CHƢƠNG 1 CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ KHÁCH SẠN VÀ NGUỒN KHÁCH
2.1. Khái quát về khách sạn Sài Gòn Phú Thọ
2.1.2. Cơ cấu tổ chức, bộ máy quản lý của Khách sạn Sài Gòn Phú Thọ
2.1.2.1. Sơ đồ tổ chức bộ máy
Mỗi một cơ quan, cơ sở kinh doanh muốn hoạt động tốt, đạt hiệu quả cao đều cần có cơ cấu tổ chức rõ ràng và hoạt động linh hoạt.
HỘI ĐỒNG QUẢN TRỊ
TỔNG GIÁM ĐỐC
BAN KIỂM SOÁT
PHÒNG NHÂN
SỰ
ĐẠI HỘI ĐỒNG CỔ ĐÔNG
PHÓ TỔNG GIÁM ĐỐC PHÒNG KẾ TOÁN PHÒNG KD-TT KHỐI LƯU TRÚ PHÒN G KỸ THUẬT KHỐI ẨM THỰC BỘ PHẬN LỄ TÂN BỘ PHẬN BUỒNG BỘ PHẬN BẾP BỘ PHẬN NHÀ HÀNG (Nguồn: khách sạn Sài Gòn Phú Thọ)
Sơ đồ 2.1. Sơ đồ tổ chức bộ máy Công Ty Cổ Phần Du Lịch - Dịch Vụ-Thƣơng Mại Phú Thọ.
2.1.2.2. Cơ cấu tổ chức Đại hội đồng cổ đông
Căn cứ vào Luật doanh nghiệp 2014, Đại hội đồng cổ đông là cơ quan có quyền quyết định cao nhất của công ty cổ phần, bao gồm tất cả các cổ đông có quyền biểu quyết (cổ đông phổ thông, cổ đông ƣu đãi biểu quyết và cổ đông khác theo quy định của Điều lệ công ty).
Thẩm quyền của Đại hội đồng cổ đông
* Đại hội đồng cổ đông có thẩm quyền nhƣ sau: - Thông qua định hƣớng phát triển của công ty;
- Quyết định loại cổ phần và tổng số cổ phần của từng loại đƣợc quyền chào bán; quyết định mức cổ tức hằng năm của từng loại cổ phần;
- Bầu, miễn nhiệm, bãi nhiệm thành viên Hội đồng quản trị, Kiểm soát viên; - Quyết định đầu tƣ hoặc bán số tài sản có giá trị bằng hoặc lớn hơn 35% tổng giá trị tài sản đƣợc ghi trong báo cáo tài chính gần nhất của công ty nếu Điều lệ công ty không quy định một tỷ lệ hoặc một giá trị khác;
- Quyết định sửa đổi, bổ sung Điều lệ công ty; - Thông qua báo cáo tài chính hằng năm;
- Quyết định mua lại trên 10% tổng số cổ phần đã bán của mỗi loại;
- Xem xét và xử lý các vi phạm của Hội đồng quản trị, Ban kiểm soát gây thiệt hại cho công ty và cổ đông công ty;
- Quyết định tổ chức lại, giải thể công ty;
- Quyền và nghĩa vụ khác theo quy định của Luật này và Điều lệ công ty.
Hội đồng quản trị
Theo luật doanh nghiệp, Hội đồng quản trị đƣợc định nghĩa:
Hội đồng quản trị là cơ quan quản lý công ty cổ phần, có toàn quyền nhân danh công ty để quyết định, thực hiện các quyền và nghĩa vụ của công ty không thuộc thẩm quyền của Đại hội đồng cổ đông.
* Đặc điểm của hội đồng quản trị
Hội đồng quản trị trong công ty cổ phần có từ 03 đến 11 thành viên. Điều lệ công ty quy định cụ thể số lƣợng thành viên Hội đồng quản trị. Nhiệm kỳ của thành viên Hội đồng quản trị, thành viên độc lập Hội đồng quản trị không quá 05 năm và có thể đƣợc bầu lại với số nhiệm kỳ không hạn chế. Số lƣợng, thời hạn cụ thể của
nhiệm kỳ, số thành viên Hội đồng quản trị phải thƣờng trú ở Việt Nam do Điều lệ công ty quy định.
* Quyền và nghĩa vụ của Hội đồng quản trị
Với vai trò và vị trí quan trọng trong cơ cấu tổ chức của công ty cổ phần. Hội đồng quản trị có các quyền và nghĩa vụ cụ thể nhƣ sau:
- Quyết định chiến lƣợc, kế hoạch phát triển trung hạn và kế hoạch kinh doanh hằng năm của công ty.
- Kiến nghị loại cổ phần và tổng số cổ phần đƣợc quyền chào bán của từng loại.
- Quyết định bán cổ phần mới trong phạm vi số cổ phần đƣợc quyền chào bán của từng loại; quyết định huy động thêm vốn theo hình thức khác.
- Quyết định giá bán cổ phần và trái phiếu của công ty.
- Quyết định mua lại cổ phần theo quy định tại Điều 133 của Luật doanh nghiệp 2020.
- Quyết định phƣơng án đầu tƣ và dự án đầu tƣ trong thẩm quyền và giới hạn theo quy định của pháp luật;
- Quyết định giải pháp phát triển thị trƣờng, tiếp thị và công nghệ;
- Bầu, miễn nhiệm, bãi nhiệm Chủ tịch Hội đồng quản trị; bổ nhiệm, miễn nhiệm, ký hợp đồng, chấm dứt hợp đồng đối với Giám đốc hoặc Tổng giám đốc và ngƣời quản lý quan trọng khác do Điều lệ công ty quy định; quyết định, tiền lƣơng và quyền lợi khác của những ngƣời quản lý đó; cử ngƣời đại diện theo ủy quyền tham gia Hội đồng thành viên hoặc Đại hội đồng cổ đông ở công ty khác, quyết định mức thù lao và quyền lợi khác của những ngƣời đó;
- Giám sát, chỉ đạo Giám đốc hoặc Tổng giám đốc và ngƣời quản lý khác trong điều hành công việc kinh doanh hằng ngày của công ty;
- Quyết định cơ cấu tổ chức, quy chế quản lý nội bộ của công ty, quyết định thành lập công ty con, lập chi nhánh, văn phòng đại diện và việc góp vốn, mua cổ phần của doanh nghiệp khác;
- Duyệt chƣơng trình, nội dung tài liệu phục vụ họp Đại hội đồng cổ đông, triệu tập họp Đại hội đồng cổ đông hoặc lấy ý kiến để Đại hội đồng cổ đông thông qua quyết định;
- Kiến nghị mức cổ tức đƣợc trả; quyết định thời hạn và thủ tục trả cổ tức hoặc xử lý lỗ phát sinh trong quá trình kinh doanh;
- Kiến nghị việc tổ chức lại, giải thể, yêu cầu phá sản công ty;
- Quyền và nghĩa vụ khác theo quy định của Luật này và Điều lệ công ty. * Cách thức làm việc của Hội đồng quản trị
Hội đồng quản trị thông qua quyết định bằng biểu quyết tại cuộc họp. Lấy ý kiến bằng văn bản hoặc hình thức khác do Điều lệ công ty quy định. Mỗi thành viên hội đồng quản trị có một phiếu biểu quyết. Khi thực hiện chức năng, quyền và nghĩa vụ của mình, Hội đồng quản trị tuân thủ đúng quy định của pháp luật, Điều lệ công ty và nghị quyết của Đại hội đồng cổ đông.
Trong trƣờng hợp nghị quyết do hội đồng quản trị thông qua trái với quy định của pháp luật hoặc Điều lệ công ty gây thiệt hại cho công ty thì các thành viên tán thành thông qua nghị quyết đó phải cùng liên đới chịu trách nhiệm cá nhân về nghị quyết đó và phải đền bù thiệt hại cho công ty; thành viên phản đối thông qua nghị quyết nói trên đƣợc miễn trừ trách nhiệm. Trƣờng hợp này, cổ đông sở hữu cổ phần của công ty liên tục trong thời hạn ít nhất 01 năm có quyền yêu cầu Hội đồng quản trị đình chỉ thực hiện nghị quyết nói trên.
Tổng giám đốc
Là ngƣời quyết định các vấn đề liên quan đến công việc kinh doanh hằng ngày của công ty mà không cần phải có quyết định của Hội đồng quản trị. Điều hành trực tiếp hoạt động kinh doanh của khách sạn, kiểm tra, theo dõi việc thực hiện các nghị quyết của Hội đồng quản trị.
Phó giám đốc
Phó giám đốc cũng là vị trí nhân sự cấp cao trong bộ máy điều hành, thay mặt Giám đốc xử lý và quyết định các công việc khi Giám đốc vắng mặt, thực hiện những công việc đƣợc ủy quyền.
Tùy vào từng mảng công việc mà Phó giám đốc sẽ có nhiệm vụ khác nhau. Tuy nhiên, họ vẫn phải đảm bảo những công việc chính nhƣ sau:
Quản lý nhân sự: Công việc của một Phó giám đốc bao gồm phân công, bố trí nhân sự, đôn đốc và quản lý nguồn lực theo đúng quy định của công ty. Ngoài ra còn đánh giá khen thƣởng nhân viên, đào tạo, tham gia phỏng vấn và đào tạo nhân viên mới.
Kinh doanh, sản xuất: Có nhiệm vụ hỗ trợ các bộ phận, điều phối ngân sách, lập kế hoạch để đảm bảo quá trình hoạt động trơn tru. Trao đổi với Giám đốc, thảo luận về các lựa chọn để có quyết định chính sách phù hợp.
Họ đề xuất xây dựng cơ cấu tổ chức cho từng phòng ban, trình ban giám đốc phê duyệt nhằm hoàn thành các mục tiêu đƣợc giao phó. Ban hành quy chế, quy định về văn hóa doanh nghiệp. Đề xuất với ban giám đốc ứng dụng công nghệ mới, biện pháp quản lý hiệu quả phù hợp với tổ chức.
Bộ phận nhân sự
Nhân sự là một bộ phận trong hệ thống các bộ phận trong khách sạn. Đây là bộ phận không phụ thuộc, liên quan đến khách hàng nhƣng đóng vai trò quan trọng để khách sạn hoạt động đƣợc tốt.
Bộ phận nhân sự có vai trò:
- Giúp tuyển chọn nhân viên cho khách sạn
- Quản lý việc tuyển chọn nhân viên cho khách sạn - Giúp cho khách sạn có thể hoạt động
Nhiệm vụ của bộ phận nhân sự vô cùng quan trọng, để đảm bảo cho khách sạn hoạt động một cách có hiệu quả.
- Tuyển dụng, lựa chọn nhân sự phù hợp cho khách sạn - Tổ chức, sắp xếp nhân viên trong khách sạn
- Quản lý, đánh giá các nhân viên tại các bộ phận trong khách sạn - Tiếp nhận, giải quyết những ý kiến từ cấp trên
- Ban hành các quy chế cho nhân viên bắt buộc phải tuân theo
Phòng kế toán
Chức năng: tìm vốn, quyết định các chiến lƣợc về tài chính, cho khách sạn. Theo dõi, quản lý và báo cáo sổ sách thu, chi,… .
Nhiệm vụ: lập chứng từ trong việc hình thành và sử dụng vốn; lập báo cáo tài chính theo tháng, quý, năm, lập chứng từ xác định kết quả kinh doanh của từng bộ phận và của toàn khách sạn. Quản lý và giám sát thu, chi.
Khối ẩm thực
Khối ẩm thực là bộ phận mang lại doanh thu cao cho khách sạn chỉ sau bộ phận buồng phòng. Đây là bộ phận đảm nhiệm các vấn đề liên quan đến ăn uống tại
khách sạn. Bộ phận này cũng chia làm nhiều bộ phận và chức vụ nhƣ: bộ phận bếp, bộ phận quầy bar, bộ phận phục vụ.
Với vai trò chính là: Mang lại doanh thu cho khách sạn, cung cấp các dịch vụ liên quan đến ăn uống cho khách hàng, tạo trải nghiệm tốt cho khách hàng khi sử dụng dịch vụ ăn uống tại khách sạn, phối hợp chặt chẽ với với các bộ phận khác trong khách sạn.
Chính bởi là bộ phận mang lại doanh thu cho khách sạn nên đây cũng có rất nhiều nhiệm vụ cần thực hiện nhƣ: Tổ chức hoạt động kinh doanh ăn uống (chế biến, lƣu thông, tổ chức phục vụ...); Phục vụ, cung cấp đồ ăn đến khách hàng và nhân viên tại khách sạn; Thanh toán các chi phí trong quá trình sử dụng dịch vụ ăn uống; Tổ chức và cung cấp các dịch vụ bổ sung (tổ chức tiệc, buffet…).
Phòng kinh doanh - tiếp thị
Có trách nhiệm khai thác, tìm kiếm các nhóm khách hàng về cho khách sạn, là bộ phận thiết yếu mang lại doanh thu cho khách sạn.
Mỗi nhân viên kinh doanh thƣờng sẽ chịu trách nhiệm một lĩnh vực riêng nhƣ: dịch vụ phòng ở (khách đoàn, khách lẻ); dịch vụ tiệc, hội nghị, ăn uống trong và ngoài khách sạn.
Nhân viên tiếp thị có nhiệm vụ lên các kế hoạch liên quan đến việc quảng bá hình ảnh, sự kiện của khách sạn, thu thập các thông tin về các nhóm đối tƣợng khách hàng, đối thủ cạnh tranh.
Khối lưu trú
Đây là khối quan trọng nhất trong kinh doanh khách sạn, là nguồn thu chính và là mục đích kinh doanh. Trong khối này có hai bộ phận chính là Bộ phận lễ tân (bộ phận đón tiếp) và Bộ phận buồng. hai bộ phận này luôn luôn bổ trợ và giúp đỡ và liên kết chặt chẽ với nhau. Xong cùng với đó cũng có những chức năng và nhiệm vụ khác nhau.
- Bộ phận đón tiếp
Chức năng: bộ phận đón tiếp còn gọi là bộ phận lễ tân đƣợc ví nhƣ bộ mặt của khách sạn. Là bộ phận trực tiếp tiếp xúc với khách hàng. Bộ phận này còn là cầu nối giữa khách hàng với các dịch vụ của khách sạn, giữa các bộ phận với nhau trong khách sạn. Đây còn là trợ thủ đắc lực của quản lý trong việc tƣ vấn, góp ý về tình hình của khách sạn, nhu cầu của thị trƣờng, thị hiếu của khách hàng, xu hƣớng
trong tƣơng lai,…giúp ban giám đốc nắm vững tình hình khách lƣu trú, thông tin về cơ cấu khách, nguồn khách từ đó đƣa ra những thay đổi, kế hoạch nhằm mang lại hiệu quả kinh doanh cao nhất cho khách sạn.
Nhiệm vụ: đón tiếp, nhận, giải quyết yêu cầu của khách hàng và chuyển thông tin của khách hàng đến các bộ phận liên quan; cung cấp cho khách những chƣơng trình hay dịch vụ bổ sung; hƣớng dẫn khách, làm thủ tục đăng ký phòng và trả phòng cho khách, thu phí nếu khách hàng sử dụng các sản phẩm khác trong khách sạn; lƣu trữ thông tin của khách lên hệ thống, báo cáo với quản lý tình hình hoạt động; liên kết, hỗ trợ các bộ phận khác hoàn thành nhiệm vụ.
- Bộ phận buồng
Chức năng: cung cấp sản phẩm dịch vụ chính tại khách sạn, mang lại nguồn doanh thu cao nhất trong tổng doanh thu của khách sạn; phối hợp chặt chẽ, nhất quán với bộ phận lễ tân trong hoạt động bán và cung cấp dịch vụ buồng; chịu trách nhiệm về sự nghỉ ngơi lƣu trú của khách hàng tại khách sạn.
Bộ phận buồng phòng có thể đƣợc phân thành những bộ phận nhỏ với chức năng riêng, cụ thể hơn nhƣ: bộ phận dọn phòng, bộ phận giặt là, kho vải, bộ phận vệ sinh công cộng,… .
Nhiệm vụ: chuẩn bị buồng, đảm bảo luôn ở chế độ sẵn sàng đón khách; vệ sinh buồng phòng hàng ngày, các khu vực tiền sảnh và khu vực công cộng; kiểm tra tình trạng phòng, các thiết bị, vật dụng, sản phẩm khác trong phòng khi làm vệ sinh; nhận và giao các dịch vụ phục vụ khách, báo cho bộ phận lễ tân các vấn đề có liên quan; nắm đƣợc tình hình khách thuê phòng.
Phòng phận kỹ thuật
Có vai trò tƣơng đối cần thiết và quan trọng của khách sạn. Luôn đảm bảo cho máy móc, hệ thống kỹ thuật và thiết bị trong khách sạn vận hành tốt, đảm bảo cho khách sạn luôn hoạt động tốt.
Với nhiệm vụ chính là: Sửa chữa máy móc, thiết bị và hệ thống kỹ thuật trong khách sạn; quản lý, giám sát máy móc, thiết bị và hệ thống kỹ thuật trong khách sạn; hỗ trợ các bộ phận khác khi có yêu cầu.