theo cơ chế một cửa, một cửa liờn thụng của Uỷ ban nhõn dõn phường
Bộ phận tiếp nhận hồ sơ và trả kết quả giải quyết TTHC (Tờn gọi tắt: Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả) được thành lập ở tất cả cỏc cơ quan hành chớnh thuộc thành phố Hà Nội (Điều 4. Quyết định số 84/2009/QĐ- UBND).
Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả ở UBND phường đặt trụ sở tại trụ sở UBND phường do Chủ tịch UBND phường phụ trỏch.
Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả UBND phường cú chức năng hướng dẫn, tiếp nhận, chuyển giao hồ sơ, trả kết quả giải quyết TTHC thực hiện cơ chế một cửa, một cửa liờn thụng thuộc thẩm quyền của UBND phường.
Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả UBND phường cú nhiệm vụ:
1. Thực hiện đỳng qui trỡnh tiếp nhận, chuyển giao, trả kết quả, thu phớ, lệ phớ (nếu cú) theo cơ chế một cửa, một cửa liờn thụng thụng theo qui định:
- Hướng dẫn, tiếp nhận hồ sơ, thẩm định tớnh hợp phỏp, hợp lệ của hồ sơ yờu cầu giải quyết TTHC của tổ chức, cỏ nhõn theo qui định của phỏp luật hiện hành;
- Chuyển giao hồ sơ yờu cầu giải quyết TTHC của tổ chức, cỏ nhõn đến bộ phận chuyờn mụn, cơ quõn chuyờn mụn cú liờn quan giải quyết đỳng thẩm quyền;
- Nhận kết quả giải quyết TTHC từ cỏc bộ phận chuyờn mụn, cơ quan cú thẩm quyền;
- Lưu trữ hồ sơ, tài liệu, thụng tin theo qui định của phỏp luật và bằng cụng nghệ thụng tin trờn mỏy tớnh theo qui định.
2. Nghiờn cứu, đề xuất với thủ trưởng cơ quan, đơn vị và cơ quan cấp trờn về cỏc giải phỏp cải cỏch TTHC.
3. Bỏo cỏo thống kờ định kỳ thỏng, quý, năm và đột xuất với thủ trưởng cơ quan, đơn vị kết quả thực hiện cơ chế một cửa, một cửa liờn thụng theo qui định.
4. Quản lý, sử dụng một số loại sổ sỏch, biểu thống kờ: sổ nhật ký ghi chộp việc tiếp nhận, chuyển giao hồ sơ cho cỏc cơ quan chức năng thụ lý giải quyết và trả kết quả cho cỏc tổ chức, cỏ nhõn; biờn bản giao, nhận hồ sơ giữa bộ phận tiếp nhận và trả kết quả với cỏn bộ, cụng chức cơ quan chuyờn mụn trực tiếp thụ lý hồ sơ; phiếu hẹn trả kết quả giải quyết TTHC cho tổ chức, cỏ nhõn.
Trên cơ bản, UBND thành phố Hà Nội quy định chung về quy trình tiếp nhận, giải quyết TTHC gồm 3 bớc sau đây:
Bớc một: Công chức tại Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả xem xét hồ sơ yêu cầu giải quyết TTHC của công dân, tổ chức. Nếu HSHC đã đầy đủ theo quy định thì viết giấy biên nhận hồ sơ, hẹn ngày trả kết quả. Nếu HSHC cha đầy đủ thì hớng dẫn để công dân, tổ chức bổ sung hoàn chỉnh. Trờng hợp yêu cầu của công dân, tổ chức không thuộc phạm vi giải quyết thì hớng dẫn công dân tổ chức đến cơ quan nhà nớc có thẩm quyền giải quyết.
Đối với những TTHC có yếu tố chuyên môn kinh tế kỹ thuật phức tạp thì cần phải giải trình trớc cơ quan có thẩm quyền giải quyết. Cơ quan có thẩm quyền giải quyết phải thông báo bằng văn bản cho công dân tổ chức biết nội dung, thời gian, địa điểm giải trình những vấn đề đó. Thời gian
gửi thông báo phải đủ để công dân, tổ chức nhận đợc và chuẩn bị giải trình.
Bước hai: công chức tiếp dân nhận HSHC chuyển hồ sơ TTHC đến các ban chuyên môn nghiên cứu hồ sơ, trình cấp có thẩm quyền phê duyệt, sau đó chuyển về Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả để trả kết quả theo đúng thời gian quy định.
Bớc ba: Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả lu trữ kết quả giải quyết, thu phí, lệ phí theo quy định, trả kết quả cho công dân, tổ chức đúng thời gian đã hẹn. Trờng hợp vì một lý do nào đó, giải quyết HSHC không đúng nh thời gian đã hẹn thì Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả phải thông báo cho công dân, tổ chức biết lý do và hẹn lại thời gian trả kết quả.
Tuy nhiên, đối với những TTHC đơn giản, có thể giải quyết ngay thì không nhất thiết phải thực hiện máy móc theo quy trình mà có thể rút gọn quy trình, khụng cần ghi giấy hẹn. Hiện nay ở UBND các phờng, xã, thị trấn có khoảng hơn 20 TTHC đơn giản có thể giải quyết đợc ngay. Những TTHC đơn giản này có thể giao cho cụng chức ở Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả trực tiếp xử lý, trình lãnh đạo ký duyệt, sau đó trả ngay kết quả cho công dân, tổ chức để khỏi phiền hà, mất thời gian đi lại nhiều lần cho người dõn.