Để đánh giá tổng quát về tình hình hoạch định và dự toán chi phí trong thời gian qua tại Trung tâm Viễn thông Đông Hưng, tác giả đã tiến hành phỏng vấn điều tra các cán bộ hiện đang công tác tại Trung tâm, một số cộng tác viên của Trung tâm và cán bộ kế toán của Viễn thông Thái Bình. Tổng hợp ý kiến đánh giá được thể hiện qua bảng số liệu 4.21.
Bảng 4.20. Tổng hợp ý kiến đánh giá về hoạch định và dự toán chi phí
TT Nội dung Số ý kiến Tỷ lệ
(%)
1 Định mức các khoản chi phí theo yêu cầu
Phù hợp 42 84,00
Chưa phù hợp 8 16,00
1
Số lượng thành viên tham gia công tác lập dự toán tại thời điểm hiện tại
Đảm bảo 35 70,00
Chưa đảm bảo thực hiên tốt công việc 15 30,00
3 Tính kịp thời trong công tác lập dự toán
Kịp thời 32 64,00
Chưa kịp thời (chậm) 18 36,00
4 Các căn cứ để tính chi phí trong dự toán
Phù hợp 8 16,00
Chưa phù hợp 42 84,00
5 Tính phù hợp của các chi phí trong dự toán so với yêu cầu thực tế
Phù hợp 12 24,00
Chưa phù hợp 38 76,00
6 Tính đầy đủ của các chi phí trong dự toán so với yêu cầu thực tế
Đầy đủ 29 58,00
Chưa đầy đủ 21 42,00
* Kết quả đạt được
Theo số liệu điều tra cho thấy 84% số ý kiến đánh giá cho rằng các định mức của các chi phí hiện nay là phù hợp so với yêu cầu thực tế tình hình kinh doanh dịch vụ của Trung tâm.
Số lượng thành viên tham gia vào công tác lập dự toán theo đánh giá chung tại thời điểm hiện tại là tương đối phù hợp do việc lập dự toán đã được hỗ trợ bởi phần mềm MAS như đã phân tích ở trên. Việc lập dự toán cũng được hoàn thiện theo đúng thời gian quy định.
Công việc lập dự toán trở nên đơn giản hơn do được sự trợ giúp của phần mềm Masco Accovting Sofware, việc lập dự toán chỉ đơn giản là nhập số lượng dịch vụ và những thay đổi vào phần mềm, hệ thống tự tính ra số liệu dự tính liên quan. Các trung tâm tự lập dự toán cho đơn vị mình, cung cấp sự hiểu biết rõ ràng về chi phí sử dụng và sẽ chịu trách nhiệm về bảng dự toán do mình lập ra, phân công rõ ràng, cụ thể. Do đó 64% số ý kiến được điều tra cho rằng hiện nay công tác lập dự toán đã đảm bảo kịp thời cho các nhiệm vụ của Trung tâm.
Dự toán tình hình chi phí cho năm sau một cách đầy đủ các khoản mục của từng trung tâm. Ngoài ra, phân bổ rõ ràng, cụ thể cho từng tháng, tùy theo mức tiêu thụ.
* Tồn tại, hạn chế
Dự toán tại Trung tâm chỉ mang tính chất dự toán chi phí cho kỳ sau của Trung tâm vì vậy không cung cấp đầy đủ tổng quát về tình hình hoạt động của trung tâm trong từng lĩnh vự cụ thể và từng thời kỳ.
Dự toán các khoản chi phí mua ngoài, chi phí khác bằng tiền, chi phí QLDN chưa có định mức cụ thể, chưa tiến hành phân tích các mục chi phí này để thành công cụ hữu ích trong quản trịdoanh nghiệp. Dựa trên phương pháp chuyên gia, căn cứ kế hoạch hoạt động của các đơn vị, các chi phí phát sinh năm kế hoạch dựa trên số liệu của các năm trước và tình hình thực tế sẽ diễn ra trong năm kế hoạch, do vậy, số liệu còn mang tính ước lượng, chưa khoa học và bị động. KTQT chỉ mang tính chất thu nhận thông tin, chưa có sự kiểm tra đối chiếu cách lập dự toán ở các trung tâm. Phụ thuộc hoàn toàn vào phần mềm trong lập dự toán. Do đó đa số ý kiến được phỏng vấn đều cho rằng tính đầy đủ so với yêu cầu thực tế của các chi phí trong dự toán là chưa cao. Thực tế trên đã dẫn tới 76% số ý kiến phỏng vấn cho rằng hiện nay các khoản chi trong dự toán chưa được phù hợp so với yêu cầu thực tế của công việc.
4.3.2. Tổ chức thực hiện chi phí
Hàng năm lập ngân sách cho các trung tâm viễn thông trực thuộc quy định từng mức chi phí cụ thể cho từng khoản mục chi phí thông qua dự toán chi phí. Tiến hành đánh giá so sánh chi phí thực tế và định mức hàng năm, điều chỉnh kịp thời nếu xảy ra trường hợp chi phí thực tế vượt các dự toán.
Tổ chức thực hiện các chi phí phải dựa trên những căn cứ và quy định cụ thể trong quy chế chi tiêu nội bộ của Trung tâm, các quy định của Nhà nước và quy định của Viễn thông Thái Bình.
Bảng 4.21. Tổng hợp ý kiến đánh giá về tổ chức thực hiện chi phí
TT Nội dung Số ý
kiến
Tỷ lệ (%)
1 Tính đầy đủ trong các ghi chép về chi phí phát sinh
Đầy đủ 50 100,00
Chưa đầy đủ 0 0
2 Tính kịp thời trong các ghi chép về chi phí phát sinh
Kịp thời 36 72,00
Chưa kịp thời 14 28,00
3 Thực hiện các căn cứ trong quản trị chi phí
Chính xác 30 60,00
Chưa chính xác 20 40,00
4 Đánh giá chung
Tốt 38 76,00
Chưa tốt 12 24,00
Nguồn: Tổng hợp số liệu điều tra
* Kết quả đạt được
Theo số liệu bảng 4.21 cho thấy 100% số ý kiến được điều tra đều cho rằng việc thực hiện ghi chép các chi phí phát sinh được thực hiện đầy đủ theo các quy định về chế độ kế toán hiện hành. Các khoản chi phí phát sinh được tổng hợp theo từng khoản mục chi tiết, sau đó phân bổ tự động vào các tài khoản chi phí hoạt động viễn thông theo tỷ trọng của từng loại chi phí này trong tổng chi phí phát sinh tại mỗi đơn vị trực thuộc mang lại tính chính xác cao.
duyệt, kế hoạch kinh doanh của Trung tâm,… đã được Trung tâm thực hiện tương đối tốt qua đó đã làm giảm đáng kể một chi phí phát sinh trong quá trình hoạt động của Trung tâm.
Bên cạnh đó, trong thời gian qua việc cụ thể hóa hệ thống tài khoản kế toán chi tiết tại các Trung tâm viễn thông đã đảm bảo phản ánh, hệ thống hóa đầy đủ, cụ thể mọi nội dung đối tượng hạch toán, mọi nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong các Trung tâm viễn thông. Đáp ứng yêu cầu quản lý, yêu cầu xử lý thông tin trên máy và thoả mãn nhu cầu thông tin cho các đối tượng sử dụng.
Hệ thống tài khoản kế toán được mở chi tiết, cụ thể, rõ ràng và có hướng dẫn áp dụng. Điều này giúp các nhân viên kế toán tránh nhầm lẫn trong quá trình sử dụng tài khoản và hạch toán kế toán, tăng cường tính hiệu quả trong công việc kiểm tra của các nhân viên kế toán cũng như kế toán trưởng. Từng lĩnh vực kinh doanh của Trung tâm đều được theo dõi và tổng hợp riêng rẽ doanh thu, chi phí để xác định kết quả cụ thể hoạt động SXKD của từng lĩnh vực kinh doanh, qua đó đánh giá hiệu quả cụ thể từng lĩnh vực mà có những quyết định phù hợp nhằm nâng cao kết quả hoạt động SXKD của Trung tâm.
* Tồn tại, hạn chế
Bên cạnh các kết quả đạt được, việc thực hiện quản trị chi phí tại Trung tâm cũng có một số tồn tại, hạn chế như: Nội dung phân tích còn đơn giản, các khoản mục chi phí chưa được phân tích đầy đủ nên thông tin thu thập được chưa đáp ứng được nhu cầu quản lý một cách có hiệu quả. Việc phân tích ch phí tại đơn vị chỉ dừng lại ở việc so sánh giữa thực hiện với kế hoạch chỉ nhằm mục đích đánh giá hiệu quả hoạt động của đơn vị mà chưa phục vụ cho mục đích ra quyết định. Công ty chưa có hệ thống kiểm soát nội bộ để kiểm soát tất cả các công việc nên quá trình còn nhiều điểm yếu.
4.3.3. Kiểm soát chi phí
Công tác kiểm soát chi phí cũng đã được chú trọng tại Công ty. Cách thiết lập một hệ thống chi phí từ trên xuống phân quyền quản trị cho các trung tâm liên quan đã khiến cho hệ thống trở nên chặt chẽ.
Tổng hợp ý kiến đánh giá về công tác kiểm soát chi phí tại Trung tâm được thể hiện qua bảng số liệu 4.22 như sau:
Bảng 4.22. Tổng hợp ý kiến đánh giá về kiểm soát chi phí
TT Nội dung Số ý kiến Tỷ lệ
(%)
1 Các quy định về thực hiện kiểm soát chi phí
Phù hợp 14 28,00
Chưa phù hợp 36 72,00
2 Các nguyên nhân làm tăng, giảm chi phí đã được phát hiện
Đầy đủ 43 86,00
Chưa đầy đủ 7 14,00
Nguồn: Tổng hợp số liệu điều tra
* Kết quả đạt được
Trung tâm đã rà soát lại việc thực hiện định mức kinh tế - kỹ thuật đã được ban hành để phổ biến đến bộ phận thực hiện, công bố công khai cho người lao động để thực hiện và kiểm tra, giám sát. Trường hợp không thực hiện được các định mức, làm tăng chi phí, các trưởng bộ phận xem xét rõ nguyên nhân, trách nhiệm để báo cáo lãnh đạo và xử lý theo quy định, nếu có nguyên nhân chủ quan thì phải bồi thường thiệt hại.
* Tồn tại, hạn chế
Định kỳ, cuối mỗi quý, phòng Kế hoạch- Kinh doanh xem xét, so sánh chi phí sản xuất của đơn vị nhằm phát hiện những khâu yếu kém trong quản lý, những yếu tố làm tăng chi phí. Tuy nhiên, việc phân tích không sâu sắc, chỉ mang tính chất so sánh với kế hoạch, với định mức, tìm nguyên nhân,... Nói chung đơn vị đã tiến hành phân tích thông tin nhưng ở mức độ thấp, chưa mang lại hiệu quả cao.
Theo đánh giá từ cán bộ được điều tra cho thấy việc kiểm soát chi phí tại Trung tâm Viễn thông Đông Hưng chưa thực sự phát hiện đầy đủ các nguyên nhân làm tăng, giảm chi phí của Trung tâm. Do đó Trung tâm chưa có các quyết định thực sự chính sác trong quản trị chi phí trong thời gian qua.
4.3.4.Nguyên nhân của tồn tại, hạn chế trong quản trị chi phí tại Trung tâm Viễn thông Đông Hƣng
Nguyên nhân chính của tồn tại trên đó là do các căn cứ để lập dự toán chưa thực sự phù hợp. Các căn cứ để lập dự toán chưa thực sự khoa học, chưa đánh giá được chính sác các phá sinh trong kỳ kinh doanh của Trung tâm, cơ sở khoa học của các căn cứ lập dự toán chỉ mới ở mức áng chừng, ước tính, chưa có các tính toán cụ thể cho từng khoản mục.
Bên cạnh dó, một số nguyên nhân khác dẫn tới việc quản trị chi phí tại Trung tâm Viễn thông Đông Hưng trong thời gian qua vẫn chưa đạt hiệu quả cao là do:
- Đặc điểm kinh doanh các dịch vụ viễn thông rất phức tạp, sản phẩm không có hình thái vật chất cụ thể và có nhiều đối tượng liên quan đến việc hoàn thành một dịch vụ hoàn chỉnh.
- Ban lãnh đạo chưa nhận thức sâu sắc việc áp dụng quản trị chi phí trong quản lý.
- Việt nam chưa có môi trường thực sự cho quản trị chi phí, ở nước ta, các doanh nghiệp quốc doanh việc quản trị chi phí vẫn chưa nhận được sự quan tâm đúng mức của các ban ngành, cơ quan chức năng.
- Chế độ kế toán đã ban hành hướng dẫn tổ chức KTQT theo thông tư 53/2006/TT-BTC ngày 12 tháng 6 năm 2006 tuy nhiên những qui định trong thông tư này còn rất chung chung chưa được các doanh nghiệp đón nhận nên chưa phát huy được hiệu lực, chưa có nhiều đặc điểm riêng phù hợp yêu cầu quản lý trong lĩnh vực viễn thông – một lĩnh vực rất đặc thù. Việc vận dụng cụ thể chưa có văn bản cụ thể, chi tiết thông tư trên.
- Trình độ tổ chức quản lý, trình độ chuyên môn của các cán bộ kế toán trong đơn vị Viễn thông còn hạn chế, do mới chia tách Bưu chính – Viễn thông nên nhiều nhân viên mới chưa nắm bắt được các đặc điểm công việc của viễn thông. Mặt khác, về quản trị chi phí cũng có nhiều quan điểm, định hướng khác nhau.
Có thể thấy rằng, mặc dù công tác quản trị chi phí đã hình thành và tồn tại ở Trung tâm Viễn thông Đông Hưng nhưng nhìn chung công tác quản trị chi phí chưa nhận được sự quan tâm đúng mức theo đúng chức năng vốn có của nó. Bộ máy kế toán của đơn vị được xây dựng chủ yếu tập trung vào công tác thu nhận, xử lý và cung cấp thông tin KTTC mà chưa xử lý cung cấp thông tin phục vụ cho yêu cầu quản trị và yêu cầu phân tích hoạt động kinh doanh.
Tóm lại, qua tìm hiểu và phân tích, kết hợp giữa lý thuyết và thực hành, có thể khẳng định rằng công tác quản trị chi phí tạiTrung tâm Viễn thông Đông Hưng được thực hiện một cách nghiêm túc và đã đạt được một số hiệu quả, đảm bảo tuân thủ các chế độ kế toán hiện hành, quy chế tài chính mà Tập đoàn đã phân cấp cho đơn vị. Công tác kế toán đã dáp ứng được việc xử lý số liệu đã phát sinh một cách nhanh chóng nhờ công nghệ thông tin, mạng nội bộ. Tuy nhiên, công tác quản trị chi phí còn chưa phát huy được hiệu quả, bên cạnh những ưu điểm vẫn còn một số
tồn tại cần được tiếp tục hoàn thiện nhằm phục vụ tốt hơn cho yêu cầu quản lý của đơn vị để tạo điều kiện phát triển ổn định và bền vững trong điều kiện cạnh tranh gay gắt giữa các Công ty Viễn thông.
4.3.5. Nhân tố ảnh hƣởng đến quản trị chi phí tại đơn vị
4.3.5.1. Nhân tố bên ngoài
* Ảnh hưởng của nhân tố giá cả đến chi phí kinh doanh.
Giá cả trên thị trường ảnh hưởng tương đối lớn đến chi phí kinh doanh của doanh nghiệp. Khi giá đầu vào của hàng hoá tăng lên sẽ làm chi phí đầu vào tăng đồng thời phí vận chuyển tăng do tiền thuê nhân viên vận chuyển tăng và các nhân tố đầu vào khác cũng tăng. Do đó chi phí đầu vào tăng theo chiều tỷ lệ thuận với nhân tố giá cả. Đối với hàng nhập khẩu, khi giá tăng làm ảnh hưởng tới tỷ giá hối đoái và do đó cũng ảnh hưởng đến chi phí đầu vào của hàng nhập khẩu hay ảnh hưởng đến chi phí kinh doanh của doanh nghiệp.
Khi giá cả thị trường giảm thì chi phí đầu vào của hàng hoá cũng giảm theo và do đó chi phí kinh doanh của doanh nghiệp giảm.
Một doanh nghiệp kinh doanh tốt là doanh nghiệp phải luôn luôn dự đoán trước được sự biến động của giá cả trên thị trường để có kế hoạch điều chỉnh chi phí kinh doanh cho hợp lý hạn chế tình trạng thiếu vốn hoặc tồn đọng vốn kinh doanh. Đối với doanh nghiệp kinh doanh thương mại việc tiên đoán sự thay đổi giá cả thị trường càng cần thiết hơn. Muốn vậy các doanh nghiệp cần thường xuyên phân tích các nhân tố ảnh hưởng đến chi phí kinh doanh để thấy được xu thế biến động của chúng.
* Ảnh hưởng của các nhân tố khác
- Chính sách, đường lối, chủ trương của Đảng và Nhà nước về tiền lương
Chi phí tiền lương cũng ảnh hưởng lớn đến chi phí kinh doanh của doanh nghiệp. Khi Nhà nước qui định trả lương cho cán bộ công nhân viên chức tăng lên sẽ làm chi phí tiền lương tăng lên hay chi phí kinh doanh của doanh nghiệp tăng lên. Năm 2015, Nhà nước qui định lương bậc một tương đương 1.150.000 đồng từ năm 2016 Nhà nước thay đổi lại và tăng lên lương bậc một tính tương đương 1.210.000 đồng. Song song với sự thay đổi về tiền lương là các loại bảo hiểm bắt buộc mà người lao động phải chi trả theo lương của mình. Sự thay đổi này đã làm tăng chi phí tiền lương và bảo hiểm trong doanh nghiệp mà doanh nghiệp phải thực hiện theo sự điều tiết của Nhà nước. Sự thay đổi chính sách tiền lương và bảo hiểm này
sẽ là động lực thúc đẩy doanh nghiệp phải quan tâm hơn đến năng suất lao động của cán bộ công nhân viên trong công ty và quan tâm hơn đến hiệu quả công việc để doanh nghiệp kinh doanh có hiệu quả cao.