CHƯƠNG 2 : CƠ SỞ LÝ THUYẾT
3.3 Kiểm chứng những tồn tại của hệ thống KSNB chu trình mua hàng tại Đạ
3.3.2. Kết quả nghiên cứu
Mơi trường kiểm sốt
Tính chính trực và các giá trị đạo đức:
STT Câu hỏi Kết quả
Có Khơng Khơng ý kiến
1 Đơn vị có quy định các mức phạt hay hình thức kỷ luật khi phát hiện nhân viên nhận hoa hồng của nhà cung cấp để chấp nhận mua hàng không đúng tiêu chuẩn chất lượng không?
45
2 Đơn vị có quy định các mức phạt hay hình thức kỷ luật khi phát hiện nhân viên mua hàng và thủ kho thông đồng che giấu việc nhà cung cấp giao hàng không đúng số lượng theo hợp đồng không?
45
3 Nhân viên có nhận thức được hành vi nào là sai phạm, trái đạo đức nghề nghiệp theo quan điểm lãnh đạo không?
29 16
4 Đơn vị có quy định về việc phân cấp phê duyệt giá trị mua hàng không?
45
Kết quả từ bảng khảo sát trên cho thấy:
- 100% người được khảo sát cho rằng cơng ty khơng có các quy định hay hình thức xử phạt, kỷ luật khi phát hiện nhân viên vi phạm.
- 100% cũng đồng tình là cơng ty khơng có quy định bằng văn bản, phổ biến rộng rãi về quy định phân quyền phê duyệt mua hàng.
- Khi được hỏi về vấn đề có nhận thức được thế nào là hành vi sai phạm, trái với đạo đức nghề nghiệp khơng thì vẫn cịn một số nhân viên không nhận thức được hành vi thế nào là sai phạm.
Như vậy có thể thấy được rằng hiện tại cơng ty chưa có các biện pháp để loại bỏ hoặc giảm thiểu các động cơ xúi giục nhân viên tham gia vào các hành động thiếu trung thực, bất hợp pháp, hoặc phi đạo đức. Ngồi ra cịn có một số ít chưa nhận thức được hành vi thế nào là sai phạm, phi đạo đức nên cần được tuyên truyền giáo dục thêm.
Chính sách nhân sự và cam kết về năng lực:
STT Câu hỏi Kết quả
Có Khơng Không ý kiến
5 Thông tin tuyển dụng của đơn vị có được cơng bố rộng rãi trên báo chí hoặc các trang web của đơn vị khơng?
45
6 Việc tuyển dụng có được thực hiện thơng qua q trình thi tuyển, phỏng vấn khơng?
45
7 Đơn vị có ưu tiên tuyển dụng người quen, người thân của nhân viên trong đơn vị khơng?
45
8 Đơn vị có quy định yêu cầu kiến thức và kỷ năng cụ thể khi tuyển dụng nhân sự có liên quan đến chu trình khơng? ( ví dụ: kỷ năng đàm phán, nghiệp vụ đấu thầu...)
35 10
9 Các nhân viên mua hàng có thường xuyên được tham gia các lớp đào tạo nghiệp vụ không?
12 33
10 Việc luân chuyển đề bạt nhân sự liên quan đến chu trình mua hàng có được thực hiện dựa trên kết quả làm việc lâu dài và năng lực chuyên môn của nhân viên khơng?
11 Cơng ty có quy định chính sách lương thưởng, khuyến khích lao động tay nghề giỏi gắn bó lâu dài với cơng ty khơng?
45
12 Cơng ty có quy định chi tiết bảng mơ tả cơng việc cho từng vị trí khơng?
45
Kết quả từ bảng khảo sát trên cho thấy:
- 100% người khảo sát đồng ý cơng ty có đăng tuyển dụng cơng khai, rộng rãi và q trình tuyển dụng đều có các giai đoạn ứng tuyển, thi tuyển và phỏng vấn đầy đủ. Tuy nhiên, cũng 100% người khảo sát cho rằng cơng ty cũng có ưu tiên tuyển dụng người thân được giới thiệu bởi nhân viện công ty. Khi khảo sát về vấn đề yêu cầu kiến thức và kỹ năng tuyển dụng cụ thể khi phỏng vấn thì đa số người với tỷ lệ 77.78% cho rằng có.
- Khi được hỏi về việc đào tạo, nâng cao kiến thức cho nhân viên thì 73.33% trả lời khơng.
- Qua khảo sát cũng cho thấy 100% người đồng ý cơng ty có yêu cầu xây dựng bảng mô tả công việc cho từng nhân viên cụ thể.
- Khi được hỏi về chính sách khen thưởng, thăng tiến, luân chuyển nhân viên thì 100% trả lời khơng có chính sách cụ thể, rõ ràng.
Như vậy có thể thấy được rằng tại cơng ty các văn bản liên quan đến tuyển dụng, đào tạo, đánh giá, khen thưởng, kỷ luật… chưa được ban hành chính thức, đầy đủ thành hệ thống, theo đúng quy định của Luật Lao động nên chưa đảm bảo quyền lợi của người lao động.
Triết lý quản lý và phong cách điều hành của nhà quản lý:
STT Câu hỏi Kết quả
Có Khơng Khơng ý kiến
13 Đơn vị có ban hành và phổ biến các văn bản hướng dẫn thực hiện chu trình mua hàng thanh tốn thống nhất trong tồn đơn vị khơng?
24 18 3
14 Ban Giám Đốc có chấp nhận mua hàng khơng đúng tiêu chuẩn chất lượng của ngành để hạ giá mua nhằm gia tăng năng lực cạnh tranh với đối thủ không?
20 22 3
15 Ban Giám Đốc, lãnh đạo các phịng chức năng có liên quan trong chu trình mua hàng thanh tốn có sẵn sàng bàn bạc, hợp tác với nhau không?
45
Kết quả từ bảng khảo sát trên cho thấy:
- Khi được hỏi cơng ty có ban hành các văn bản hướng dẫn thực hiện cụ thể các hoạt động trong chu trình mua hàng khơng thì 40% trả lời khơng có, 53.33% trả lời là có, cịn lại khơng ý kiến.
- Khi được hỏi Ban giám đốc cơng ty có sẵn sàng mua hàng kém chất lượng để có được giá thấp khơng thì có sự phân hóa 48.89% trả lời khơng, 44.33% trả lời có, cịn lại khơng ý kiến.
- Ban giám đốc và các phòng ban chức năng có thường ngồi lại với nhau để bàn bạc và đưa ra quyết định khơng 100% đồng quan điểm là có.
Như vậy tại Đại Dương Xanh Ban giám đốc có quan tâm đến cơng tác KSNB, tuy nhiên nhận thức về KSNB là chưa đầy đủ và cũng chỉ mới quan tâm đến các mục tiêu ngắn hạn. Ngoài ra, quan điểm của Ban giám đốc cũng chưa được các nhân viên nắm rõ.
Cơ cấu tổ chức và phân định quyền hạn trách nhiệm:
STT Câu hỏi Kết quả
Có Khơng Khơng ý kiến
16 Cơ cấu tổ chức và phân chia trách nhiệm giữa các bộ phận cơng ty có rõ ràng không?
45
17 Việc phân chia quyền hạn và trách nhiệm trong chu trình mua hàng có đảm bảo tách biệt giữa nhân viên thủ kho và nhân viên kế tốn khơng? giữa nhiệm vụ mua hàng và nhiệm vụ thanh tốn khơng?
45
18 Việc phân chia quyền hạn và trách nhiệm trong chu trình có đảm bảo tách biệt giữa nhân viên thủ kho và nhân viên mua hàng không?
45
19 Việc xử lý cơng việc giữa các bộ phận trong chu trình có bị chồng chéo khơng?
41 3 1
20 Có sự tách biệt chức năng giữa người mua hàng và người duyệt mua hàng, giữa người mua hàng và người sử dụng hàng không?
44 1
21 Việc phân chia quyền hạn và trách nhiệm trong chu trình có đảm bảo sự giám sát lẫn nhau giữa các bộ phận có liên quan trong chu trình khơng? (ví dụ kế tốn vật tư ký xác nhận nghiệp vụ nhập kho hàng của phòng KHVT đã được ghi nhận, Kế tốn thanh tốn kiểm tra tính đầy đủ hợp lý, hợp lệ của hồ sơ mua hàng trước khi thực hiện thanh toán.
16 29
Kết quả từ bảng khảo sát trên cho thấy:
- Khi được hỏi về cơ cấu tổ chức và phân chia trách nhiệm các bộ phận cơng ty có rõ ràng khơng thì 100% trả lời có.
- Tuy nhiên khi được hỏi việc phân chia trách nhiệm trong quy trình mua hàng có rõ ràng khơng và việc phân cơng cơng việc có đảm bảo ngun tắc bất kiêm nhiệm
khơng thì 100% trả lời là có đối với việc phân chia quyền hạn và trách nhiệm đảm bảo tách biệt giữa nhân viên thủ kho và nhân viên kế toán, giữa nhiệm vụ mua hàng và nhiệm vụ thanh tốn. Nhưng 100% trả lời là khơng đối với thủ kho và nhân viên mua hàng.
- Việc xử lý cơng việc giữa các bộ phận trong chu trình bị chồng chéo với 91.11% nhân viên trả lời là có.
- Khi được hỏi có sự tách biệt chức năng giữa người mua hàng và người duyệt mua hàng, giữa người mua hàng và người sử dụng hàng khơng thì 97.78% trả lời là không.
- Khi được hỏi phân chia trách nhiệm có đảm bảo kiểm tra chéo giữa các bộ phận khơng thì có 64.44% trả lời khơng.
Như vậy thấy được rằng tại công ty cơ cấu tổ chức, trách nhiệm từng phòng ban là rõ ràng. Tuy nhiên trong cùng một chu trình cụ thể ở đây là chu trình mua hàng thì việc phân chia cơng việc và trách nhiêm là chưa cụ thể, chưa rõ ràng.
Đánh giá rủi ro
STT Câu hỏi Kết quả
Có Khơng Khơng ý kiến
22 Đơn vị có cơ chế nhận diện sự thay đổi trong chính sách bán hàng của nhà cung cấp khơng?
45
23 Đơn vị có cơ chế nhận diện khả năng thủ kho thông đồng với nhân viên mua hàng để báo cáo khống số lượng hàng đã nhập kho khơng?
45
24 Đơn vị có cơ chế nhận diện khả năng thất thốt hàng hóa do nhân viên thủ kho khơng có kinh nghiệm quản lý kho khơng?
45
25 Đơn vị có cơ chế nhận diện rủi ro thủ kho nhận hàng khi đơn vị không đặt hàng với nhà cung cấp không?
26 Đơn vị có cơ chế nhận diện khả năng nhân viên xử lý báo giá che giấu báo giá của nhà cung cấp có điều kiện tốt hơn để hưởng hoa hồng từ nhà cung cấp cịn lại khơng?
45
27 Đơn vị có thiết lập mục tiêu chung cho chu trình mua hàng thanh tốn khơng?
45
28 Mục tiêu chung có được phổ biến đến nhân viên có liên quan khơng? Các rủi ro trên có ảnh hưởng hưởng đến mục tiêu chung không?
45
29 Q trình thiết lập mục tiêu của chu trình có sự tham gia của ban lãnh đạo không?
32 13
30 Đơn vị có ước lượng mức độ ảnh hưởng của các rủi ro đối với việc đạt được mục tiêu đã đề ra không?
5 40
31 Đơn vị có đánh giá khả năng xảy ra rủi ro trong từng mục tiêu của chu trình khơng?
45
Kết quả từ bảng khảo sát trên cho thấy:
- Khi hỏi đơn vị có cơ chế nhận diện nhà cung cấp sẽ thay đổi chính sách bán hàng khơng thì 100% trả lời khơng.
- Tương tự khi được hỏi cơng ty có chế nhận diện rủi ro thông đồng giữa thủ kho và nhân viên mua hàng hay nhận diện rủi ro thất thốt hàng hóa hay khơng thì 100% trả lời khơng có.
- 100% đồng ý đơn vị khơng có cơ chế nhận diện rủi ro thủ kho nhận hàng khi đơn vị không đặt hàng với nhà cung cấp khơng, khơng có cơ chế nhận diện khả năng nhân viên xử lý báo giá che giấu báo giá của nhà cung cấp có điều kiện tốt hơn để hưởng hoa hồng từ nhà cung cấp.
- 100% trả lời đơn vị có thiết lập mục tiêu chung cho chu trình mua hàng thanh tốn và phổ biến đến nhân viên liên quan.
- Khi được hỏi các rủi ro nêu bên trên có ảnh hưởng đáng kể đến mục tiêu chung của tổ chức khơng thì 100% trả lời có.
- Tuy nhiên khi hỏi có ước lượng được mức độ ảnh hưởng của các rủi ro này đến mục tiêu chung khơng thì 88.89% trả lời khơng.
Kết quả cho thấy cơng ty có quan tâm đến các rủi ro có thể gặp. Tuy nhiên, cịn quá chung chung và chưa có một cơ chế nhận diện rủi ro cụ thể và cũng khơng có bộ phận cụ thể để nhận diện và lượng hóa ảnh hưởng của các rủi ro đến mục tiêu chung của tổ chức.
Hoạt động kiểm soát
STT Câu hỏi Kết quả
Có Khơng Khơng ý kiến
32 Đơn vị có sử dụng hệ thống máy tính để thực hiện ghi chép và lập các báo cáo có liên quan đến chu trình khơng? ( Ví dụ: Lập phiếu nhập xuất kho, báo cáo công nợ phải trả nhà cung cấp, báo cáo nhập xuất tồn hàng hóa
45
33 Phần mềm kế tốn có chức năng phân quyền cho từng nhân viên kế toán theo chức năng, nhiệm vụ của họ không?
45
34 Phần mềm kế tốn có bắt buộc phải khai báo User và password trước khi đăng nhập không?
45
35 Phần mềm kế tốn có cho phép nhân viên thêm/ sửa/ xóa chứng từ của nhau khơng?
45
36 Phần mềm kế tốn có chức năng đánh số chứng từ tự động khơng?
37 Phần mềm kế tốn có cho phép nhân viên thay đổi số chứng từ không?
45
38 Phần mềm có báo lỗi khi nhập trùng chứng từ khơng?
45
39 Phần mềm kế tốn có chức năng khóa hạn cập nhật dữ liệu khơng?
45
40 Phần mềm kế tốn có chức năng ghi nhận thời gian thao tác nghiệp vụ không?
45
41 Đơn vị có quy định cụ thể việc lựa chọn đánh giá nhà cung cấp không?
5 40
42 Phịng thu mua có kiểm tra tình hình tồn kho hàng hóa trước khi mua hàng khơng?
45
43 Các nghiệp vụ mua hàng đều có đề nghị của bộ phận sử dụng không?
18 27
44 Các giấy đề nghị mua hàng có được giám đốc xét duyệt không?
14 31
45 Đơn vị có thu thập đầy đủ các báo giá cạnh tranh từ ít nhất 3 nhà cung cấp khi mua hàng khơng? Việc xử lý báo giá có được báo cáo với Ban giám đốc không?
7 33 5
46 Đơn đặt hàng có được phân quyền xét duyệt, thủ kho có nhận được đơn đặt hàng làm cơ sở đối chiếu khi nhận hàng hóa khơng?
39 4 2
47 Đơn vị có quy định thời gian luân chuyển chứng từ từ thủ kho đến kế toán và thời gian kế toán hạch tốn vào phần mềm khơng?
45
- Qua khảo sát 100% người trả lời cơng ty có sử dụng phần mềm kế toán để ghi chép các nghiệp vụ phát sinh; Phần mềm kế tốn có chức năng phân quyền, khai báo user, password trước khi đăng nhập và một số chức năng cảnh báo khác. - Khi được hỏi cơng ty có quy định cụ thể về việc đánh giá, lựa chọn nhà cung cấp
khơng thì 88.89% trả lời khơng.
- 100% cho rằng thu mua không đối chiếu hàng tồn kho với yêu cầu mua hàng mà đã tiến hành mua hàng.
- Có trên 60% cho rằng cơng ty khơng có đầy đủ đề nghị mua hàng.
- 73.33% việc xét duyệt báo giá khơng được Ban giám đốc hay trưởng phịng thu mua thông qua và cũng không thu thập nhiều bảng báo giá khác nhau từ các nhà cung cấp.
- khi được hỏi đơn đặt hàng có được phân quyền xét duyệt, thủ kho có nhận được đơn đặt hàng làm cơ sở đối chiếu nhận hàng thì trên 85% trả lời có.
- Khi được hỏi có quy định bằng văn bản thời gian luân chuyển chứng từ từ thủ kho về kế toán và thời gian kế toán hạch toán vào phần mềm từ khi nhận chứng từ của thủ kho thì 100% trả lời khơng.
- …
Như vậy mặc dù đã có cố gắng xây dựng hệ thống KSNB tuy nhiên các thủ tục kiểm sốt hiện tại cịn rất hạn chế dẫn đến các rủi ro như hàng còn tồn kho nhưng người yêu cầu mua hàng không nắm rõ dẫn đến trường hợp “thấy thiếu là mua” mà bộ phận mua hàng cũng không đối chiếu lại với thủ kho hay tuy hàng còn tồn kho nhưng vẫn mua vì lý do quyền lợi khơng chính đáng khác,…Quy định về xét duyệt báo giá là thủ tục kiểm soát rất quan trọng nhưng chưa được công ty quan tâm đến cũng là một thiếu sót đáng kể. Tuy nhiên cơng tế cũng có những thủ tục kiểm sốt tốt cần tiếp tục phát huy như tất cả đơn hàng đều được xét duyệt và luân chuyển đến thủ kho làm cơ sở đối chiếu nhận hàng.
STT Câu hỏi Kết quả
Có Khơng Khơng ý kiến
48 Đơn vị có sử dụng mạng nội bộ để việc trao đổi thông tin giữa các bộ phận, cá nhân có liên quan đến chu trình khơng?