2.3. Phân tích thực trạng cơng tác đăng ký đất đai, cấp Giấy chứng nhận quyền
2.3.1. Thực trạng hồ sơ địa chính
a. Thực trạng cơng tác lập hồ sơ địa chính.
* Thực trạng việc lập hệ thống bản đồ
Hệ thống bản đồ dạng giấy bao gồm bản đồ địa giới hành chính và hồ sơ địa giới hành chính đƣợc thiết lập theo Chỉ thị 364/CT của Hội đồng Bộ trƣởng (nay là Chính phủ) ngày 06 tháng 11 năm 1991. Bản đồ hiện trạng sử dụng đất, bản đồ quy hoạch sử dụng đất, bản đồ địa chính và bản đồ hành chính. Trong đó, hệ thống bản đồ địa chính lập năm 1995-1997 đã đƣợc số hố, sử dụng trong phần mềm Autocad phục vụ công tác in ấn sơ đồ thửa đất trên giấy chứng nhận và cập nhật các trƣờng hợp đủ điều kiện đăng ký biến động thƣờng xuyên đối với đất ở.
Ngày 30 tháng 12 năm 2013, Bộ Tài nguyên và Môi trƣờng ban hành Thông tƣ số 55/2013/TT-BTNMT quy định về việc thành lập bản đồ địa chính tuy nhiên trong thời gian ngắn phịng Tài ngun và Mơi trƣờng huyện chƣa thể rà sốt và làm lại tồn bộ hệ thống bản đồ mới theo quy định tại thông tƣ này.
Bảng 2.2. Kết quả đo đạc bản đồ địa chính huyện Đức Hồ STT Đơn vị (xã, thị trấn) Tổng số tờ Tỷ lệ 1:1000 1:2000 1 Xã An Ninh Đông 52 25 27 2 Xã An Ninh Tây 35 18 17 3 Xã Đức Hịa Đơng 30 17 13 4 Xã Đức Lập Hạ 88 52 36 5 Xã Đức Hòa Hạ 33 18 15 6 Xã Đức Hòa Thƣợng 28 14 14 7 Xã Đức Lập Thƣợng 31 15 16 8 Xã Hiệp Hòa 24 14 10 9 Xã Hịa Khánh Đơng 22 14 8 10 Xã Hòa Khánh Nam 22 14 8 11 Xã Hòa Khánh Tây 44 28 16 12 Xã Hựu Thạnh 8 5 3 13 Xã Lộc Giang 92 66 26 14 Xã Mỹ Hạnh Bắc 97 60 37 15 Xã Mỹ Hạnh Nam 85 61 24 16 Xã Tân Mỹ 44 27 17 17 Xã Tân Phú 36 20 16 18 Thị trấn Đức Hòa 28 13 15 19 Thị trấn Hậu Nghĩa 23 6 17 20 Thị trấn Hiệp Hòa 31 15 16 Tổng số toàn huyện 853 502 351
Nguồn: Phịng Tài ngun và Mơi trường huyện Đức Hồ
* Thực trạng việc lập Hệ thống sổ sách.
Thực hiện Luật Đất đai năm 2003, Hệ thống sổ sách địa chính gồm 4 loại: Sổ Mục kê, Sổ Địa chính, Sổ cấp giấy chứng nhận, Sổ theo dõi biến động đất đai của 20 xã, thị trấn thuộc huyện đã đƣợc lập ở dạng giấy và cập nhật biến động vào hồ sơ địa chính theo đúng qui định . Sự thay đổi cán bộ trong công tác quản lý không làm
Bảng 2.3. Hệ thống sổ sách địa chính Số Số
TT Tên xã, thị trấn
Hồ sơ địa chính lƣu trữ tại Chi nhánh Văn phịng đăng ký đất đai Đức Hồ
Sổ địa chính Sổ mục kê Sổ theo dõi biến động đất đai Sổ cấp giấy chứng nhận quyền sử dụng đất 1 Xã An Ninh Đông 3 3 3 3 2 Xã An Ninh Tây 3 3 3 3 3 Xã Đức Hịa Đơng 3 3 3 3 4 Xã Đức Lập Hạ 3 3 3 3 5 Xã Đức Hòa Hạ 3 3 3 3 6 Xã Đức Hòa Thƣợng 3 3 3 3 7 Xã Đức Lập Thƣợng 3 3 3 3 8 Xã Hiệp Hòa 3 3 3 3 9 Xã Hịa Khánh Đơng 3 3 3 3 10 Xã Hòa Khánh Nam 3 3 3 3 11 Xã Hòa Khánh Tây 3 3 3 3 12 Xã Hựu Thạnh 3 3 3 3 13 Xã Lộc Giang 3 3 3 3 14 Xã Mỹ Hạnh Bắc 3 3 3 3 15 Xã Mỹ Hạnh Nam 3 3 3 3 16 Xã Tân Mỹ 3 3 3 3 17 Xã Tân Phú 3 3 3 3 18 Thị trấn Đức Hòa 3 3 3 3 19 Thị trấn Hậu Nghĩa 3 3 3 3 20 Thị trấn Hiệp Hòa 3 3 3 3 Tổng cộng 60 60 60 60
Ngồi ra tại Chi nhánh Văn phịng đăng ký đất đai huyện Đức Hồ cịn lập hệ thống sổ phục vụ công tác chuyên môn nhƣ: Sổ theo dõi giao dịch đảm bảo, Sổ tiếp nhận, luân chuyển hồ sơ giao dịch đảm bảo, Sổ luân chuyển hồ sơ đăng ký biến động. Sổ tiếp nhận hồ sơ đăng ký đất đai, cấp giấy chứng nhận lần đầu. Sổ luân chuyển thơng tin địa chính với cơ quan thuế, Sổ đăng ký đất đai, Sổ tiếp nhận và sử dụng phôi Giấy chứng nhận.
b. Thực trạng cơng tác chỉnh lý hồ sơ địa chính.
Cơng tác chỉnh lý hồ sơ địa chính dạng giấy đƣợc Chi nhánh Văn phịng đăng ký đất đai huyện Đức Hoà thƣờng xuyên cập nhật, chỉnh lý biến động theo qui định của Bộ Tài nguyên và Môi trƣờng tại Thông tƣ số 09/2007/TT-BTNMT ngày 02/8/2007 về hƣớng dẫn việc lập, chỉnh lý, quản lý hồ sơ địa chính và Thông tƣ số 24/2014/TT-BTNMT ngày 19/5/2014 quy định về hồ sơ địa chính, gồm các cơng việc sau:
+ Cập nhật, chỉnh lý bản đồ địa chính và dữ liệu thuộc tính địa chính đối với các trƣờng hợp thuộc thẩm quyền cấp mới Giấy chứng nhận do UBND huyện cấp;
+ Trong thời gian chƣa xây dựng đƣợc cơ sở dữ liệu địa chính điện tử thì thực hiện việc cập nhật, chỉnh lý hồ sơ địa chính trên giấy theo quy định của các thông tƣ này.
+ Khi nhận đƣợc thông báo chỉnh lý biến động hồ sơ địa chính hoặc quyết định của cấp có thẩm quyền có nội dung cập nhật, chỉnh lý hồ sơ địa chính, Uỷ ban nhân dân cấp xã, thị trấn chịu trách nhiệm cập nhật, chỉnh lý vào hồ sơ địa chính trên giấy đang quản lý đối với tất cả các trƣờng hợp đủ điều kiện chỉnh lý biến động về sử dụng đất theo qui định.
Tuy nhiên cơng tác chỉnh lý, cập nhật hồ sơ địa chính trên địa bàn huyện hiện tại thực hiện trên hồ sơ dạng giấy do chƣa có hồ sơ địa chính điện tử chính quy, và chỉ cập nhật biến động, chỉnh lý đƣợc đối với các trƣờng hợp đủ điều kiện đăng ký biến động do ngƣời dân thực hiện quyền của ngƣời sử dụng đất nhƣ: chuyển đổi, chuyển nhƣợng, tặng cho, thừa kế, thế chấp, góp vốn bằng quyền sử dụng đất ở; Thực tế công tác thu hồi đất, chuyển mục đích sử dụng từ đất nơng nghiệp sang đất phi nơng nghiệp có rất nhiều thiếu sót và khơng đạt u cầu do hầu hết chƣa cập
nhật, chỉnh lý bản đồ địa chính, sổ mục kê, sổ đăng ký biến động đất đai. Nguyên nhân là do tình hình thực tế phức tạp trên địa bàn và do lịch sử để lại việc đo vẽ bản đồ địa chính đối với đất nơng nghiệp khơng chi tiết theo từng thửa ruộng của từng hộ gia đình tại thời điểm giao ruộng (giai đoạn 1993-1995), vì vậy khi thực hiện thu hồi đất nông nghiệp để chuyển sang sử dụng vào mục đích khác khó thực hiện chỉnh lý biến động. Cơng tác ln chuyển cán bộ, trình độ cán bộ phụ trách công tác trên cịn hạn chế nên cơng tác chỉnh lý hồ sơ địa chính đối với đất nơng nghiệp tại huyện Đức Hồ khơng đƣợc cập nhật thƣờng xuyên, liên tục, nhiều khi chỉnh lý chƣa đúng quy phạm mà theo ý chủ quan của từng cán bộ.
c. Thực trạng công tác quản lý hồ sơ địa chính.
Hệ thống hồ sơ địa chính đang lƣu trữ tại Chi nhánh Văn phòng đăng ký đất đai huyện Đức Hồ gồm: 60 quyền sổ địa chính, 60 quyển sổ mục kê kiêm thống kê ruộng đất lập năm 1995-1997, 60 quyền sổ theo dõi biến động đất đai và 60 quyển sổ cấp giấy chứng nhận quyền sử dụng đất. Những biến động trong việc sử dụng đất trƣớc năm 2009 không đƣợc thực hiện đầy đủ nên số lƣợng sổ theo dõi biến động đất đai đến nay chỉ có 60 quyển.
Hệ thống hồ sơ địa chính của Chi nhánh Văn phòng đăng ký đất đai huyện Đức Hoà chủ yếu ở dạng giấy. Trƣớc đây, hồ sơ địa chính đƣợc lập theo mẫu cũ của Tổng cục Địa chính, gồm: Bản đồ đo đạc năm 1995 - 1997; Sổ mục kê kiêm thống kê ruộng đất lập theo đơn vị xã (giai đoạn 1995-1997); Sổ cấp giấy chứng nhận quyền sử dụng đất; Sổ địa chính; Sổ theo dõi biến động đất đai. Thực hiện các Thông tƣ của Bộ Tài nguyên và Môi trƣờng: 09/2007/TT-BTNMT ngày 02/8/2007, số 24/2014/TT-BTNMT ngày 19/5/2014 quy định về hồ sơ địa chính, Chi nhánh Văn phịng đăng ký đất đai huyện Đức Hoà đã xây dựng hồ sơ địa chính theo mẫu mới và hƣớng dẫn các xã, thị trấn cập nhật hệ thống sổ theo các Thông tƣ này để việc quản lý đƣợc đồng bộ, đầy đủ, đúng qui định.
Công tác chỉnh lý hồ sơ địa chính: Cán bộ Văn phịng đăng ký đƣợc phân cơng thụ lý hồ sơ thực hiện đồng thời nhiệm vụ chỉnh lý hồ sơ địa chính đối với hồ sơ đƣợc giao thụ lý theo đúng quy định và soạn thảo thơng báo biến động trình lãnh đạo ký ban hành, gửi về UBND cấp xã nơi có đất để kịp thời chỉnh lý. Năm 2012,
Văn phịng đăng ký đã số hố sổ mục kê của 20 xã, thị trấn trên địa bàn huyện để thuận lợi cho việc tra cứu, cung cấp thông tin, đăng ký đất đai. Tuy nhiên do hệ thống bản đồ địa chính của huyện đƣợc đo đạc thủ công từ khoảng 20 năm trƣớc, cùng với công tác quản lý đất đai của các cấp chính quyền trong giai đoạn trƣớc cịn bng lỏng, thiếu đồng bộ, nên việc lƣu trữ, chỉnh lý và quản lý hồ sơ địa chính chƣa đƣợc quan tâm đúng mức. Lực lƣợng cán bộ cịn mỏng, trình độ chun mơn, nghiệp vụ của cán bộ địa chính cấp xã trên địa bàn huyện cịn hạn chế, cán bộ địa chính phải kiêm nhiệm nhiều việc khác nhƣ giải phóng mặt bằng, xây dựng, giao thông, môi trƣờng... dẫn đến việc lập sổ sách, cập nhật chỉnh lý biến động chƣa thƣờng xuyên. Hệ thống văn bản quy định của việc chỉnh lý hồ sơ địa chính cịn thay đổi nhiều lần về mẫu sổ sách. Chính vì vậy, việc theo dõi biến động về sử dụng đất gặp nhiều khó khăn.