Chỉ tiêu Dự toán năm 2016 (Trđ)
Bảo hộ lao động 194,60
Khánh tiết, giao dịch, đối ngoại 154,26
Công cụ, dụng cụ 528,80
sChi phí bằng tiền khác 182,45
Tổng 1.046,91
Nguồn: Trung tâm Viễn thông Đông Hưng
4.2.2. Tổ chức thực hiện chi phí
4.2.2.1. Thực hiện chi phí NVL trực tiếp
*Căn cứ thực hiện quản trị chi phí nguyên liệu trực tiếp
- Căn cứ thực hiện công việc được giao
- Căn cứ vào dự toán chi phí do phòng kế hoạch lập - Căn cứ vào định mức cơ bản của Viễn thông Thái Bình - Căn cứ vào tiến độ và khối lượng thực hiện công việc.
* Trình tự và bộ phận thực hiện quản trị chi phí
- Nhân viên kế hoạch: Lập hợp đồng giao việc, lập kế hoạch điều động và dự
toán các chi phí đầu vào, cấp nguyên nhiên vật liệu, máy móc thiết bị cho bộ phận liên quan.
- Nhân viên kế toán: Cấp vốn bằng tiền mua nguyên nhiên vật liệu, thiết bị,
chi lương và cho bộ phận tạm ứng tiền mặt phục vụ chi phí khác nếu có.
- Nhân viên nhân sự: Lập hợp đồng thuê nhân công, điều động nhân sự cho
các bộ phận.
- Bộ phận: Nhận lệnh sản xuất từ nhân viên kế hoạch-Kinh doanh, tổ chức sản xuất, quản lý công nhân, máy móc thiết bị, NVL tiến hành công việc bảo đảm theo quy trình kỹ thuật, tiêu chuẩn chất lượng.. .và báo cáo tiến độ, tình hình hoạt động lên Phòng ban và Ban Giám đốc.
- Nhân viên kế hoạch chịu trách nhiệm chính thực hiện công tác thu mua và
dự trữ NVL và lựa chọn nhà cung cấp.
- Lựa chọn nhà cung cấp: Căn cứ kế hoạch cung cấp và dự toán NVL đã lập,
nhân viên kế hoạch tiến hành thủ tục kiểm tra giá thực tế trên thị trường thông qua các hình thức chào giá cạnh tranh của các nhà cung cấp vật tư và tham khảo các
thông báo giá tại địa phương để lựa chọn nhà cung cấp. Nhà cung cấp được lựa chọn phải đáp ứng các yêu cầu giá cạnh tranh nhất, điều kiện giao hàng tốt nhất và chứng chỉ xác nhận mẫu thí nghiệm vật tư đầu vào và chứng chỉ chứng nhận xuất xứ hàng hoá rõ ràng.
- Nhân viên kế hoạch phối hợp nhân viên kế toán tiến hành thương thảo và kí
hợp đồng mua bán vật tư gồm các điều khoản về số lượng, giá cả, chất lượng, điều khoản tín dụng thanh toán, phạt hợp đồng...Trong quá trình thực hiện, nếu có thay đổi hai bên sẽ thông báo, bàn bạc thương lượng và điều chỉnh các điều khoản thay đổi bằng phụ lục hợp đồng kinh tế.
- Vật tư sẽ được nhà cung cấp giao nhập tại kho trung tâm, sau đó xuất cho
bộ phận theo hình thức nhập trước xuất trước. Hiện tại công ty sử dụng kho tại trung tâm để nhập kho và NVL trực tiếp cho các bộ phận theo tiến độ sản xuất và nhu cầu thực tế.
- Căn cứ vào hợp đồng nhân viên kế toán sẽ lập kế hoạch cung cấp tài chính
cho các bộ phận theo từng tháng theo tiến độ kinh doanh.
- Vật tư sẽ được nhà cung cấp giao tận kho cho trung tâm sau đó xuất cho bộ
phận liên quan theo kế hoạch
Thực thế với hoạt động kinh doanh dịch vụ viễn thông thì việc dự toán các vật liệu dùng trong sửa chữa, thay thế và lắp đặt mới là rất khó khăn và không thể chính xác được do đó dự toán NVL hàng năm luôn có sự trênh lệch rất lớn so với thực tế thực hiện.