CHƯƠNG 2 : CƠ SỞ LÝ THUYẾT
3.1 Thực trạng hệ thống KSNB chu trình mua hàng tại Đại Dương Xanh
3.1.1 Mơi trường kiểm sốt
Tính chính trực và các giá trị đạo đức:
Theo COSO 2013 thì tính chính trực và giá trị đạo đức là yếu tố quan trọng trong mơi trường kiểm sốt, có tác động đến việc thiết kế, thực hiện và giám sát các nhân tố khác của KSNB. Tuy nhiên, trong hoạt động mua hàng hiện tại ở Đại Dương Xanh yếu tố này lại cịn rất hạn chế và khơng được quan tâm. Hệ thống KSNB chu trình mua hàng hiện tại khơng xây dựng được một môi trường công bằng, minh bạch trong công tác mua hàng, biểu hiện ở chỗ hệ thống không xây dựng và ban hành công khai quy định xử phạt, mức độ xử phạt hay khen thưởng đối với các trường hợp cụ thể ảnh hưởng đến nghiệp vụ mua hàng. Tất cả đều được xử lý theo yếu tố chủ quan của Giám đốc, điển hình đã có trường hợp cùng cấp độ nhân viên cùng mức độ sai phạm nhưng có nhân viên bị xử phạt vi phạm có nhân viên lại được cho qua. Từ đó đã khơng tạo được sự tin tưởng của nhân viên dành cho Ban giám đốc và không tự nguyện cống hiến hết năng lực cho DN.
Triết lý quản lý và phong cách điều hành của nhà quản lý:
Đây cũng là yếu tố còn khá hạn chế của hệ thống hiên tại. Nhìn chung các quy trình KSNB mà DN đang áp dụng đều cịn khá chung chung, chưa cụ thể, rõ ràng. Trình độ nhân viên mua hàng cịn chênh lệch, phần lớn chưa có ý thức tự giác chấp hành những quy định của ban lãnh đạo đề ra trong các quy trình kiểm sốt. Nhân viên mua hàng cũng không nắm rõ quan điểm của Ban giám đốc, biểu hiện ở chỗ nhân viên mua hàng chấp nhận mua lúa gạo với giá thấp nhằm mang lại lợi nhuận cao cho Đại Dương Xanh nhưng lại không đảm bảo chất lượng dẫn đến gạo thành phẩm không đủ chất lượng xuất khẩu và Ban giám đốc đã phải chấp nhận bán lỗ lại cho một DN trong nước. Hay nhân viên mua hàng không nắm rõ quan điểm về mức độ chấp nhận rủi ro của Ban giám đốc khiến một số cơ hội kinh doanh lợi nhuận cao trôi qua đáng tiếc,…
Trong hệ thống KSNB chu trình mua hàng hiện tại thì chức năng, nhiệm vụ được phân định khá rõ ràng đến từng phịng ban, từng vị trí. Điều này được thể hiện qua việc phân công nhiệm vụ cũng như mối quan hệ giữa các phòng ban, bộ phận khá rõ ràng đảm bảo được các khâu công việc được giao cho bộ phận phù hợp. Tuy nhiện, vẫn một số còn bị chồng chéo về chức năng và nhiệm vụ. Ví dụ như bộ phận mua hàng lại phải theo dõi nợ sẽ phải trả cho nông dân trong khi công việc này đã được kế toán theo dõi khá chặt chẽ bằng phần mềm; hay hệ thống không đảm bảo nguyên tắc bất kiêm nhiệm khi bộ phận thu mua vừa là người quyết định khu vực mua lúa gạo, giá mua lúa gạo, vừa tiến hành cân lúa gạo, đưa đến nhà máy xay xát, đánh bóng rồi mới ban giao gạo thành phẩm cho bộ phận kho, hay nói cách khác là bộ phận thu mua toàn quyền quyết định và xử lý từ khi mua hàng đến nhập kho gạo thành phẩm
Chính sách nhân sự và cam kết về năng lực:
Chính sách nhân sự: chưa đạt được hiệu quả như mong muốn - giúp cho ban giám đốc đạt được các mục tiêu quan trọng trong việc sử dụng, quản lý và kiểm soát nguồn nhân lực. Các văn bản liên quan đến tuyển dụng, đánh giá, đào tạo, khen thưởng, kỷ luật… chưa được ban hành chính thức, đầy đủ thành hệ thống, theo đúng quy định của Bộ Luật Lao động và đảm bảo quyền lợi của người lao động. Đại Dương Xanh đã xây dựng được “Bảng mơ tả cơng việc chi tiết” cho các vị trí. Bảng mơ tả cơng việc quy định rõ yêu cầu về kết quả thực hiện cơng việc và tiêu chí đánh giá năng lực cho từng vị trí cụ thể giúp đảm bảo được công tác quản lý được triển khai chính xác, kịp thời và hiệu quả. Tuy vậy, Cơng ty lại có nhiều bất cập thể hiện ở hàng loạt vấn đề phải đối mặt như chất lượng lao động không đáp ứng yêu cầu, đội ngũ lao động có năng lực khơng gắn bó với Cơng ty lâu dài, lực lượng lao động thường xuyên biến động…Thực trạng này đang gây nhiều khó khăn trong việc đào tạo, tuyển dụng và đánh giá nhân viên mua hàng.
3.1.2 Đánh giá rủi ro
Ban lãnh đạo Công ty đã nhận thức được các rủi ro trong quá trình hoạt động kinh doanh. Việc thiết kế các chính sách, quy chế, quy trình phục vụ cho hoạt động kinh doanh có dựa trên cơ sở xác định rủi ro bên trong và bên ngoài DN. Tuy nhiên, Ban
lãnh đạo Công ty chưa tổ chức được một bộ phận riêng biệt để thực hiện chức năng phân tích, đánh giá rủi ro; xây dựng hệ thống tiêu chí đánh giá rủi ro một cách khoa học và logic. Do đó, nhiều trường hợp DN khơng có biện pháp ứng phó kịp thời khi xảy ra rủi ro như giá lúa gạo tăng cao hay thất mùa không đủ số lượng cung cấp cho khách hàng,…Bên cạnh đó việc ước lượng mức độ ảnh hưởng của rủi ro đến hiệu quả hoạt động kinh doanh cũng không được thực hiện khiến DN rất bị động trong việc dự đoán kết quả hoạt động kinh doanh.
3.1.3 Các hoạt động kiểm sốt
Hệ thống quy trình kiểm sốt của Cơng ty Đại Dương Xanh được phân thành nhiều quy trình như: quy trình mua hàng; quy trình tài chính; quy trình kinh doanh – bán hàng; quy trình chăm sóc khách hàng;...Trong phạm vi nghiên cứu tác giả chỉ khảo sát các thủ tục kiểm sốt liên quan quy trình mua hàng.
Hoạt động kiểm sốt là hoạt động dựa trên các chính sách và thủ tục kiểm sốt do Ban lãnh đạo Cơng ty ban hành và giám sát thực hiện. Tại Công ty Đại Dương Xanh đã thiết kế, ban hành và thực hiện các quy chế, quy định, quy trình và các thủ tục kiểm soát cơ bản nhằm đảm bảo mục tiêu của KSNB đó là tính hữu hiệu và hiệu quả của hoạt động; tính trung thực hợp lý của BCTC; đảm bảo an toàn cho tài sản và thơng tin DN; đảm bảo tính tn thủ của luật pháp và quy định. Đây là một ưu điểm cần duy trì, phát huy kể cả hiện tại và tương lai trong việc thiết kế, vận hành các thủ tục KSNB. Tuy nhiên Ban Giám đốc Công ty cịn chưa quan tâm đến tính lạc hậu của các thủ tục kiểm soát qua các giai đoạn kinh doanh khác nhau. Đối với các hoạt động quan trọng, các thủ tục kiểm soát chưa được rà soát và điều chỉnh phù hợp với sự thay đổi của môi trường kể cả bên trong lẫn bên ngồi.
DN có tâm lý chủ quan, không xem trọng việc nhận diện, phân tích, đánh giá rủi ro trong q trình hoạt động mua hàng như đã trình bày ở phần trên. Vì vậy, DN đã thiếu quan tâm, khơng xem trọng việc thiết kế, xây dựng các thủ tục kiểm sốt thích hợp nhằm hạn chế thấp nhất có thể các rủi ro trong khâu mua hàng có thể ảnh hưởng đến mục tiêu chung của đơn vị. Bộ máy kiểm soát cũng chưa được thiết kế một cách đầy
đủ nên khó đánh giá, giám sát chất lượng hoạt động mua hàng. Một số biểu hiện yếu kém của hệ thống hiện tại như sau:
- Công ty chưa xây dựng được tiêu chí đánh giá, lựa chọn nhà cung cấp. Đối với nhà cung cấp là nơng dân, Cơng ty chưa có dữ liệu đối với từng hộ nông dân để lưu lại các yếu tố về chất lượng, thái độ, mức độ thân thiết,…của nông dân với Cơng ty.
- Ngồi ra, do hàng hóa mua vào chủ yếu là lúa tươi từ hộ nông dân hoặc hợp tác xã khơng có hóa đơn chứng từ. Số lượng từ việc mua lúa tươi đến khi nhập kho lúa sấy khô hoặc gia công thành gạo bị hao hụt rất lớn nhưng công ty chưa xây dựng được hệ thống quy trình kiểm sốt chặt chẽ, chưa có bộ phận giám sát mua hàng, chưa xây dựng được bộ định mức cho từng loại hàng hóa dẫn tới gia tăng khả năng gian lận của nhân viên.
- Mặc dù được sự hỗ trợ của phần mềm nhưng chưa thực hiện được việc phân tích kế hoạch tiêu thụ để từ đó xây dựng kế hoạch mua hàng hiệu quả, vì vậy gây ra tình trạng thiếu hàng hoặc thừa hàng, nhiều mặt hàng tồn kho quá lâu. Người yêu cầu mua hàng không nắm rõ tồn kho dẫn đến trường hợp “thấy thiếu là mua” mà không kiểm tra kỹ càng. Đề nghị mua hàng khơng chính xác dễ khơng đúng loại cần dùng, gây lãng phí khi khơng sử dụng.
- Kế tốn khơng theo dõi nhà cung cấp theo từng hóa đơn dễ dẫn tới việc nhà cung cấp yêu cầu chi trả nhiều hơn số thực giao, thanh toán trùng nhau nhiều lần cho cùng một hóa đơn hay trả tiền cho nhưng hóa đơn ảo. Loại gian lận này thường do nhà cung cấp lợi dụng sự yếu kém của nhân viên kế toán và yếu kém trong khâu xét duyệt thanh toán.
- …
3.1.4 Hệ thống thông tin và truyền thông
Hiểu được sự quan trọng của công tác truyền đạt, luân chuyển thông tin trong nội bộ công ty cũng như thơng tin ra bên ngồi, Ban giám đốc cơng ty đã chỉ đạo việc tổ chức được hai mảng thông tin riêng: hệ thống thông tin chung tồn cơng ty và hệ thống thơng tin kế tốn.
- Hệ thống thông tin tại Đại Dương Xanh được thực hiện chủ yếu qua hai kênh thơng tin chính sau: truyền thơng nội bộ bằng phương tiện email, phần mềm quản lý tổng thể bitrix, truyền thông nội bộ bằng phương tiện điện thoại.
- Hệ thống thơng tin kế tốn bao gồm: hệ thống chứng từ kế toán, hệ thống tài khoản kế toán, hệ thống sổ sách và các báo cáo kế tốn. Hệ thống thơng tin kế tốn tại công ty phù hợp với đặc điểm hoạt động kinh doanh.
Tuy nhiên vẫn còn các hạn chế đặc biệt là ở hệ thống thơng tin kế tốn:
- Một là, hệ thống chứng từ của Cơng ty có phần rườm rà, một nghiệp vụ bán hàng cần rất nhiều chứng từ để tham chiếu và phục vụ cho việc đối chiếu rà sốt sau này. Tuy nhiên, cơng tác kiểm sốt chứng từ tại phịng kế tốn - tài chính chưa hợp lý, vẫn để xảy ra rủi ro thiếu hàng, nhân viên kế tốn và quản lý kho khơng phát hiện ra…
- Hai là, giữa ban kiểm sốt và phịng kế tốn - tài chính chưa xây dựng được sơ đồ hạch toán hoặc sổ tay hướng dẫn hạch tốn cụ thể hóa nội dung phản ánh của từng tài khoản chi tiết tại DN dẫn đến cịn tồn tại nhiều khó khăn trong việc thực hiện cơng tác kế tốn, thống nhất cách xử lý cho các nghiệp vụ cùng loại. Trong một số trường hợp các định khoản kế tốn cịn chưa phù hợp với nội dung của nghiệp vụ kinh tế phát sinh.
3.1.5 Các hoạt động giám sát
Tại Công ty Đại Dương Xanh, hoạt động giám sát diễn ra dưới hai hình thức:
- Giám sát thường xuyên: thể hiện ở các bộ phận giám sát lẫn nhau trong một quy trình làm việc cụ thể.
- Giám sát định kỳ: thường do bộ phận KSNB chịu trách nhiệm rà soát lại các hoạt động, các số liệu của công ty dựa trên số liệu, quy trình thể hiện trên hệ thống phần mềm.
Tuy nhiên, Cơng ty chưa có một cơ chế giám sát cụ thể đối với quy trình mua hàng. Hiện tại hoạt động giám sát đang thực hiện bởi ban kiểm sốt, phịng này dưới sự điều hành của ban giám đốc sẽ thực hiện công tác giám sát các hoạt động theo định kỳ và báo cáo kịp thời các sai phạm cũng như nguy cơ rủi ro có thể xảy ra. Tuy nhiên,
cơng ty chưa đưa ra được các bước thực hiện cụ thể hay một hệ thống tiêu chí đánh giá chất lượng hoat động của kiểm sốt nội bộ nào về chu trình mua hàng để làm căn cứ cho quá trình thực hiện giám sát tại cơng ty.