Luật Cụng chứng số 82/2006/QH11 quy định cỏc tổ chức hành nghề cụng chứng phải cú nơi lưu trữ hồ sơ, tuy nhiờn quy định này khụng cụ thể nờn trụ sở nhiều Văn phũng cụng chứng cú diện tớch nhỏ dẫn tới diện tớch bố trớ để lưu trữ hồ sơ khụng đạt yờu cầu, nhõn sự bố trớ làm cụng tỏc lưu trữ cũn kiờm nhiệm, khụng được đào tạo chuyờn mụn về lưu trữ, khụng cú cỏc biện phỏp để bảo quản hồ sơ,.v.v... gõy khú khăn cho cỏc hoạt động liờn quan (tra cứu, trớch xuất hồ sơ theo cầu của người yờu cầu cụng chứng và cỏc cỏ nhõn, cơ quan cú thẩm quyền...). Trong khi đú, hồ sơ cụng chứng được coi như là - sinh mệnh- của cỏc cụng chứng viờn, cú giỏ trị chứng minh cụng chứng viờn chứng nhận hợp đồng, giao dịch là đỳng hay khụng đỳng theo quy định phỏp luật. Mặt khỏc, nếu hồ sơ cụng chứng bị thất lạc, hư hỏng sẽ làm đứt đoạn tỡnh trạng phỏp lý của tài sản, dễ dẫn đến tranh chấp, kiện cỏo. Tại Phũng cụng chứng số 3 thành phố Hà Nội, diện tớch phũng lưu trữ là mặt sàn trờn 400 m2, cỏc hồ sơ lưu trữ được phõn loại, sắp xếp theo thứ tự thời gian, được xếp trờn cỏc giỏ sắt, được đầu tư thiết bị chống ẩm mốc, rất thuận tiện cho cụng tỏc tra cứu, xem xột văn bản cụng chứng.
Về chế độ lưu trữ hồ sơ cụng chứng, Luật Cụng chứng số 82/2006/QH11 quy định bản chớnh văn bản cụng chứng phải được lưu trữ trong thời hạn ớt nhất là 20 năm, cỏc giấy tờ khỏc trong hồ sơ cụng chứng phải được lưu trữ trong thời hạn ớt nhất là 5 năm. Quy định này là khụng phự hợp với lý do:
Thứ nhất, thực tiễn bản chớnh văn bản cụng chứng và hồ sơ kốm theo
cú giỏ trị phỏp lý như nhau. Khi cú tranh chấp hay kiểm tra, thanh tra của cơ quan nhà nước cú thẩm quyền thỡ hồ sơ kốm theo như bản sao, giấy chứng nhận quyền sở hữu, giấy tờ tựy thõn, giấy chứng minh tỡnh trạng hụn nhõn, giấy tờ chứng minh quyền sở hữu v.v... cú giỏ trị chứng minh bản chớnh văn bản cụng chứng do cụng chứng viờn chứng nhận là đỳng hay khụng đỳng theo quy định phỏp luật.
Thứ hai, bản chớnh văn bản cụng chứng và hồ sơ kốm theo được lưu
cựng hồ sơ. Nếu thời gian lưu trữ khụng thống nhất sẽ gõy khú khăn cho quỏ trỡnh lưu trữ và tiờu hủy theo quy định của phỏp luật về lưu trữ.
Thứ ba, văn bản cụng chứng cú những loại trong thời gian ngắn cỏc
bờn đó thanh lý hợp đồng như hợp đồng vay và thế chấp tài sản, đõy là giao dịch chiếm số lượng lớn trong cỏc hoạt động cụng chứng nếu thời gian lưu trữ kộo dài đến 20 năm trong khi cỏc bờn đó thống nhất thanh lý hợp đồng là khụng cần thiết. Mặt khỏc cú những văn bản cụng chứng thời hạn 20 năm chưa thực hiện xong quyền và nghĩa vụ như hợp đồng thuờ gúp vốn bằng quyền sử dụng đất thời hạn 50 năm theo Luật đất đai, di chỳc v.v... Nếu thực hiện theo quy định lưu trữ là 20 năm thỡ khụng hợp lý.
Do đú, Luật Cụng chứng số 82/2006/QH11 cần quy định chặt chẽ về việc lưu trữ của tổ chức hành nghề cụng chứng (diện tớch, mỏy múc, thiết bị, nhõn sự...), thời hạn lưu trữ bản chớnh văn bản cụng chứng và hồ sơ kốm theo thống nhất một thời gian và cú sự phõn loại việc cụng chứng để xỏc định thời hạn lưu trữ phự hợp.