CHƯƠNG 2 : CƠ SỞ LÝ THUYẾT
3.2 Đánh giá KSNB chu trình mua hàng tại Đại Dương Xanh
Dựa vào các tài liệu thu thập được về quy trình thu mua thì thực trạng hệ thống KSNB chu trình mua hàng tại Đại Dương Xanh có các điểm mạnh, điểm yếu sau:
3.2.1 Ưu điểm
Mơi trường kiểm sốt
- Ban Giám Đốc có nhận định việc mua hàng là rất quan trọng nên có biện pháp kiểm sốt chặt chẽ việc mua hàng bằng cách: có bộ phận KSNB ban hành chu trình thu mua nguyên liệu lúa gạo và các dịch vụ khác. Chu trình thu mua đơn giản, dễ hiểu và dễ thực hiện.
- Để phục vụ cho mục đích quản lý hiệu quả sử dụng vốn tại Công ty, Ban giám đốc công ty đã thống nhất chỉ đạo phịng kế tốn soạn thảo quy định thanh tốn cho nhà cung cấp hàng hố, dịch vụ.
- Có phân chia trách nhiệm cho các bộ phận trong chu trình mua hàng.Cơng ty đã sử dụng “Bảng mô tả công việc”.
- Tất cả các phòng ban đến BGĐ đều hợp tác, thảo luận với nhau để giải quyết vấn đề phát sinh và để đạt được mục tiêu đề ra.
Hoạt động kiểm soát
- Về phần mềm kế toán: Với phân hệ quản lý mua hàng trên BRAVO, người dùng có thể quản lý việc mua hàng bằng nhiều tiêu thức khác nhau và theo dõi các khoản nợ phải trả của từng đối tượng, hợp đồng, đơn hàng… Bên cạnh đó, giúp các nhà quản trị thực hiện kế hoạch mua hàng hay thanh toán các khoản nợ cho nhà cung cấp được đầy đủ nhất, đúng hẹn và chính xác. Phần mềm kế tốn đã đáp ứng được các tiêu chí giúp kiểm sốt hoạt động ghi chép và tổng hợp số liệu, có phân quyền từng user... đảm bảo chức năng bảo mật và xác định được trách nhiệm của nhân viên thực hiện.
- Về chu trình mua hàng: Có ban hành chứng từ mẫu biểu thống nhất trong chu trình.
- Trước khi thanh tốn, kế tốn có động tác tập hợp chứng từ và đối chiếu số liệu với nhau.
- Tất cả các thông tin hồ sơ, tài liệu của quy trình mua hàng và thanh tốn tiền đều được lưu và cất giữ cẩn thận, bảo mật không để các chứng từ bị mất hay thất lạc. - Đối với các thơng tin trên máy tính đều được bảo mật bằng cách cài password vào máy tính của mỗi nhân viên, phải nhập đúng mã số và mật mã của nhân viên thì máy mới chạy. Điều này sẽ không cho phép bất cứ ai không thuộc hệ thống được xem hay lấy dữ liệu trên máy.
Hệ thống thông tin truyền thông
- Chu trình thu mua được ban hành qua email đến các bộ phận trong công ty. - Đơn vị đã thiết lập các kênh thông tin cho phép nhân viên báo cáo về các hành vi,
các sự kiện bất thường có khả năng gây ra thiệt hại cho DN (sử dụng mạng nội bộ Bitrix24 để việc trao đổi chia sẽ thông tin giữa các bộ phận, các báo cáo liên quan đến chu trình)
- Chu trình mua hàng được minh họa bằng sơ đồ đơn giản, rõ ràng giúp nhân viên dễ dàng nắm bắt và thực hiện
3.2.2 Hạn chế
Mơi trường kiểm sốt
- KSNB chu trình mua hàng chưa theo chuẩn COSO 2013, chưa nắm bắt được các thành phần hệ thống KSNB theo chuẩn COSO 2013.
- Đơn vị có ban hành quy trình mua hàng nhưng chưa ban hành cơ sở để đánh giá việc tuân thủ các quy định trong quy trình.
- Yêu cầu về tính chính trực và giá trị đạo đức đối với các nhân viên có liên quan trong chu trình mua hàng chưa được xác định và thể hiện bằng văn bản cụ thể. - Phân chia trách nhiệm các phòng ban chưa rõ ràng, chưa quy định cụ thể từng
trường hợp mua lúa tại ruộng của hộ nơng dân. Chưa có hình thức kỷ luật và khen thưởng nhân viên mua hàng cụ thể.
- Chưa có quy trình tuyển dụng cụ thể đối với việc tuyển dụng nhân viên bộ phận mua hàng. Trình độ chun mơn của một số nhân viên có liên quan trong chu trình chưa phù hợp với yêu cầu cơng việc. Doanh nghiệp cũng chưa có hệ thống văn bản quy định thống nhất chi tiết việc tuyển dụng, đào tạo, đánh giá nhân viên, đề cử, tăng lương, phụ cấp để khuyến khích mọi người làm việc liêm chính, hiệu quả. Việc bổ nhiệm luân chuyển nhân sự chưa mang tính khoa học, cịn cảm tính, chủ yếu dựa vào kết quả làm việc lâu dài của nhân viên.
- Chưa có biện pháp, chỉ tiêu đánh giá cụ thể với các nhà cung cấp, hộ nông dân.
Đánh giá rủi ro
- DN chưa có cơ chế nhận dạng được các sự kiệm tiềm tàng có thể xảy ra. - Khơng lượng hóa được các rủi ro có thể xảy ra để có biện pháp đề phịng
- Khơng có quy định cụ thể các trường hợp đối phối với rủi ro khi có rủi ro xảy ra. Ví dụ khi bộ phận KCS kiểm tra khi nhập mua lúa gạo nếu không đạt chất lượng sẽ xử lý như thế nào?
Hoạt động kiểm soát
- Bộ phận KCS kiểm tra mà khơng có tiêu chí rõ ràng, dễ dẫn đến rủi ro bộ phận KCS thỏa thuận riêng với nhà cung cấp, hộ nơng dân.
- Chưa có danh sách theo dõi các hộ nông dân, hợp tác xã mà Đại Dương Xanh đã từng mua. Đối với mua hàng ngoài lúa gạo việc thực hiện thu thập và so sánh giá cạnh tranh giữa các nhà cung cấp (nông dân) chưa được kiểm tra chéo và chưa được báo cáo với ban giám đốc.
- Phiếu mua hàng khơng có chữ ký người lập.
- Thủ kho không nhận được hợp đồng, đơn hàng hay chứng từ gì làm căn cứ khi nhập kho.
- Chưa có hoạt động kiểm sốt hàng chặt chẽ hàng tồn kho. Thủ kho chưa theo dõi được thời gian còn lại của hàng trong kho. Chưa thực hiện việc kiểm kê kho vào cuối tháng.
- Chưa lập báo cáo nhận hàng theo định kỳ, chưa thống nhất mã hàng hóa gây khó khăn cho việc tổng hợp kiểm tra số liệu và báo cáo. Chưa có sự đối chiếu cơng nợ
với nhà cung cấp vào cuối tháng để kịp thời phát hiện các sai sót và điều chỉnh phù hợp
Hệ thống thông tin truyền thông
- Thông tin sau khi mua hàng thành công từ bộ phận thu mua truyền đến các bộ phận khác như kho, kế toán,… là chưa rõ ràng và chưa có quy định thời gian cụ thể, gây nên hạn chế trong khâu ước tính tồn kho và kế hoạch thanh tốn.
- Chưa có kênh để tiếp nhận thơng tin các bộ phận bên ngồi DN như nhà cung cấp để có cơ sở đánh giá lựa chọn nhà cung cấp phù hợp nhất đảm bảo cả chất lượng lẫn giá cả
Hoạt động giám sát
- KSNB không chú trọng kiểm tra thường xuyên cơng tác mua hàng thanh tốn, chưa có bộ phận chịu trách nhiệm giám sát thực hiện chu trình mua hàng.
- Cơng việc hàng ngày của nhân viên không được thống kê rõ ràng. Định kỳ, đơn vị chưa có kiểm tra, đánh giá kết quả làm việc của từng cá nhân, bộ phận có liên quan đến chu trình. Chưa thực hiện việc xem xét, đánh giá sự phù hợp của các thủ tục kiểm sốt trong chu trình mua hàng.