Phương pháp đánh giá là yếu tố còn gây nhiều tranh cãi nhất

CHƯƠNG 3 : KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT

3.3. Đề xuất giải pháp

3.3.1. Phương pháp đánh giá là yếu tố còn gây nhiều tranh cãi nhất

3.3.1.1 Cơ sở của giải pháp

Phương pháp đánh giá hiện tại được nhân viên nhìn nhận ở thang điểm3.46/5 (thấp nhất trong các nhóm phân tích. Phương pháp đánh giá hiện tại còn một số khuyết điểm như: bảng đánh giá chỉ thực hiện một lần một năm trong khoảng thời gian cho phép là ba đến bốn ngày là không phù hợp. Công việc không được tổng kết mỗi tháng mỗi quý nên nhân viên không thể ghi nhớ đầy đủ được. Cách đánh giá hiện tại mang tính cảm tính, ngồi doanh thu có số liệu để đối chứng thì các chỉ tiêu cịn lại khơng có phương pháp đánh giá chính xác.

Ngồi ra, phương pháp đánh giá sẽ ngày càng quan trọng khi khối lượng cơng việc nhiều hơn, việc có được một phương pháp tiện ích sẽ đem lại nhiều lợi ích cho công ty.

3.3.1.2 Giải pháp và tính khả thi

Từ đây, tác giả đề xuất cơng ty cần có:

- Thứ nhất, xây dựng khái niệm chuẩn cho các chỉ tiêu đánh giá: Công ty đã

xây dựng 5 mức hoàn thành chỉ tiêu là từ “Rất tốt” ứng với 5 điểm đến “Yếu” ứng với 1 điểm, yếu tố này là rất hợp lý vì nó giúp cho người đánh giá có thể đánh giá khách quan hơn, tránh được lỗi xu hướng trung bình. Nhưng căn cứ để cho điểm ở các mức độ thực hiện cơng việc chưa rõ ràng, khơng có văn bản nào hướng dẫn hay quy định về việc này dẫn đến việc người quản lý trực tiếp tuỳ vào quan điểm và sự hiểu biết của mình mà lựa chọn. Như tác giả có đề cập ở phần đề xuất tiêu chí, cơng ty cần mơ tả cụ thể cho từng mức độ ở các câu hỏi khác nhau: như thế nào là “rất tốt”, “tốt”, “trung bình”, “yếu”...Việc định nghĩa rõ mọi khái niệm hỗ trợ rất nhiều cho việc xây dựng cái nhìn chung cho tồn thể nhân viên về một câu hỏi. Ví dụ như “Thái độ hỗ trợ, giám sát, thực hiện công việc” như thế nào là “rất tốt”? Không thể đánh giá cấp bậc nhân viên và quản lý với cùng một khái niệm đo lường được mà cần cụ thể hóa với cấp bậc, trình độ của từng lao động mà quyết định thì chính xác hơn.

- Thứ hai, xác định chính xác các tiêu chí cần đánh giá kết quả thực hiện công việc đối với các nhân viên. Cần phải tiến hành thảo luận chuyên sâu giữa

cán bộ chuyên trách mảng nhân sự, cán bộ quản lý nghiệp vụ và nhân viên trực tiếp thực hiện công việc. Trong giới hạn nghiên cứu tác giả tiến hành thảo luận với trưởng phòng Nhân sự và Đào đạo, trưởng phòng Dịch vụ Chứng khốn và nhóm nhân viên Dịch vụ chứng khoán về cơ sở đánh giá, các chỉ tiêu đánh giá, phương pháp và cơng cụ đánh giá thích hợp. Theo đó, nhóm thảo luận cho rằng giải pháp thiết thực hiện tại là:

 Xây dựng bản mô tả và tiêu chuẩn công việc.

 Xác định mức độ hồn thành cơng việc, các mức độ năng lực thực hiện tại từng vị trí cơng tác hay nhóm cơng việc tương đồng.

 Xây dựng bảng biểu dể hiểu, dễ thực hiện, cấu trúc của bảng biểu đồng nhất. Đây sẽ là tài liệu cần thiết trong việc hướng dẫn cho cán bộ quản lý, nhân viên trong giai đoạn đầu xây dựng hồn thiện cơng tác đánh giá.

Chi tiết nội dung được đề xuất như sau:

 Mô tả công việc: nêu rõ nhiệm vụ và trách nhiệm liên quan tới công việc được

giao và những điều kiện thực hiện, được viết bằng ngôn ngữ đơn giản, dễ hiểu, có giá trị so sánh, hỗ trợ nhân viên định hướng họ cần phải làm gì, mục tiêucơng việc cần đạt được và tiêu chuẩn cho vị trí đó, khơng trùng lắp công việc với nhau, tránh được các tình huống va chạm do trong đó đã ghi rõ vị trí nào làm nhiệm vụ gì.

Bản mơ tả cơng việc hiệu quả phải có các thơng tin sau:

- Tên cơng việc, vị trí cơng việc trong sơ đồ tổ chức, nơi làm việc.

- Công việc cần thực hiện: ai là người thực hiện công việc, nhiệm vụ cụ thể, trách nhiệm, quyền hạn, quan hệ công việc, thiết bị, môi trường làm việc… - Chỉ dẫn chi tiết về công việc: cách thức và phương pháp thực hiện công việc,

- Tiêu chuẩn chức danh công việc: giúp loại bỏ những yếu tố không rõ ràng về những kỹ năng, kinh nghiệm, điều kiện sức khỏe, mức độ hồn thành cơng việc...

 Tiêu chuẩn công việc: liệt kê tất cả các yêu cầu chủ yếu đối với nhân viên thực

hiện công việc, một hệ thống các chỉ tiêu phản án các yêu cầu cả về mặt số lượng và chất lượng của sự hoàn thành các nhiệm vụ được quy định trong bản mô tả công việc. Những yêu cầu cơ bản sau:

- Trình độ văn hố, chun mơn và các khố đào tạo đã qua.

- Trình độ ngoại ngữ: mức độ thành thạo các kỹ năng hoặc yêu cầu về chứng chỉ.

- Thâm niên công tác trong nghề và các thành tích đã đạt được.

- Tuổi đời; Sức khỏe; Ngoại hình; Năng khiếu đặc biệt và các yêu cầu đặc biệt. - Các tiêu chuẩn đặc thù khác theo yêu cầu của công việc

 Bản kế hoạch phát triển cá nhân: Sau khi có bản mơ tả cơng việc, tiêu chuẩn

cơng việc và xác định các kỹ năng cần có của vị trí cơng việc, tác giả đề xuất xây dựng bản kế hoạch phát triển các nhân cho nhân viên tại mỗi đầu kỳ. Các nội dung chính như sau:

 Mục đích:

- Định hướng và xây dựng kế hoạch hành động cho nhân viên.

- Hỗ trợ công tác quản lý.

- Làm cơ sở để đánh giá cuối kỳ.

 Các nội dung cần thể hiện trong bản kế hoạch phát triển cá nhân:

- Xác định các công việc ưu tiên/trọng yếu trong kỳ làm việc của cá nhân.

- Xác định các mục tiêu cần đạt được.

- Xác định các kỹ năng, kiến thức, thái độ cần thể hiện.

- Xác định các hoạt động chính cần thực hiện.

- Xác định thời gian, thời điểm hoàn thành các mục tiêu

Ví dụ: Bảng mơ tả cơng việc cho chức danh Chuyên viên Phát triển ứng dụng thuộc

Bảng 3-3: Bảng mơ tả cơng việc đề xuất

BẢNG MƠ TẢ CÔNG VIỆC

Mã số chức danh: (1) CNTT 07 Mã số Đơn vị (2): CNTT

Tên chức danh: (3) Chuyên viên Phát triển ứng dụng

Cấp quản lý trực tiếp: (4) Phó phịng phụ trách Phát triển ứng dụng Cấp quản lý gián tiếp: (5) Trưởng phịng Cơng nghệ thông tin Quản lý/ Giám sát: (6)

Số nhân viên trực thuộc: Trực tiếp (7): Gián tiếp (8):

A. MỤC ĐÍCH CƠNG VIỆC (16)

1 Vận hành và Phát triển ứng dụng trên nền tảng ngôn ngữ C#.Net, Java. 2 Hỗ trợ người dùng trong việc sử dụng các phần mềm 2 Hỗ trợ người dùng trong việc sử dụng các phần mềm

B. NHIỆM VỤ (17)

1 Triển khai các công việc nghiệp vụ do CBQL TT giao. 2 Thực hiện các yêu cầu về sản phẩm dịch vụ của công ty. 2 Thực hiện các yêu cầu về sản phẩm dịch vụ của công ty.

3 Thực hiện các yêu cầu tích hợp với các ứng dụng phần mềm ngoài vào hệ thống CNTT. thống CNTT.

4 Triển khai hệ thống phần mềm ứng dụng của hệ thống CNTT.

5 Làm việc với các Đơn vị, phịng ban, đối tác trong phạm vi cơng việc của mình phụ trách khi được CBQL giao.

6 Chủ động, sáng tạo đưa ra giải pháp tối ưu cho các dự án Phát Triển ứng dụng dụng

7 'Thực hiện các cơng việc khác do lãnh đạo phịng phân công.

C. QUYỀN HẠN (18)

1 Độc lập giải quyết các công việc trong phạm vi trách nhiệm của mình. 2 Làm việc với các Đơn vị, phòng ban, đối tác trong phạm vi cơng việc của 2 Làm việc với các Đơn vị, phòng ban, đối tác trong phạm vi cơng việc của

mình phụ trách.

D. TIÊU CHUẨN CHỨC DANH

1 Trình độ học vấn (9): Đại học

2 Chuyên ngành (10): CNTT- Phần mềm

3 Chứng chỉ hành nghề chứng khoán (11):

4 Kinh nghiệm tối thiểu (12): 1-2 năm

STT Mã tiêu

chuẩn (13) Tiêu chuẩn (14) a. Kiến thức (K)

1 KCNTT 1 Kiến thức lập trình hướng đối tượng

2 KCNTT 2 Kiến thức về ngơn ngữ lập trình ngơn ngữ C#.Net và sử dụng các component liên quan

3 KCNTT 3 Kiến thức về ngơn ngữ lập trình web ASP.NET bằng ngôn ngữ C#

4 KCNTT 4 Kiến thức ngơn ngữ lập trình Java 5 KCNTT 5 Kiến thức ngơn ngữ lập trình JavaScript

6 KCNTT 6 Kiến thức về ngôn ngữ thiết kế web HTML và CSS 7 KCNTT 7 Kiến thức về web framework: Struts, Spring, v.v.. 8 KCNTT 8 Kiến thức về framework giao tiếp với CSDL Hibernate,

JDBC

9 KCNTT 9 Kiến thức ngơn ngữ lập trình SQL trên Sql Server, Db2, Oracle, MySQL

b. Kỹ năng (S)

1 SCNTT 1 Kỹ năng làm việc nhóm

2 SCNTT 2 Kỹ năng giao tiếp 3 SCNTT 3 Kỹ năng lập báo cáo 4 SCNTT 4 Kỹ năng quản lý thời gian 5 SCNTT 5 Kỹ năng thuyết trình c. Thái độ (A) 1 ACNTT 1 Tính chủ động 2 ACNTT 2 Tính tuân thủ 3 ACNTT 3 Tính sáng tạo 4 ACNTT 4 Tính trung thực E. PHÊ DUYỆT Trưởng Đơn vị Chữ ký

Nguồn: tác giả đề xuất

- Thứ ba, điều chỉnh chu kỳ đánh giá: từ đánh giá một năm một lần thành đánh

trường hợp bị những lỗi thành kiến, bị ảnh hưởng từ những sự kiện gần nhất với khoảng thời gian đánh giá cuối năm sẽ gây bất lợi cho nhân viên đó, ảnh hưởng đến thành tích cả một năm phấn đấu của họ.

 Đề xuất công thức tính điểm đánh giá cuối năm như sau:

Tổng điểm đánh giá = Điểm trung bình các quý + Điểm thưởng phạt tiến bộ

Cụ thể điểm thưởng phạt được tính như sau: mỗi lần tăng một bậc xếp loại so với quý đánh giá trước NLĐ sẽ được cộng 5 điểm vào tổng điểm trung bình năm, ngược lại, mỗi lần giảm 1 bậc xếp loại so với quý trước NLĐ sẽ bị trừ đi 5 điểm trong tổng điểm trung bình năm.

Ví dụ: Chị Nguyễn Thị Hồng, chuyên viên thuộc phịng HCQT có kết quả

đánh giá 4 quý như sau: Quý I: D (55 điểm); Quý II: B (80 điểm); Quý III: B (75 điểm); Quý IV: C (65 điểm).

 Tổng điểm trung bình năm: (55 + 80 + 75 + 65) / 4 = 68,75 (điểm)  Tương ứng xếp loại C.

+ Điểm thưởng/ phạt năm: 10 + 0 – 5 = 5 (điểm). + Tổng điểm xếp loại năm: 68,75 + 5 = 73,75 (điểm). Kết quả cuối năm: Xếp loại B.

Cách cho điểm thưởng/ phạt năm như trên thể hiện sự đánh giá rất cao của cán bộ lãnh đạo Trung tâm đối với xu hướng tiến bộ của nhân viên trong quá trình làm việc. Cách tính điểm này có ảnh hưởng rất lớn đến kết quả đánh giá năm vì nó có thể làm thay đổi hẳn bậc xếp hạng năm của NLĐ.

 Tuy nhiên việc điều chỉnh chu kỳ đánh giá từ Năm sang Quý sẽ tốn thêm thời gian cho cơng ty. Vì vậy việc đánh giá hàng Quý thật sự hữu ích khi việc xác định điểm của CBNV thật sự rõ ràng minh bạch và kết quả chấm điểm phải nhanh chống. Điều này phụ thuộc nhiều vào các cơng cụ hỗ trợ tính điểm, bên dưới đây là phần đề xuất công cụ hỗ trợ cho việc đánh giá hiệu quả hơn. Về phía cơng ty có thể xem xét nếu có cơng cụ tốt cho việc đánh giá thì có thể áp dụng đánh giá thi đua theo Q, điều này giúp ích cho cơng ty nhiều hơn trong việc phát triển tiềm năng nhân sự của công ty.

3.3.2. Đề xuất công cụ hỗ trợ cho phương pháp đánh giá hiệu quả hơn: 3.3.2.1 Cơ sở của giải pháp

Với tầm nhìn phát triển ngày càng lớn mạnh của công ty Rồng Việt, thiết nghĩ, công ty cần một phương án quản lý thực hiện công việc và đánh giá hiệu quả công việc một cách khoa học, tiết kiệm thời gian, cơng sức và mang tính chính xác cao, linh hoạt cho các bộ phận khác nhau. Bên cạnh đó hiệntại rất nhiều thời điểm cán bộ quản lý muốn xem xét lại các thông tin, các yếu tố công việc của nhân viên để có thể đánh giá hiệu suất làm việc cũng như các vấn đề chính yếu đang tồn tại và kịp thời đưa ra các hướng dẫn nhằm đảm bảo hoàn thành các mục tiêu được đề ra.

3.3.2.2 Giải pháp và tính khả thi

Theo thực trạng tại công ty, tác giả nhận thấy cán bộ quản lý cần có một cơng cụ nhằm hỗ trợ cơng việc này, vì vậy tác giả đề xuất kết hợp phương pháp lưu

trữ làm cơ sở cho việc đánh giá bằng phương pháp bảng điểm, công cụ được sử

dụng là nhật ký hiệu suất công việc.

Một bản nhật ký hiệu suất công việc sẽ ghi nhận lại những vấn đề hiệu suất

chính yếu, những cơng việc đã được thực hiện tốt, những sự cố đáng tiếc và cả những lưu y cho tương lai mà người cán bộ quản lý muốn tài liệu hố để có thể dễ dàng xem xét lại, đánh giá, cũng như định hướng giải quyết vấn đề.

 Những nội dung cần được ghi nhận trong bản nhật ký hiệu suất công việc:

- Các vấn đề hiệu suất cơng việc chính yếu.

- Các vấn đề học tập và thông qua học tập cải thiện hiệu suất làm việc.

- Các việc hoàn thành tốt, chưa tốt, các điều kiện thuận lợi, các trở ngại.

- Các nội dung chính yếu được ghi nhận trong các buổi họp hoặc thảo luận.

- Tập trung vào hành vi đối với công việc, hiệu suất, cách thức thực hiện công việc của nhân viên.

- Ghi nhận chi tiết, chính xác ngày, tháng, thời gian, nơi chốn, người liên quan, nội dung, số liệu các sự kiện chính yếu.

- Ghi nhận các mục tiêu, các kỳ vọng đã hoàn thành.

- Nhật ký sẽ được áp dụng cho tất cả nhân viên chứ không chỉ những nhân viên có vấn đề, đặc biệt ghi nhận đầy đủ các điểm làm tốt trong quá trình làm việc chứ không chỉ là những lỗi mắc phải.

- Cán bộ quản lý phải nhất quán trong cách ghi nhận và đưa ra các giải pháp giải quyết vấn đề.

- Sử dụng là tài liệu chính thức để hỗ trợ đánh giá nhân viên cuối kỳ cũng như giả trình với cấp trên người đánh giá.

Giai đoạn một: bản nhật ký hiệu suất công việc bằng excel được sử dụng

để lưu lại tất cả các công việc làm hàng ngày của nhân viên. Tất cả các trưởng đơn vị phải có biểu mẫu nhật ký hiệu suất cơng việc của đơn vị mình để lưu lại các việc làm trong tháng của nhân viên cấp dưới. Cuối tháng các nhân viên gửi bản nhật ký cơng việc của mình đã làm để trưởng đơn vị tổng hợp lại làm cơ sở đánh giá và phân phối công việc cho tháng tiếp theo.

Giai đoạn hai: bản nhật ký hiệu suất công việc áp dụng vào phần mềm. Là

một nhân viên thuộc bộ phận công nghệ thông tin, tác giả nhận thấy cần có một phần mềm để quản lý tất cả các công việc trên và sau khi nghiên cứu xét thấy Bitrix24 là một phần mềm cáccácchức năng phù hợp. Tìm hiểu từ trang

http://giaiphaphotrodn.com, Bitrix24 là một mạng xã hội nội bộ hoạt động

như mạng xã hội Facebook. Ngồi một chỗ vẫn có thể cập nhật tin tức, gửi email cho khách hàng, gửi thông báo đến tất cả nhân viên trên một công cụ duy nhất. Chức năng này giúp giải quyết các vấn đề cơ bản về giao tiếp trong cơng ty một cách hiệu quả. Ngồi ra phầnmềmcịnquản lý các dự án, ghi nhận chi tiếtkết quả thựchiệncủa nhân viên giờ, ngày, tháng và năm. Ngồi cơng việc trong dự án, cácviệclàmhàngngàycủa nhân viên cũngđược lưu lại. Đây là thông tin quan trọnglàm cơ sở đánh giá nhân viên chínhxác hơn.

Một số ứng dụng nổi bật của Bitrix24:

 Quản lý quy trình online, giúp doanh nghiệp loại bỏ việc sử dụng giấy tờ và thời gian trình ký rườm rà. Cho phépđịnhnghĩa qui trìnhlàmviệc, gán các nhân sự vào qui trình, sau đó theo dõi kết quả thực hiện của các nhân viên.

 Tối ưu hóa việc truyền thơng trong nội bộ, khi mọi người hiểu nhau hơn, truyền thông nội bộ tốt hơn sẽ giúp công việc trôi chảy hơn.

 Quản lý dự án, giúp cho các trưởng dự án quản lý nhiệm vụ của nhân viên