiệu quả hoạt động, điều đó cho thấy trong các DN nếu có hệ thống KSNB chu trình mua hàng hoạt động hữu hiệu sẽ giúp nâng cao hiệu quả hoạt động, hay nói cách khác sự yếu kém hay thiếu sót của hệ thống KSNB chu trình mua hàng sẽ ảnh hưởng tiêu cực đến hiệu quả hoạt động của DN. Vì vậy, vấn đề đặt ra hiện nay là cần thiết lập và duy trì hệ thống KSNB chu trình mua hàng sao cho có hiệu quả.
Các nghiên cứu cũng giúp tác giả một lần nữa khẳng định chọn khung lý thuyết COSO 2013 làm cơ sở lý thuyết cho nghiên cứu của mình. Hệ thống 17 nguyên tắc của khn khổ Báo cáo COSO 2013 chính là bộ xương của một hệ thống KSNB, không chỉ dành cho các nhà quản lý mà còn cho các đối tượng khác bên ngồi DN. Mơ hình này gắn kết chặt chẽ giữa KSNB, quản trị rủi ro DN (ERM) và quản trị DN (Governance). Qua đó cần có giáo dục, tuyên truyền và thuyết phục ban giám đốc công ty thay đổi cách nhìn nhận và tiếp cận hệ thống KSNB, xây dựng một mơi trường kiểm sốt hữu hiệu.
Các nghiên cứu cũng chỉ ra các đặc điểm, yếu tố nào ảnh hưởng, tác động lớn đến cấu trúc hệ thống KSNB và tính hữu hiệu của HTKSNB. Tác giả cũng học hỏi được phương pháp nghiên cứu khoa học để chọn lọc áp dụng trong nghiên cứu của mình.
Qua các nghiên cứu về KSNB chu trình mua hàng cũng giúp tác giả có cơ sở để tiếp cận, đánh giá hệ thống KSNB chu trình mua hàng hiện tại từ đó phân tích tìm ra các hạn chế đang tồn tại cũng như một số giải pháp tham khảo có thể áp dụng cho đơn vị.
Tác giả tổng kết một số hạn chế của HTKSNB thường gặp phải như sau:
- Về môi trường kiểm sốt: chưa xây dựng được chính sách nhân sự trong dài hạn; chưa xây dựng được kế hoạch mua hàng trên cơ sở kế hoạch sản xuất, kế hoạch tồn kho, dự báo tiêu thụ; phân chia trách nhiệm trong quy trình cũng như mối liên hệ giữa các bộ phận trong quy trình chưa được quy định rõ ràng bằng văn bản; quy định xử phạt còn chung chung chưa cụ thể, chưa có quy định cụ thể về mức đánh giá thưởng phạt tuyển dụng còn xuất hiện ưu tiên người thân;… theo Phan Thị Ngọc Yến (2012).
- Về đánh giá rủi ro: mục tiêu của công ty chỉ được phổ biến cho các cấp trưởng phòng chưa phổ biến rộng rãi xuống các nhân viên; chưa có cơ chế nhận diện và đối phó với các rủi ro bên trong và bên ngồi DN theo Nguyễn Bảo Ngọc (2015).
- Về hoạt động kiểm soát: thực hiện đánh giá các nhà cung cấp nhưng chưa độc lập, khách quan theo Phan Thị Ngọc Yến (2012); chưa có quy định về quản lý đơn đặt hàng; hợp đồng với nhà cung cấp chưa có bộ phận pháp chế kiểm tra lại; khơng đối chiếu nợ với nhà cung cấp từng tháng;… theo Nguyễn Bảo Ngọc (2015).
- Về thông tin truyền thông: mẫu báo cáo của cơng ty chưa có xu hướng của kế tốn quản trị; chưa có kênh thơng tin để so sánh các nhà cung cấp với nhau nhằm tìm nhà cung cấp có lợi nhất; hạn chế trong việc thiết kế, luân chuyển chứng từ trong hệ thống; … theo Phan Thị Ngọc Yến (2012).
- Về hoạt động giám sát: chưa có các cuộc kiểm tra đột xuất; chưa có bộ phận kiểm tốn nội bộ; chưa có bộ phận giám sát thực hiện hoạt động mua hàng; nhận hàng khơng có bộ phận độc lập để giám sát dễ dẫn đến rủi ro; … theo Phan Thị Ngọc Yến (2012) và Nguyễn Bảo Ngọc (2015).
- Đa số BGĐ không nhận thức được tầm quan trọng và chưa chú tâm đến công tác KSNB, hệ thống KSNB chu trình mua hàng chỉ được thực hiện cho có và khơng đầy đủ 5 thành phần của COSO theo Lê Thị Tuyết Nga (2013), Nguyễn Bảo Ngọc (2015).
- BGĐ thường do cho bộ phận KSNB ban hành và triển khai hệ thống KSNB. Do đó, năng lực của bộ phận KSNB cũng là yếu tố quyết định đến hiệu quả của hệ thống KSNB theo Phan Thị Ngọc Yến (2012).
- Hạn chế về năng lực hay thái độ của nhân viên trong Cơng ty cũng có thể là ngun nhân theo Nguyễn Bảo Ngọc (2015).
- Hạn chế về công nghệ thông tin, trang thiết bị cũng là nguyên nhân theo Nguyễn Bảo Ngọc (2015).
Tác giả tổng kết một giải pháp có thể áp dụng như sau:
- Xây dựng một môi trường kiểm sốt chặt chẽ xun suốt hệ thống KSNB chu trình mua hàng theo Nguyễn Bảo Ngọc (2015). Phải xây dựng một quy trình mua hàng khép kín theo Trương Thị Phương Thảo (2012).
- DN cần thiết lập cơ chế nhận dạng các nguy cơ cả bên trong và bên ngoài doanh nghiệp theo Nguyễn Bảo Ngọc (2015).
- Trong q trình mua hàng phải có các thủ tục kiểm sốt các bộ phận có liên quan xác định đúng nhu cầu mua hàng theo Nguyễn Bảo Ngọc (2015) và Trương Thị Phương Thảo (2012).
- Phải có những quy định chặt chẽ về việc mua hàng ví dụ như: chỉ có người có thẩm quyền mới lập giấy đề nghị mua hàng và giấy đề nghị mua hàng phải được chuẩn hóa biểu mẫu và đánh số thứ tự trước… công ty cũng cần phải có những quy định kiểm sốt các giấy đề nghị mua hàng để đảm bảo rằng hàng đề nghị mua đã được mua và nhận đủ hàng, tránh tình trạng vì mục đích các nhân theo Trương Thị Phương Thảo (2012).
- Trong bộ phận nhận hàng và bộ phận kho phải có những quy định khắc khe về việc kiểm tra giám sát hàng hóa. Cơng ty cần phải có các chính sách quản lý hàng tồn kho, thiết kế và sử dụng phần mềm quản lý kho một cách kho học và
đảm bảo tính liên tục, kinh tế nhất theo Nguyễn Bảo Ngọc (2015) và Trương Thị Phương Thảo (2012).
- Về thông tin truyền thơng: lập sơ đồ mơ tả chu trình mua hàng và phổ biến đến các bộ phận theo Nguyễn Bảo Ngọc (2015).
- Về hoạt động giám sát: thành lập bộ phận và thiết lập các thủ tục giám sát việc tuân thủ chu trình mua hang theo Nguyễn Bảo Ngọc (2015).