Căn cứ số lượng lao động hiện có và chức năng nhiệm vụ được giao, hiện trạng năng lực mạng lưới, thiết bị, nhà trạm hiện nay, Trung tâm đã thành lập các tổ, nhóm như sau:
Sơ đồ 3.1. Bộ máy quản lý Trung tâm Viễn thông Đông Hƣng
Nguồn: Trung tâm Viễn thông Đông Hưng Chức năng, nhiệm vụ của các tổ, nhóm trong Trung tâm cụ thể như sau:
GIÁM ĐỐC
TỔ QUẢN LÝ
Gồm các chức danh:
* Giám đốc kiêm nhiệm tổ trưởng: Thực hiện nhiệm vụ theo quy định hiện
hành, ngoài ra xây dựng kế hoạch, điều hành sản xuất, kiểm tra, giám sát việc thực hiện kế hoạch, thực hiện các chế độ chính sách cho cán bộ công nhân viên, theo dõi công việc toàn đơn vị,…
Tổng hợp, phân tích tình hình đánh giá hiệu quả SXKD của đơn vị để có biện pháp điều chỉnh cho phù hợp.
* Phó Giám đốc: thực hiện nhiệm vụ theo quy định hiện hành, ngoài ra
giúp giám đốc xây dựng kế hoạch, quản lý, giám sát, đôn đốc về công tác kỹ thuật. Tổng hợp số liệu về kỹ thuật báo cáo viễn thông tỉnh. Giám sát các công trình, thuê khoán nhân công (nếu cần thiết) để sửa chữa cải tạo, hợp lý hoá mạng ngoại vi…và các công việc đột xuất khác được giao.
* Kế toán chính: thực hiện nhiệm vụ chuyên môn theo quy định, ngoài ra
còn giúp giám đốc trong công tác xây dựng kế hoạch để giao cho các tổ, nhóm về kế hoạch kinh doanh, vật tư , tiền lương….
* Kế toán phụ, nhân viên theo dõi nợ: thực hiện công tác theo dõi nợ,
đôn đốc công tác thu nợ của các cộng tác viên, nhân viên kinh doanh, hỗ trợ các bộ phận về việc giải quyết khiếu nại, in chi tiết khi khách hàng yêu cầu, gạch nợ trên chương trình quản lý nợ và lập quyết toán về việc chi phí hoa hồng cho đại lý, cộng tác viên. Hàng tuần báo cáo giám đốc về công tác thu nợ, tình hình nợ đọng…
* Nhân viên giao dịch, kiêm kho quỹ: Gồm nhân viên giao dịch, phát triển
các dịch vụ, bán hàng và chăm sóc khách hàng. Giúp Giám đốc quản lý và thực hiện nhiệm vụ kinh doanh của đơn vị, điều hành công tác kinh doanh, tiếp thị bán hàng, giải quyết khiếu nại và chăm sóc khách hàng tại các tổ khu vực;
* Nhân viên trực cơ vụ- điều hành trung tâm: Thực hiện các nhiệm vụ
kiểm tra và giám sát việc lắp đặt, xử lý máy mất liên lạc của các nhân viên viễn thông khu vực, báo cáo Giám đốc Trung tâm giảm trừ chất lượng nếu để xảy ra máy mất liên lạc tồn chưa xử lý; hỏng nhiều lần cựng một nguyờn nhân; sự cố tại các khu vực nhà trạm, tổng đài, BTS do các nguyên nhân chủ quan, v.v...
* Tổ kỹ thuật
chức năng, nhiệm vụ như sau:
- Tổ kỹ thuật được thành lập để quản lý, vận hành khai thác mạng lưới, thiết bị, nguồn điện, nhà trạm…và để kinh doanh các dịch vụ Viễn thông, Công nghệ thông tin đặc biệt là các dịch vụ cố định, dịch vụ ADSL, MyTV, FTTx, …..
- Có chức năng tìm kiếm khách hàng, trực tiếp giao dịch, tiếp nhận các yêu cầu, các hợp đồng lắp đặt dịch vụ của khách hàng và hoàn thiện các hợp đồng cho khách hàng và tiến hành triển khai lắp đặt, dịch chuyển dịch vụ trong thời gian sớm nhất và theo quy định.
- Bảo dưỡng, sửa chữa mạng lưới, xử lý tổng đài, thiết bị truyền dẫn, nguồn điện mất khi có sự cố và sửa chữa thuê bao trong toàn huyện;
- Bố trí nhân lực trực đêm tại đơn vị và các trạm tổng đài
- Có trách nhiệm giữ khách hàng hiện có và phát triển thêm khách hàng mới tại khu vực được giao;
- Xây dựng cơ sở dữ liệu khách hàng, phân loại khách hàng chăm sóc; - Cập nhật, theo dõi cơ sở dữ liệu khách hàng sử dụng dịch vụ để phát hiện khách hàng tăng hoặc giảm, đề xuất biện pháp xử lý kịp thời;
- Phối hợp với tổ kinh doanh: Quản lý các điểm bán hàng, các đại lý, cộng tác viên và nhân viên thu cước tại khu vực được giao quản lý, lập kế hoạch và triển khai kế hoạch bán hàng tại địa chỉ hoặc bán hàng lưu động khi thấy cấn thiết.
- Báo cáo kết quả thực hiện công việc hàng ngày (doanh số bán hàng, phát triển thuê bao, máy mất liên lạc, sự cố…) cho Lãnh đạo đơn vị;
- Đôn đốc, kiểm tra, giám sát công việc thực hiện của tổ; - Đánh giá kết quả SXKD của tổ theo tháng, quý và theo năm.
- Ứng cứu nhân lực xử lý sự cố tại các Tổ viễn thông khu vực khác khi có yêu cầu của Giám đốc Trung tâm.
* Tổ kinh doanh
Gồm tổ trưởng, các nhân viên và các hệ thống đại lý, cộng tác viên và nhân viên thu cước viên có chức năng, nhiệm vụ như sau:
- Tổ kinh doanh được thành lập để quản lý, kinh doanh các dịch vụ Viễn thông, Công nghệ thông tin, bán hàng hoá, đặc biệt là các dịch vụ VNP. Là đầu
mối tiếp xúc với khách hàng, giải quyết các yêu cầu sử dụng dịch vụ của khách hàng trên địa bàn thuộc đơn vị quản lý.
- Có chức năng tìm kiếm khách hàng, trực tiếp giao dịch, tiếp nhận các yêu cầu, các hợp đồng dịch vụ của khách hàng và hoàn thiện các hợp đồng cho khách hàng.
- Trực tiếp thu cước tại địa bàn, quản lý các điểm bán hàng, các đại lý, cộng tác viên thu cước tại khu vực được giao quản lý, lập kế hoạch và triển khai kế hoạch bán hàng tại địa chỉ hoặc bán hàng lưu động khi thấy cấn thiết.
- Xây dựng cơ sở dữ liệu khách hàng, phân loại khách hàng chăm sóc; - Cập nhật, theo dõi cơ sở dữ liệu khách hàng sử dụng dịch vụ để phát hiện khách hàng tăng hoặc giảm, đề xuất biện pháp xử lý kịp thời;
- Có trách nhiệm phối hợp chặt chẽ với tổ Hạ tầng và ngược lại trong việc chăm sóc khách hàng, phát triển dịch vụ và đặc biệt trong công tác thu cước.
- Báo cáo kết quả thực hiện công việc hàng ngày (doanh số bán hàng, phát triển thuê bao, tỉ lệ thu cước…) cho lãnh đạo đơn vị hoặc các bộ phận liên quan;
- Đôn đốc, kiểm tra, giám sát công việc thực hiện của tổ; - Đánh giá kết quả SXKD của tổ theo tháng, quý và theo năm.
- Ứng cứu nhân lực xử lý sự cố hoặc thực hiện các công việc khác khi có yêu cầu của Giám đốc Trung tâm.
3.1.3. Đặc điểm về dịch vụ và thị trƣờng sử dụng
Trung tâm Viễn thông Đông Hưng là thành viên của Viễn thông Thái Bình có tư cách pháp nhân, chịu trách nhiệm trực tiếp trước pháp luật trong phạm vi quyền hạn và nhiệm vụ của mình
Ngành nghề kinh doanh: Trung tâm có chức năng hoạt động SXKD và phục vụ chuyên ngành Viễn thông - Công nghệ thông tin, cụ thể như sau:
Tổ chức xây dựng, quản lý, vận hành, lắp đặt, khai thác, bảo dưỡng, sửa chữa mạng Viễn thông trên địa bàn tỉnh Thái Bình.
Tổ chức, quản lý, kinh doanh và cung cấp các dịch vụ Viễn thông - Công nghệ Thông tin trên địa bàn tỉnh Thái Bình Hà Nội.
Sản xuất, kinh doanh, cung ứng, đại lý vật tư, thiết bị Viễn thông - Công nghệ Thông tin theo yêu cầu SXKD của đơn vị và nhu cầu của khách hàng.
Khảo sát, tư vấn, thiết kế, lắp đặt, bảo dưỡng các công trình Viễn thông - Công nghệ Thông tin.
Kinh doanh dịch vụ quảng cáo, dịch vụ truyền thông. Kinh doanh bất động sản, cho thuê văn phòng.
Tổ chức phục vụ thông tin đột xuất theo yêu cầu của cấp ủy Đảng, Chính quyền địa phương và cấp trên.
Kinh doanh các nghành nghề khác trong phạm vi được Tập đoàn Bưu chính Viễn thông Việt Nam cho phép và phù hợp với quy định của pháp luật.
3.1.4. Khái quát về tình hình cơ bản của công ty
3.1.4.1. Nguồn nhân lực
Trong giai đoạn từ năm 2014 đến năm 2016Trung tâm không có sự biến động về số lượng lao động. Tuy nhiên về chất lượng của lao động có xu hướng tăng do có một số cán bộ của Trung tâm đã được cử đi học đại học, cao học…
Bảng 3.1. Nguồn nhân lực của Trung tâm
TT Chỉ tiêu
Năm 2014 Năm 2015 Năm 2016 So sánh (%)
SL (ngƣời) CC (%) SL (ngƣời) CC (%) SL (ngƣời) CC (%) 15/14 16/15 BQ 1 Tổng số lao động 22 100,00 22 100,00 22 100,00 100,00 100,00 100,00 2 Phân loại lao động theo giới tính
Nam 14 63,63 14 63,63 14 63,63 100,00 100,00 100,00
Nữ 8 36,37 8 36,37 8 36,37 100,00 100,00 100,00
3 Phân loại lao động theo trình độ
ĐH 6 27,27 8 36,36 8 36,36 133,33 100,00 115,47
CĐ, TC 10 45,45 9 40,91 9 40,91 90,00 100,00 94,86
SC 6 27,27 5 22,72 5 22,72 83,33 100,00 91,28
3.1.4.2. Kết quả hoạt động kinh doanh
Năm 2014 vẫn ảnh hưởng nhiều biến động về tài chính thế giới và trong nước, các vấn đề chính sách xã hội và công nghệ, cùng với sự cạnh tranh gay gắt của các nhà cung cấp dịch vụ Viễn thông đã và đang gây ảnh hưởng không nhỏ đến hoạt động SXKD của các doanh nghiệp, khách hàng nói chung trên địa bàn và Trung tâm Viễn thông Đông Hưng, để ổn định và thực hiện tổ chức sản xuất tốt, CBCNV Trung tâm Viễn thông Đông Hưng đã nâng cao ý thức, trách nhiệm, luôn đổi mới tư duy để đáp ứng yêu cầu trong SXKD mới và đã đạt được kết quả.
Bảng 3.2. Kết quả sản xuất kinh doanh của Trung tâm qua các năm
Chỉ tiêu Năm 2014 (tr.đ) Năm 2015 (tr.đ) Năm 2016 (tr.đ) So sánh (%) 15/14 16/15 BQ A. Doanh thu 35.212 38.638 44.396 109,73 114,90 112,29
1. Viễn thông – công
nghệ thông tin 34.133 36.876 42.991 108,04 116,58 112,23 2. Doanh thu tài chính 4,6 5,1 5,7 110,87 111,76 111,32 3. Doanh thu khác 21,1 27,5 29,1 130,33 105,82 117,44 4. Doanh thu KDTM 1.053 1.729 1.370 164,20 79,24 114,06
B. Chi phí 12.638 16.142 18.998 127,73 117,69 122,61
C. Lợi nhuận 22.574 22.496 25.398 99,65 112,90 106,07
Nguồn: Trung tâm Viễn thông Đông Hưng) Thông qua bảng 3.2có thể thấy tình hình doanh thu cùng lợi nhuận của đơn vị ngày một tăng trưởng. Điều đó chứng tỏ đơn vị đã đi đúng hướng và đạt được hiệu quả rõ rệt.
3.2. PHƢƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU 3.2.1.Phƣơng pháp thu thập số liệu
3.2.1.1. Thu thập số liệu thứ cấp
Số liệu thứ cấp được lấy ở các tài liệu có sẵn như kế hoạch về chi phí cho đơn vị của Viễn thông tỉnh, báo cáo tài chính, báo cáo nguồn nhân lực từ năm 2014 đến năm 2016, số liệu chi phí thực tế phát sinh tại đơn vị, số liệu chênh
lệch chi phí thực tế phát sinh và chi phí theo kế hoạch….Ngoài ra, luận văn còn sử dụng các kết quả nghiên cứu đã được công bố của các cơ quan, các nhà khoa học trong và ngoài nước.
3.2.1.2 Thu thập số liệu sơ cấp
Phỏng vấn điều tra bằng mấu phiếu điều tra được lập sẵn với nội dung là đánh giá về việc hoạch định; dự toán; tổ chức thực hiện và kiểm soát chi phí của Trung tâm. <Phiếu khảo sát kèm theo>.Đối tượng là 50 người, trong đó:
- 22 người đang làm việc tại Trung tâm viễn thông Đông Hưng; - 08 cộng tác viên của Trung tâm;
- 10 nhân viên của phòng Kế hoạch kế toán, Viễn thông Thái Bình; - 06 nhân viên phòng Tổ chức hành chính, Viễn thông Thái Bình; - 04 nhân viên phòng Kỹ thuật đầu tư, Viễn thông Thái Bình.
Các tài liệu thu thập được sẽ dùng để phân tích, đánh giá về việc lập kế hoạch chi phí, tổ chức thực hiện chi phí, kiểm soát chi phí và ra quyết định về quản trị chi phí tại trung tâm. Từ đó đưa ra những giải pháp nhằm quản trị chi phí tại đơn vị được tốt hơn và hiệu quả hơn.
3.2.2. Phƣơng pháp xử lý số liệu
Các tài liệu thu thập được dùng phần mềm Excel để tổng hợp, tính toán các chỉ tiêu cần thiết như số tương đối, số tuyệt đối và trung bình.
Giữa các phương pháp có mối quan hệ biện chứng bổ xung cho nhau cung cấp thông tin chính xác, đầy đủ ,kịp thời nhằm phục vụ cho công tác quản trị.
Các phương pháp sử dụng đều nhằm thu thập, cung cấp thông tin theo yêu cầu quản lý của quản trị chi phí.
3.2.3. Phƣơng pháp phân tích
* Phương pháp phân tích thống kê
Phương pháp này dùng để phân tích mức độ biến động, các yếu tố ảnh hưởng đến việc phát triển dịch vụ của Trung tâm, nêu được khó khăn, thuận lợi từ đó có căn cứ để đề xuất biện pháp.
* Phương pháp phân tích so sánh
hiện tượng này với hiện tượng khác trong cùng một thời điểm hoặc cùng một hiện tượng ở các thời điểm khác nhau. Phương pháp này được dùng để so sánh tình hình nguồn nhân lực của Trung tâm qua các năm, so sánh tình hình sử dụng vốn của Trung tâm, tình hình cơ sở hạ tầng, kết quả sản xuất và so sánh lượng dịch vụ phát triển qua các năm.
* Phương pháp chuyên gia
Dựa vào việc hỏi ý kiến những người có những kiến thức sâu rộng về kinh tế, những người có kinh nghiệm lâu năm trong Trung tâm như giám đốc, phó giám đốc, các trưởng phó phòng… sau đó đưa ra những phương hướng giải quyết vấn đề một các đúng đắn, có căn cứ và tính khả thi cao.
PHẦN 4. KẾT QUẢ VÀ THẢO LUẬN 4.1. THỰC TRẠNG CHI PHÍ VÀ PHÂN LOẠI CHI PHÍ 4.1.1. Thực trạng chi phí
Hiện nay, tại đơn vị Viễn thông Đông Hưng quản lý và cung cấp nhiều loại dịch vụ viễn thông khác nhau, do đó có nhiều loại chi phí phát sinh liên quan đến các dịch vụ.
Do đặc điểm của Trung tâm Viễn thông Đông Hưng là đơn vị cấp 2 trực thuộc Viễn thông Thái Bình do đó các khoản chi phí như khấu hao TSCĐ - là giá trị hao mòn TSCĐ dùng trực tiếp vào sản xuất, khai thác nghiệp vụ như nhà cửa, máy phát điện; nguồn điện; tổng đài; bảng điều khiển; trạm viba; tuyến cáp; máy định vị lỗi tổng đài; máy vi tính; ô tô; … thông thường các chi phí này thường rất cao do đó thường được hoạch toán trên công ty chủ quản là Viễn thông Thái Bình. Tương tự đối với các khoản chi phí BHXH, BHYT, các khoản kinh phí công đoàn,… được thanh toán trực tiếp trên đơn vị chủ quản do đó không có sự phát sinh trong các kỳ hoạch toán của Trung tâm Viễn thông Đông Hưng.
(Đơn vị tính: Tỷ đồng)
Biểu đồ 4.1. Tổng chi phí tại Trung tâm Viễn thông Đông Hƣng giai đoạn 2014-2016
Nguồn: Trung tâm Viễn thông Đông Hưng 0 5 10 15 20 25 2014 2015 2016
Tổng chi phí tại Trung tâm viễn thông trong giai đoạn 2014-2016 có xu hướng tăng mạnh qua các năm, cụ thể năm 2014 tổng chi phí là 12,63 tỷ, năm 2015 tăng lên thành trên 16,14 tỷ và năm 2016 tăng lên thành 18,99 tỷ. Tốc độ tăng trưởng bình quân đạt 122,61%.
4.1.2. Phân loại chi phí tại Trung tâm Viễn thông Đông Hƣng
Cơ sở của phương pháp này là dựa vào công dụng kinh tế của chi phí, địa điểm phát sinh cũng như mức phân bổ chi phí cho từng đối tượng.Theo quy định, giá trị toàn bộ của sản phẩm bao gồm các yếu tố sau: Chi phí NVL trực tiếp, chi phí NCTT, chi phí SXC, chi phí bán hàng và chi phí QLDN.
4.1.2.1. Chi phí vật liệu trực tiếp
Hiện tại, Trung tâm vẫn chưa quản lý nguyên vật liệu theo danh mục, phân loại nguyên vật liệu chính, nguyên vật liệu phụ mà chia thành các nhóm như sau:
+ Vật liệu dùng cho sản xuất sản phẩm, khai thác nghiệp vụ: dây điện thoại (dây thuê bao); dây nhảy; băng dính; rệp; modem, hộp bảo an; hộp cáp;