Mô hình tổ chức của công ty còn khá đơn giản do số lượng nhân viên còn rất ít: Giám đốc và hai bộ phận chức năng:
Sơ đồ 2: Cơ cấu tổ chức Công ty TNHH Du lịch Sao Biển
• Giám đốc công ty
- Là người trực tiếp điều hành công ty, đại diện và chịu trách nhiệm về mặt pháp lý trước cơ quan chức năng và các đối tác.
- Tổ chức các hoạt động kinh doanh và ký kết các hợp đồng kinh tế.
- Quyết định bổ nhiệm, miễn nhiệm, chế độ tiền lương, khen thưởng, kỷ luật đối với nhân viên công ty.
• Phòng kinh doanh gồm các chức năng sau:
- Tổ chức tiến hành nghiên cứu thị trường du lịch trong và ngoài nước.
- Tìm kiếm khách hàng mang lại nguồn khách cho công ty
- Phối hợp với phòng điều hành tiến hành xây dựng các chương trình du lịch với nội dung, mức giá sao cho phù hợp với thị trường mục tiêu của công ty.
- Tiến hành ký kết hợp đồng với các tổ chức, cá nhân trong và ngoài nước để khai thác nguồn khách du lịch.
- Duy trì mối quan hệ, đảm bảo hoạt động thông tin của công ty cũng như của công ty với các nguồn khách.
- Thông báo cho các bộ phận liên quan trong công ty về kế hoạch đoàn khách, nội dung hợp đồng cần thiết cho việc phục vụ.
Giám đốc
Phòng kinh doanh Phòng điều hành
- Kế toán: có nhiệm vụ tổ chức thực hiện các công tác về tài chính và kế toán của công ty. Xây dựng phân bổ kế hoạch kinh doanh, chỉ đạo việc thực hiện hạch toán kế toán trong công ty bao gồm:
Thực hiện chế độ ghi chép ban đầu theo hệ thống tài khỏan hiện hành áp dụng hình thức kế toán phù hợp với các đặc điểm kinh doanh của công ty.
Thường xuyên kiểm tra theo dõi tình hình luân chuyển và sử dụng tài sản tiền vốn, kết quả hoạt động kinh doanh của công ty.
• Phòng điều hành: là bộ phận chính của công ty, có nhiệm vụ thực hiện các yêu cầu, các chương trình của công ty. Phòng điều hành là chiếc cầu nối giữa công ty và thị trường cung cấp dịch vụ du lịch. Phòng điều hành có các chức năng cụ thể như sau:
- Là đầu mối triển khai công việc điều hành các chương trình, cung cấp các dịch vụ du lịch trên cơ sở kế hoạch, các thông bào về khách do phòng kinh doanh cung cấp.
- Lập kế hoạch và triển khai các công việc liên quan đến việc thực hiện chương trình du lịch như đăng ký khách sạn, đặt ăn, phương tiện vận chuyển,…đảm bảo về mặt thời gian và chất lượng.
- Theo dõi thực hiện chương trình du lịch, phối hợp với bộ phận kế toán thực hiện các hoạt động thanh toán với du khách và nhà cung cấp dịch vụ.
- Bộ phận Tour: tư vấn khách hàng, lên chương trình tour, kế hoạch chi tiết chương trình, tổ chức, điều hành các tour du lịch, cầu nối giữa các dịch vụ với hướng dẫn viên, xử lý các tình huống phát sinh trong quá trình thực hiện tour ( nếu có). Sau khi kết thúc tour, bộ phận tour thanh lý hợp đồng và quyết toán với hướng dẫn, tập hợp chứng từ( hóa đơn dịch vụ ăn uống, khách sạn, vé tham quan,…) nhằm tổng kết chính xác và hợp lý các chi phí với kế toán.
- Bộ phận dịch vụ: thực hiện các dịch vụ đặt vé, cho thuê xe, đặt khách sạn, vé tham quan
Hiện nay Công ty TNHH Du lịch Sao Biển có đội ngũ lao động với độ tuổi trung bình là dưới 30, do đó đáp ứng được yêu cầu đặc trưng của ngành là năng
động và sáng tạo. Công ty hoạt động dưới sự điều hành của vị nữ giám đốc trẻ tuổi, năng động, sáng tạo, nhiệt tình, rất quan tâm đến đội ngũ nhân viên. Tuy vậy, công ty vẫn không thể tránh khỏi những khó khăn trong việc kinh doanh của mình bởi vì đội ngũ nhân viên trẻ nên còn thiếu kinh nghiệm trong kinh doanh, số lượng nhân viên còn ít nên tính kiêm nhiệm trong công ty làm nhân viên không thể phát huy được hết năng lực của mình.