CHƯƠNG 5 : KẾ HOẠCH HÀNH ĐỘNG
5.3 Kế hoạch hành động
Bước 1: Đề xuất triển khai quy trình KSNB chu trình mua hàng mới: Trong đề
xuất thể hiện rõ tình hình hiện tại của hệ thống KSNB chu trình mua hàng đã kiểm chứng ở chương 3 và đề xuất triển khai thực hiện chu trình đã hồn thiện. Cần thuyết phục BGĐ thấy được nhu cầu cấp thiết cần thay đổi hệ thống KSNB chu tình mua hàng hiện tại sẽ giúp Cơng ty kiểm sốt được hoạt động mua hàng từ đó làm tăng hiệu quả hoạt động của cơng ty. Ngồi ra, hệ thống KSNB chu trình mua hàng đề
xuất cịn tạo ra được cho các nhân viên liên quan trong chu trình một mơi trường làm việc chun nghiệp, đảm bảo cơng bằng từ đó nhân viên sẽ tin tưởng và hết mình cống hiến cho Cơng ty. Thời gian dự kiến để có thể thuyết phục BGĐ là 1 tháng.
Bước 2: Đào tạo đội ngũ lãnh đạo chủ chốt về KSNB
Tuyển dụng thêm ít nhất 2 nhân viên KSNB để giúp Trưởng phịng KSNB thực hiện cơng việc KSNB hiệu quả hơn. Trang bị kiến thức cho nhân viên KSNB và các nhân viên trong chu trình mua hàng: hiểu rõ hồn tồn kế hoạch và chiến lược của cơng ty, các nhân viên phải có đầy đủ các kiến thức trong lĩnh vực chịu trách nhiệm của mình trong tồn bộ chu trình mua hàng của Cơng ty.
Lập ban Kiểm sốt và phải thực hiện:
Điều hành, phân công, chỉ đạo cơng việc của các nhân viên liên quan chu trình mua hàng.
Giám sát tiến độ và các thủ tục trong việc thực hiện cơng tác kiểm sốt của bộ phận KSNB.
Xử lý các vấn đề phát sinh và rà sốt, khắc phục, hồn thiện các cơng việc trong q trình kiểm sốt.
Tuân thủ theo kế hoạch công việc đề ra và đạt được chất lượng theo yêu cầu của kế hoạch kiểm soát.
Đây là bước cần nhiều thời gian nhất, vì để đào tạo 1 nhân viên cần thời gian. Do đó, tác giả dự kiến hồn thành trong 2 tháng.
Bước 3: Thuê chuyên gia tư vấn: Nếu cần thiết, Cơng ty có thể thuê chuyên gia tư
vấn từ bên ngồi để có cách nhìn khách quan về KSNB chu trình mua hàng mới từ đó có những góp ý để hồn thiện hơn HTKSNB chu trình mua hàng mà tác giả đề xuất.
Nếu được BGĐ chấp nhận thuê chuyên gia thì thời gian dự kiến để nghe góp ý chuyên gia là 2 tuần.
Bước 4: Triển khai tồn cơng ty: Tồn thể nhân viên cơng ty có nhiệm vụ phối hợp
thực hiện quy trình mới. Đảm bảo thực hiện đầy đủ thơng điệp đã được triển khai thực hiện đúng.
Phòng KSNB giám sát việc triển khai thực hiện quy trình mới.
Xem xét, quản lý các sai phạm, rủi ro, đề ra biện pháp đảm bảo thực hiện trong toàn thể phòng bàn liên quan.
Thời gian dự kiến là 3 tháng. Sau đó đánh giá lại kết quả triển khai.
Bước 5: Đánh giá kết quả
Trưởng ban kiểm soát báo cáo kết quả triển khai chu trình mới với ban lãnh đạo. Phân tích so sánh kết quả đạt được khi thực hiện chu trình mới so với chu trình cũ thơng qua các phân tích về giá mua, lợi nhuận, các biên bản vi phạm.
Phỏng vấn nhân viên liên quan cũng như ban kiểm soát đánh giá ưu điểm nhược điểm của chu trình đang triển khai để có phương hướng điều chỉnh phù hợp.
Kết luận chương 5
Một hệ thống KSNB hiệu quả sẽ mang lại kết quả hết sức tích cực đến kết quả kinh doanh của công ty, điều này đã được chứng minh trong hàng loạt các nghiên cứu trước đây. Tuy vậy, hệ thống KSNB không mang lại giá trị gia tăng rõ ràng cho các công ty nên không nhiều công ty nhận thức được và chịu đầu tư một hệ thống KSNB đầy đủ. Tại công ty Đại Dương Xanh, Ban giám đốc tuy nhận thức KSNB là quan trọng nhưng chưa hiểu hết giá trị mà hệ thống KSNB mang lại. Ngày nay, muốn tồn tại các cơng ty nhất định phải có một cách quản lý hiện đại và hiệu quả, KSNB là một trong những cách quản lý tốt.
Hàng hóa ln đóng vai trị quan trọng trong hầu hết các cơng ty nói chung và Đại Dương Xanh cũng khơng hợp lệ. Chính vì thế hồn thiện KSNB chu tình mua hàng là vô cùng cần thiết.
Giải pháp hoàn thiện hệ thống KSNB chu trình mua hàng tại Cơng ty TNHH Đại Dương Xanh, tác giả đã cập nhật dựa các nguyên tắc cơ bản để xây dựng theo chuẩn quốc tế của COSO 2013. Bằng các phương pháp khảo sát kết hợp phỏng vấn phân tích, tác giả đã đánh giá hệ thống KSNB chu trình hiệu quả đủ 5 thành phần: Mơi trường kiểm sốt, đánh giá rủi ro, hoạt động kiểm sốt, thơng tin truyền thông, hoạt động giám sát
Qua nghiên cứu của mình, tác giả đã đề xuất hồn thiện KSNB chu trình mua hàng trên cơ sở đáp ứng 5 thành phần của COSO 2013 phù hợp với quy mơ và mục tiêu mà doanh nghiệp hiện có.
KẾT LUẬN CHUNG
Với mục đích là hồn thiện HTKSNB chu trÌnh mua hàng tại Cơng Ty TNHH XNK Đại Dương Xanh, luận văn đã đạt được một số kết quả sau: đã khái quát được quá trình hình thành và phát triển của cơng ty, đồng thời cũng đã phân tích và làm rõ đặc điểm hoạt động để làm rõ ảnh hưởng của nó đến việc thiết kế và vận hành HTKSNB chu trình mua hàng. Trên cơ sở thực hiện điều tra khảo sát, tác giả đã thu thập được những thông tin cơ bản phản ánh thực trạng hệ thống KSNB chu trình mua hàng. Từ việc phân tích thực trạng, tác giả đã khái quát được các ưu điểm cũng như các mặt tồn tại của nó, đồng thời phân tích được ngun nhân sâu xa của những tồn tại này. Nhằm định hướng cho các nội dung được hoàn thiện, luận văn đã nêu ra phương hướng, yêu cầu và các nguyên tắc cơ bản cần phải tuân thủ khi hồn thiện HTKSNB chu trình mua hàng tại cơng ty TNHH XNK Đại Dương Xanh. Trên cơ sở các khung lý thuyết về KSNB và các kết quả đúc kết từ các nghiên cứu trước, luận văn đã đề xuất các giải pháp hoàn thiện cụ thể đối với HTSNB chu trình mua hàng theo từng yếu tố cấu thành. Để tạo điều kiện thực hiện giải pháp thực hiện chu trình, luận án cũng đưa ra một số kiến nghị về kế hoạch hành động triển khai tại cơng ty. Mặc dù các vấn đề đưa ra cịn mang tính khái qt cao nhưng sẽ góp phần khơng nhỏ có thể hồn thiện hệ thống KSNB chu trình mua hàng của mình.
Trong quá trình nghiên cứu hồn thiện HTKSNB chu trình mua hàng cịn gặp một số hạn chế: Quan điểm về KSNB ở một số bộ phận cịn bị giới hạn nên trong q trình triển khai vận hành không khỏi chịu sự phản đối của một số bộ phận. Một HTKSNB muốn hiệu quả phải có được sự chia sẻ thơng tin để cập nhật kịp thời các thay đổi, vì thế nhận thức về KSNB của các nhân viên công ty là rất quan trọng. Nghiên cứu dùng phương pháp chính là khảo sát và phỏng vấn các đối tượng trong công ty nên kết quả sẽ chịu sự ảnh hưởng của đối tượng khảo sát. Trong phương pháp nghiên cứu cũng còn một số điểm dựa vào ý kiến chủ quan của tác giả nên sẽ phụ thuộc vào hiểu biết của tác giả và khơng mang tính khách quan. Để vận hành KSNB chu trình mua hàng đề xuất phải tuyển dụng thêm một số vị trí gây tốn kém cho cơng ty. Điều này sẽ chịu
sự chi phối bởi ngân sách mà ban giám đốc duyệt cho KSNB. KSNB phục vụ chủ yếu cho nội bộ công ty, chưa có một cơ sở pháp lý nào về hệ thống KSNB, vì thế KSNB chủ yếu dựa vào nhận thức và mục tiêu của ban giám đốc.
Trong quá trình nghiên cứu, luận án khơng thể tránh khỏi những sai sót và hạn chế nhất định. Tác giả rất mong nhận được ý kiến đóng góp của các thầy cơ, đồng nghiệp và các nhà lãnh đạo quản lý công ty TNHH XNK Đại Dương Xanh để luận văn hồn thiện hơn, có giá trị úng dụng cao hơn.
DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO
Tài liệu tiếng Việt:
1. Chu Thị Thu Thủy, 2016. Tổ chức KSNB chi phí sản xuất với việc nâng cao hiệu
quả tài chính trong doanh nghiệp nhỏ và vừa Việt Nam. Luận án tiến sĩ. Trường
Đại học Kinh tế Quốc dân.
2. Huỳnh Tấn Cường, 2013. Khảo sát tỷ lệ gạo ngun qua q trình xay xát tại xí
nghiệp chế biến gạo xuất khẩu Thạnh Thắng. Luận văn tốt nghiệp. Trường Đại
học Cần Thơ.
3. Lê Thị Tuyết Nga, 2013. Hồn thiện hệ thống KSNB chu trình mua hàng – thanh
tốn và chu trình bán hàng – thu tiền tại Viễn thông Bến Tre. Luận văn thạc sĩ.
Trường Đại học kinh tế TPHCM.
4. Nguyễn Bảo Ngọc, 2015. Các giải pháp hồn thiện hệ thống kiểm sốt nội bộ đối
với chu trình mua hàng ở viễn thông TPHCM. Luận văn thạc sỹ. Trường Đại học
kinh tế Tp.HCM.
5. Nguyễn Thị Thúy Hà, 2019. Giải pháp hồn thiện hệ thống KSNB tại Cơng Ty
Hàng Hải Việt Nam. Luận án tiến sĩ. Trường Đại học Hàng Hải Việt Nam.
6. Nguyễn Thu Hoài, 2011. Hồn thiện hệ thống kiểm sốt nội bộ trong các doanh
nghiệp sản xuất xi măng thuộc Tổng công ty Công nghiệp Xi măng Việt Nam.
Luận án tiến sĩ. Học viện tài chính.
7. Phạm Bính Ngọ, 2011. Tổ chức KSNB trong các đơn vị dự tốn thuộc Bộ Quốc
phịng. Luận án tiến sĩ. Trường Đại học Kinh tế Quốc dân.
8. Phan Thị Ngọc Yến, 2012. Tăng cường KSNB chu trình mua hàng và thanh toán
tại Cơng ty cổ phần Kim Khí miền trung. Luận văn thạc sỹ. Trường Đại học Đà
Nẵng.
9. Trương Thị Phương Thảo, 2012. Kiểm soát mua hàng và quy thanh tốn tại Cơng
10. Vương Hữu Khánh, 2012. Hồn thiện hệ thống KSNB tại cơng ty xăng dầu KV II
TNHH Một Thành Viên. Luận văn thạc sỹ. Trường Đại học Kinh tế Tp.HCM.
Tài liệu tiếng Anh:
1. Ashbaugh-Skaife, H. C. D. &. K. W., 2006. The discovery &reporting of internal control deficiencies prior to SOX-mandated audits. Journal of
Accounting and Economics, 44(1-2), pp. 166-192.
2. Ioan-Ovidiu, S., 2012. Addressing Fraud Risk by Testing the Effectiveness of Internal Control over Financial Reporting Case of Romanian Financial
Investment Companies. Procedia Economics and Finance, Volume 3, pp. 230- 235.
3. Jeffrey Doylea, W. G. S. M., 2007. Determinants of weaknesses in internal control over financial reporting. Journal of Accounting and Economics, 44(1-2), pp. 193-223.
4. Jokipii, A., 2009. Determinants and consequences of internal control in firms: a contingency theory based analysis. Journal of Management & Governance, 14(2), pp. 115-144.
5. Nyakundi, D. O., Nyamita, M. O. & Tinega, T. M., 2014. Effect of internal control systems on financial performance of small and medium scale business enterprises in Kisumu City, Kenya. International Journal of Social Sciences and
PHỤ LỤC
Phụ lục 1: Bảng câu hỏi khảo sát các nhân viên trong Công ty Đại Dương Xanh để đánh giá thực trạng hệ thống KSNB.
BẢNG KHẢO SÁT VỀ HỆ THỐNG KSNB CHU TRÌNH MUA HÀNG TẠI ĐẠI DƯƠNG XANH
Họ tên người tham gia khảo sát: Bộ phận:
Chức vụ:
Số năm công tác tại Đại Dương Xanh:
Vui lịng đánh dấu “X” vào các ơ lựa chọn theo bảng câu hỏi bên dưới.
STT NỘI DUNG CÂU HỎI Có % Không % Không ý kiến % 1
Đơn vị có quy định các mức phạt hay hình thức kỷ luật khi phát hiện nhân viên nhận hoa hồng của nhà cung cấp để chấp nhận mua hàng không đúng tiêu chuẩn chất lượng không?
- 100 -
2
Đơn vị có quy định các mức phạt hay hình thức kỷ luật khi phát hiện nhân viên mua hàng và thủ kho thông đồng che giấu việc nhà cung cấp giao hàng không đúng số lượng theo hợp đồng không?
- 100 -
3
Nhân viên có nhận thức được hành vi nào là sai phạm, trái đạo đức nghề nghiệp theo quan điểm lãnh đạo không?
64 36 -
4 Đơn vị có quy định về việc phân cấp phê
duyệt giá trị mua hàng không - 100 -
5
Thơng tin tuyển dụng của đơn vị có được cơng bố rộng rãi trên báo chí hoặc các trang web của đơn vị không?
100 - -
6 Việc tuyển dụng có được thực hiện thơng
7
Đơn vị có ưu tiên tuyển dụng người quen, người thân của nhân viên trong đơn vị không?
100 - -
8
Đơn vị có quy định yêu cầu kiến thức và kỷ năng cụ thể khi tuyển dụng nhân sự có liên quan đến chu trình khơng? ( ví dụ: kỷ năng đàm phán, nghiệp vụ đấu thầu...)
78 22 -
9
Các nhân viên mua hàng có thường xuyên được tham gia các lớp đào tạo nghiệp vụ không?
27 73 -
10
Việc luân chuyển đề bạt nhân sự liên quan đến chu trình có được thực hiện dựa trên kết quả làm việc lâu dài và năng lực chuyên môn của nhân viên không?
60 22 18
11
Cơng ty có quy định chính sách lương thưởng, khuyến khích lao động tay nghề giỏi gắn bó lâu dài với cơng ty khơng
- 100 -
12 Cơng ty có quy định chi tiết bảng mơ tả
cơng việc cho từng vị trí khơng? 100 - -
13
Đơn vị có ban hành và phổ biến các văn bản hướng dẫn thực hiện chu trình mua hàng thanh tốn thống nhất trong tồn đơn vị khơng?
53 40 7
14
Ban Giám Đốc có chấp nhận mua hàng khơng đúng tiêu chuẩn chất lượng của
ngành để hạ giá mua nhằm gia tăng năng lực cạnh tranh với đối thủ không
44 49 7
15
Ban Giám Đốc, lãnh đạo các phịng chức năng có liên quan trong chu trình mua hàng thanh tốn có sẳn sàng bàn bạc, hợp tác với nhau không
100 - -
16 Cơ cấu tổ chức và phân chia trách nhiệm
giữa các bộ phận công ty có rõ ràng khơng? 100 - -
17
Việc phân chia quyền hạn và trách nhiệm trong chu trình mua hàng có đảm bảo tách biệt giữa nhân viên thủ kho và nhân viên kế tốn khơng? giữa nhiệm vụ mua hàng và nhiệm vụ thanh tốn khơng?
100 - -
18
Việc phân chia quyền hạn và trách nhiệm trong chu trình có đảm bảo tách biệt giữa nhân viên thủ kho và nhân viên mua hàng không?
19 Việc xủ lý công việc giữa các bộ phận trong
chu trình có bị chồng chéo không? 91 7 2
20
Có sự tách biệt chức năng giữa người mua hàng và người duyệt mua hàng, giữa người mua hàng và người sử dụng hàng không?
- 98 2
21
Việc phân chia quyền hạn và trách nhiệm trong chu trình có đảm bảo sự giám sát lẫn nhau giữa các bộ phận có liên quan trong chu trình khơng? (ví dụ kế tốn vật tư ký xác nhận nghiệp vụ nhập kho hàng của phòng KHVT đã được ghi nhận, Kế tốn thanh tốn kiểm tra tính đầy đủ hợp lý, hợp lệ của hồ sơ mua hàng trước khi thực hiện thanh toán
36 64 -
22
Đơn vị có cơ chế nhận diện sự thay đổi trong chính sách bán hàng của nhà cung cấp không?
- 100 -
23
Đơn vị có cơ chế nhận diện khả năng thủ kho thơng đồng với nhân viên mua hàng để báo cáo khống số lượng hàng đã nhập kho không?
- 100 -
24
Đơn vị có cơ chế nhận diện khả năng thất thốt hàng hóa do nhân viên thủ kho khơng có kinh nghiệm quản lý kho khơng?
- 100 -
25
Đơn vị có cơ chế nhận diện rủi ro thủ kho nhận hàng khi đơn vị không đặt hàng với nhà cung cấp không
- 100 -
26
Đơn vị có cơ chế nhận diện khả năng nhân viên xử lý báo giá che giấu báo giá của nhà cung cấp có điều kiện tốt hơn để hưởng hoa hồng từ nhà cung cấp cịn lại khơng