5.2 Khuyến nghị
5.2.1 Giải pháp hoàn thiện chức năng đánh giá việc thực hiện
5.2.1.1 Mục tiêu giải pháp
Xây dựng, hoàn thiện các tiêu chí đánh giá một cách cụ thể, rõ ràng, mang tính định lượng và vận dụng có hiệu quả vào việc đánh giá việc thực hiện tại quận 3; Xây dựng từng loại tiêu chí phù hợp với từng vị trí việc làm, từng loại hình của các cơ quan, đơn vị (như các khối trường học, các UBND phường, các cơ quan chuyên môn thuộc Quận…) nhằm nâng cao hiệu quả làm việc của đội ngũ cán bộ, công chức, viên chức.
5.2.1.2 Nội dung giải pháp
Nghị định 56/2015/NĐ-CP được Chính phủ ban hành ngày 09/6/2015 với những điểm đổi mới nhằm khắc phục những hạn chế trong việc đánh giá, phân loại
cán bộ, công chức, viên chức cụ thể: việc đánh giá phân loại trước hết phải căn cứ vào trách nhiệm, nhiệm vụ và kết quả thực hiện nhiệm vụ được giao kể cả nhiệm vụ đột xuất. Nghị định nêu rõ việc đề cao trách nhiệm của người đứng đầu. Kết quả đánh giá là căn cứ quan trọng để bố trí, sử dụng, đào tạo, bồi dưỡng, quy hoạch, bổ nhiệm… Người đánh giá phải thông báo kết quả đánh giá cho đội ngũ của mình và ngược lại người được đánh giá có quyền khiếu nại nếu thấy kết quả là khơng phù hợp. Tuy nhiên, vẫn còn nhiều bất cập như việc đánh giá định kỳ mỗi năm một lần chưa phản ảnh kịp thời, hiệu quả, kết quả việc thực hiện hoặc khi được đánh giá tiêu chí hồn thành xuất sắc nhiệm vụ buộc phải có ít nhất một đề tài, một sáng kiến hay một giải pháp đem lại hiệu quả trong hoạt động của đơn vị là chưa phù hợp. Đó là chưa kể việc vận dụng các tiêu chí, các căn cứ để đánh giá như nghĩa vụ, đạo đức, văn hóa giao tiếp, tiêu chuẩn chức vụ, mối quan hệ trong công việc… vẫn chưa thật sự định lượng được công tác đánh giá việc thực hiện.
Sau đó, UBND Thành phố đã ban hành quy định kèm theo Quyết định số 4631/QĐ-UBND ngày 19/10/2018 về đánh giá phân loại hằng quý theo hiệu quả công việc đối với cán bộ, cơng chức, viên chức trong cơ quan hành chính và đơn vị sự nghiệp cơng lập trên địa bàn thành phố Hồ Chí Minh. Quyết định này nhằm cụ thể hóa Nghị quyết số 03/2018 ngày 16/3/2018 của Hội đồng nhân dân thành phố về ban hành quy định chi thu nhập tăng thêm cho cán bộ, công chức, viên chức thuộc khu vực quản lý nhà nước, tổ chức chính trị, tổ chức chính trị - xã hội và đơn vị sự nghiệp công lập do thành phố quản lý. UBND thành phố yêu cầu việc đánh giá, xếp loại hằng q phải chính xác, khách quan; khơng mang tính hình thức, nể nang, trù dập, thiên vị và lượng hóa được kết quả thực hiện nhiệm vụ. Tuy nhiên, khi thực hiện thì vẫn cịn một số nội dung chưa phù hợp với thực tiễn như khó định lượng chính xác việc hồn thành bao nhiêu phần trăm công việc hoặc đảm bảo tiến độ đối với các nhóm tiêu chí, hoặc việc đánh giá chéo giữa đội ngũ cán bộ, công chức, viên chức với nhau vẫn luôn là khâu khó và yếu nhất, vì đánh giá là phải dựa trên cái tâm, cái tầm và bản lĩnh chính trị của mỗi người mà hầu như việc đánh giá chỉ dựa
trên cảm tính, qua loa, chiếu lệ cá nhân, chưa lấy hiệu quả làm việc làm thước đo chủ yếu, chưa thể hiện đủ tính chiến đấu và tinh thần xây dựng trong đánh giá.
Từ những thực tế vừa nêu kết hợp với kết quả nghiên cứu thực trạng tại quận 3 về nhân tố “đánh giá việc thực hiện” có tác động mạnh nhất đến “hiệu quả làm việc” của đội ngũ CB CCVC. Do vậy, để việc đánh giá được hoàn thiện và nâng cao hơn nữa, khuyến nghị UBND Quận 3 cần thực hiện một số các giải pháp sau:
1. Thành lập tổ công tác đánh giá việc thực hiện bao gồm các thành viên của Ban Tổ chức, Phòng Nội vụ, phịng Tài chính Kế hoạch, thủ trưởng các cơ quan, đơn vị chức năng có liên quan do Phó Chủ tịch UBND Quận phụ trách. Tổ cơng tác có nhiệm vụ: phân tích cơng việc, rà sốt, điều chỉnh, bổ sung các bản mô tả công việc, vị trí việc làm, tiêu chuẩn, năng lực nhằm thiết kế chi tiết từng tiêu chí đánh giá có thể lượng giá được kết quả thực hiện, phù hợp từng vị trí việc làm, với đặc thù của từng loại hình cơ quan, đơn vị. Xây dựng kế hoạch, lộ trình thực hiện. Chọn thực hiện thí điểm tại một số đơn vị. Rút kinh nghiệm, triển khai rộng trên toàn quận.
2. Trên cơ sở của các bộ dữ liệu tiêu chí đo lường chất lượng quản trị nhà nước như chỉ số quản trị toàn cầu (WGI); chỉ số quản trị bền vững (SGI); chỉ số cảm nhận tham nhũng (CPI); chỉ số đánh giá năng lực điều hành cấp tỉnh (DDCI); chỉ số hài lòng dịch vụ cơng (SIPAR); chỉ số cải cách hành chính (PAR INDEX); chỉ số năng lực cạnh tranh cấp tỉnh (PAPI) và các hệ thống đo lường như tiêu chuẩn ISO, KPIs, thẻ điểm cân bằng (Balanced Score Card)... để nghiên cứu, lựa chọn, điều chỉnh, bổ sung thành các bộ tiêu chí đánh giá việc thực hiện của CB CCVC và các cơ quan, đơn vị thuộc UBND quận 3.
3. Tổ chức các buổi tọa đàm, hội thảo, mời các cá nhân và tổ chức có uy tín cùng tham dự và trao đổi, góp ý cho các bộ tiêu chí đánh giá việc thực hiện như Học viện Cán bộ TP.HCM, Học viện hành chính, trường Đại học Kinh tế TPHCM cùng các sở ngành thành phố có liên quan.
4. Thuê chuyên gia, các tổ chức tư vấn bên ngoài phối hợp với các cơ quan chức năng thẩm định nội dung các tiêu chí, đảm bảo tính khoa học, khách quan, chính xác, cơng bằng, rõ ràng và cụ thể.
5. Tổ chức các đoàn đi nghiên cứu, học tập, thăm quan các địa phương có các phương pháp, mơ hình đánh giá việc thực hiện đã được khẳng định thực hiện tốt như Quận Tây Hồ - Hà Nội, Tỉnh Quảng Trị, Tỉnh Quảng Ninh, Đà Nẵng, An Giang… để rút ra được những kinh nghiệm trong quá trình tổ chức thực hiện.
Hiện nay, việc xây dựng các tiêu chí đánh giá một cách cụ thể, rõ ràng, mang tính định lượng và vận dụng có hiệu quả chưa được thực hiện một cách đồng bộ trong từng vị trị việc làm, từng cơ quan, đơn vị thuộc UBND quận 3. Như vậy để việc thực hiện được mang tính đồng bộ, thống nhất và đạt hiệu quả cao, tác giả đề xuất quy trình thực hiện gồm năm bước cụ thể sau:
Trước tiên là việc thực hiện phân tích cơng việc nhằm xác định vị trí việc làm trong mỗi đơn vị. Phân tích để xác định các điều kiện thực thi, các hoạt động
cần thực hiện và các yêu cầu đối với các kết quả cần đạt được. Nó là cơ sở cho việc xây dựng bản mơ tả cơng việc, qua đó nó có thể cung cấp các thơng tin về u cầu, đặc điểm, các thơng tin về tính chất, về các hoạt động cần tiến hành để thực hiện công việc; các thông tin về năng lực, đặc điểm, phẩm chất cần có đối với người thực hiện cơng việc. Đây là những căn cứ để phân loại các nhóm cơng việc theo khối lượng, tính chất, đặc điểm. Từ đó xác định u cầu cho từng vị trí việc làm và hình thành hệ thống vị trí việc làm cho tổ chức.
Bước hai: mơ tả cơng việc theo vị trí việc làm. Yêu cầu là tương ứng mỗi vị
trí việc làm phải xác định rõ ràng một bản mô tả công việc với kết quả đầu ra chính xác. Thơng qua các đầu ra này, tổ chức sẽ xác định được các nhóm tiêu chí khác nhau trên cơ sở chức năng, nhiệm vụ của tổ chức. Các tiêu chí này cũng là căn cứ để chọn các phương pháp đánh giá cho từng nhóm cơng việc cụ thể. Bản mơ tả công việc sẽ liệt kê các nhiệm vụ, các mối quan hệ, các điều kiện làm việc và các vấn đề
có liên quan đến cơng việc cụ thể. Nó nêu rõ vị trí, nội dung, u cầu, đặc điểm của một vị trí cơng việc cụ thể; đồng thời giúp ta hiểu được tổ chức cần người như thế nào, ở vị trí nào để thực hiện cơng việc một cách hiệu quả nhất.
Bước ba: xác định các tiêu chuẩn thực hiện công việc và chỉ số đánh giá mức độ hoàn thành công việc. Các tiêu chuẩn công việc phải phù hợp với đặc thù
cơng việc của từng vị trí việc làm. Với mỗi vị trí việc làm cần xác định trọng số cho các tiêu chuẩn, cụ thể tiêu chuẩn nào là trọng yếu, tiêu chuẩn nào là thứ yếu. Các tiêu chuẩn này hỗ trợ việc đánh giá kết quả thực hiện công việc của từng cá nhân một cách rõ ràng, công bằng và khách quan, không bị chi phối bởi các yếu tố ngồi, vì các kết quả cụ thể được đo lường bằng các chuẩn mực chứ không lệ thuộc vào quan điểm, thái độ của chủ thể đánh giá.
Bước bốn: đo lường kết quả thực hiện công việc và xác định mức độ hồn thành nhiệm vụ để phân loại cán bộ, cơng chức, viên chức. Cần xác định các chỉ số
đánh giá để đảm bảo các tiêu chuẩn công việc được đo lường một cách chính xác, khách quan, phản ánh đúng những cống hiến của từng cá nhân. Dựa vào kết quả đo lường để đánh giá so sánh kết quả đó với yêu cầu được đặt ra để xác định mức độ hoàn thành nhiệm vụ.
Bước năm: sử dụng kết quả đánh giá cho hệ thống quản lý. Cần có những
thơng tin chính thức để mọi người trong tổ chức có thể hình dung rõ ràng về kết quả của việc đánh giá sẽ được sử dụng vào mục đích gì và sử dụng như thế nào. Cần đảm bảo các thông tin phản hồi về kết quả đánh giá trước khi công bố kết quả, và khi kết luận được đưa ra phải đảm bảo các kết quả này được sử dụng trong tương lai. Căn cứ vào kết quả đánh giá để xây dựng các chương trình đào tạo, bồi dưỡng cần thiết để đảm bảo việc phát triển năng lực đội ngũ. Và thực hiện việc đánh giá lại lần thứ hai sau khi những người tham gia đã có khoảng thời gian nhất định nhằm cải thiện và phát triển bản thân. Việc đánh giá lần hai sẽ thể hiện sự tiến bộ của người được đánh giá hoặc phát hiện ra những mục tiêu và thử thách mới. Bên cạnh đó, cần sử dụng kết quả này gắn trực tiếp với cơ chế tài chính thơng qua một khoản lương,
thưởng theo kết quả thực thi công vụ. Điều này sẽ khiến cho việc đo lường và phân loại dần đi đến thực chất và các chủ thể đánh giá sẽ có trách nhiệm hơn với các nhận xét của mình vì nó quyết định đến lợi ích kinh tế.
Đa dạng hóa các chủ thể tham gia vào việc đánh giá để đánh giá theo kết quả thực thi công vụ. Các chủ thể gồm: Bản thân người cán bộ, công chức, viên chức tự đánh giá; đồng nghiệp; cấp trên trực tiếp; các tổ chức hoặc cá nhân thực hiện chức năng giám sát; cơng dân hoặc tổ chức có các mối quan hệ cơng tác đánh giá.
Cần xác định các tiêu chí đánh giá theo kết quả thực thi cơng vụ. Các tiêu chí được thiết kế bảo đảm nội dung về khối lượng, chất lượng cơng việc, quy trình, cơng nghệ và thời gian thực hiện công việc, các tiêu chuẩn về hành vi… Cụ thể hóa các tiêu chí đánh giá về chuyên môn hay về khả năng của lãnh đạo.
Cuối cùng là xác định các phương pháp thực hiện việc đánh giá. Có rất nhiều phương pháp và cơng cụ khác nhau để đánh giá việc thực hiện, tuy nhiên trong giới hạn của bài nghiên cứu này tác giả chỉ đề xuất một phương pháp đánh giá lý tưởng nhất dành cho các cơ quan, đơn vị thuộc UBND Quận 3 vì nó đảm bảo được tính tin cậy của kết quả đánh giá, hạn chế được tính chủ quan của chủ thể đánh giá và phù hợp với thực tế. Đó là việc kết hợp sử dụng phương pháp phản hồi 360 độ và
phương pháp tiêu chuẩn cơng việc đối với từng vị trí cơng việc. Việc phân tích, so sánh các kết quả đánh giá giữa các chủ thể khác nhau cho ta thấy được một cách khách quan về “chân dung” của cá nhân được đánh giá. Đồng thời việc đánh giá này, cũng dựa trên bản mô tả công việc để đo lường mức độ đạt mục tiêu của từng cá nhân.
Để đảm bảo thực hiện tốt các bước trên, UBND Quận cần xây dựng kế hoạch, lộ trình thực hiện triển khai trong tồn quận; cần đào tạo đội ngũ đánh giá, thành lập các bộ phận chuyên sâu về đánh giá việc thực hiện tại các cơ quan, đơn vị, làm cơ sở cho UBND quận có cách nhìn khách quan, tồn diện và tổng quát hơn. Một quá trình đánh giá hợp lý cần sự kết hợp của nhiều mặt và được xây dựng dựa
trên một nền văn hóa cởi mở. Đối với việc chia sẻ, phản hồi, đảm bảo tính khách quan và xây dựng được lịng tin đối với những người tham gia, để họ cảm thấy hài lịng và an tồn khi cung cấp các nhận xét.
5.2.2 Giải pháp hồn thiện chức năng động viên, khuyến khích
5.2.2.1 Mục tiêu giải pháp
Xây dựng những quy định, chế độ khen thưởng kịp thời; Công nhận, động viên, phát triển và có chế độ đãi ngộ đối với những cải tiến, những sáng kiến mới; Đề bạt, bổ nhiệm đối với những cá nhân có sáng kiến hiệu quả; Áp dụng, lan rộng sáng kiến mới, nhân rộng mơ hình hay.
5.2.2.2 Nội dung giải pháp
Hiện nay, vấn đề tiền lương ở nước ta vẫn còn nhiều bất cập chưa tạo được động lực mạnh mẽ để nâng cao hiệu quả làm việc cho đội ngũ CB CCVC, do nó cịn mang nặng tính cào bằng, qn bình chủ nghĩa, khơng đánh giá được năng lực thực sự của người thực thi công vụ mà rõ ràng nhất là chủ trương tăng lương trước thời hạn một năm cho 5% tổng số cán bộ, công chức, viên chức trong mọi cơ quan hành chính nhà nước. Hệ thống của thang bảng lương có quá nhiều bậc trong cùng một ngạch, các bậc có khoảng cách thấp và ít có sự chênh lệch, đồng thời việc nâng lương theo thâm niên cũng khó đánh giá được sự cố gắng, nỗ lực của đội ngũ, đó là chưa kể tiền lương khơng đảm bảo mức sống tối thiểu của một cá nhân. Bên cạnh đó, các hình thức khen thưởng, động viên khuyến khích như tuyên dương, khen thưởng, ghi nhận, phân cơng cơng việc có tính thử thách, thú vị hơn… lại chưa được nhìn nhận xứng tầm hoặc ít được vận dụng trong mơi trường nhà nước hoặc nếu vận dụng chỉ mang tính hình thức thiếu sự chân thành. Ngun nhân do rào cản trong thứ bậc, vị trí việc làm và tâm lý cố ý không thừa nhận lẫn nhau giữa các lớp cán bộ khác nhau về tuổi tác. Những điều này đã làm suy giảm sức mạnh của tập thể và cản trở việc phát triển của từng cá nhân.
1. Quan tâm đến môi trường và điều kiện làm việc của đội ngũ CB CCVC như cơ sở vật chất, trang thiết bị làm việc…Tạo ra nhiều sân chơi, góc giao lưu chia sẻ trong mỗi đơn vị để tất cả mọi người có cơ hội giao lưu, trao đổi thông tin, học hỏi chia sẻ và hỗ trợ lẫn nhau. Như vậy, sẽ có sự thân thiện, hòa đồng trong bầu khơng khí tơn trọng, hợp tác lẫn nhau để cùng phát triển. Xây dựng tinh thần và văn hóa làm việc theo nhóm để tạo các mối quan hệ với nhau giữa lãnh đạo với nhân viên và giữa các nhân viên để có sự quan tâm, hỗ trợ lẫn nhau, tất cả cùng thực thi nhiệm vụ, củng cố niềm tin vào tổ chức, tăng động lực khi thực hiện nhiệm vụ và hiệu quả làm việc của từng cá nhân cũng sẽ được cải thiện.
2. Thực hiện phân công công việc phù hợp với sở trường, năng lực chuyên