- Nhiệm vụ: Lập kế hoạch và thực hiện các hoạt động kinh doanh cũng như
MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM HOÀN THIỆN CÔNG TÁC ĐÀO TẠO VÀ PHÁT TRIỂN NHÂN SỰ TẠI CỔ
3.2.5 Áp dụng phần mềm quản trị nhân sự vào công tác đào tạo và phát triển
tác đào tạo và phát triển
Một bài toán lớn đang được các doanh nghiệp đặt ra trong bối cảnh hiện nay. Đó là làm thế nào để tiết giảm chi phí mà vẫn đảm bảo hiệu quả trong công tác quản trị nhân sự? Đặc biệt khi nền kinh tế đang chịu ảnh hưởng nặng nề từ Covid-19, thì mọi giải pháp được đưa ra để tối ưu ngân sách đều được ưu tiên hành động.
Song song với đó là sự phát triển vượt bậc hiện nay cùng với việc các doanh nghiệp đi đầu đang dần ứng dụng công nghệ vào công tác quản trị nhân sự và vận hành doanh nghiệp thì thành công sẽ là điều tất yếu.
Số hóa ngành nhân sự hiện đang là một chủ đề nóng với những chuyên gia hoạt động trong lĩnh vực nhân sự. Đó là bởi tầm nhìn của những chuyên gia này nhận thấy công nghệ kỹ thuật số có tiềm năng làm thay đổi đế chế quản trị nhân sự như thế nào và họ thực sự muốn nắm bắt điều đó.
• Khó khăn trong phương pháp quản lý truyền thống
Những bất cập trong công tác quản lý nhân sự truyền thống có thể dễ dàng nhận thấy qua những vấn đề sau:
- Dữ liệu nhân sự bị phân tán, không đồng bộ do đó công tác rà soát, tra cứu thông tin bị đứt quãng, mất thời gian. Lãng phí thời gian tìm kiếm và chi phí lưu trữ giấy tờ, hồ sơ nhân sự.
- Nhà quản lý nhân sự gặp khó khăn trong hoạt động theo dõi biến động nhân sự, tăng/giảm lao động, đặc biệt đối với doanh nghiệp quy mô lớn, mô hình kinh doanh chuỗi/chi nhánh.
- Khó khăn trong việc theo dõi và tuân thủ quy định bảo hiểm cho người lao động và các hoạt động nghiệp vụ liên quan đến quá trình.
- Công tác đánh giá, kiểm soát chất lượng công việc không hiệu quả dẫn đến thiếu căn cứ trong hoạt động điều phối, bổ nhiệm hay tăng cấp vị trí cho nhân sự.
- Công tác tổng hợp bảng lương, tính lương, tra soát KPI tốn quá nhiều thời gian và lực lượng nhân sự thực hiện.
- Hoạt động tuyển dụng không hiệu quả mà vẫn tiêu tốn một khoản chi phí không nhỏ.
Nếu như trước đây khi chưa có nền công nghệ kỹ thuật số phát triển vượt bậc, các doanh nghiệp vẫn phải gồng mình quản trị nhân sự theo phương pháp truyền thống. Thì nay, với sự nỗ lực phát triển không ngừng nghỉ của các nhà nghiên cứu ứng dụng phần mềm thì việc đưa tới một giải pháp công nghệ hỗ trợ toàn diện cho công tác vận hành doanh nghiệp là điều thực sự đáng mừng. Ngày nay với tốc độ phát triển của xã hội, dòng chảy công nghệ số cũng như những mô hình kinh doanh mới được định hình thì phương pháp quản lý cũ đã không còn phù hợp do có quá nhiều mặt hạn chế. Điển hình trong đó là sự rườm rà thiếu tính linh hoạt trong quy trình dẫn đến mất thời gian và tốn kém chi phí. Cũng từ những hoạt động chiếm nhiều thời gian chết đó đã ảnh hưởng không nhỏ lên năng suất và hiệu quả công việc. Thay vì nhân sự tập trung vào công tác nghiệp vụ thì lại mất đến 40% thời gian một ngày để giải quyết các tác vụ hành chính không cần thiết. Không những vậy, sự tốn kém trong chi phí hành chính văn phòng còn nằm ở việc quy trình doanh nghiệp có quá nhiều giấy tờ, hồ sơ, đơn từ, thiết bị phục vụ công tác in ấn và lưu trữ thông tin.
Nhìn chung lại những bất cập đó đều dẫn đến một hệ quả mà mọi doanh nghiệp đều có thể lường trước được, đó là sự tốn kém chi phí quản lý và làm giảm sút tỷ lệ tăng trưởng.
• Ứng dụng của công nghệ trong hoạt động quản trị nhân sự
Quản trị nhân sự là lĩnh vực được tác động mạnh mẽ nhất khi mà mọi sự thay đổi của công nghệ diễn ra. Công nghệ làm thay đổi vai trò của người quản lý nhân sự ở một mức độ khá rõ rệt. Ngày càng có nhiều chức năng trong bộ phận nhân sự của doanh nghiệp đang được dần thay thế bằng quy trình tự động hóa.
Với mục đích nhằm nâng cao hiệu quả vận hành và quản trị nhân sự. Công nghệ ngày nay được xây dựng dựa trên các nền tảng khác nhau cũng được sử dụng rộng rãi trên hầu hết mọi lĩnh vực của doanh nghiệp.
Một giải pháp về quy trình tinh gọn và khép kín được đưa ra với những hiệu quả ứng dụng không ngờ cho doanh nghiệp. Từ công tác số hóa hồ sơ nhân sự, quản lý và theo dõi biến động nhân sự, tự động hóa bảng chấm công, tự động tính lương, tự động đánh giá KPI,…. Hay thậm chí đến những công việc đòi hỏi cả một quy trình rườm rà và tốn kém như quy trình tuyển dụng.
- Tiết kiệm thời gian, loại bỏ hoạt động thủ công:
+ Số hóa hồ sơ nhân sự.
+ Quản lý và theo dõi quá trình công tác.
+ Theo dõi biến động nhân sự.
- Tính gọn và tự động hóa toàn bộ quy trình tuyển dụng – đào tạo – kết nối:
+ Số hóa quy trình tuyển dụng.
+ Cải thiện quản lý thời gian và khối lượng công việc của phòng nhân sự.
+ Tạo và quản lý nguồn ứng viên bằng khả năng số hóa CV và lưu trữ trực tuyến, nâng cao tương tác với ứng viên
+ Tăng cường kết nối nhân sự nhằm tạo ra môi trường số giữa nhà quản lý và nhân viên có thể dễ dàng trao đổi, tương tác. Từ đó minh bạch toàn bộ quy trình làm việc, tiến tới xây dựng văn hóa doanh nghiệp đoàn kết và chuyên nghiệp.
- Thông tin chấm công, bảng lương minh bạch và chính xác:
+ Hệ thống phần mềm quản trị nhân sự sẽ thiết lập hệ thống KPI cho từng vị trí thông qua các tiêu chí về bộ chỉ tiêu, hệ số đánh giá, tỷ lệ quy đổi, đơn vị tính một cách chi tiết nhất
+ Giúp nhà quản lý tự động đánh giá KPI từ kết quả thực hiện công việc, tiết giảm đến 90% thời gian cho nhà quản lý trong hoạt động tổng hợp và phân tích thủ công
+ Hệ thống đánh giá KPI chính xác và minh bạch, hỗ trợ cấp nhà quản lý và lãnh đạo cơ căn cứ để đánh giá năng lực và điều phối nhân sự
• Lợi ích
- Lợi ích từ góc độ trưởng phòng nhân sự:
+ Công tác xử lý công nợ hàng tháng được thực hiện dễ dàng, chính xác
+ Tiết kiệm nguồn ngân sách lớn cho doanh nghiệp thông qua hỗ trợ hoạt động tuyển dụng
+ Tổng hợp và lưu trữ thông tin nhân sự được đồng bộ trên hệ thống, loại bỏ hoàn toàn chi phí tốn kém cho giấy tờ, hồ sơ
+ Tinh gọn quy trình vận hành và quản trị doanh nghiệp giúp rút ngắn thời gian
+ Đánh giá, ghi nhận năng lực nhân viên thông qua tự động hóa đánh giá KPI một cách
- Lợi ích từ góc độ các cấp lãnh đạo
+ Nguồn lực lao động được tối ưu, tập trung giải quyết các hoạt động nghiệp vụ chính
+ Nâng cao năng suất lao động, giảm thiểu rủi ro chảy máu chất xám bởi các hoạt động không cần thiết
+ Xây dựng môi trường văn hóa nội bộ kết nối và chia sẻ tốt hơn
+ Tiết kiệm khoản chi phí lớn như chi phí văn phòng, chi phí nhân sự, chi phí tuyển dụng,…