Trong nền kinh tế thị trường có sự cạnh tranh ngày càng gay gắt khốc liệt thì việc chớp thời cơ kinh doanh phụ thuộc lớn vào tốc độ đưa ra các quyết định kinh doanh của các doanh nghiệp nói chung và của Trung tâm viễn thông Đông Hưng nói riêng. Việc đưa ra các quyết định kinh doanh nhanh chóng và phù hợp có ảnh hưởng rất lớn đến hiệu quả sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Trong khi đó có nhiều thông tin ảnh hưởng đến quá trình sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp đòi hỏi các nhà quản lý trong các doanh nghiệp phải thu thập trong quá trình ra quyết định khi hoạch định chiến lược cũng như sách lược sản xuất kinh doanh. Các nhà quản trị thực hiện thu thập thông tin KTQT, thông tin liên quan đến tương lai, thì phải hiểu rõ đặc thù của nó để biết cách nhận được thông tin cần thiết với chi phí chấp nhận được. Nếu không có thể xảy ra tình trạng thu thập thông tin không cần thiết nhưng với chi phí lớn và giải thích sai lệch kết quả nhận được. Những thông tin mà KTQT cần thu nhận là thông tin quá khứ (thông tin thực hiện) và thông tin tương lai. Trên cơ sở các chứng từ kế toán đã được quy định cụ thể trong chế độ kế toán, KTQT cần cụ thể hóa và bổ sung thêm một số nội dung. Từ nguồn thông tin thu thập được, KTQT tiến hành phân tích xử lý và cung cấp thông tin, tư vấn cho nhà quản trị tiến hành phân tích xử lý và cung cấp thông tin, tư vấn cho nhà quản trị ra các quyết định phù hợp.
*Tổ chức thu nhận thông tin quá khứ
Các thông tin quá khứ được phản ánh trong các nghiệp vụ kinh tế pháp lý và được minh chứng bằng các chứng từ trong quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Tổ chức hệ thống chứng từ kế toán liên quan đến hoạt động sản xuất của các doanh nghiệp một cách khoa học có ý nghĩa vô cùng quan trọng trong công tác kế toán. Việc tổ chức hệ thống chứng từ kế toán và hạch toán ban đầu phục vụ thu nhận và cung cấp thông tin kế toán trong các doanh nghiệp nói chung, trong Trung tâm viễn thông Đông Hưng nói riêng hiện nay còn nhiều thiếu sót về nội dung và phương pháp nên cần phải xây dựng các nội dung để hoàn thiện. Phải lựa
chọn các chứng từ bắt buộc và thiết kế các chứng từ hướng dẫn phản ánh đầy đủ các chỉ tiêu, yếu tố cần thiết để thuận tiện cho việc hạch toán ban đầu. Trung tâm cần phải có định hướng cụ thể:
- Xây dựng hệ thống chứng từ phải vận dụng chế độ chứng từ kế toán theo hướng dẫn của chế độ kế toán doanh nghiệp và của Viễn thông Thái Bình cũng như phù hợp với đơn vị mình. Hệ thống chứng từ phải xác định cho từng hoạt động, từng loại nghiệp vụ và từng bộ phận liên quan. Xác định trách nhiệm của từng bộ phận trong quá trình lập và tiếp nhận chứng từ.
- Các chứng từ khi xây dựng phải đảm bảo tính so sánh, đối chiếu giữa chi phí thực tế với định mức tiêu hao hoặc giữa thực tế với kế hoạch. Chứng từ phải phản ánh đầy đủ các yếu tố bắt buộc như tên gọi, tên và địa chỉ của bên lập và nhận chứng từ, nội dung nghiệp vụ phát sinh...
- Chứng từ phải được quy định về mẫu chứng từ, nội dung chỉ tiêu cần phản ánh, quy định rõ bộ phận và từng cá nhân lập loại chứng từ nào...
- Tổ chức luân chuyển chứng từ theo đúng quy trình, đúng đối tượng để tiện cho việc kiểm tra, kiểm soát...
Khi thiết kế hệ thống chứng từ, để đảm bảo việc ghi chép của kế toán quản trị phải đảm bảo chi phí phải được chi tiết đến từng đối tượng nhằm đáp ứng yêu cầu kiểm soát của nhà quản trị. Chứng từ bắt buộc là những chứng từ đã tuân thủ theo chế độ chứng từ kế toán nên việc thay đổi là không cần thiết. Đối với chứng từ mang tính hướng dẫn thì cần thiết kế sao cho phù hợp có khả năng vừa cung cấp thông tin cho kế toán tài chính và kế toán quản trị. Do đó chứng từ phải có tính so sánh với dự toán chi phí, định mức chi phí...để làm cơ sở so sánh giữa thực hiện với định mức..
*Tổ chức thu nhận thông tin tương lai
Thông tin QTCP nhằm cung cấp cho các nhà quản trị ra các quyết định điều hành hoạt động của doanh nghiệp hướng đến tương lai. Để thu thập thông tin ban đầu phục vụ cho công tác QTCP, các thông tin tương lai, thông tin mang tính dự báo có ý nghĩa vô cùng quan trọng trong công tác xây dựng dự toán, công tác kế hoạch và điều hành hoạt động của doanh nghiệp. Thông tin tương lai quan trọng mà KTQT cung cấp là định mức chi phí, chi phí tính trước nhằm so sánh với các thông tin thực hiện để phát hiện sai lệch từ đó phân tích và đề xuất các giải pháp giúp các nhà quản trị ra các quyết định điều chỉnh phù hợp.
Từ nguồn thông tin thu thập được, QTCP tiến hành phân tích xử lý và cung cấp thông tin, tư vấn cho nhà quản trị tiến hành phân tích xử lý và cung cấp thông tin, tư vấn cho nhà quản trị ra các quyết định phù hợp. Nhờ có việc thu thập thông tin tương lai các nhà quản trị có thể xử lý được các tình huống ra quyết định như thực hiện hay không thực hiện đơn đặt hàng, sản xuất tiếp hay không sản xuất... Ngoài ra việc tổ chức đào tạo và phát triển nguồn nhân lực về QTCP có vai trò rất quan trọng trong việc thu thập thông tin cho doanh nghiệp. Nếu có hệ thống công cụ và phương pháp tính toán tốt nhưng nhận thức của người thực hiện không có thì sẽ không mang lại được hiệu quả trong việc xử lý thông tin. Chính vì vậy các Trung tâm viễn thông nói chung, Trung tâm viễn thông Đông Hưng nói riêng cần bổ sung cán bộ kế toán được đào tạo về QTCP kết hợp với những nhân sự vốn có kinh nghiệm kế toán tại đơn vị để có thể nâng cao khả năng thu thập thông tin QTCP tại đơn vị mình.