Thực tiễn cho thấy quy định về tiờu chuẩn cụng chứng viờn bộc lộ một số bất cập, hạn chế, cú thể coi như là cũn đơn giản, thụng thoỏng, chưa chặt chẽ:
Thứ nhất, quy định cụng chứng viờn phải cú thời gian cụng tỏc phỏp luật từ 05 năm trở lờn tại cỏc cơ quan, tổ chức.
Quy định này là cần thiết nhằm bảo đảm cỏc cụng chứng viờn cú kinh nghiệm hoạt động thực tiễn, thời gian 05 năm là đủ để một người làm quen, thử việc và tiếp cận đầy đủ với một cụng việc nhất định. Tuy nhiờn, quy định này cũn chưa chặt chẽ, nhiều người làm cụng tỏc phỏp luật nhưng do quy mụ đơn vị nhỏ, nờn khối lượng cụng việc giải quyết khụng nhiều, do đú thiếu kinh nghiệm khi giải quyết cỏc vấn đề thực tiễn. Hiện nay cú rất nhiều cỏc doanh nghiệp siờu nhỏ, cú tổ chức hoặc khụng tổ chức bộ phận phỏp chế, khối lượng cụng việc khụng lớn, nếu quy định những người làm phỏp chế tại cỏc đơn vị này cũng đủ điều kiện thỡ chất lượng cụng chứng viờn sẽ khụng cao. Thậm chớ, cú những cụng chứng viờn đó được bổ nhiệm tại cỏc tỉnh Hưng Yờn, Hải Dương khi tham gia cỏc lớp đào tạo nghề cụng chứng thừa nhận thiếu kinh nghiệm đối với cỏc hợp đồng, giao dịch về nhà đất do giao dịch tại địa phương khụng lớn. Chưa quy định mốc thời gian 5 năm được tớnh từ thời điểm nào, do đú nhiều người cú thời gian làm cụng tỏc phỏp luật nhưng lại chưa được trang bị kiến thức cơ bản về phỏp luật (cú bằng cử nhõn luật), dẫn đến tỡnh trạng hiểu và ỏp dụng chưa chớnh xỏc, thậm chớ là ỏp dụng sai cỏc quy định của phỏp luật. Thực tế cho thấy, tại cỏc Phũng cụng chứng, một số cụng chứng viờn được bổ nhiệm khi vừa mới cú bằng cử nhõn luật, do được cụng chứng viờn tin tưởng, giao nhiệm vụ trong cụng tỏc chuyờn mụn, giỳp việc cho cỏc cụng chứng viờn, từ khõu tiếp nhận, hướng dẫn hồ sơ cho đến đến soạn thảo, hướng dẫn người yờu cầu cụng chứng ký kết hợp đồng. Trong khoảng thời gian này, họ học thờm bằng cử nhõn luật. Khi cú đủ thời gian cụng tỏc phỏp luật là 5 năm theo quy định, cộng với vừa tốt nghiệp cử nhõn luật, họ đó cú thể được bổ nhiệm. Cú thể núi, đõy là những cụng chứng viờn được bổ nhiệm dựa trờn kinh nghiệm thực tiễn hoạt động là chớnh, trong khi kiến thức cơ bản vừa mới được trang bị, do đú chất lượng khụng cao.
Thứ hai, quy định cụng chứng viờn phải cú giấy chứng nhận đào tạo nghề cụng chứng.
Cụng chứng được coi là một nghề, nờn việc được đào tạo nghề là cần thiết, giỳp cỏc cụng chứng viờn được trang bị đầy đủ kiến thức và kỹ năng nghề cần thiết. Tuy nhiờn, việc thực hiện quy định này cú một số bất cập, hạn chế sau:
Về thời gian đào tạo nghề cụng chứng, được quy định là 6 thỏng, bao gồm cả việc trang bị cỏc kiến thức cơ bản, đào tạo, rốn luyện cỏc kỹ năng và giải quyết cỏc tỡnh huống thực tiễn. Khung thời gian như vậy là chưa hợp lý với những lý do sau: Một là, khi học cử nhõn luật, gần như chưa cú bộ mụn về cụng chứng, do đú, đến khi được đào tạo nghề, học viờn mới được trang bị kiến thức một cỏch cú hệ thống về cụng chứng, bao gồm cả cỏc kiến thức về Bộ luật Dõn sự, Luật hụn nhõn và gia đỡnh, Luật sở hữu trớ tuệ, Luật doanh nghiệp, Luật đất đai, Luật nhà ở,.... Hai là, cụng chứng cú rất nhiều dạng hợp đồng, giao dịch khỏc nhau (hợp đồng chuyển nhượng, mua bỏn, tặng cho, hợp đồng thế chấp, hợp đồng ủy quyền, hợp đồng thuờ, mượn tài sản, di chỳc, văn bản khai nhận và thỏa thuận phõn chia di sản thừa kế,...) mỗi dạng hợp đồng, giao dịch cú những đặc điểm, yờu cầu, hồ sơ, thủ tục, kinh nghiệm khỏc nhau. Vớ dụ: cựng là hợp đồng thế chấp, nhưng hồ sơ yờu cầu đối với cỏc đối tượng là cỏ nhõn, vợ chồng, hộ gia đỡnh, doanh nghiệp (cụng ty trỏch nhiệm hữu hạn, cụng ty cổ phần)... là khỏc nhau. Do đú, mỗi một hợp đồng, giao dịch cần cú nhiều buổi học để học viờn được trang bị kiến thức, kỹ năng xử lý cỏc tỡnh huống thực tế. Ba là, nghề cụng chứng đũi hỏi phải được rốn luyện một số kỹ năng nhất định: xỏc minh nhõn thõn người yờu cầu cụng chứng, xỏc định đối tượng của hợp đồng, giao dịch là cú thật, nhận dạng chữ ký, chữ viết, con dấu trong văn bản, cỏch lấy dấu võn tay của người yờu cầu cụng chứng. Cú thể núi, cụng chứng là một nghề -nguy hiểm-, mỗi cụng chứng viờn chứng nhận nhiều hợp đồng, giao dịch cú giỏ trị lớn mỗi ngày, nếu sơ suất dự chỉ một hợp
đồng, giao dịch thỡ thiệt hại xảy ra rất lớn. Do đú, thời gian đào tạo nghề cụng chứng cần được quy định dài hơn để học viờn được trang bị đầy đủ về lý thuyết, cũng như rốn luyện thuần thục cỏc kỹ năng cần thiết trong nghề.
Vớ dụ:
Vừa qua, cỏc cơ quan chức năng phỏt hiện, ngăn chặn, xử lý một số vụ sử dụng giấy tờ nhà đất giả, như vụ Nguyễn Thị Bằng An (ở huyện Từ Liờm) cựng đồng bọn sử dụng hàng chục sổ đỏ giả, chiếm đoạt nhiều tỷ đồng; vụ Lờ Bỏ Quỳ (ở xó Kiờu Kỵ, huyện Gia Lõm) dựng phụi sổ đỏ thật điền thụng tin ảo, lừa hơn mười cỏ nhõn, cụng ty, ngõn hàng; vụ mất cắp 483 phụi sổ đỏ ở thị xó Sơn Tõy...
Trong buổi làm việc với chỳng tụi sỏng 8/5/2012, đồng chớ Ló Hồng Hưng, Phú trưởng Phũng Bổ trợ tư phỏp, Sở Tư phỏp thành phố Hà Nội, lo lắng đưa ra lời cảnh bỏo: Qua theo dừi hoạt động thực tiễn của cỏc tổ chức hành nghề cụng chứng trờn địa bàn Hà Nội gần đõy, thấy nổi lờn vấn đề nhức nhối là việc sử dụng giấy tờ giả (nhiều nhất là giấy tờ liờn quan nhà đất). Nhiều loại giấy tờ giả tinh vi đến mức, cụng chứng viờn cú kinh nghiệm cũng khú xỏc định đõu là thật, đõu là giả [12].
Về cơ sở đào tạo nghề: Hiện nay, Học viện Tư phỏp là đơn vị duy nhất trong cả nước đào tạo về nghiệp vụ cụng chứng, tuy nhiờn, vẫn chưa cú Khoa đào tạo cụng chứng viờn, phụ trỏch đào tạo nghiệp vụ cụng chứng là Khoa đào chấp hành viờn và cỏc chức danh tư phỏp khỏc. Đội ngũ giảng viờn hạn chế, gồm 3 nhúm: nhúm giảng viờn cơ cú trỡnh độ Thạc sĩ, chưa qua thực tiễn hành nghề cụng chứng (giảng viờn cơ hữu của Học viện Tư phỏp), nhúm giảng viờn cú trỡnh độ lý luận cao, làm cụng tỏc quản lý nhà nước về cụng chứng nhưng chưa hoạt động thực tiễn hành nghề cụng chứng (cỏn bộ của Vụ Bổ trợ tư phỏp, Bộ Tư phỏp) và nhúm giảng viờn hoạt động thực tiễn nhưng trỡnh độ lý luận chưa cao (là cụng chứng viờn cỏc tổ chức hành nghề cụng
chứng, đa số cú trỡnh độ thạc sĩ, chỉ duy nhất cú ụng Tuấn Đạo Thanh, Trưởng Phũng cụng chứng số 1 thành phố Hà Nội cú trỡnh độ Tiến sĩ trong lĩnh vực cụng chứng). Trong đú, nhúm giảng viờn của Học viện Tư phỏp cú số lượng rất ớt, nhúm giảng viờn cũn lại được giảng dạy theo chế độ cộng tỏc viờn, do đú độ ổn định khụng cao, lớp học hay phải nghỉ do giảng viờn vướng lịch cụng tỏc, nhúm giảng viờn của Bộ tư phỏp tuy cú trỡnh độ cao nhưng do chưa hoạt động thực tiễn nờn hạn chế trong việc hướng dẫn học viờn giải quyết tỡnh huống, dẫn tới tỡnh trạng giải quyết tỡnh huống đỳng quy định nhưng khụng phự hợp với thực tiễn.
Về chương trỡnh đào tạo nghề: Tớnh đến thời điểm hiện tại, Bộ Tư phỏp chưa ban hành chương trỡnh khung về đào tạo nghề cụng chứng, chưa cú chớnh sỏch để phỏt triển Học viện Tư phỏp, thu hỳt đội ngũ cụng chứng viờn cú kinh nghiệm lõu năm về giảng dạy. Ngoài ra, đến năm 2012 (sau 5 năm thực hiện Luật Cụng chứng số 82/2006/QH11) Bộ Tư phỏp mới ban hành Quy tắc đạo đức hành nghề cụng chứng, là tiờu chuẩn để cỏc cụng chứng viờn thực hiện. Đõy là những yếu tố khiến cụng tỏc đào tạo cụng chứng viờn cũn nhiều hạn chế, ảnh hưởng tới chất lượng cụng chứng viờn được đào tạo. Chất lượng cụng chứng viờn khụng chỉ phụ thuộc vào kỹ năng nghề mà cũn phụ thuộc vào đạo đức hành nghề. Thực tiễn cho thấy, nhiều cụng chứng viờn vỡ những nguyờn nhõn khỏc nhau đó khụng thực hiện đỳng quy trỡnh, thủ tục phỏp luật quy định, gõy hậu quả, thiệt hại cho người yờu cầu cụng chứng và cỏc cỏ nhõn, tổ chức liờn quan. Những tồn tại, hạn chế trong thời gian qua cú một phần trỏch nhiệm khụng nhỏ của Bộ Tư phỏp.
Vớ dụ:
Đối với Hợp đồng ủy quyền ngày 21/5/2008, giữa bờn ủy quyền ụng Trần Văn Mạnh bà Nguyễn Thị Nương và bờn được ủy quyền Nguyễn Thu Hợp. Số cụng chứng 440/HĐUQ/2008, Quyển số 01TP/C SCC/HĐGD.
Khi tiếp nhận hồ sơ, ụng Hoàng Văn Sự là Cụng chứng viờn đồng ý cho sử dụng chứng minh nhõn dõn của ụng Mạnh là bản photocoppy, nhưng khụng cú bản chớnh để đối chiếu và cho cỏc bờn tham gia ký hợp đồng ủy quyền ký tờn, điểm chỉ vào bản hợp đồng. Theo tài liệu điều tra cỏc đối tượng đó photocopy mặt trước chứng minh nhõn dõn của ụng Mạnh (cú dỏn ảnh của Nguyễn Toàn người đúng giả ụng Mạnh), photocopy mặt sau chứng minh nhõn dõn của anh Toàn ghộp thành chứng minh nhõn dõn của ụng Mạnh để đưa vào hồ sơ cụng chứng (mặt sau chứng minh nhõn dõn cú dấu võn tay của anh Toàn). ễng Hoàng Văn Sự khai đó đồng ý cho ụng Mạnh sử dụng chứng minh nhõn dõn phụtụcoppy, nhưng yờu cầu phải cú Giấy khai sinh của con ụng Mạnh và bà Nương để đưa vào hồ sơ. ễng Sự đó khụng lường trước được Hạnh, Hợp, Nương đó thuờ người đúng giả ụng Mạnh để ký hợp đồng.
Như vậy, khi tiến hành cụng chứng Hợp đồng ủy quyền này, cụng chứng viờn đó bỏ qua nguyờn tắc xỏc định nhõn thõn của người yờu cầu cụng chứng, khụng yờu cầu người yờu cầu cụng chứng xuất trỡnh chứng minh nhõn dõn nờn đó cụng chứng khụng đỳng với quy định của phỏp luật. Hợp đồng ủy quyền là trỏi phỏp luật phải được hủy bỏ [28].
Ngoài ra, Luật Cụng chứng số 82/2006/QH11 cũng khụng quy định thời gian tối đa cho phộp kể từ khi một người được cấp Giấy chứng nhận tốt nghiệp đào tạo nghề cụng chứng đến khi người đú đăng ký tập sự hành nghề cụng chứng. Nếu thời gian dài quỏ thỡ việc đào tạo nghề sẽ khụng cũn ý nghĩa, người học sẽ bị quờn kiến thức, kỹ năng đó được đào tạo.
Thứ ba, quy định cụng chứng viờn phải qua thời gian tập sự nghề cụng chứng
Việc quy định tập sự hành nghề cụng chứng là cần thiết, tạo mụi trường để những người trải qua đào tạo nghề cụng chứng được ỏp dụng những
kiến thức mỡnh cú được qua đào tạo nghề ỏp dụng vào thực tiễn. Tuy nhiờn, quy định về tập sự hành nghề cụng chứng cú một số bất cập, hạn chế sau:
Một là, khụng quy định tiờu chuẩn cụng chứng viờn được hướng dẫn
tập sự dẫn đến trường hợp người tập sự được phõn cụng hướng dẫn bởi cỏc cụng chứng viờn mới được bổ nhiệm, số lượng hợp đồng, giao dịch ớt và kinh nghiệm trong nghề chưa nhiều.
Hai là, khụng quy định nghĩa vụ của cụng chứng viờn hướng dẫn tập
sự, thực tế cho thấy, những người tập sự ớt cú cơ hội được tham gia thực hiện cỏc cụng việc liờn quan đến cụng chứng, do thời hạn thực hiện yờu cầu cụng chứng ngắn, đũi hỏi xử lý cụng việc gấp, mà người tập sự thỡ chưa thạo việc, nờn cỏc cụng chứng viờn thường ớt giao việc cho người tập sự, nhất là những hợp đồng, giao dịch cú giỏ trị lớn, phức tạp, số lượng người tham gia cụng chứng đụng.
Ba là, khụng quy định số lượng người tập sự mà mỗi cụng chứng viờn
được hướng dẫn, thực tế cú trường hợp, 1 cụng chứng viờn hướng dẫn 4 người tập sự dẫn đến chất lượng hướng dẫn khụng cao.
Bốn là, khụng quy định nghĩa vụ của người tập sự về thời gian làm
việc, thụng thường người tập sự chỉ đăng ký tập sự, thỉnh thoảng mới đến làm việc, khi đến thường chỉ quan sỏt cỏc cụng chứng viờn làm việc mà khụng trực tiếp tham gia vào hoạt động cụng chứng, hết thời gian tập sự thỡ đến xin xỏc nhận. Từ phớa bản thõn người tập sự cũng khụng hoàn thành trỏch nhiệm của mỡnh, mục đớch của việc tập sự khụng đạt được.
Năm là, việc quy định khi kết thỳc quỏ trỡnh tập sự, người tập sự bỏo
cỏo kết quả tập sự cú nhận xột của cụng chứng viờn mà khụng đưa ra 1 tiờu chuẩn cụ thể nào trong việc nhận xột dẫn tới tớnh khả thi khụng cao, tựy thuộc vào ý muốn chủ quan của cụng chứng viờn (tỡnh cảm, trỡnh độ, kinh nghiệm), kết quả tập sự khụng khỏch quan, thiếu chớnh xỏc và khụng cú cơ sở để kiểm chứng.
Sỏu là, khụng quy định thời gian tối đa cho phộp kể từ khi một người
hoàn thành tập sự hành nghề cụng chứng đến khi nộp hồ sơ xin bổ nhiệm cụng chứng viờn. Nếu thời gian dài quỏ thỡ kết quả tập sự sẽ khụng cũn ý nghĩa, người tập sự sẽ quờn những kỹ năng hành nghề cú được qua tập sự.