Công ty muốn thực hiện một chương trình thỏa mãn mong muốn của khách thì nhân viên phải điều hành phải hiểu được nhu cầu của khách và những lưu ý đặc biệt với một số đối tượng khách, nâng cao chất lượng việc chăm sóc khách hàng. Ngoài danh sách đoàn khách, người làm điều hành phải tìm hiểu một số thông tin của khách như: đối tượng khách của mình làm nghề gì, cơ cấu độ tuổi, giới tính và một số thông tin cá nhân khác, và cung cấp những thông tin này cho những nhân viên trực tiếp làm việc với khách với mục đích cho nhân viên chuẩn bị trước thái độ và cách thức tiếp cận, trao đổi thông tin với từng đối tượng khách khác nhau.
Công ty cần thu thập và quản lý một số thông tin về khách hàng như: ngày sinh, ngày đặc biệt của khác, số điện thoại liên lạc, thói quen, đặc điểm tiêu dùng, kinh nghiệm tiêu dùng, khẩu vị ăn uống, sở thích về phòng ở, các thói quen đặc biệt, tình trạng sức khỏe,… không những phục vụ cho chuyến đi phong phú hơn mà còn là nguồn dữ liệu cho việc thiết kế các chương trình sau và phục vụ công tác chăm sóc khách hàng sau khi kết thúc chương trình.
Ngoài ra, công ty còn cần có thêm tiện ích như chúc mừng sinh nhật và các ngày lễ khác, hỏi thăm khách sau khi kết thúc chuyến đi và cảm ơn khách đã sử dụng dịch vụ của công ty. Luôn lắng nghe và giải đáp những thắc mắc của khách hàng trong thời gian nhanh nhất. Thường xuyên giới thiệu với khách hàng về những chương trình du lịch mới nếu khách có nhu cầu.
Bên cạnh đó, công ty cần tổ chức một buổi gặp mặt khách hàng trong đoàn khách trước khi bắt đầu thực hiện chương trình nhằm tìm hiểu tâm lý và nhu cầu, kể cả những nhu cầu đặc biệt của khách ( như những thực phẩm không ăn được, bị say xe, đang trong quá trình điều trị bệnh, chăm sóc trẻ em,…) để có sự chuẩn bị kĩ càng hơn cho việc thực hiện chương trình của hướng dẫn viên.
Để chương trình du lịch được khách hàng đánh giá là có chất lượng cao thì chương trình đó phải thỏa mãn được hầu hết các nhu cầu của du khách dù đó là nhu cầu nhỏ nhất.