CHƯƠNG 2 : CƠ SỞ LÝ THUYẾT
3.4 Dự đoán nguyên nhân tồn tại các hạn chế hệ thống KSNB chu trình mua hàng
hàng tại Đại Dương Xanh
Qua việc khảo sát thực trạng hệ thống KSNB chu trình mua hàng tại Đại Dương Xanh, kết hợp lý thuyết COSO 2013, bài học kinh nghiệm đạt được từ các nguyên cứu trước cùng những hiểu biết chủ quan của tác giả, tác giả đưa ra một số dự đoán nguyên nhân dẫn đến các hạn chế của hệ thống KSNB chu trình mua hàng tại Đại Dương Xanh như sau:
Nguyên nhân 1: Hạn chế nhận thức về vai trò KSNB của Ban giám đốc
Nhận thức về các bản chất, vai trị của ban lãnh đạo cơng ty còn hạn chế. Các nhà quản lý chủ yếu mới quan tâm đến mục tiêu ngắn hạn mà chưa quan tâm đến mục tiêu dài hạn. Thông thường các mục tiêu ngắn hạn sẽ mâu thuẫn với các mục tiêu dài hạn bởi các chi phí cho việc đầu tư phát triển khơng được chú trọng, trong đó có chi phí bỏ ra để xây dựng và vận hành hệ thống KSNB hữu hiệu.
Ban giám đốc chưa xem trọng vai trò của KSNB trong chu trình mua hàng, chưa đánh giá đúng sự cần thiết của việc thiết lập các cơ sở pháp lý cho các hoạt động, nhân viên trong chu trình mua hàng. Đơn vị cũng chưa xem trọng việc truyển đạt, hướng dẫn cụ thể về các yêu cầu tính chính trực và đạo đức nghề nghiệp của nhân viên liên quan trong chu trình.
Tư tưởng ỷ lại vào sự kiểm soát để đáp ứng yêu cầu khách hàng. Họ cho rằng chỉ cần đạt được các yêu cầu của khách hàng là đủ. Tuy nhiên, điều này chỉ mới liên quan đến hoạt động sản xuất và các hoạt động phụ trợ khác mà không phải tất cả phạm vi hoạt động của doanh nghiệp.
Nguyên nhân 2: Hạn chế về hiểu biết các yếu tố của KSNB
Đây là nguyên nhân dẫn đến hạn chế ở khâu xây dựng, thiết lập một hệ thống KSNB. Nếu Ban giám đốc đã nhận thức được tầm quan trọng của hệ thống KSNB chu trình
mua hàng (tức ngun nhân 1 khơng xảy ra) mà bộ phận xây dụng và ban hành hệ thống KNNB (ở Đại Dương Xanh là bộ phận KSNB) cịn hạn chế, khơng có năng lực và hiểu biết đầy đủ về một hệ thống KSNB đầy đủ theo chuẩn COSO 2013 thì cũng là nguyên nhân của hệ thống KSNB chu trình mua hàng kém hiệu quả.
Nguyên nhân 3: Hạn chế về mặt kỹ thuật khi thiết lập hệ thống KSNB chu trình mua
hàng. Có thể hệ thống KSNB chu trình mua hàng là phù hợp tại thời điểm được ban hành trước đây. Tuy nhiên, trãi qua quá trình hoạt động kinh doanh lâu dài nhưng hệ thống KSNB chu trình mua hàng khơng được đánh giá lại để có những thay đổi phù hợp. Hệ thống KSNB chu trình mua hàng hiện tại quá chung chung, không cụ thể theo từng phương thức mua hàng, ngồi ra các bước thực hiện quy trình mua hàng cũng chưa rõ ràng dẫn đến các đối tượng liên quan trong quy trình khơng hiểu rõ vai trị, nhiệm vụ của mình. Ngun nhân này cũng xuất phát từ nguyên nhân 1 dẫn đến Công ty không chú tâm đến hệ thống KSNB, không tạo điều kiện cho bộ phận KSNB hoàn thành đúng chức năng nhiệm vụ của mình.
DN chưa thực sự quan tâm đến cơng tác quản trị rủi ro: chưa có cơ chế nhận dạng các rủi ro tiềm ẩn trong chu trình mua hàng nên việc đánh giá rủi ro chưa được thực hiện, dẫn đến khi rủi ro xảy ra doanh nghiệp gặp khó khăn để đối phó với rủi ro. Đồng thời, cũng khiến DN bỏ sót các thủ tục kiểm sốt để giảm thiểu rủi ro. Đó cũng chính là nguyên nhân dẫn đến các hạn chế trong hoạt động kiểm soát của DN.
Từ nguyên nhân trên cũng sẽ dẫn đến hạn chế trong khâu thiết kế các thủ tục kiểm soát là chưa đầy đủ.
Nguyên nhân 4: Về hạn chế nguồn lực, cơng nghệ, tài chính. Một hệ thống KSNB
chu trình mua hàng được xây dựng hồn hảo trên lý thuyết nhưng khơng có đủ nguồn lực đặc biệt là nguồn nhân lực cũng có thể là nguyên nhân dẫn đến hạn chế.
Một số biểu hiện có thể cho thấy sự xuất hiện của nguyên nhân này như:
- Trình độ năng lực chun mơn, trình độ sử dụng máy vi tính, trình độ tiếng Anh cũng như trang thiết bị phục vụ cơng tác quản lý cịn chưa đồng đều giữa các bộ phận dẫn đến khó khăn trong việc nâng cao hiệu quả của KSNB.
- Không đánh giá cao yếu tố năng lực chuyên môn khi tuyển dụng nhân viên liên quan đến chu trình, chưa có đủ nguồn nhân lực cho hoạt động KSNB. - Phần mềm chưa hỗ trợ được việc thông tin kết nối các bộ phận với nhau, gây
khó khăn trong khâu nhập liệu, truy xuất thông tin, đôi khi phải theo dõi ngoài. - ...
Kết luận chương 3
Qua kết quả tìm hiểu hệ thống KSNB chu trình mua hàng hiện tại, tác giả nhận thấy doanh nghiệp đã có những cố gắng đáng kể để áp dụng lý thuyết về hệ thống KSNB chu trình mua hàng vào DN. Tuy nhiên, hệ thống KSNB và cụ thể KSNB chu trình mua hàng cịn tồn tại khá nhiều hạn chế cần khắc phục.
Kết hợp các tồn tại của hệ thống KSNB chu trình mua hàng hiện tại với các bài học kinh nghiệm thu được từ các nghiên cứu khoa học trước đây tác giả đưa ra một số dự đoán về nguyên nhân dẫn đến các vấn đề còn hạn chế của hệ thống KSNB chu trình mua hàng hiện tại. Các nguyên nhân được đưa ra có thể sẽ khơng phải là ngun nhân thực tế tại Đại Dương Xanh, điều này sẽ được tác giả tiến hành kiểm chứng ở chương tiếp theo.
CHƯƠNG 4: KIỂM CHỨNG NGUYÊN NHÂN, ĐỀ XUẤT GIẢI PHÁP HỒN THIỆN HTKSNB CHU TRÌNH MUA HÀNG TẠI CƠNG TY TNHH
XNK ĐẠI DƯƠNG XANH